表

表格包括数据类表格、非数据类表格和混合类表格三种类型。本文从六个方面介绍表格的相关知识。以下是本文目录：

1. 同一列中三类元素的对齐原则
2. 引用与描述表格的基本方式
3. 如何在word和latex中插入表格
4. 不使用表格的情况
5. 如何设计需要填写的表格
6. 如何在PPT中制作精美的表格

一、 同一列中三类元素的对齐原则

除非出版机构有自己的规定，一列中的文字元素应左对齐，符号元素居中，同种类型的数据应右对齐。

文字元素需要左对齐的道理与正文文字需要左对齐的道理是一样的。同种类型的数据元素之所以要向右对齐，是因为数据的大小从个位数开始往大的方向数。

图1给出的表格的前两列是文字元素，采取了左对齐方式，最后一列是符号，采取了居中方式。

图1 表格文字元素与符号元素的左对齐与居中【1】

在图2所示的表格中，同一列的数据元素采取了右对齐的形式。

图2 表格数据元素采取右对齐【1】

对于包含小数点（如3.1415）或者指数（如1.01x10^3）的相同类型的数据元素，至少在同一列中，应使用相同长度的有效数字。在图3中的表2（Table 2）中，第4-5列和7-8列均使用了相同长度的有效数字，而图3中的表3（Table 3）的同一列中的数据类型不一样，因此没有使用相同长度的有效数字。

图3 有效数字和对齐方式不统一的示例【2】

如果某一列包含有混合元素或者不同类型的数据，那么可以采取左对齐的方式。

二、 引用与描述表格的基本方式

在正文中，需要按编号交叉引用表格并对表格代表的意义进行描述。可以参考以下句型引用表格【3】：

1. 如表3所示，…/从表2可以看出，…/表6.4指出，…。(a) As shown in Table 3, … / As can be seen from Table 2, … / As indicated in Table 6.4, …  (b) The result of X was Y, as shown in Table 3. 
2. 关于…的问题，表5中的数据表明…。Regarding the question of …, the data in Table 5 shows that … 
3. 四个因子的因子负载在表9中给出。The factor loadings for the four factors are given in Table 9. 
4. 如假设的那样，发现组A在测试中的表现明显好于组B(表7)。或…(见表7)。As hypothesised, it was found that Group A performed significantly better on the test than Group B(Table 7). OR … (see Table 7). 

对于数据结果，少的放在文字中，多的放在表格中，特别多的可以转换成图形展示。对于展示定量结果的数据类表格，如同图形描述可采用四段结构一样，可以分如下四个部分来描述：

1. 第一部分指出表中有哪些内容，如每一列或每一行代表什么。说明数据是怎样生成的。
2. 第二部分指出数据有何特征与趋势，例如指出最大值、最小值、极值、单调性等，指出是否有意想不到的数值等。
3. 第三部分可以给特征与趋势做出解释。可以解释原因。如果无法解释原因，则可以讨论可能的原因或者影响因素。

4. 第四部分对特征与趋势的含义进行讨论。例如，一些数据、特征或者趋势有什么使用价值，有什么其它意义。
   

三、 如何在word和latex中插入表格

文字编辑工具word和latex均带有所见所得的表格制作栏，能生成满足要求的表格，而且表格是文档中的矢量化元素。可以通过改变字体、删减和合并单元格、调整单元格中的缩进和对齐方式来设置非常美观的表格。

图3中的表格由latex生成，图4中的表格由word表格栏生成。可见，利用文字编辑工具自带的表格生成器，也能制作足够精美的表格。

图4 word制作的表格范例（清华大学航天航空学院陈亚舟同学制作）

有了表格，还需要插入编号和题注，在正文中进行交叉引用。这里简要介绍如何针对word实现自动编号与交叉引用，使用latex时，表格的编号与交叉引用相对而言简单一些，因此这里不介绍。

在word的正文与附录章节中，有一种方式实现自动编号与交叉引用。为此，需要事先按标准设置正文与附录章节编号，才能做到按需求在正文和附录章节中给表格编号。例如，在正文章节中的第三章的表格编号可以自动设为表3.1，表3.2等，而在附录C中编号格式可以自动设为表C.1，表C.2等。详细操作可以阅读下面链接提供的系列文章。

四、 不使用表格的情况

参考文献列表其实也是一种表，但并不使用表格形式，这方面的要求与出版机构有关，这里不单独介绍，读者可以从如何引用参考文献了解更多知识。

如果你的表的实质内容只有一列，且各行的长度差异很大，则建议使用条目而不建立表格。建立这种条目时，建议使用字母或者数字（阿拉伯、罗马、汉字等数字）来编号。例如，本文起始位置的目录采用了阿拉伯数字编号。对于条目，不建议使用点号等不能反映序号的项目符号来作为条目符号，例如不建议使用下面的带点号的条目形式：

• 同一列中三类元素的对齐方式
• 引用与描述表格的基本方式
• 如何在word和latex中插入表格
• 不使用表格的情况
• 如何设计需要填写的表格
• 如何在PPT中制作精美的表格

原因很简单，对于第一种，我们可以指出是第几条，对于第二种，则无法指出第几条。

如果需要反映的元素之间存在逻辑关系，那么建议用逻辑型图来替代表格。图5是这样一个例子。对于该例子，如果改用表格，那么布置元素相当困难，读者理解起来将相当复杂。

图5 以图形替代表格【4,5】

五、 如何设计用于填写的表格

工作中我们经常需要填写表格。按规范设计的表格很容易填写，不少内容可以一键复制。然而，我们也会遇到一些特别难填的表格。我们先看这样一个例子。表1是我们经常见到的表格。其特点是，以很窄的列面对很长的信息，一条完整的信息被分成不同的子信息分配在不同的列或者单元中。

表1 不符合要求的表格（论文清单部分）

不难看出，在表1中录入文章等信息非常麻烦，也不方便阅读，长一点的单词都不会完整显示。我们常常看到一些信息表，像表1一样，繁琐地将一篇文章的录入信息细化到每一条子信息（甚至每一个单词）各占一格——第一作者占一格，第二作者占一格，第三...，标题占一格（甚至因为一格太窄，不得不跨许多行，如表1所示），...，起始页码占一格，...。其它信息也类似。这种表格不满足表格设计的基本要求，因为会让填表人付出很大代价，让读者很难阅读。

那么，如何设计需要填写的表格呢？基本原则是，在保证信息完整和准确的前提下，让填表代价最小化，让信息一目了然。以下是一些具体的建议和一个很容易设计和填写的示例。

A 单元格数目满足最小化原则

如果每个字占一格，那么只要错位一个字，就得重新填写，因此每一格应该包含足够多的信息。标准的表格应该控制单元格的数目。以个人基本信息为例，应将姓名、性别、出生年月和籍贯等放在一个格之中，而不是分散在不同格子中。阅表者显然能看出什么是姓名、什么是性别、什么是出生年月，什么是籍贯。

B 区分横条表格、竖条表格和矩阵表格的不同价值

表格分为竖条（vertical）、横条（horizontal）、矩阵（matrix）和混合（mixed）表格四种类型。矩阵表格适合录入都是短元素的信息，竖条表格（如图1所示的表格）适合录入大量数据，横条表格适合录入长的文字信息。混合表格是指同时有横条格、竖条格和矩阵格的表格，适合录入混合信息。

C 使用横条表格录入长信息

举例而言，一篇文献的完整信息包含作者、标题、刊物名、卷、页码、出版年和收录信息等。不应将文献这些的信息像表1一样拆分，而应将完整信息放在横条表格或混合表格的一个横条格中，以便能一键复制粘贴，减小填表人的代价。表2显示了这样一个横条格，可以在该格子中录入甚至一键粘贴一篇甚至多篇文章的完整信息，既方便录入也方便阅读。

表2 符合要求的表格（论文清单部分）

六、 如何在PPT中制作精美的表格

内特·麦克盖阿(Nate McGuire)在介绍网页表格的15个技巧时指出【6】：

一张好的表格以简洁易懂的方式传达了很多信息。因为重点真的应该放在信息上，所以过度设计一个表会降低工作效率。然而，在掌握合适技巧的人手中，巧妙的设计不仅能使表格更有吸引力，而且能增加可读性。

这段话甚至整篇文章中介绍的网页表格知识，对我们设计文档和PPT中的表格也有借鉴作用。

在PPT中的表格，需要吸引听众，为此可以加点艺术特征。然而，利用PPT的制表工具，你得到的缺省格式的表格可能如图6所示。这种表格虽然能展示数据，但并不美观。

图6 PPT制作的原始表格【7】

皮特（Peter）给出了一种简易的方式，可以在数分钟内，将图6中的表格转换成图7的形式【7】。

图7 Peter制作的表格【7】

以由图6的表格美化成图7的表格为例，基本操作实际上很简单：

利用表格栏的工具，将图6中的表格单元的边际线淡化或者删除；将各单元的底色改成别的颜色（如灰色）；在文字元素（如Product Alpha...）的上面覆盖一个从PPT工具栏选择的图案，将图案调为你需要的颜色和大小，并将图案置于底层；将文字元素的颜色调整至你需要的颜色；最后将一些其它图案放置在适当位置，就能得到图7所示的效果。

如果需要掌握更复杂和更好看的表格设计方法，可以浏览文献【7，8】提供的模板和资源。一旦熟悉了这些技巧，那么我们就可以游刃有余地设计属于自己的精美表格。 

参考文献列表
【1】RobertA Day (1998) How to Write and Publish a Scientific Paper, ORYX Publisher

【2】XK Guan et al, J. Fluid Mech. (2018), vol. 855, pp. 882-909

【3】D.R. Rowland, Incorporating Tables,Figures, Statistics and Equations Effectively Into Your WritingStudentServices, The University of Queensland

【4】E. M. Burbidge et al. / Reviews of Modern Physics Vol. 29, No. 4, P. 547 (1957) 

【5】不二北斗，天体物理学家玛格丽特·伯比奇辞世：她用这篇跨时代的论文，揭开宇宙元素起源的关键一环，环球科学 4月10日

【6】Nate McGuire， 15 Tips for Designing Terrific Tables，Mayven, https://mayvenstudios.com/blog/15-tips-for-designing-terrific-tables

【7】 Peter Z，4 Steps for Good-looking Tables in a Presentation，https://blog.infodiagram.com/2017/05/powerpoint-table-re-design-steps.html

【8】 Collection of text and tables templates for PowerPoint and Google Slides，https://www.presentationgo.com/presentation/category/text-tables/

（完）

撰文 | 学位论文写作工作组
排版 | 琳月校对 | 白博士