略谈地名档案的开发利用实践——以浙江省区划地名档案馆为例
关键词:地名档案 开发利用 实践
一、地名档案的产生与特点
地名档案是为了便于地名的管理而产生并逐步积累起来的。新中国成立以后，开展了全国第一次大规模的地名普查工作，形成了大量的关于地名的文字、地图、照片、图片等材料，如地名概况、地名图、地名卡、地名表、地名实体照片等。1988年在全国地名普查和已有地名档案资料的基础上，又在全国开展地名补查资料更新工作。通过审核、调查和考证，更正错误的内容，补充遗漏的信息，增加新的资料和信息，进一步完善了地名档案资料，保证了地名档案资料的真实性、科学性、实用性，为能准确、及时地向社会提供地名信息打下了良好的基础。
地名档案作为一种专门档案，除了具有一般档案的共性外，它还具有独特的个性，如地名档案的区域性、连续性、多样性，以及地名档案基本内容的一致性和地名档案管理上的重复性等。
浙江省区划地名档案馆馆藏的地名档案主要产生于20世纪80年代，是全国地名普查的产物。在地名普查和地名标准化处理工作过程中，形成了近30万条地名及与地名有关的地名表、卡、文、图等档案资料。在陆域地名普查结束后又进行了海域地名普查，共查明海域地名5561条，并进行了标准化处理，其中群岛、群礁53条，岛屿2143条，礁2070条，沙28条，滩217条，海湾、港湾255条，水道209条，河口13条，等等。这是我省沿海历史上第一次拥有如此丰富翔实的第一手资料，填补了海域标准地名史料的空白。通过陆域和海域地名普查，从而建立起了我省地名资料档案。
二、以服务社会为目的开发地名档案信息资源
从地名档案的特点可以看出，地名档案不仅反映了整体地名管理工作的过程，保存着地名普查的原始凭证，地名更名、命名的原始文件，还汇集了各类地名的来历、含义及历史沿革，广泛涵盖了语言、文学、历史、社会、地理、民族及考古等众多学科内容。因此，做好地名档案的开发利用工作，为地名学研究和各种地名图、地名志、地名词典、地名录及各类地名著作的编纂提供原始资料和数据，为推行地名标准化，促进地名管理工作服务。
近年来，随着经济社会的快速发展，社会各方对地名档案资源的需求不断增长，开发利用地名档案资源，已经成为社会公共资源建设和共享十分重要的一个方面。
浙江省区划地名档案馆为开发地名档案信息资源做了一些积极有益的尝试。
(一)对馆藏地名档案进行数字化加工，为地名档案信息资源的开发利用夯实基础
近年来，通过公开招投标，选定加工单位，完成了90多万页的各类地名卡片、表格、图纸和文书档案的扫描、数据录入工作，共建立条目约40万条。同时，进行档案资料数据的备份工作，确保数字化成果的永久安全保管。
(二)把握热点找准选题，主动开发地名档案信息资源，为社会提供服务
随着经济社会的发展和城市建设的推进，行政区划调整、地名变化频繁，为持续推进浙江的地名标准化建设，我们采用最新的行政区划和地名资料成果，主动编辑发行了《浙江建制区划沿革》，这是一本集现实性、实用性于一体的区划地名资料工具书;同时为集中展示浙江省区划地名工作成果，又公开出版了《浙江省区划地名溯源》，使之成为一部集史料性、实用性于一体的地名典籍资料工具书。而《浙江省行政区划图集》则采用了最新的行政区域界线勘定成果、行政区划调整变更和全国第二次地名普查资料，按省、市、县三级行政区划，分别用丰富的地图语言、简洁的文字说明，全面、直观地介绍了改革开放35年来浙江省三级政区的变化情况，内容涉及政区位置、历史沿革、自然资源、人口构成、工农业生产、商业外贸、财政金融等方面，真实、详尽地展示了浙江的综合情况。此外，我们还陆续出版了《浙江省地名词典》《浙江省海域地名录》《浙江省地名简志》《浙江省行政区划简册》等。近期正在编辑的《政区大典·浙江卷》，内容涉及我省1448个乡级以上政区，按省、市县、乡四个层次设置条目，词条包括政区概况、自然条件、经济概况、社会发展、基础设施、名胜旅游、重大事件和著名人物等8个方面，是一部系统反映各级政区发展沿革、自然环境、经济建设、文化建设、社会发展等各方面的综合性工具书。
三、深化地名档案资源开发利用的几点建议
在地名档案资源开发利用的实践中，我们深刻地体会到，要进一步发挥地名档案的作用，实现其社会价值，应注意把握以下几点：
(一)着力强化宣传
切实加强多种形式的宣传，做到报纸有形，电视有声，电台有音，网络有信息，提高整个社会的档案意识，使人们逐步了解地名档案，逐步熟悉地名档案所包含的内容，引导人们有针对性地去利用地名档案信息。
(二)不断丰富馆藏资源
除了管理好在库的地名档案资料外，应不断收集、积累、补充、更新地名资料，重点可以考虑在三个方面:一是收集散存在民间的历史地名史料，以及与地名有关的碑文、族谱等;二是从公开出版的书报刊物，剪辑与地名有关的图片、文稿以及不同时期出版的各种类型的政区地图;三是注重与兄弟省市的地名信息交流和资料互换。兄弟省市，尤其是邻近省市，由于文化习俗相近，有较深的历史渊源，地名资料也相应有着千丝万缕的联系，有必要进行互换，或在与同行的交流中积累。总之，凡涉及与地名相关的信息都可以列入收集范围，尽可能达到多、准、全、新，以不断丰富馆藏。
(三)全面夯实档案管理工作的基础
一是加强地名档案管理人员队伍建设。地名档案工作人员除应遵守国家有关地名方针政策的同时，还必须加强学习，积极参加档案业务培训，不断更新观念和知识，提高自身素质，努力做-一个综合型的档案管理人才。同时，要学习兄弟单位先进的档案管理经验，取长补短，开阔视野，与时俱进，不断提高档案管理业务水平。二是要完善硬件设施建设。按照现代化标准，配置库房设施、办公设备，严格按照库房“八防”要求保管好地名档案，最大限度地延长档案寿命。三是软硬件结合，逐步实现地名档案的信息化管理，不断提高已有库存地名档案数字化处理工作水平。地名档案管理的数字化、信息化是现代社会对地名档案管理工作的要求，也是地名档案工作者努力的方向。要着力改变过去“重藏轻管”的传统管理思维，推行地名档案网上查询服务，为人口普查、土壤普查、城乡规划交通旅游、水利工程、地质勘探、环境保护、国土规划以及地方志编写提供有价值的地名档案资源，着力促进社会发展。
总之，地名档案资源的开发利用必须以社会需求为导向，并且随着社会和时代的发展而不断深化。
来源：《档案管理理论与实践（浙江省基层档案工作者论文集）》342-345页
作者：赵丽敏
编辑：郝志坚
校对：郑雨晴
责任编辑：郝志坚
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