镜同：以文档为核心的第三代企业协同

12月13日，科技媒体 36氪 在上海举办 WISE 2021 新经济之王企业服务创新峰会，蚂蚁集团语雀产品负责人镜同出席峰会并分享《以文档为核心的第三代企业协同》，以下是演讲整理。

大家好，我是来自蚂蚁集团语雀团队的镜同，过去几年一直在专注于研究如何通过工具，让企业的经营效率提高，让团队协同顺畅。今天，想跟大家分享一下最近几年对企业协同的理解。

过去两年，我们经历了一场史无前例的突发状况，就是新冠疫情。疫情期间，有一次我有急事回到公司，看到办公室里空空如也，所有人都在用另外一种方式相互沟通协同。我们的工作，从当面解决问题，变成了通过聊天软件解决。

那段日子我们当中应该有很多人在家办公。每个人的时间被切割的非常零碎，手一离开手机就不踏实。更加可怕的是，就算可以马上找到那个人，效率也特别的低。因为，一件事情反反复复跟各种人说，在描述的过程中每传递一次，就偏差一次，最后结果可想而知。

为什么会这样？现在的科技可以支撑文字，语音，甚至视频。但为什么还是不能很好的完成工作。

最终我们得到了一个答案，就是两个字“文档”。

我们回忆一下互联网二十年我们是如何工作的。第一代互联网的协作，靠的是邮箱。邮箱逼迫你必须把一件事逻辑通顺地讲清楚。不然一封邮件出去，几个小时你收到回复“没听懂”，效率就非常低了。但邮箱的缺点也非常明显，一个是不够快，另一个是不好找，想要找一段时间前的邮件，需要从数千封邮件里大海捞针。

所以，有了第二代以 IM 即时通讯为核心的协作方式。它的好处是实时，可以快速得到回应。但在远程工作中仍然存在弊端，同样的事情每传递一次，信息的准确性就减弱很多。然后我们就发现了 IM 最大的一个问题，就是它是一个信息流，没有一个可以基于讨论的核心的信息，而这个信息的承载方式我们叫做“文档”。

所以，我们提出了这样一个理论：以文档为核心的协同是更高效率、更高质量的协同。在新的时代，邮箱、IM 在工作中的核心地位将被文档取代。

文档带给我们的核心价值有三个。

第一，记录的好处。通过工具记录，让员工提升思考深度。要写好文档，我们要想清楚要做什么、为什么做、怎么做这些问题。通过文档，员工自然而然就会去思考业务，很多事情的执行里的 WHY 和 HOW 就变得清晰了。

如何让员工爱上记录，很重要的就是编辑器，在我们日常工作中 90%用到的就是文档编辑器，所以文档编辑器是语雀的核心中的核心，我们为此招募了中国最好的编辑器技术人才，可以很自豪的说，语雀的编辑器是中国最好的编辑器之一。另外，我们也提供了表格、思维导图、流程图等工作中常用的编辑器。这类需求，都可以在语雀上解决。有了记录的习惯，就成功了一半。

第二，整理的好处。有了记录，公司的资料就可以沉淀成为永久资产。这避免了公司的关键信息都存在某个同事的电脑里，电脑坏了就丢失了，或者在移交的过程中消失了。但光有记录还不行，没有整理的文档，就是一个资料的坟墓。我们从语雀自己的经验来看，一个 10 人的公司一年起码产生 500 份文档，这些文档如果不能很好的整理，当你想用的时候，是很难找到的，所以整理非常重要。

我们把整理提炼成了三层，最底层是文档，上一层是知识库，再上一层是团队。这样的三层结构，在我们的实践中，几乎满足了 99%的需求。比起原来用文件夹去管理文档，这种方式更好找，更方便使用。

第三，协同的好处。文档可以让会议和决策更加高效。其实我们所有的会议都是基于某件事的，如果有一个文档来梳理思路，大家自然会按照这个思路进行深入细化，而不会漫无目的的讨论，最终只会浪费时间。

当有了文档，一个团队就可以基于文档进行讨论和决策。举个例子，上边协作这张图，大家能看到一个细节，这个文档红色这块，就是我另外一个同事跟我在同时编辑。这可以极大的提升效率。

另外在团队当中我们经常需要针对某个内容进行决策。语雀为了解决这个问题，设计了评审功能。你只需要邀请相关人，他们来到这个文档，进行同意不同意的评审，并且写下自己的理由，有了这个，可以少开很多评审会，直接在线上文档就解决了。并且大家的决策，会被永远记录下来，未来想复盘这个决定，也会很方便。

像这样的方便企业的功能还有很多，时间有限不能一一讲了，后续这块我们也会继续努力，把协同做好。

这样三步下来，记录，整理，协作，一个最简单的以文档为核心的协作方式就形成了。我们团队从语雀出发打造企业协同，就是希望能给企业带来这些好处。

语雀从 2019 年开始做商业化，目前已经有 600w 的用户，有 55w 的企业使用语雀。包括阿里和蚂蚁集团的绝大部分文档都储存在语雀上，让我们深感责任重大，也对我们所选择的道路更有信心。

语雀希望给企业带来上边提到的三个好处，就是记录、整理、协作。我们会在这三个层面，加大投入，让企业可以以文档为中心，提升效率和工作质量。

上面提到的记录、整理和协作，市场上同类产品是很多的。语雀有什么不同呢？语雀还有两点我们非常重视，一个就是如何让员工想参与，另一个是让安全有保障。

第一个想谈的就是，让员工想参与这个话题。我想各位在工作中可能尝试过，把公司的文档集中管理起来这件事儿。但最终效果很难保证，永远是领导在督促，但是员工参与度不高。只要稍微放松一点要求，整体就乱了。甚至有的公司专门成立了资料管理部门去做这件事情，成本非常高。

这里边的核心原因是，员工的正向激励是断档的，如果这事儿对他来说没有收获，那谁还愿意做呢。所以，如何帮助主管激励员工是非常重要的，为此我们设计了员工贡献统计页面，你可以轻松看到谁是公司的核心贡献者，让他们可以更方便的被同事和主管看到，从而带动其他人，实现共建。

这里可以讲一个客户，新华智云。新华智云是新华社旗下的大数据人工智能公司，他们利用人工智能技术，报道过两会、世界杯、世界人工智能大会的新闻，做的非常棒。

我们去现场拜访过，发现新华智云的文档管理做的特别好，整个文档体系整理的井然有序，员工也都很积极的去为企业的文档添砖加瓦，这里边核心就是领导层的重视，并且配备语雀提供的能力去激励员工，让他们深刻感受到自己做的事情有极大的价值，让他们更有参与感、荣誉感、成长感。

第二个是安全。在现代的企业竞争中，如果内部信息泄露，对企业来说是毁灭性打击，所以安全至关重要。语雀脱胎于蚂蚁集团，对安全格外的重视，我们像管钱一样在管理着大家的文档。比如说 ISO 安全认证体系，这在文档类产品中去认证的并不多，为了达到这个的安全标准，需要做大量的工作才行。但语雀还是选择一定要拿到。

在我们的用户中，氪信科技就是因为安全性，而最终选择了语雀。氪信科技是一家提供大数据风控解决方案的公司，也是我们的老客户了。因为业务跟金融有相关，所以对安全格外重视。很感谢氪信科技对我们的信任。

其实产品只是一个载体，它背后所承载的是我们对于办公协同的理念，这个理念就是：知识是企业最大的财富。

以文档为核心的办公协同，可以为企业打造知识大厦，这些员工的智慧也将成为企业最重要的无形资产。在数字化转型的今天，文档的数字化是第一步，语雀希望在这一步可以更好的服务大家。

以上就是我分享的内容，谢谢大家。

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