普华永道财务咨询总监庞胤杰：如何利用RPA和AI，帮助企业最大化管理变革的效益

近日，普华永道财务咨询总监庞胤杰作为特邀嘉宾出席“2019中国RPA应用与发展论坛”。并以《如何利用RPA和AI帮助企业最大化管理变革的效益》为主题进行了演讲。庞胤杰从两个实际的RPA案例出发，详细的讲述了企业在部署和应用RPA时所面临的问题与挑战，以及普华永道提出来的数字化转型方案。

普华永道财务咨询总监 庞胤杰

以下内容根据现场发言整理而成，分享给大家：

感谢RPA中国的邀请，让我有机会与大家一起分享一些关于RPA的实践与经验。我主要负责普华永道财务领域的咨询业务。其实我并不是技术出身，接触RPA是在两年前。当时我作为中化国际RPA项目总监来负责RPA的实施落地。今天我会结合一些实际项目案例，跟大家分享一下与RPA有关的知识。

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观看庞胤杰现场演讲内容

其实企业客户刚接触RPA时，他们会先建立一些简单的业务流程试点来体验一下RPA机器人，看看其运行效果和收益如何。但当企业应用的RPA时间越久就会发现，推动企业变革的并不是RPA，而是通过管理变革+RPA来实现企业的数字化转型。在这个过程中RPA主要负责流程数据的自动化处理，AI将那些非结构化数据进行转换，然后交付于RPA进行自动化处理。

RPA：以流程为中心

•  流程的全面了解

•  最佳RPA流程实践选取

•  精益的过程改进和流程标准化

•  功能及技术顾问的密切协作

AI：以数据为中心

•  解决更复杂的场景

•  优化自动化解决方案的决策点

•  预测模型和深度学习算法的应用

下面通过一个实际的RPA项目案例，来帮助大家更好的理解这个流程。RPA案例：某H股上市的民营制造集团，为促进其业务发展、提高运营效率希望实现数字化和财务转型。普华永道为其提出了管理变革方案，从流程、组织、管报系统等方面配合落地。同时将RPA融入到企业业务流程中去，使一些固定、重复、繁琐的业务实现业务流程自动化。

我们的整个数字化转型解决方案包含三个阶段：调研和梳理；优化和设计；实施和落地。其中每个阶段又涉及4个维度：组织、流程、系统、自动化。

• 组织：组织架构、岗位及职责现状梳理；→组织架构优化，岗位设置优化；→新组织架构和岗位实施；

• 流程：管理流程及业务流程梳理、流程现状评估、流程可提升点整理；→各类流程的优化及标准化制定；→制定流程实施路线图，流程实施落地，流程持续优化；

• 系统：IT系统架构现状收集及分析，系统未覆盖功能识别及整理；→IT系统建设规划设计，数据流设计及规划；→IT系统的优化和调整，IT系统实施及部署；

• 自动化：自动化需求收集、梳理及现状分析；→自动化转型点识别及建设规划；→自动化工具的建设及实施。

上述是企业实现数字化转型的基本框架，整个流程都是基于业务转型，为企业铺平了数字化转型的道路。

诚然，每一个项目的实施与建设都会面临很多问题与挑战，RPA也不例外。在我接触的客户当中，他们在建设和管理RPA时常常会面临以下4个难点：

• 流程：自动化流程本身与其他相关业务流程规范性不足，原则上并未具备自动化的条件；

• 组织：涉及的前端业务部门较多，在流程规范的过程中，需要与多个部门进行沟通、调整；

• 数据：系统本身主数据质量较差，导致自动化处理过程中异常较多，同时存在大量的线下非电子化数据；

• 技术：流程业务场景多、流程复杂、涉及系统多，自动化技术难度较高，同时异常情形较多，需格外考虑人机交互的可行性。

为了解决上述问题，普华永道从流程和职责两个方面给出了解决方案。

流程：从所有业务流程中，识别潜在的自动化流程，通过试验、分析最终选择适合自动化的业务流程。

•  月结流程

•  内部往来核对流程

•  应付发票校验流程

职责：明确可应用于自动化的流程，对企业现有业务系统进行评估和测试。

•  流程：潜在自动化流程识别及流程优化和标准化

•  组织：未来运营组织设计及RPA团队建设

•  系统：数据标准设计及系统优化

再举一个实际的RPA项目案例，让大家感受下自动化流程所带来的好处。某家上市公司下设有上百家子公司，经营行业包括：生产、销售等。每到月结的时候这家公司的财务部门忙的不可开交，我们了解该公司的财务情况之后，决定为其部署RPA以帮助财务人员，并期望将月结时间缩短2-3天。在月结的过程中，我们发现该公司的月结存在以下3个问题：

1、月结准备过程中各部门职责定位不清晰，月结沟通成本高。

2、存在月结检查项被人工遗漏情况，导致实际月结结果不准确。

3、月结过账逻辑不规范，部分差异调整的方式各员工不一致，对报表产生影响。

根据这3个问题，我们进行了明确的月结流程优化：

1、逐步收集、归纳总结月结问题，明确月结异常原因。

2、根据月结异常原因，适当增加月结检查及提醒节点，协助提高前端业务单据的规范性与及时性。

3、规范销售公司与生产公司的月结步骤。

经过合理的优化之后，整体的缩短了该公司的月结周期，并降低了月结的工作量。

在内部往来核对流程方面，同样发现了以下3个潜在的问题：

1、缺乏代垫类费用协同过账的共享服务流程。

2、组织架构调整后并未及时跟进调整内部往来核对规范，导致内部往来核对困难。

3、物流流程缺乏相应的绩效考核指标，大量途损商品留在发出商品科目无人跟踪处理，同时导致大量运费无法结算。

根据问题我们做了如下的优化：

1、规范内部往来退货方式。

2、明确内部往来调拨运输过程中出现损失等特殊情况时的奖惩机制。

而在应付发票校验流程方面，我们同样发现了2个问题：

1、部分采购业务的适用流程不明确，与供应商物料对应关系混乱存在一对多，多对一情况，数据及业务规则需要梳理和明确；

2、部分采购流程执行不规范，职责定位不清晰，不及时签订合同、系统数据维护错误等问题屡见不鲜，导致工作量大，督促过程沟通成本高。

根据所出现的问题进行了合理的优化：

1、规范采购申请流程；

2、规范采购执行流程（物料识别、合同签订、价格维护、付款条件、发票签订）；

3、规范退货流程；

4、明确SRM推广计划。

从上面这个RPA案例我们不难看出，RPA不仅可以将业务流程实现自动化，缩短业务时间节省人力和物力。还可以在部署的过程中，去发现企业那些潜在的业务流程问题，改善业务的管理制度和校审机制。这也是我前面所提到的管理变革+RPA才是企业实现数字化转型的有效方法。

在上述流程中我们会用到税务平台，比如：搜集发票信息、发票验证、增值税申报等。同时AI与RPA的协作也是至关重要的，通过搭载先进的图像识别、自然语言处理技术，实现非结构化数据的自动处理，与RPA等程序无缝衔接联动，更广泛的应用场景，为金融、财务、医疗、制造等领域的自动化与数字化升级赋能。

比如在上面的这个案例中：AI将负责印章的识别与验真，支持回墨章、橡胶章等多印章材质。防止那些虚假印章损害企业的利益。

相信随着AI技术的不断迭代与RPA的结合将服务于更多业务场景。比如自然语言处理与RPA的结合常用于客户数据查询：用户只需要说一声“请帮我查询下订单内容”，自然语言处理得到指令后会进行数据转换，然后发送给RPA。RPA通过关键字提取订单详细信息，并呈现给用户。RPA未来的发展肯定离不开AI，而AI将决定自动化这条路能走多远。以上就是我的演讲内容，再次感谢大家。

普华永道财务咨询总监 庞胤杰

联系方式：[e-mail]

欢迎咨询交流

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