电脑文件总是乱糟糟？试试看这5条....
文 | FreeCity （转载请注明出处）
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01
引 言
审计忙季又来临了。
每次打开电脑，看到电脑桌面那一堆文件，乱糟糟，你是否会心烦？
同时，想要找某一个文件，在各个文件夹里来回穿梭，都找不到想要的那个文件时，是不是会懊恼？
这都忙到飞起了，资料文件乱糟糟，真是一件麻烦事儿。
那如何有效梳理好工作中所需要的文件，高效又清爽，还能瞬间找到我想要的资料？
今天，审计小编化身技术小编，简单来聊聊，希望能为你解除一些烦恼。
02
做好“强准备”
审计忙季，工作忙起来，那文件可是如海水般翻涌袭来。
等到那时候再去接招，哪里有足够时间。只能先往“桌面”一堆，继续搬砖。
结果就是，“桌面”的文件越来越多，微信聊天记录文件夹中的文件也几何式膨胀。
而我们似乎永远慢这些资料一步，永远都在被动接受的路上。
何不先做好强准备？
央视知名主播都说了，没有什么即兴演讲，有的只是强准备。我们小兵嘎，更要主动去做好“文件资料整理”的强准备。
有哪些强准备，可以提前做？
比如：
1.对项目资料，先建好文件夹，并按照要放的内容，标好序号做好命名； 比如一级文件夹：A项目23年年报审计； 二级文件夹则包括底稿、账套、公司提供资料、沟通资料、重要文件、试算报告等。 后续，当“资料宝宝”出生时，就可以按照所属的类别，放到相应的文件夹中。
2.有些临时资料，不知道放到哪里，想先放在桌面上暂存一下，回头再整理的时候，也可以按照大类，在桌面提前建好文件夹，比如A项目、B项目、法规法律、暂存文件、琐碎等； 这样，可以在时间不足时，先对资料进行一个大类梳理。 不至于桌面全是一堆文件。
总之，在资料和文件整理使用过程中，遇到了什么问题，及时记下来，然后提前去做好“强准备”。
03
用好命名规则
文件和资料，在电脑里都有一个名字。
名字背后，具体是什么内容，如何一看就知道，取决于怎么对文件和资料进行命名。
命名要考虑两点，一方面要考虑简洁清晰，方便后续搜索找寻，另一方面则要让我们一看名字，就大概知道文件是什么内容。
那可以采用怎样的命名风格？就以自身经验和大家分享：
1.主体（这个事项是涉及哪个主体、哪家公司），因为我们的工作通常按照主体来展开，所以知道主体，很方便后续搜索；
2.主要内容：比如是租赁准则，事务所选聘，资产减值等，也就是这个文件所讲的主要内容；
3.资料类型：比如是函证还是访谈，是会议记录还是沟通记录，是计划还是总结，是试算还是报告等；
这些也可以帮助我们按照某一类别作为关键字，和前述的关键字考虑起来，迅速找到我们想要的资料；
4.谁发布或者谁提供的文件：这一项作为辅助，比如某个特定的对象发的资料，这个资料只有他这边有，或者他才有权限发，那这个字段，可以帮助搜索出和“这个对象”相关的所有资料。
一般来说，资料搜索时，用主体、主要内容、资料类型以及资料文件扩展名等，基本能迅速精准找到所需要的资料。
但如果命名不清晰，比如某某公司收入业务访谈，你只命名为“访谈”，那出现重名的概率就高，也无法准确找到相应的文件。
同时，如果一个文件，有好几个版本，比如修订版本、沟通版本等，一般其实不太会去看历史版本，所以最好是及时删除无用的版本，如果真要保存，那可以采用日期区分或者版本名称区分。
04
删除无用，少就是多
电脑里通常有很多重复资料，以及不会去查看的资料。
这些资料堆积在那里，对你而言用处很小。而我们工作中经常会用到的那些资料，其实并不多。
根据工作需求，我们将所需要的资料分为高频使用资料、中频使用资料、低频使用资料以及无用资料。
对于无用资料，要及时清理，该删就删，不要留恋。
这只是一堆数据垃圾而已。也不用老想着，万一以后对我有用之类。
对于低频和中频资料，梳理分类后，正确命名（也就是前述的第一和第二点），后续我们就保证我们想使用的时候，通过搜索软件及时能够搜索到就行。
对于高频资料，自然要放在最显眼的地方，方便使用，最好是设置文件夹快捷键，或者添加到word以及office的固定常用菜单里。
比如一些重要的规定通知，和一些常用的模板等。
当然，高频资料也可以通过搜索软件搜索到来使用，前提是文件命名清晰。
还有一类资料，学习之类，目前没有时间学习，要后面有时间的时候再去看，这样的资料，首先要对自己有清晰认知。
大概率不会去看的，不要抱有希望。一定会去看的，可以归为一类， 并且命名中可以加上相应学习的日期标签或者用处标签等，方便后续搜索。同时，记事本上也需要记下来。
这类学习资料，对我们的发展有益，所以需要重视并做好资料管理。
偶尔，也做到让资料来管理我，而不是我来管理资料。
05
定期整理
文件资料多了，总会有来不及的时候。所以，我们还需要定期整理。
如果做好了前面的1/2和3，定期整理起来就会容易很多。
不然，资料整理就是一件非常痛苦的事情，你不花上个半天一天，是搞不完的。
因为到底删不删资料，资料有什么用，该放到哪里，这些都要花时间去看去找。
我一般1-2周定期整理一次资料，整理的时候会做如下事项：
没有用的资料，删了；
有用的资料，检查命名，正确命名；
按照之前的强准备过程，借助软件，将文件资料等放到相应的文件夹中；
需要后续学习的资料，用记事本梳理好，并确定好后续的学习时间和学习计划等。
你呢，是否有定期整理的习惯，如果整理，大概需要花多少时间？
06
借助软件
利用好软件，让适合的软件为你服务，做到“降本增效”。
现在各个大厂都要降本增效，在这样的大环境中，我们小小的个人主体，也要逐步开始给自己实现“降本增效”，也就是：如何花费最少的时间，做好想做的事情；如何借助于AI或者其他工具，为自己赢得时间。
这样，我们才能有时间去静下来思考，去总结复盘，去沉淀输出，去迭代升级，从而成为一个有独立思考力的人，而不是被动接活，埋头干活，却获得最低回报的那个人。
关于软件，去找找应该有很多，小编这里推荐两款，一款是文件夹重命名软件，批量操作非常方便：Quicker里面的Ever重命名。
以及，b站也会有很多实用小工具，比如这个：https://www.bilibili.com/video/BV1G64y1L7ZN/
可以扫下述二维码下载，可以实现文件的分类：
好用的工具还有很多，大家有推荐，也欢迎留言。
07
写在最后
关于如何梳理整理好文件，方便自己工作的高效展开，小编就分享到这儿了。
其实，读者里有很多技术高手，我分享的这些，都是小儿科。
但是，重要的一点是，大家要有这种去做改变的意识，而不是一直在盲区里盲目搬砖。
效率提升后的时间，给自己更多思考的空间，那不是更好吗？
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