企业采用人脸识别、电子签名进行用工管理，要注意哪些合规问题？
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随着时代更新和技术进步，掌握和运用电子数字信息化技术对其劳动用工进行无纸化、非接触型管理，以及运用电子数据信息化技术进行劳动人事管理，已成为企业用工管理的新模式、新形势。
这也为公司律师、企业合规律师带来新的课题。企业利用电子数据信息化技术进行劳动用工管理，首要面对的问题是法律风险控制与合规管理。本文以企业在劳动人事用工管理过程中运用电子数据信息技术的合法合规性和操作方法，结合目前最典型的人脸识别技术、电子签名技术，介绍和研究各自的应用场景、法律合规要点，以及争议解决时的建议，以求为律师同行提供参考。
文 | 尤武军 张倩 上海市锦天城（深圳）律师事务所
本文由作者向新则独家供稿
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人脸识别技术的简要介绍和运用现状
人脸识别技术是一种采集、识别和验证人类生物身份信息的新型技术。该技术主要是利用图像处理技术从图像中提取人像特征点，利用生物统计学的原理分析建立人脸特征点模型，再从人脸特征点模型与被测者的人的面像进行特征分析从而识别每个人脸的身份。人脸识别的典型技术特征是非接触性，其可以通过安置普通摄像头等采集人脸信息的传感器，辅助以面部识别的软件和算法实现远距离的信息抓取与存储。
人脸数据是一种生物识别数据[1]。生物识别数据来源于自然人的物理、心理及行为特征，除人脸数据外，指纹数据、虹膜数据、声纹数据等数据也都属于生物识别数据。
企业在劳动用工过程中利用人脸识别技术，不可避免地需要对劳动者的人脸信息进行收集、储存和处理，在该等过程中，均需结合我国现有的法律法规的规范和要求，采取全方位的合规审查和防范措施。
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人脸识别技术在劳动用工领域的运用场景
1. 对劳动者录用和入职登记场景
企业进行劳动用工的起始环节在于招聘和录用。对于入职手续办理过程中的劳动者身份核对，传统的方式一般是要求拟聘劳动者提供本人的身份证复印件并出示原件核对，同时进行个人信息录入（填写入职登记表等）。该等传统手段的缺陷在于部分人员可能会采用虚假身份证件或者已过期或已变更的身份信息入职企业（偶见的亦有“顶替”入职的情形）。而为了证明“本人是本人”，使用人脸识别技术进行入职登记的个人身份核对，可基本解决“人证不一”、“所见本人非本人”等情形。
另外，目前部分企业在入职登记环节采取全电子化流程，包括企业人力资源管理电子系统用户的注册和电子劳动合同的签订，人脸识别认证则成为电子签名和手工录入劳动者入职信息的辅助核对方式。
2. 对员工进行考勤管理的场景
考勤管理涉及到劳动时间的确定（上班下班、迟到早退、旷工休假等），直接影响到员工工时和劳动报酬的计算以及用人单位对员工是否遵守劳动纪律的评估。
2020年初爆发的新冠肺炎疫情对企业的考勤管理模式提出了新的挑战。《国务院应对新型冠状病毒感染肺炎疫情联防联控机制关于印发<企事业单位复工复产疫情防控措施指南>的通知》第二条指出：“使用指纹考勤机的单位应暂停使用，改用其他方式对进出人员进行登记。”
此外，传统的刷卡考勤和指纹考勤均因存在一定的技术缺陷而导致相关用工风险：实体卡片本身虽能特定员工但可完全脱离员工本人存在，他人持有工卡进行代刷考勤的劳动违纪行为时有发生；指纹虽为每个自然人所特有，但现今已出现“指膜套”等复制指纹的工具，通过某种技术方式“骗过”指纹机的识别，从而为指纹考勤记录造假行为提供工具和辅助。
基于上述运用场景和现实状况，可以预见刷卡考勤和指纹考勤将逐步被人脸识别考勤所取代。相较于前者，后者的系统更为智能且可一定程度防止员工代刷卡考勤，并实时采集考勤数据、降低病毒传播的风险。
3. 培训、会议签到管理的场景
培训或会议签到亦是企业日常用工管理中常见的环节。员工的入职培训、规章制度民主讨论会议、职工大会、规章制度培训、职业技能培训以及各类需有签到记录的会议等，均需要对出席和到场的员工进行记录、核对。传统方式一般采取纸质版签字的方法进行培训或者会议的签到，而采取拍照、录像的方式签到则较为不便、运用较少。
随着信息化的发展并结合疫情的防控需要，2020年以来企业内部的培训或会议采取线上方式进行的情形大幅上升，以便身处外地的员工参与，同时避免人群聚集，预计之后的时间会更加普及化。然而线上培训或者会议的方式一般较难取得员工纸质版的签到记录，常见的是员工直接在线上平台签到或者员工自行操作进行签到，而员工的真实身份（如姓名、工号）与其网络账户名称等的对应性和真实性则存在一定漏洞。
若人脸识别信息在入职阶段即被采集和固定，则企业在后续培训或者会议签到时，可特定每个参与员工的真实身份，更精确地核对员工真实身份与网络登记信息的对应性（例如“用户ID20200102张三”对应的即是在2020年1月2日入职的员工“张三”）。
从上述人脸识别在企业用工管理的运用场景可看出，用人单位在入职、考勤、签到等环节运用人脸识别技术的关键目的在于对员工身份的识别与核对。然而，人脸识别所采用的技术、方法均不可避免地需要对员工个人信息进行采集和处理。对于员工本人人脸信息的采集、储存、传输和使用会受到我国《网络安全法》、《信息安全技术 个人信息安全规范》（以下简称“《个人信息安全规范》”）等法规的规制。同时，由于人脸信息还同时涉及自然人的生物特征和肖像，人脸识别信息在“人格权”领域也落入我国最新通过的《民法典》规定的范畴。
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利用人脸识别技术进行劳动用工管理的法律合规问题
当前，个人信息保护的法律体系尚不够完善，位阶较高的法律法规多属框架性的规定，典型的如《民法典》人格权编当中对于个人肖像权、隐私权和个人数据信息的保护性规定。该等规定均较为原则性，尚未细化到具体场景和具体信息类别。
从人脸识别的合法合规性规制而言，较为具体的规定有《网络安全法》以及《信息安全技术 个人信息安全规范》（以下称“个人信息安全规范”）、《信息技术——移动设备生物特征识别 第3部分：人脸》、《互联网个人信息安全保护指南》等技术规范。2020年10月21日，《中华人民共和国个人信息保护法（草案）》（以下简称《个人信息保护法草案》）正式公开向全社会公开征求意见，《个人信息保护法草案》主要围绕个人信息的处理，从处理规则、个人权利层面和个人信息处理者责任方面均有相应规则的确立[2]。
1.《民法典》中关于公民人格权利的原则性规定
① 对个人肖像权的保护
2021年1月1日起生效的《民法典》第四编第四章规定了对公民肖像权保护的相关内容。《民法典》规定的肖像权侵权无需以营利为目的，即只要未经肖像权人同意，丑化、污损或者利用信息技术手段伪造等方式对脸部信息处理，都可能构成肖像权侵权。
② 对隐私权和个人数据信息的保护
我国《民法典》中，隐私与个人信息虽然是两个分开定义的权利，但是实践中存在不少交叉的部分，且个人信息中的生物识别信息、健康信息及行踪信息等也都属于自然人的私密信息，两者不能简单区分。
2. 企业运用人脸识别技术收集和处理个人信息时的规定和要求
①《民法典》对个人信息处理提出的原则和要求
《民法典》对处理个人信息时应当遵循的原则和条件亦进行了规定。具体为：
处理个人信息的，应当遵循合法、正当、必要原则，不得过度处理，并符合下列条件：
（1）征得该自然人或者其监护人同意，但是法律、行政法规另有规定的除外；
（2）公开处理信息的规则；
（3）明示处理信息的目的、方式和范围；
（4）不违反法律、行政法规的规定和双方的约定。
② 个人信息或网络安全相关规定和规范对人脸识别技术运用提出的具体要求
按照《个人信息安全规范》的内容，“个人敏感信息”中包括个人生物特征识别信息，而个人生物特征识别信息是指个人基因、指纹、声纹、掌纹、耳廓、虹膜、面部特征等[3]。通过人脸识别技术获得的面部特征信息因其特殊的人格属性和唯一定位性，在法律上亦属于“个人敏感信息”。
《个人信息保护法草案》中对于个人信息权利和个人信息处理者责任，在个人信息处理者的义务和责任方面，该草案通过处理规则和专门义务的方式列出了可以细分为数十项的处理者责任。
上述具体规范中对应的法律合规要求主要有：
对人脸识别信息的收集：收集个人生物识别信息前，应单独向个人信息主体告知收集、使用个人生物识别信息的目的、方式、范围以及存储时间等规则，并征得个人信息主体的明示同意。
对人脸识别信息的传输：应采用符合国家标准的加密措施；
对人脸识别信息的存储：人脸识别信息应该与个人身份信息分开存储，尽量不存储原始个人生物识别信息，同样需采用符合国家标准的加密措施；
对人脸识别信息的使用：使用个人信息时，不应超出与收集个人信息时所声称的目的具有直接或合理关联的范围，因用工管理需要，确需超出上述范围使用个人信息的，应再次征得个人信息主体明示同意。
对人脸识别信息的管理和保护：主要包括①应对已收集的人脸信息采取必要保护措施；②处理大量个人信息的应有专人负责；③个人信息的处理者为境外的，需专人负责；④定期审计；⑤风险评估与记录；⑥泄露事件的补救措施与通知。针对保护措施，《个人信息保护法草案》还有更细化的规定，例如：制定制度规程、分类分级管理、采取加密等技术措施、定期教育培训、制定实施应急预案等。
③ 劳动法律领域对用人单位运用人脸识别技术进行用工管理的规制
在劳动法律法规领域，《劳动合同法》中规定了用人单位对员工的基本信息具有知情权，赋予用人单位获取员工个人基本信息的权利，但并未规定信息采集、传输、储存和使用等劳动者个人信息处理过程中的相关要求。因此，建议企业利用人脸识别技术进行劳动用工管理时，应注意特别法律中针对个人信息的相应规制要求。
3. 劳动用工管理中运用人脸识别技术的合规注意事项和操作建议
① 运用时的法律合规要点
基于疫情防控的要求，许多企业开始利用“人脸注册机”和“工控采集电脑”等设备进行员工人脸特征的采集，以便用于入职登记、考勤和培训会议签到等用工管理环节。人脸验证和识别的终端可以实时采集员工人脸信息并直接上传进数据库，企业后期可以对该信息进行储存或传输。
企业作为用人单位，因采集、存储和使用人脸信息而成为“个人信息控制者”（《个人信息保护法草案》的同性质提法为“个人信息处理者”），员工则是“个人信息主体”、鉴于人脸识别信息属于员工个人生物识别信息和个人敏感信息，依法受到较为严格的保护。依据《个人信息安全规范》第5条、第6条、第7条等规定，在人脸信息的收集、传输、存储和使用各个阶段，律师要提示企业应注意下述合规要点：
（1）在收集时，须遵循合法、最小必要原则。
（2）在传输和存储时，应当采用加密等安全措施、人脸识别信息应当与其他个人身份信息分开存储。
（3）在使用时，应当注意严格限制被授权访问个人信息人员（“管理员”）的数量和权限范围，使其仅能访问职责所需的、最小必要范围内的个人信息，且仅具备完成职责所需的最少的数据操作权限；对个人信息的重要操作设置内部审批流程；对安全管理人员、数据操作人员、审计人员的角色进行分离设置；如确因工作需要，需授权特定人员超权限处理个人信息的，应经个人信息保护责任人或个人信息保护工作机构进行审批，并记录在册；对人脸识别信息的访问、修改等操作行为，应当按照业务流程的需求触发操作授权。
② 运用时的操作建议
（1）企业可制定《个人信息管理制度》，其中将个人信息（包括人脸信息）的采集、注册、传输和使用等进行书面化规定。
（2）无论上述第（1）条的制度是否经制定或者得到通过，均应采取公开、书面的形式向所有待采集信息的员工告知人脸信息采集事项。
（3）在获得员工本人授权采集、使用个人信息方面，建议企业可采取：公司告知→员工签字确认同意→要求员工注册信息→对个人信息的采集、管理和使用各方面内容进行培训这几个步骤。不建议直接将“注册”的步骤视为员工本人同意人脸信息和其他个人信息的采集或使用的同意。
（4）要求技术人员建立不同的数据库，让人脸信息与其他个人信息分开存储、加密保护、脱密处理。企业一旦实施人脸识别技术进行用工操作，需有专门的设备和人员对应员工人脸信息的储存和管理。故此应特别注意规范该等信息的传输和使用问题，因人脸信息比较敏感，法律管控严格，员工同意并授权公司用于人事管理之后，任何超出该目的的传输、存储或者使用将会被认为不合规，进而导致企业被追究侵权责任等法律后果。
（5）在固定期限内储存人脸信息。例如：在个人信息制度中设定或者在向员工告知的个人信息采集通知、公告当中告知员工储存其人脸信息的期限。企业可规定在员工离职后一定时间（如两年）后，对其个人信息销毁处理。
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电子签名技术的简要介绍和现状
1. 电子签名技术的简要介绍和技术特征
电子签名的技术特征是运用数字加密的方法，在一份电子文件中加盖获得一个可确认且不可更改的、附加时间和身份的签名。电子签名的本质是一种数据，其与公民本人的签字形态、形式相结合，通过相关的技术手段进行截取、固定并处理为一种数据形式，涉及到的问题包括是否完整、准确、是否经过篡改编辑以及形成的时间戳等问题。
2. 电子签名技术的运用现状
电子签名的运用早于人脸识别技术被运用与实际的生活、商业往来和用工管理当中。从线上注册设立企业的股东签名、日常支付中的消费签名，到智慧型司法线上系统的文书签收等，电子签名技术已经普遍运用于人们生活、交易、工作的各个环节。
相应地，我国已出台并实施《电子签名法》，详细规定了对于电子签名的法律效力、认证、使用存储要求和法律责任等内容。虽然电子签名技术已大量运用在现实生活中，包括与电子合同的结合、电子劳动合同的结合，企业作为用人单位自招聘至解聘的用工管理各环节亦存在大量需要劳动者签字、签到、签名确认的文书和事项，其中最为典型、且新冠肺炎疫情被再度关注和更广泛应用的无疑是电子劳动合同的签署场景。
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电子签名技术在劳动用工领域的运用场景
1. 电子劳动合同及相关附件签订的必要性
劳动者与用人单位签订、变更、解除劳动合同以及签署劳动合同的相关附件（如保密协议、竞业协议、承诺书、岗位说明）等全套资料可统称为“电子劳动合同文件”。企业通常在劳动者办理入职手续时安排签署电子劳动合同文件，包括采集和录入劳动者的签名信息、通过技术系统（相关平台）形成电子签名数据、获取第三方的电子签名证书、完整记录并将电子签名与劳动者个体予以特定并保存、录入电子用工管理系统等。
利用电子签名技术以电子形式签订书面劳动合同，可实现“零接触”签订劳动合同，有效避免因人群聚集而传播病毒的风险，同时使企业能够满足《劳动合同法》对于签订书面劳动合同的强制性要求，便民利企节省成本、提高效率，有利于优化用工管理。
2020年2月11日，国务院召开新闻发布会明确表示，“在疫情防控期间，将把所有的招聘活动由线下全部转到线上，实现就业服务不打烊、网上招聘不停歇”。在2020年3月10日，国家人力资源与社会保障部亦发文确认[4]电子劳动合同的效力，确认用人单位与劳动者协商一致，可以采用电子形式订立书面劳动和提供，同时对于电子劳动合同的签署特别是电子签名提出各项要求。
2. 企业规章制度、通知等文件的确认、签署的必要性
企业大量的人事政策、管理制度乃至日常的通知等文件，为确保员工知悉并证明单位已尽告知、公示义务，需要相关员工签字确认。以往，企业通常系先通过发送电子邮件、张贴公告、专门召开线下会议、口头通知等方式通知员工，将员工集中到某处（例如人事部门）或者由各部门分派给员工进行通知、传达和签署确认，嗣后再回收员工签收的纸质材料（如签到表、确认签收表等）。
若出现部分员工出差、外出或其他不在公司办公的情况，还需等待员工回到公司后再签字确认，在此情况下经常出现员工漏签、签字不及时等问题。并且，员工未当面签字的，在今后的劳动争议中可能主张企业回收的签字原件非其本人所签，从而质疑已签名文件、制度的真实性与合法性等情形。
对于前述问题，在运用电子签名技术进行签署的情况下，企业可以把所有需要员工签字的文件发送到各自的电子设备终端（如手机）上，由员工以其特有的账号信息（包括人脸识别）登入系统后进行电子签名并上传至系统，企业便可在后台对全部电子签名记录进行收集、保存、查看和管理，有效避免后续产生不必要的纠纷。
3. 考勤记录、工资条的确认、签署的必要性
考勤是用人单位日常管理的重要环节，其关系到员工出勤纪律管理、工时统计、工资的合法等事项。要求员工对考勤记录进行签收确认是大多数企业确认考勤的做法，以往使用纸质的考勤确认表，大多存在签收不及时、少签、漏签的情况，如使用员工电子签名，即可便捷地使员工签收确认考勤。
与考勤记录相对应和关联的是工资记录。员工工资支付条例规定，用人单位应将工资构成、每月工资支付明细告知劳动者并向其提供工资清单（工资条），该等工资清单记录企业应至少保存二年。无论是对于企业还是员工而言，纸质的工资条发放、回收和保存方面均较为繁琐与耗时，万一漏发或者未能收回员工签字确认的工资条，企业在发生劳动纠纷时极易产生败诉风险。该种场景下，如使用电子签名方式签收工资条，员工在移动终端上查看个人月工资明细和金额后进行收签字确认、系统自动记录后上传至线上系统终端，企业可通过后台管理系统查看和保存管理，既高效又可减少纠纷产生。
4. 离职时相关文件签署的必要性
无论因何种原因解除或者终止劳动关系，员工离职时会涉及到大量文件的签署和确认，通过电子签名可以更方便地与员工签署离职协议（如解除劳动合同协议书）、工作交接单等文件，让离职流程操作更加简单便捷。
5. 其他外部相关用工协议签署的必要性
近年来，许多大型企需要将人事服务、后勤事务等进行外包，在劳务派遣、劳务外包以及今年开始兴起的“共享用工”场景中，同样可以考虑采用电子签名签订相关的协议文件，确保各方的签名在相关文件于各方之间流转、传送过程中的真实性、准确性和完整性。
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企业利用电子签名技术进行劳动用工管理时的相关注意事项
1. 电子签名相关规定和要求
① 确认电子签名的合法性
《电子签名法》第三条确定了使用电子签名和数据电文形式订立的文书效力。该条规定，当事人约定使用电子签名、数据电文的文书，不得仅因为其采用电子签名、数据电文的形式而否定其法律效力。
② 电子签名在文书签署方面运用的例外
《民法典》第四百六十九条规定，当事人订立合同，可以采用书面形式、口头形式或者其他形式。以电子数据交换、电子邮件等方式能够有形地表现所载内容，并可以随时调取查用的数据电文，视为书面形式。需要注意的是，《电子签名法》第三条明确规定涉及婚姻、收养、继承等人身关系的文书不适用电子签名。
③ 确认电子劳动合同的合法性
劳动合同这一文书类型，一方面因劳动关系所具有的人身隶属性而具备人身关系文书的特征，另一方面因其属于确定劳资双方权利和义务的书面文件，亦具备商事交易文书的特征。因此，律师需要提醒企业在使用电子签名技术签署电子劳动合同时，其虽然在实践中已被运用，但在法律法规层面始终未有对其效力明确的确认或界定。
因新冠肺炎疫情防控需要的推动，2020年3月10日，人社部印发《人力资源社会保障部办公厅关于订立电子劳动合同有关问题的函》（人社厅函〔2020〕33号，以下简称“2020年33号文”），该文件明确表示：“用人单位与劳动者协商一致，可以采用电子形式订立书面劳动合同。采用电子形式订立劳动合同，应当使用符合电子签名法等法律法规规定的可视为书面形式的数据电文和可靠的电子签名”，这是在国家部委层面首次正式、明确支持电子形式签订劳动合同、确认电子劳动合同的效力。
在地方层面，2019年11月，浙江省人力资源和社会保障厅发布《浙江省人力资源和社会保障厅关于稳定新业态劳动用工的指导意见》，经劳动者同意，在确保合同内容是新业态企业和劳动者双方的真实意愿，并确保合同内容不被篡改的情况下，可以签订电子劳动合同。除此之外，北京、广东等地在劳动用工和劳动争议的实践中均基本对运用电子签名技术签署的电子劳动合同效力予以认可。
④ 电子签名的合法性质、可靠性要求
2020年33号文明确，采用电子形式订立劳动合同，应当使用符合《电子签名法》等法律法规规定的可视为书面形式的数据电文和可靠的电子签名。律师要提示用人单位应保证电子劳动合同的生成、传递、储存等满足《电子签名法》等法律法规规定的要求，确保其完整、准确、不被篡改。
《电子签名法》第十三条对可靠的电子签名提出明确要求；该法第十四条明确规定，可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。
⑤ 电子签名的认证
《电子签名法》第十六条规定，电子签名需要第三方认证的，由依法设立的电子认证服务提供者提供认证服务。该法中对于从事电子认证服务的机构的资质等提出了具体要求，并规定需要应当向国务院信息产业主管部门提出申请，经审查获得办法电子认证许可证书后，方可从事电子认证服务。
2. 企业劳动用工管理中运用电子签名技术时需要注意的合规要点
① 电子签名技术运用于劳动用工管理中的合法合规要求
（1）以拟签署文件合法为前提
以电子劳动合同为例，其作为书面劳动合同的一种表现形式，该等数据电文和电子签名合法使用的前提应当是劳动合同合法。
（2）运用身份验证机制确认系劳动者本人自愿签署
在使用电子签名前，应先采用相关手段识别、确认签字员工的身份，此处恰好可运用人脸识别技术作为验证员工身份的主要或者辅助手段，另外，企业亦可采用要求员工在签字时同步录像等形式，以确保系员工本人进行的签字行为，进而确保其所签署电子劳动合同的真实性和自愿性。
（3）引入第三方认证机构确保电子签名的可靠性
根据《电子签名法》的规定以及国家工信部下发的《电子认证服务管理办法》中对电子签名认证机构的管理规定，相关电子签名认证机构为电子文件各方提供真实性、可靠性证明服务，该等认证机构必须通过工信部的审查许可、取得《电子认证服务许可证》。（如下图）
（4）时间戳
时间戳是使用数字签名技术产生的数据，签名的对象包括了原始文件信息、签名参数、签名时间等信息[5]。通过时间戳可以知晓双方签署电子文件的具体时间。签署的时间对于劳动合同、相关协议而言尤为重要，而电子劳动合同等数据电文的时效性以及相关权利义务的产生、结束时间，均与签订时间紧密关联。
② 其他合规注意事项和操作建议
（1）建立与电子签名配套的人事管理流程
企业应留存双方协商一致同意使用电子签名形式签署文件的凭证。即，在要求劳动者使用电子签名签署相关文件之前，应具备体现企业与员工协商一致同意使用电子签名的证据。
以电子劳动合同为例，虽然2020年33号文已确认电子劳动合同的效力，但同时明确要求所使用的电子签名应符合《电子签名法》的要求。而《电子签名法》对于电子签名使用的合法性方面的要求首先是当事人对于使用电子签名有所约定。在签订电子劳动合同的场景下，企业可在电子文本中注明“经企业与员工协商一致采用电子劳动合同的形式”之类的表述。
（2）对电子劳动合同的签署，应辅以纸质版的签收凭证
根据《劳动合同法》第八十一条的规定，签署纸质版书面劳动合同的，用人单位应向劳动者交付文本；若签订电子劳动合同的，为证明劳动者对于其中内容清晰知晓并达到“相当于持有文本”的效果，使用电子签名签订电子劳动合同时，在没有纸质合同的情况下，签收凭证更是可以作为双方已签订劳动合同事实的有力证据。
（3）建立电子签名使用、管理的规章制度并对电子签名的使用和规章制度进行培训
用人单位需配备与电子签名相适应的规章制度。用人单位需向劳动者解释、宣导相关规章制度，使劳动者学习、了解电子签名的合法有效性，并制作培训签收凭证。
（4）配备相关硬件和条件，使员工能在办公系统或者移动终端中随时查看、下载签订完成后的电子文件，保证其知情权和持有权，同时符合原件形式要求和文件保存要求。
（5）做好电子签名数据电文的备份和电子签名信息的保密工作
企业应当做好已使用电子签名签订的文件材料的备份和保密工作，避免因电子签名平台故障而带来的数据丢失的风险，若发现失密或者被盗用或者可能失密的应及时告知各方终止使用相关电子签名制作数据、控制损失。企业与员工约定、经员工合法授权后运用电子签名，即属于“持有电子签名制作数据并以其所代表的人的名义实施电子签名的人”。
因此，企业在使用电子签名技术进行用工管理时，应承担作为“电子签名人”的相关义务，依照《电子签名法》第二十七条规定等相关要求，注意对电子签名制作数据的保密和妥善管理。
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企业在争议解决中的存证、举证注意事项
对于在诉讼或仲裁等争议案件当中，电子证据的存证和举证已有《民事诉讼法》、《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》（以下简称“《证据规定》”）等法律法规的规制和要求。我们根据自身工作经验对于劳动用工领域因企业使用电子数据信息化技术进行用工管理所形成的电子文书、数据信息在劳动争议当中的存证和举证事项提出建议，以便于律师同行在处理企业劳动争议案件当中，避免相关材料属于电子形式而导致相关证据未被采纳，从而遭受举证不能的不利后果。
在涉及是否有签订书面劳动合同、竞业限制、解除劳动合同等纠纷当中，企业作为用人单位要承担电子劳动合同或保密协议、竞业限制协议、离职相关协议书、外包协议等合同文件订立和生效相关举证责任。
但在目前劳动争议司法实践中，因各地裁判机关和裁判人员对使用电子签名签署文件的认知度和接受度各不相同，在劳动者提出异议的情况下，用人单位需通过大量证据证明电子签名的真实性、合法性和有效性。其中，真实性与合法性通常需要考察相关文书的电子签名能够可靠地保证自形成时起，文件内容保持完整、未被篡改或编辑。因此，如何对运用电子数据信息化手段进行管理后形成的材料进行存证和举证工作，成为在争议案件开始前和争议案件应对过程中的重要课题。
1. 律师以及企业人力资源管理人员，要清晰了解企业自身电子人力资源管理系统的运行模式和操作
作为劳动争议的代理律师或者企业人力资源管理人员，应熟知本企业已使用的电子数据信息线上管理系统的运行模式和操作方法。
例如：相关系统是企业自行研发的还是通过购买第三方研发的外部系统？是电脑、网页、移动终端（如手机）多种载体可同步和共享数据信息的系统亦或是只能通过特定终端操作的系统？企业的人事部门或者技术部门是否可通过后台操作查询出相关的电子数据信息，包括员工的电子签名、考勤记录、休假记录、员工的个人信息是如何采集的？保存在何处？明确提供人脸识别技术支持和安全验证的主体（例如关联公安机关的人脸识别系统等）、提供电子签名技术支持和认证、验证的第三方认证机构以及进行电子签名验证的操作方式等。
2. 注意形成申请电子文件验证全过程的完整证据链
为证明电子劳动合同上员工电子签名的真实性与有效性，律师应当建议用人单位向第三方电子认证机构申请验证。相关步骤一般为：用人单位向具备资质的电子签名平台（第三方电子认证机构，如“中金金融”）申请验证；其后，电子验证平台出具《电子单证验签结果》，证明电子签名为有效数字证书签署的电子单证，并出具针对验签结果的验证报告，以文字形式说明该电子签名未被篡改；最后，提供电子签名平台的资质证明，如国家工信部颁发的《电子认证服务许可证》，证明平台的合法合规性。
《电子签名法》第十六条规定，电子签名需要第三方认证的，由依法设立的电子认证服务提供者提供认证服务。虽然从该规定看来，并未硬性要求电子签名必需经第三方认证，但法律规定需要第三方认证的，应由具备资质的电子认证服务提供者提供认证服务。
又结合《最高人民法院关于互联网法院审理案件若干问题的规定》第十一条的规定，当事人提交的电子数据，通过电子签名、可信时间戳、哈希值校验、区块链等证据收集、固定和防篡改的技术手段或者通过电子取证存证平台认证，能够证明其真实性的，互联网法院应当确认。因此，虽然对电子签名进行第三方认证未规定强制，但在诉讼案件当中，经过第三方认证的电子签名对于在证明该类证据的真实有效性起到一定作用。
3. 运用电子数据进行司法鉴定
电子数据司法鉴定中包括电子数据证据内容一致性的认定和电子数据证据的真伪及形成过程的认定。鉴定结束后，鉴定人员应当针对鉴定要求，得出鉴定结论或者鉴定意见并制作《电子证据鉴定书》。鉴定结论是我国诉讼法中明确规定的证据形式之一，在诉讼中起着重要的作用。
4. 对数据电文进行公证
《证据规定》第九十四条确立了经公证的电子数据证据的证明力。虽然公证员仅能证明在进行电子证据保全那一时点的相关证据真实性和内容完整性，或者仅通过打开、展示、录屏等方式将电子证据的内容和过程进行呈现，并不能保证该电子证据自始的合法性、合法性或者完整性，但在目前的劳动人事争议司法实践中，裁判机关和裁判人员在大多数情况下（特别是面对新技术、尚未明确规制的电子数据或者技术领域），仍更倾向于认可与支持经过公证的电子证据。
因此，对于运用了电子数据信息技术手段进行用工管理的企业，建议律师同行在劳动争议案件中进行举证时，需对电子证据（例如电子签名、电子劳动合同、电子邮件、线上系统后台记录等）进行公证。其中，如系对电子签名的数据电文进行公证的，可将该等数据电文通过何种电子系统、何种电子网站平台从打开、查询、获取、展示、下载的全过程进行公证。
结语
随着人工智能、大数据的迅猛发展，电子数据信息化在劳动人事管理用工应用的场景和范围越来越广，如何判断不同场景下、对不同个人信息或者电子数据技术的收集、存储、传输和使用的合法合规性，需结合现行法律规定的合规要求，并结合企业的特点、运用该等技术的特定场景具体分析。
建议律师同行在为企业提供在劳动用工管理事务法律服务过程中提示中运用电子数据信息技术时要秉承：“知情、同意、谨慎、保密”的原则，结合劳动者与用人单位所形成的具有特殊人身隶属性的劳动关系这一特征，合法合规地处理与使用个人数据信息。在争议纠纷案件的存证和举证方面，做到确保资质、留痕存证、寻求有资质机构技术支持和积极公证与证据保全，以达到在日常用工管理中节省人力和时间成本之余，在发生相关争议纠纷案件时亦可获得有利证据支持的最终目的。
[4] 张凡，《GBT 20519-2006时间戳规范简介》，中国知网，2006/12/10。
[5] 杨建，《人脸识别技术应用的法律规制》，中国社会科学报-中国社会科学网，2020/3/25。
* 作者微信号：尤武军：ywjun13600162348； 张倩 ：jessygirl112003。