制定科学合理的物料成本数据是企业实现精细化管理基石

前言

在企业中，物料库存具有占用资金多、数据复杂的特征。如何用最小的投入换取最大的产出？如何做到对库存价值未卜先知？是决策层每天都在思考的问题，也是执行层不断改善日常运作所追求的目标。ERP系统先进的理念和高效运算的功能，为经营者提供了科学性强、可预见、效率高的物料成本管理工具。ERP系统的物料、物料清单是要素数据，标准成本则是核心数据。只有建立了标准成本体系，才能充分利用ERP系统的先进功能，而标准成本数据则是标准成本体系的基础。

一物料概述

1物料

ERP系统的物料是生产过程中所涉及的项目(外购物资、半成品、产成品等总称)。ERP的生产过程是指采购、制造、销售、发货和物料库存管理过程。具体地，如果某项目在生产过程中出现短缺，将会影响生产的正常进行，这类的项目则属于物料的范畴。

比如：在产品是自行车的公司，当自行车出现库存短缺时，将不能满足客户的需求，而文件柜短缺与否，不会影响生产过程。所以，在产品是自行车的公司，自行车属于物料的范畴，是ERP计划、库存、成本管理的对象，而文件柜则不属于物料的范畴。

2物料的库存

MRPII出现以后，库存已非传统意义的物理仓库内的库存，库存的概念已外延至在制品，所有的物料都可能会有库存。以产品为自行车的企业为例，说明物料库存的含义。(表1)

表1 自行车公司的物料及物料库存形式

总帐的库存管理，是将库存分为原材料、半成品、产成品和在制品。ERP的库存管理是对一个个的、具体的、有形或无形的物料的管理。

ERP系统的物料主文件、物料清单、订单流程、物料成本等，都是按物料管理的。

原材料、半成品和产成品都是有形的物料。有形的物料以稳定的几何形状和物理状态存储于仓库中。在制品则既有有形的库存，也有无形的库存。

有形的在制品应只在加工中心之间流转，不需要出/入库。如果对在制品做出/入库处理，是违背精益理念的。

无形的在制品库存的生产背景是，(图1)生产C时，需要提前做准备工作，如清理场地、清洗管道等。做生产准备工作时，可能不需要投入有形的材料，但需要投入准备工时。投入人工(和设备)准备工时后，C的生产订单就有了由准备工时产生的在制品。在这种情况下，所产生的在制品库存则是无形的。

图 1

物料的在制品库存是不能独立存在的，其依赖于生产父项的订单，而半成品是独立存在的，不能将“在制品”与“半成品”混淆在一起。图1中，生产A和生产C都用到E，但A的在制品E和C的在制品E，已经不是同一个实物了。

3物料库存值结构

物料的价值=物料成本×物料数量。由此，物料的库存价值=物料成本×物料库存数量。

图 2

原材料采购接收入库后，应快速投入到其父项的加工或装配过程，转为在制品。半成品完工后也应快速投入其父项的加工或装配过程，转为在制品。产成品完工之后，应快速被客户的需求消耗。因此，原材料、半成品和产成品的在库库龄应较短。在制品的库龄应与父项的制造提前期相同。

在标准成本法下，ERP系统使用标准成本计算物料的价值。

二物料标准成本数据

物料成本是物料的总帐货币表示。ERP成本管理的对象是物料的生产成本(图3)。

ERP系统多采用标准成本法，并要求为每一个物料定义标准成本，包括有形和无形的物料。

根据成本管理的要求，ERP的标准成本由四个成本项目组成：直接材料费(简称：材料费)、直接人工费(简称：人工费)、可变间接费和固定间接费。

图 3

1物料成本数据

ERP系统将每个成本项目分为本层增加成本(以下简称：本层成本)和累计成本两个部分。

a) 本层成本

本层成本是物料的增值部分。在ERP系统中，用本层成本记录计算物料总成本的数据依据。表2按物料的分类，列出了各类物料成本项目数据的依据。

表2 本层成本

对成本项目的费率，ERP采用事先分配的方法。以下是表2中各成本项目费率的计算公式。

一般地，计时资源物料的计量单位是时间单位(如：小时)，计件资源物料的计量单位与其父项的计量单位相同。

应按产品族建立未来计划期的销售预测，使用ERP系统的MRP计划功能，根据MRP计划的结果计算以上各式的分母；根据预算计算分子。

表2注：

• 无子项物料的本层成本数据，需要手工定义。

• 制造类有子项物料的本层成本是其资源子项的累加成本，可通过计算获得，不需要手工定义。

• 子项累积成本=子项(累计成本×物料清单数量)，式中的“成本”涵盖了各个成本项目。例如：对于直接材料费项目，子项累积材料费=子项(累计材料费×物料清单数量)。下同。

• 以人民币为本地货币的系统，规定总帐的金额保留两位小数，而对成本数据则 无此要求。成本数据在符合系统有效数字长度的前提下，其小数精度越高越好。

• “累计成本”见本节b)。

b) 累计成本

子项累积成本是对物料清单的子项而言的，是考虑了物料清单子项数量的成本(式2)。对于无子项的物料，累计成本=本层成本。

累计成本(表3)是以本层成本(表2)为基础，结合物料清单，根据式1计算获得的。

“∑子项累积成本”是从物料清单的最低层子项开始，由低向高地逐层滚加计算出的成本。“∑子项累积成本”也称“子项累加成本”。

表3 累计成本

c) 累计总成本

累计总成本是物料的总成本，是各成本项目的累计成本之和。(式3)

成本项目的累计成本和累计总成本均用于总帐。累计总成本也用于计算物料的在库价值和在制品价值。

2计算物料成本过程

以经简化的“未漆车架”的物料清单(图4)为例，说明定义物料标准成本的计算过程。

图4

第一步：手工定义物料的本层成本。

图4所示的物料清单中，四个无子项的物料(C002，A003，W101，W102)需要手工定义本层成本(表4)。A001的本层成本是，资源子项(W101，W102)的累积成本之和，可通过计算获得，不需要手工定义。

表4 手工定义物料本层成本

第二步：计算子项的累计成本、累积成本和累加成本。

A003无子项，根据式1，子项累积成本=0，即：累计成本=本层成本。所以，A003的累计成本等于本层成本。其余3个子项与A003是类似的。(表5：累计成本部分)

子项的累积成本与物料清单有关。根据式2，子项累积成本=子项(累计成本×物料清单数量)。(表5：累积成本部分)

资源子项的累加成本是资源子项(W101，W102)的累积成本之和(表5：资源子项累加成本行)。

非资源子项(A003，C002)的累加成本是非资源子项的累积成本之和(表5：非资源子项累加成本行)。

表5 A001子项的累计成本和累积成本

第三步：计算父项(A001)的本层成本。

资源子项的累加成本(表5：资源子项累加成本行)是，父项A001的本层成本(表6)。

表6 父项(A001)本层成本

第四步：计算父项(A001)的累计成本。

本层成本与非资源子项的累加成本之和是，父项A001的累计成本。(表7)

副产品子项是减少父项成本子项。因A003是副产品子项，其成本将减少父项成本。所以，A001的累计材料费=本层材料费+∑非资源子项累积材料费=(0.20)+(52.00-0.24)=51.96。(表7“材料费”列)

表7 父项(A001)累计成本

三计算物料累计成本需要考虑的几种情况

物料的累计成本是考虑了相关物料的物料属性、物料清单和标准成本，经计算得出的。制定物料标准成本的过程，实际上是计算物料累计成本的过程。计算累计成本时，需要考虑以下几种情况。

1损耗率、产出率对制定父项成本的影响

生产实际中，普遍存在子项损耗率大于0%，和产出率不等于100%的情况。在制定标准成本时，应充分考虑损耗率/产出率对制定父项物料标准成本的影响。考虑了损耗率/产出率，使用不同的计算方法，可以为同一个带有子项的物料计算出四个成本数据。

考虑/不考虑损耗率/产出率的成本计

图 5

(图5)使用四种不同的计算方法得出的4个成本数据，成本方法(1)~(3)的计算结果是正常标准成本，成本方法(4)的计算结果是理想标准成本。成本方法(1)~(4)的计算结果都可以作为标准成本。4个数据的意义还在于，可以确定物料实际成本的范围。

以只有1个子项，并且子项只有材料费成本的物料清单(图6)为例，说明使用不同方法计算出的父项成本。

图 6

a) 成本方法(2)的计算过程

所以，A只考虑损耗率的成本=子项B (成本×投入量)=100.00×1.05263157895=105. 263157895。

b) 成本方法(3)的计算过程

所以，A只考虑产出率的成本=A(成本×生产量)=100.00×1.11111111111=111.111111111。

c) 成本方法(1)的计算过程

首先计算考虑产出率的成本，即方法(3)的结果：111.111111111。以此为基础，再计算考虑损耗率的成本。

d) 成本方法(4)的计算过程

综合a)~d)的计算结果，得出父项A的四个成本数据(表8)。

表8 A考虑/不考虑损耗率/产出率的成本

综合a)~d)的计算过程，考虑损耗率/产出率，计算父项累计成本的算法(式4）：

式4中：产出率是父项的产出率。

2物料清单子项数量类型对制定父项成本的影响

物料清单有两种子项数量类型，一种是“按物料”，另一种是“按订单”。不同的子项数量类型，计算出的父项成本也不同。以上计算父项成本的讨论，都是基于子项数量类型=“按物料”情况的。

图7和图8所描述的两个物料清单的区别是，图7的子项数量类型=“按物料”，图8的子项数量类型=“按订单”。

图 7

图 8

不同的子项数量类型，计算父项成本的算法：(式5)

“批量订货数量”是物料的MRP计划参数，参数值是数字，表示通常情况下的订单数量。对于子项数量类型=“按物料”的子项，在计算父项成本时，无论父项的“批量订货数量”的值是多少，均按批量订货数量=1计算。

a) 子项数量类型=“按物料”对制定父项成本的影响

子项数量类型=“按物料”是指：父项订单的数量与所需子项数量是f(x)=kx的线性关系。其中：x是子项，f(x)是父项，k=物料清单子项数量。在这种情况下，子项需要量随父项订单数量的变化呈直线变化。(图7 )

例如：生产1个单位的父项，需要k个单位的子项数量。生产10个单位的父项，需要10k个单位的子项数量。

b) 子项数量类型=“按订单”对制定父项成本的影响

子项数量类型=“按订单”是指：父项订单的数量与所需子项数量是f(x)=Cx的常数关系。其中：x是子项，f(x)是父项，C=物料清单子项数量。在这种情况下，子项需要量不随父项订单的数量变化。(图8 )

容易了解子项数量类型=“按物料”的生产背景。关于“按订单”的生产背景，在以上1.2.(图1)提及的物料清单中，人工准备资源和设备准备资源的子项数量类型，是“按订单”的典型例子。

例如：生产1个单位的父项，需要C个单位的准备工时。生产10个单位的父项，仍需要C个单位的准备工时。

(图8 )父项的批量订货数量=10，投入2个单位的子项。当父项的实际完工量等于10时，无差异；当父项的完工量小于10时，产生不利差异；当父项的完工量大于10时，产生有利差异。

3增加/减少父项成本的物料清单子项类型

从增加/减少父项成本的角度，物料清单的子项分为增加父项成本子项和减少父项成本子项。领料时，发出的子项为增加父项成本子项；订单完工入库时，随父项入库的子项为减少父项成本子项。

参见2.2.“计算物料成本过程”，A003的子项类型=“副产品”，在计算父项A001的成本过程中，A003的成本0.24是父项成本的减项。表9列出了物料清单子项类型对增加/减少父项成本的影响。

表9 物料清单子项类型对增加/减少父项成本的影响表

4计算联产品物料成本的方法

联产品物料清单的父项和联产品子项互为联产品，从生产订单角度考虑，要在联产品物料之间建立互为父/子项的物料清单。因此，无法用机械的方法计算联产品物料的成本，要靠手工计算每个联产品物料的成本。

图 9

图 10

图9和图10所描述的是联产品C1和联产品C2互为联产品的物料清单。

设：M的成本=m，W的成本=w，C1的成本=c1，C2的成本=c2。其中：m和w是投入成本，c1和c2是产出成本。根据标准成本投入成本=产出成本的原理，m+w=c1+c2。

例：假设：m=200，w=80。

• 方法一：先手工计算出c1。假设：c1=140，则：c2=m+w-c1=200+80-140=140。

• 方法二：先手工计算出c2。假设：c2=150，则：c1=m+w-c2=200+80-150=130。

联产品C1和联产品C2的标准成本是手工计算的。尽管使用手工计算的方法，也要为联产品物料定义标准成本。

5制定客户定制产品物料成本的方法

客户定制产品物料的物料清单，是根据客户的特定需求，在标准的定制产品物料清单的基础上再配置后生成的物料清单。配置客户定制产品物料清单时，为子项定义的“子项比例系数”(简称“比例”)将对制定定制产品物料的成本产生影响。

在图11所示的标准客户定制产品物料清单中，客户可从包装组的4个包装中选择其中的一个。根据客户的选择，经配置后的定制产品物料清单，只有一个包装被选中，所以，包装组每个物料的比例系数=1/4=0.25。

图 11

将式6中的“BOM数量”修改为“BOM数量×子项比例系数”，是计算客户定制产品物料成本的算法，也是计算物料累计成本的一般算法(式7)：

制定客户定制产品物料(图11)成本的操作步骤：

第一步：手工定义无子项物料的本层成本，计算无子项物料的累计成本和累积成本(累积成本=累计成本×物料清单数量×比例系数)。

物料清单(图11)中，所有的子项均为无子项物料。所以，所有子项的累计成本=本层成本。(表10)

表10 包装食品子项的累计成本和累积成本

第二步：计算父项的本层成本和累计成本。

资源子项的累加成本(表10：资源子项累加成本行)，是父项包装食品的本层成本(表11)。

本层成本与非资源子项的累加成本之和，是父项包装食品的累计成本。(表11)

表11 父项(包装食品)成本

6无子项物料考虑产出率的累计成本

来源是采购的普通类型和来源是制造的资源类型物料是典型的无子项物料。表12列出了无子项物料的特征。

表12 无子项物料的特征

在考虑产出率的情况下，无子项物料累计成本的算法：(根据式7)

例如：自行车公司无子项物料考虑产出率的累计成本。(表13)

表13 自行车公司无子项物料考虑产出率的累计成本(成本方法3)

综上3.1.至3.6.所述，如果：物料清单是标准产品物料清单，所有子项数量类型=“按物料”，计算成本时，既不考虑损耗率，也不考虑产出率。则：等价于物料清单中所有物料的产出率=100%，批量订货数量=1，所有子项的损耗率=0%，所有子项的比例系数=1。在这种情况下，式7可化简为：

即式1。

7会计期间的设置对更新物料成本的影响

ERP系统更新物料成本的功能是，用新修订的标准成本替换原标准成本。ERP系统在更新物料成本时，可能会产生总帐分录。因此，系统在运行更新物料成本功能之前，首先判断会计期间设置的合理性。如果更新成本日期所在的会计期间已关闭，或未包含在预置的会计期间内，则系统不运行更新物料成本的功能 (图12）。

图 12

8接口帐号的设置对更新物料成本的影响

ERP系统在更新物料成本时，可能会产生总帐分录。因此，系统在运行更新物料成本功能之前，要检查与物料相关的接口帐号(库存帐号、物料成本变动差异帐号)是否完成了设置。

以上3.7.、3.8.所述，设置会计期间和接口帐号是财务部经理的职责，而非成本会计员的职责。

四具有成本数据的物料清单

图 13

将树状结构并具有成本数据的物料清单转换成电子表格格式，可便于成本会计员全貌地检查产品成本的构成。多层成本数据表是综合检查成本数据、物料清单、物料属性正确性的工具。利用它，可以快速地查出错误数据和产生错误的原因。以图13所示的多层物料清单为例，说明最终产品A000具有成本数据的多层物料清单数据表。

1计算物料成本

第一步：手工定义物料的本层成本。

对于无子项的物料，需要手工定义本层成本。除此之外，还需要为外加工物料(B001)定义本层成本。制造类有子项物料不需要手工定义本层成本。(表14)

表14 手工定义物料本层成本

第二步：计算有子项物料的成本。

物料清单中有4个有子项的物料。计算有子项物料成本的过程是，根据物料清单的结构层，由低向高地计算子项物料累计成本、累积成本和累加成本。

首先计算处于最低层的A001的成本。B001和A002处于同层，计算顺序可不分先后。最后计算出处于最高层的A000的成本。

a) 计算A001的成本(参见2.2.“计算物料成本过程”)

表15 A001子项的累计成本和累积成本

表16 父项(A001)成本

表16中A001的本层成本是2个资源子项(表15：W101，W102)的累积成本之和。

表16中A001的累计成本是本层成本与非资源子项(表15：C002，A003)累加成本之和。

b) 计算B001的成本

表17 B001子项的累计成本和累积成本

表18 父项(B001)成本

表18中B001的本层成本是表14中B001的本层成本。

表18中B001的累计成本是本层成本与非资源子项(表17：A001)的累积成本之和。

c) 计算A002的成本

计算A002成本的过程与计算A001成本的过程是类似的。

表19 A002子项的累计成本和累积成本

表20 父项(A002)成本

因A002无资源子项，所以，A002的本层成本为0。

表20中A002的累计成本是本层成本与非资源子项(表19：C003，C004)的累加成本之和。

d) 计算A000的成本

计算A000成本的过程与计算A001成本的过程类似。

表21 A000子项的累计成本和累积成本

表22 父项(A000)成本

2标题内容A000具有成本数据的单层物料清单数据表（表23）

表23 A000具有成本数据的单层物料清单

3A000具有成本数据的多层物料清单数据表（表24）

表24 A000具有成本数据的多层物料清单

五清洗物料成本数据

正确地定义物料成本依赖于物料的属性和物料清单，同时，成本数据也可以验证物料属性和物料清单的正确性。要定期清洗物料成本数据。清洗成本数据之前，要先清洗物料清单。

1累计总成本=0

为客户外加工所用物料或接受馈赠物料的累计总成本可以是0。一般地，物料的累计总成本应大于0。

如果某物料的累计总成本=0，需要提醒成本会计员。

2累计成本＜0

当增加父项成本子项的累积成本之和小于减少父项成本子项的累积成本之和时，父项的累计成本将＜0。

例如：(参见2.2.“计算物料成本过程”)在四个子项中，如果，3个增加父项成本子项(C002，W101，W102)的累积材料费之和小于减少父项成本子项(A003，副产品子项)的累积材料费，则父项(A001)的累计材料费＜0。

如果某物料的某个成本项目的累计成本＜0，需要提醒成本会计员。

六差异控制

差异是实际值与标准值的差。如果出现差异，说明实际运作偏离了预期。差异即问题。如果没有标准值，就谈不到差异，也就发现不了问题。而在日常运作中，差异无处不在，无时不在。如果不允许有差异，会寸步难行，但又不能对差异听之任之。

ERP在很多方面，都用“差异容限”(式7)的概念计算差异率，并事先规定上限值和下限值，以确定允许的“容限范围”。

在成本管理方面，ERP用差异容限控制数量差异和价格差异，以达到事前避免出现差异、事中及时发现问题、事后有针对性地解决问题，杜绝不再产生类似差异的目的。

假设：标准值=100，上限值=2%，下限值=-2%。

表25 计算差异率

在日常运作中，实际值恰好等于标准值的情况反而是偶然的。大多数情况是，差异率在事先规定的容限范围之内(图14)，尽管这种情况是允许的，但也需要做分析。

七修订标准成本

某物料的差异率出现高于上限或低于下限的异常趋势时，要首先检查该物料的标准成本数据是否有问题。尽管有“在计划期内，标准成本保持不变”的要求，也不能绝对拒绝修改个别存在问题的物料标准成本。

在下一会计年度开始之前，要全面地修订物料的标准成本，以制定出下一会计年度的标准成本。

ERP系统可以定义多个成本类型，如“当前成本”，“模拟成本”等类型。ERP系统的模拟功能，可以回答“如果…，将如何…做”的问题。在修订成本数据时，为了不影响当前正在使用的成本，先将修改的成本数据输入至“模拟成本”，并对模拟成本做删除、拷贝、滚加的处理，以计算出模拟成本。

计算模拟成本的方法与计算标准成本的方法相同。也可按模拟成本类型生成具有成本数据的物料清单。

因计算模拟成本时，不影响当前正在使用的数据，因此，成本会计员有充分的时间，做制定新成本的准备工作。准备工作的内容包括：将“模拟成本”库存值与“当前成本”库存值做比较；分析、评估使用模拟成本后，抵消之前所产生差异的合理性等工作。反复地向ERP提出：“如果…，将如何…做”的问题，直到模拟成本可以作为新的标准成本为止。

成本会计员提交的修订标准成本的报告经审批后，由公司决定，将新成本与原成本之间的差异在当前年度末处理，还是在新的年度初处理。根据公司的决定，在规定的时间执行ERP系统的成本类型交换功能以后，系统则开始使用新的标准成本数据。

结束语

降低成本不是盲目追求“负差异”，不能将降低成本与鼓励负差异混为一谈。降低成本的工作应该，一是实施ERP的计划功能，减少呆滞库存造成的浪费；二是有针对性地提高产品的产出率，降低损耗率，科学地制定合理、可执行、小于当前标准成本的新标准成本。

先进的成本管理理念是，不断地收窄差异容限的限制范围。ERP系统所具有的成本管理功能，使得改善成本的工作易操作、可执行。有了“容限限制”的控制，可使差异无处藏身。随着不断发现问题，解决问题，可使差异容限的上限值和下限值逐步趋向于0，因此，标准成本也趋向于实际成本。这样，决策层就可以以标准成本作为：制定有竞争力的销售价格、预测收入、预估库存价值等各项决策的依据。降低成本差异可谓“一个钥匙能打开千把锁”。

• ERP成本管理的对象是一个个具体的物料，而不仅是“品种”，对在制品价值的计算，不再使用“约当量法”。

• 应为所有的物料定义标准成本数据。即使使用实际成本法或手工计算标准成本，也需要为每个物料制定标准成本。

• ERP的理念是，事前计划，加强控制，简化流程，操作简便。对出现在差异容限之内差异，不需要审批；反之，对出现在差异容限之外的差异，必须经过审批。审批流程要经过财务部门，而不是仅向其直接上级报告。这样做的目的是，由差异发生部门负责解释差异，解决产生差异的问题，提出减小差异的措施；财务部门在对差异的处理上起到“事中控制”的作用；总帐和报告有相关文档的支持，做到对问题可追溯、解决问题心中有数，而不是将差异一摊了之。

• ERP计算物料成本过程的设计来自于手工计算成本的算法，但本层成本、累计成本，当前成本、模拟成本，计算成本时对生产背景的充分考虑，则是ERP软件系统功能设计者的发明，是手工成本卡难以做到的。如果仅靠电子表格计算物料的标准成本，其工作量难以想象，准确性也难以保证。

本文只叙述了制定物料标准成本的方法、应考虑的内容和控制差异的一般方法，未涉及如何计算成本差异和与成本差异有关的报告。

作者简介

张永啟，1955年1月出生，1982年2月毕业于南开大学数学系自动控制理论专业。于1993年1月加入四班亚细亚(天津)计算机有限公司(思博公司前身，现属于 infor)国际化功能项目开发组，从事四班系统的国际化版本开发工作，从事Fourth Shift ERP系统实施顾问工作25年。作为高级项目经理，组织了百余家制造业企业ERP项目的实施。提供现场服务的客户服务包括：中国内地、香港、马来西亚的客户，所实施项目的企业涉及机械、汽车零部件、家用电器、化工、制药(涉及中药、西药)、食品、电子、农业等行业。联系邮箱：[e-mail]

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