中国物理学会2020/2021秋季会议筹备组织大纪实
以下文章来源于中国物理学会 ，作者刘翔（兰州大学）
随着中国物理学会2020/2021秋季会议筹备组的微信群里，相续涌现同事们报告各自负责分会会议结束的消息，中国物理学会2020/2021秋季会议就此圆满落下帷幕。此前，信息组的同事们收集到的消息是，通过蔻享学术平台收看此次会议开幕式和分会报告的人次累计超过了25万，远远超过了大家的预期。此时此刻，伴随着内心尚未平复的激动，我想在这个夜晚写下自己这两年来参与会议筹备过程中的点滴感受。
在大连理工大学举办中国物理学会2018秋季会议期间，兰州大学获得了中国物理学会2020年秋季会议的承办权。得知这个好消息，当时的我除了开心之外，并不知道后面会议筹备重任会落到自己身上。2019年9月19日，中国物理学会2019年秋季会议在郑州大学开幕（以下简称“郑州会议”）。作为学院班子成员，我与同事们一道参加并全程观摩了这次会议。我也作为“粒子物理、场论和宇宙学”分会的特邀报告人在分会上做了报告。就在观摩会议期间，罗洪刚院长召开了一次会议，与大家讨论商定，将会议的筹备工作交由我来负责。我当时因为有事并未参加当晚的会议，后来得知这个决定，只能抱着试一试的态度领下这一任务。从2009年我到兰州大学工作以来，自己亲手举办过大大小小的许多次会议，办会经验还算丰富。但是，面对将要举办的5000人规模的大会（郑州会议的参会人数），我内心还是很有压力。
随着郑州会议的结束，我们的筹备工作也开始提上日程。我记得在学院筹备组的工作会议上，罗洪刚院长叮嘱大家一定要配合我开展工作，也让我放开手脚大胆工作。正是在大家的充分信任和支持下，我与同事们一道展开会议的前期筹备工作，初步确定了筹备组的组织架构，筹备工作开始稳步推进。
2020年1月7日，中国物理学会副秘书长王进萍老师来到兰州大学考察中国物理学会2020秋季会议的准备工作，依次参观了学校体育馆、逸夫科学馆、大学生活动中心、杏林楼及学生食堂。随后，又一同前往甘肃国际会展中心，对会展中心的会议室也进行了全面考察。在对兰州大学校区会场情况与甘肃国际会展中心会场情况进行了综合比较后，我们选定兰州大学城关校区为2020年秋季会议会场，主会场定在城关校区新体育馆，分会场定在医学校区杏林楼各阶梯教室及大学生活动中心礼堂。这是我第一次和王进萍老师接触，她的干练给我留下了深刻印象。
就在2020年春节期间，新冠肺炎疫情爆发，原本以为疫情会如2003年的SARS非典疫情那样在短时间内结束。哪曾想，新冠肺炎疫情在会议的筹备过程中如影相随，最终导致会议筹备工作的一波三折。
会议筹备启动又被放下，“中美物理学会物理教育专题研讨会”成功举办
南京疫情爆发导致会议被迫再次改期
接下来，中国物理学会2020/2021秋季会议的筹备工作又进入到一个新的周期。国内时不时爆发的局部新冠疫情仍然给会议的筹备带来了诸多不确定性。秋季会议的筹备工作始终成为了我和同事们魂牵梦绕的事情。我和同事们还有学校和学院的正常工作要开展，同时大家的秋季会议筹备工作的弦还得始终绷着。学院考虑到筹备工作的实际需要，又安排了李星波院长与我一起负责秋季会议筹备工作，星波院长负责后勤保障相关的繁琐工作，而我则可以更多地考虑如何去提升会议的品质。
星波院长有着丰富的行政工作经验，在分析了往届召开的秋季会议的情况后，他建议应该更多地引入信息化手段。这样的变化的确有效地保障了后面会议的顺利举行，也是一次大胆的尝试。我们先后接洽了诸多省内和省外的会务公司，在一次次方案的讨论过程中也坚定了我们采用信息化手段的决心。
在观摩郑州会议的过程中，我们就发现了会议缴费以及开具纸质发票带来的诸多不便。为此，财务组提出通过二维码进行线上缴费并且向参会人员开具电子发票的新模式。由于会议是采用中国物理学会的注册系统，会议注册系统与兰州大学财务系统的对接，包括和支付平台的对接是极其严谨而繁琐的，之前没有先例可循。财务组的马致兰和中国科学院物理所的杨素红老师密切合作，终于实现了会议缴费和开发票环节的完全电子化。随后，我们先后通过举办两次二百多人规模的学术会议来测试和优化缴费和开发票环节。的确，这样信息化手段的引入给秋季会议的筹备工作带来了极大便利。财务组的马致兰仅带领少数志愿者就顺利完成了会议前期涉及3200多人的在线缴费和开具发票工作，期间还涉及一些退费工作。
信息化手段导致的另一个变化是群发短信功能的引入。以往的会议都是通过邮件的方式将会议信息发送给参会代表。星波院长在调研过程中提出，应该有针对性地对参会代表进行信息发送，最终信息组的同事们引入群发短信功能。我想各位参会代表也能够体会到这一变化带来的参会体验的改变。尤其是面对疫情期间的诸多变化，短信群发起到了会议信息即时发送的效果。
会议信息化也体现在分会日程发布的变化。以往的会议手册由于要给出二十多个分会日程的详细介绍而印制厚重且不便携带。我们文宣组的同事们提出印制的会议手册以二维码的方式呈现分会日程，这一变化使得会议手册的印刷不再受制于分会日程的不断更新，同时，分会日程的更新也是即时的。分会日程二维码会出现在包括会议手册、胸牌、会场材料在内的多处地方，参会代表能够很方便地通过手机扫码及时了解会议日程。
会议的信息化还体现在会议注册报道的无纸化。我们注册组的同事们提出基于会议注册系统生成个人二维码，请学院的研究生余航同学开发了一个基于安卓系统的小程序，能够快捷方便地实现会议的注册签到。在测试过程中效果良好。本来大家打算在9月21日会议注册当天在十二个注册点大展身手的，未曾想这次西北爆发的疫情使得这一方式未能如愿实现，还是有些遗憾。但是，我相信这一尝试终将是未来会议的一个趋势。
上面我介绍的这些例子源于我的同事们的创造性工作。我很荣幸与他/她们一道参与秋季会议的筹备，从他/她们身上我也很受启发，学习到了不少新东西。
为了提升秋季会议品质，除了引入上面提到的这些信息化手段之外，一个重要的举措就是要实现“以分会办大会”的目标。按照惯例，21个分会都有中国物理学会指定的分会召集人。在本次会议的筹备中，我们则是指定了有相关学术背景的老师作为21个分会的联络人/负责人。我们也清醒地知道举办这样一个大规模的秋季会议不仅是我所在的物理科学与技术学院的事情，也是兰州大学的事情，更是甘肃省物理学界的事情，所以跳出学院办秋季会议的思路的具体举措就是将五个分会（B:核物理与加速器物理、C:原子分子物理、E:等离子体物理、Q:超快物理、R:高能量密度物理）分别交给兰州大学核科学与技术学院、中国科学院近代物理研究所和西北师范大学物理与电子工程学院来负责。正是在甘肃省物理学界同行的鼎力支持下，21个分会的联络人逐一落实到位。我们在与分会联络人的沟通过程中，要让大家意识到既是会议联络人的角色，也是分会的当地召集人，以他/她们为主来张罗好每个分会，这样大家就有了共识。同事们在分会的筹备过程中尽心尽职。他/她们在与中国物理学会指定的分会召集人充分沟通的前提下，充分发挥了自身的主体作用。为了保证分会的品质，我们增加了邀请的分会报告的数目。这也使得很多分会出现了通过系统提交口头报告的参会人员没法被安排上口头报告的情形，为此我对他们要表示歉意。同时，为了增加分会邀请报告人的荣誉感，我们还会给他/她们发放荣誉证书。
正是通过上述系列举措，分会报告的品质有了显著的提升。也正是由于分会报告组织模式的创新，使得我们在随后面对西北疫情爆发的突发状况时，能够在不到三天的时间里迅速完成线下会议转为线上会议的准备工作，而且保证了每场报告的会议效果。
七月底，南京禄口机场的突发疫情再次使得秋季会议被迫延期。而在整个暑假，为了秋季会议的筹备，我的同事们放弃了假期，一直坚守在工作岗位。在面对这样剧烈变化的时候，大家工作中出现了迷茫，这是一种当你努力的目标突然消失后你却依然要前行的迷茫和焦虑，工作压力剧增。期间，我和星波院长、洪刚院长和吴国军书记多次讨论，大家相互鼓励，出主意想办法。面对这个困难，我们明确了一点，各工作小组的工作仍然照常推进，并且需要抓紧确定下一个会议窗口期。
当时，我们依然坚持秋季会议按照线下方式来举行，毕竟中国物理学界的这一盛会已停滞两年了，大家太需要来一场线下的交流。为了避免与国内的学术会议“撞车”并考虑到兰州的气候特点，最终我们确定10月22-24日作为秋季会议的举办窗口期。秋季会议各筹备小组迅速调整工作状态，按照这个会期，全力以赴开始会议筹备的各项工作。同事们热情空前高涨，大家都希望通过自己的努力来呈现一场精彩的秋季会议。之前遇到的突发疫情也使得我们意识到办会的变数，做了转线上的预案。未曾想，接下来的西北疫情的爆发会使得“预案变方案”。
尽管会期已定，但是此时我和星波院长的内心是焦灼的。虽然南京禄口机场的突发疫情和随后出现的福建疫情都已得到有效控制，但是此时甘肃省和兰州市的疫情管控还没有做调整。按照疫情的属地化管理的要求，还是禁止举办秋季会议这种千人规模的大型会议。我们先后多次向学校防疫办做了汇报和沟通，但是面对这样大规模的会议，学校也是两难。学校需要正常的学术交流活动，但是疫情发展的不确定性太大。最终，学校召开防疫工作会议，对秋季会议进行了专题研究，在做好属地报备和满足各项疫情防控要求的前提下，支持举办秋季会议。此时，正当悬着的心要落地的时候，我们才发现10月22-24日期间的秋季会议要占用的杏林楼所涉及的本科生和研究生教学调课事宜已迫在眉睫。好在全校各部门的大力支持和配合下，这一问题也得到了解决。10月8日的下午，我收到了城关区新型冠状病毒肺炎疫情联防联控领导小组办公室的来电，告知我去领取对即将举办的秋季会议防疫工作的指导意见的函。当时，得知这一消息的我是如此的开心，前期的阴霾一扫而空。这样的好消息也迅速传遍各工作小组，大家的热情是空前高涨。
借此机会，我想把我看到的和感受到的一些筹备工作小组当时的状态记录下来：
1. 此时，信息组的同事们正在密切关注着注册和缴费人数的变化。要知道，由于疫情防控的要求，学校对于此次秋季会议的参会人数有限制。星波院长通过与学校防疫办的沟通，大家对参会人数规模限制在2000人达成了默契。从9月30日通过短信通知发送新的会期那天算起，在短短的半个月的时间里，注册和缴费人数不断攀升。每天傍晚，信息组杜艳芳都会在筹备组微信群中通报当天的注册人数。我们当时的心情是复杂的，看着每天不断增长的注册人数，在感受到大家参会热情的同时，也在为缴费人数突破学校的要求不断考虑应对方案。最终在10月14日的注册截止时间，注册人数突破六千人，实际缴费人数到达3252人。
2. 此时，文宣组的同事们除了开展日常的秋季会议分会邀请报告宣传的公众号排版工作外，正在为会议物料进行准备。她们的工作贯彻了整个会议的始终。这些物料的准备工作是非常繁琐的，内容涉及会议手册、会场横幅和展板、手提袋的设计等方方面面。就拿文宣组主导设计的会议手提袋来说，选取今年获第五届中国出版政府奖的《段一士手稿》中的内容为素材。通过这样一件设计精美的会议手提袋，能够让参会代表感受到学院的文化。为了给参会代表准备一个纪念品，大家集思广益，最终商定制作一款可做摆件的明信片。由于文宣组暂缺人手，我的同事王雄飞放下手头科研工作加入其中，在明信片的设计方面精益求精。
3. 此时，注册组也在为保障21日会议注册的顺利进行，带着志愿者做预演。为了能够亲身感受会议开幕式，瞿磊21日晚还专门跑来睡在了办公室，结果办公室同事参加完开幕式回到办公室后，发现他还没有醒来。同事告诉我，为了保障会议，一个月以来瞿磊不知有多少个夜晚睡在了办公室。
10月14日傍晚，我给洪刚院长发了一个微信：“这次同事们的工作热情让人感动：李云鹏孩子刚刚出生，没几天就回到工作岗位。李勇母亲脑溢血住院，她一直坚守阵地。康瑶挺个大肚子坚持推动文宣组的工作，压力大结果昨晚失眠严重。王雄飞放下手头的科研工作投入到文创的设计。还有好些同事就是螺丝钉，哪里需要就往哪里补位。” 当我们面对这群可爱的同事，怎能不感动！
10月17日上午11时，中国物理学会2020/2021秋季会议筹备组的动员大会在城关校区的大学生活动中心举行。参与秋季会议筹备的老师和志愿者共计500多人参加了隆重而简朴的大会，会上洪刚院长和国军书记发表了热情洋溢的动员讲话，相约会议结束后召开表彰大会。会议筹备工作进入到了倒计时阶段。
西北爆发的疫情导致会议改为线上
就在动员大会举行后的第二天，10月18日，西安发现两例途径甘肃省嘉峪关市的核酸检测阳性游客，气氛一下子紧张起来。先后经历过两次疫情导致秋季会议改期的我，感觉到了一丝的不安，内心也在祈祷这次事件不要影响秋季会议的举办，并请负责疫情防控的任君亮密切关注疫情的动态。下午，我们筹备组召开了秋季会议前的最后一次协调会，就各工作小组的工作做了最后的梳理和布置。后来，我给星波院长说，当晚我睡得挺踏实，我知道会议筹备工作就绪了。
显然这次幸运女神还是没有眷顾我们，19日上午收到消息，兰州市发现核酸检测阳性人员，气氛骤然紧张。早上九点，按照先前的约定，我们要在理工楼1226会议室召开各分会负责人的线上会议。由于设备故障，这次会议变成了筹备组的一次临时会议。同时，学校的防疫工作会议也在召开。期间，严纯华校长给我发了一条微信：“中国物理学会2020/2021秋季会议因疫情防控要求，必须要应变了。请做好善后事宜”。我回复严校长：“我们做了转成线上的预案，目前正在开展工作”。在筹备组临时会议上，我们做出了秋季会议转为线上如期举行的决定，并将这一决定与中国物理学会做了沟通。此时，参会代表在通过各种渠道打探秋季会议的消息。在同事们的努力下，会议转为线上并如期举行的消息在中午发布在了秋季会议网站，并通过短信发送给参会代表。
19日当天的天气也很应景，天阴沉沉地下着小雨。相信，此刻我的同事们和我一样，正在经历极为艰难的一天。我们需要迅速调整，在短短不到3天的时间里，完成秋季会议转为线上的准备工作。下午，我们紧急召开了一次各分会负责人的线上腾讯会议，传达了上午会议的精神，请大家迅速调整状态，开展秋季会议转为线上举行的准备工作，涉及腾讯会议室的预订、通知报告人、会议日程的调整等诸多事项。对于很多老师而言，以线上的方式组织会议是陌生的。对老师和志愿者的培训工作迫在眉睫，鉴于王雄飞有过组织和参加线上会议的丰富经验，他被临时抽调来给大家做培训工作，解答大家的问题，保障线上会议的进行。信息组的杜艳芳也被抽调进来，保障分会。此时，星波院长正带领同事们奋战在大会开幕式的会场搭建和保障上，这是会议的另外一条主线。19日的晚上，我通过微信朋友圈发了一条消息：“尽管今天兰州下了点‘小雨’，但是小雨过后一定会阳光明媚”。我想通过这条消息给我的同事们打打气！
尽管经历了19日的变故，隔天的我们仍然需要全力投入到线上会议的保障中去，大会和分会的保障工作有序展开。会议筹备的两年中培养起来的团队默契开始发挥作用，星波院长负责大会的事宜，我负责分会的事宜。下午进行线上会议培训工作，我们的分会负责老师们悉数参加、充分讨论，这足以反映大家对会议筹备工作的高度责任感。21日，大会的保障工作就绪，下午进行了会议的彩排。分会负责人也相继报告各自负责的分会工作就绪。
10月22日上午，大家期盼已久的中国物理学会2020/2021秋季会议大会以线上的方式如期举行。借用510所的翟浩老师对会议开幕式的评价：“今天听了几个报告。罗院长主持得非常精彩。严校长谈到了物理和化学交叉的互相驱动以及物质科学。张杰院士解释了物理学会秋季会议的情况以及会议的包容性和国际化。赵红卫院士主持的非常从容。虽然疫情迫使会议在线上召开，但也有了通过视频向院士们学习的机会。参加这样的会议不仅对搞基础研究有益，也有益于技术研发等。如果用两个词概括一下这个会议，还是‘前沿&交叉’”。”大会开幕式的顺利举行，让大家高悬的心落了下来。接下来就看21个分会的表现了。
22日下午，液晶分会和等离子体物理分会率先通过腾讯会议线上举行，蔻享同步直播会议。从23日早上八点整，粒子物理、场论和宇宙学分会开始线上报告。随后，其它二十个分会相继有序展开。期间，通过蔻享观看会议的点击量不断攀升。一天下来，21个分会有序进行，分会负责老师和志愿者们的表现让人可圈可点，也让我们有了底气。一切如常，24号各分会也进行得异常顺利。在会议进入尾声的时候，也就有了本文开始时讲述的场景。
会议进行期间，的确印证了星波院长早先的一番话：“真到会议召开了，咱俩就仅是处理些小问题了，这就说明会议办妥了”。一场为之奋斗了两年的中国物理学会秋季会议终于落下了，高悬的心也终于可以放下。
此刻的我们正在亲身经历新一波疫情的爆发，目前兰州已完成了两轮核酸检验。秋季会议的筹备工作已让我无暇顾及疫情的凶险。尽管正在经历风雨，但是我始终坚信会见彩虹。此刻的我，也要感谢所有以线上方式参加此次秋季会议的国内外参会代表，是你们给大家带来了一场场精彩的报告。此刻的我，要感谢中国物理学会和组委会的各位老师们对于会议筹备给予的全程指导和帮助。此刻的我，更应该夸夸我们参与秋季会议筹备工作的各位同事和志愿者们，正是你们的付出，让大家有了一次别样的中国物理学会秋季会议参会体验。此刻的我，终于可以将秋季会议的工作轻松放下，划上句号，回归正常的生活和科研工作。此刻的我，也想起了李政道先生说过的一句话：Life is interesting。
会前，我和星波院长有个约定，明年结伴去参加中国物理学会2022秋季会议。南方科技大学的同事们，你们准备好了吗？
2021年10月25日晚
完稿于兰州大学二分部家中
作者简介
刘翔，兰州大学教授、物理科学与技术学院副院长、国家杰出青年科学基金获得者，主要从事高能物理唯象学的研究，特别是在强子物理研究领域开展了深入的研究工作，曾获中国青年科技奖和教育部自然科学一等奖（第一完成人），主讲的《粒子物理》课程入选首批国家级一流本科课程。为满足更多科研工作者的需求，蔻享平台开通了各科研领域的微信交流群。进群请添加微信18019902656（备注您的科研方向）小编拉您入群哟！
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