5分钟做完一万封函证：“多对一”邮件合并的高级用法｜Dirty Work互助

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本文共计约3800个字，建议阅读时间15分钟。

前 言 

看到标题中的“邮件合并”，大家容易被这个名字劝退，以为只有处理邮件才用得上这个功能，其实不然。“邮件合并”应用的核心场景是一个固定模板（word形式）+ 批量待填写的类似数据（表格形式）。办公中的很多场景，例如：制作通知单、催缴单、询证函、签订合同等，都可以用邮件合并功能批量完成。今天，我们将学习如何将这个功能应用在制作封函证上。

#01 简单的“一对一”邮件合并

邮件合并是Office Word软件中一种可以批量处理的功能。一个Word包括所有文件共有内容的主文档（模板）和一个包括变化信息的数据源Excel（具体数据），使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息，合成后的文件用户可以保存为Word文档， 可以打印出来，也可以邮件形式发送。

今天我们的重点不是简单的邮件合并，因此这一部分的讲解会比较简略，下以电费催缴单制作为例给大家做一个示范。
我们假设物业公司有已经制作好的通知单模板，需要把欠缴电费的用户数据录入到Word中。

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首先，我们需要打开Word中的【邮件合并分布向导】：菜单栏>邮件>开始邮件合并>邮件合并分步向导。

然后，结合下方的文字，跟紧动图教程：

• 第一步，点击开始文档。

• 第二步，选择使用当前文档。

• 第三步，使用现有数据，点击“浏览"，选择数据源，根据需要对数据进行筛选或者排序。

• 第四步，在对应位置插入数据（插入的这个数据在邮件合并中叫做域，在下一节中我们会详细展开）。

• 第五步，进行预览。

• 第六步，完成合并，选择输出方式，这里一般选择编辑单个信函。

我的电脑是Mac怎么办？
Mac由于没有邮件合并分步向导，第一步需要在【开始邮件合并】下拉菜单下选择【信函】，第二步【选择收件人】下拉菜单下选择【使用现有列表】选择excel数据源，其他的步骤都同上。
看到这里是不是跃跃欲试想实战演练了？但此时尝试开始制作封函证，你就会发现新的问题出现了，以下方的询证函为例：

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交易期间这栏出现了问题，我们希望呈现的效果应该是A公司对应2019，2020两个交易期间，而不是2019这个交易期间被重复了三次。

造成这一现象的原因是因为邮件合并读取excel数据是一条一条读取的，即在生成的一封询证函里，填写的数据都是同一行的，这就是“一对一”的意思，一行数据对应一个word。而我们做函证预想的结果是，多行excel数据对应一封函证，这也就是我们后续要介绍的“多对一”教程涉及的内容。
市面上的教程都是简单的一对一合并，应用场景都不够广泛，案牍AutoDocs作为自动化解决团队，当然要分享一些更高级的应用啦~

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采用邮件合并的思路依然可以解决这个问题，我们需要做的就是修改读取数据的条件，简单来说就是告诉计算机：
在特定条件下先暂停，读取excel的下一行数据，然后再新建Word文档。
在了解更高级的使用方法之前，我们需要我们先来了解一下什么是域以及如何操作域。

#02 你了解什么是“域”吗？

域，是指嵌入到Word文档中自动插入文字、图形等特定内容，或自动完成某些复杂功能的特殊代码。Word域相当于Excel中的函数，正确使用域，可以大幅减轻日常工作量，并降低错误几率。

在刚刚的例子中，我们执行第四步插入数据后，得到的是有两个小尖角括号的数据名称。

这两个小尖角是具有其特殊含义的。使用鼠标双击它，可以看到“用户”两字被两重阴影标灰了。此时按下Shift+F9，可以看到一对花括号、一个英文单词和带半角双引号的“用户”两字。

显示变成了{ MERGEFIELD "用户" }，这就是域的本体，再次选中域，再按一次Shift+F9，域又变回了设定的“用户”二字（Mac是按“fn+Option+F9”）。域的组成就是一对花括号+英文名+中文名。花括号是域标记，英文名是域名，中文名是其他元素。
域不仅可以链接Excel的数据，还可以充当Word里Excel函数的作用。Word里的表格实际上也是可以像Excel那样进行运算的，而这个功能就是被放在了“域”里面。域运算的公式名：{ = 公式名(对象)  }举个例子：会计需要统计本月原材料剩余的期末数，在这个表格里期末数=期初数+本月购进-本月支出，可能有朋友会这样写=100+200-50。

这个时候我们只需要多一步操作就可以完成运算了：选中，按住Ctrl+F9生成了一对花括号，再按F9刷新数据（一定要按哦），再按Shift+F9显示域运算值。

仅仅做加减乘除并不是功能的全部，像excel那样可以直接拖动区域加减乘除的操作也是可以实现的。域运算有一定的结构：{ =公式名(对象) }再加上求和的英文名SUM，写作 =sum(A3:C3)
再来一遍操作：Ctrl+F9 > F9 > Shift+F9

这下再也不怕在一大堆表格中修个一个小数据了，直接Ctrl+A全选文档再按F9更新数据，Shift+F9还原显示就三键搞定啦~
需要注意的是：手动输入的花括号是不能识别的，这里的花括号一定要用Ctrl+F9生成。除此之外，还要注意刷新数据，刚生成域的时候，域是没有进行运算的，必须要按F9刷新数据才能得到结果。
word域提供了很多运算公式，SUM，AVERAGE，COUNT都是常用的函数，有兴趣的同学可以参考官方的文档，这里我们给大家整理了三个与域有关的快捷键。

快捷键	功能
Ctrl+F9	插入域
F9	更新域
Shift+F9	显示或隐藏域

现在，让我们进入今天的正题，用邮件合并功能生成多对一的函证。

#03 高级的“多对一”邮件合并

友情提示：这一块内容学起来难度较大，我们采用的教学方式是先把“答案”公布，但讲解顺序是按照原思维步骤来的。先公布答案，没有时间的同学可以立马出成果，有时间和想法的同学可以细细阅读慢慢打磨体会域代码的魅力。同时，域代码标准是英文全大写，因此下文会有一定的阅读障碍，做好心理准备。
在第一部分我们也提到了，想要做一份多行数据对应一封文档的邮件合并，需要设置数据读取条件。点击菜单栏的邮件，在编写和插入域模块有一个【规则】下拉菜单，Word为我们内置的邮件合并跳过条件都放在了这里。

那么先让我们来看这里的域代码。在解读域代码之前我先在excel里面构造了一列辅助列，注意这里的公式。下方第二张图是域代码，对代码的解释在最下方。

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Excel表格中，辅助列相当于一个开关：当下一行的公司是上一行相同的公司时，开关打开，接着读取；当下一行的公司不是上一行相同的公司时，开关关闭，切换下一张Word页面。我们用1代表开，0代表关。
同时这里能想到的自然是用NEXTIF域：【如果……就……】如果开关是打开着的，就继续读取下一条数据。但NEXTIF域比较特殊，它是当条件成就时excel将会读取下一条记录，但对word显示下一条记录又是另一个命令，可以理解为邮件合并将“链接下一条记录”命令拆成了两个命令：下一条+链接。因此这里NEXTIF之后，我们仍需手动加上链接命令，即MERGEFIELD域，但特殊的是这里应该还有一个IF域。
如果我们仅仅是在NEXTIF域命令之后加一个MERGEFIELD域命令，那么当NEXTIF条件不成就的时候是什么情况呢？【下一条+链接……下一条的条件不成就……】那就只剩下了“链接”的命令，也就是说无论有没有跳到下一行数据，能不能跳到下一行数据，都会Word表格第二行都会有一个“会计年度”的链接数值。

那么这里不对，当已经读取到某公司的最后一条记录时，下一行的显示应该为空，而不是再次重复。当NEXTIF条件不成就时，显示为空。根据IF域规则，{ IF 判断条件 为真返回值 为假返回值 },那么就是：{ IF { MERGEFIELD 辅助列 } = 1 { MERGEFIELD 辅助列 } "" }
其实写到这里已经非常不容易了，初学者第一次写的时候这里极易出错：这个IF域代码在NEXTIF条件不成就的情况下显示的结果是正确的，但是在NEXTIF条件成就时又出现了新的问题了。
因为我们在前面有一个NEXTIF，也就是说这里IF域用的辅助列的值，已经是NEXT到下一行辅助列单元格的值了，那么对A公司这种第一条数据辅助列为1，第二条数据辅助列为0的情况，NEXTIF关通过了，但IF这一关，对不起，为0，那么将显示空值。
因此在这里我们要再构建一个中间变量存储NEXTIF成功之前的辅助列的值，并且还要放置在NEXTIF域之前。这时，使用SET域，设置标签。SET域的规则是：{ SET 标签名称 标签值 }
如上图所示，{ SET A  {MERGEFIELD 辅助列}  }表示新建一个名为“A”的书签，且A的值为excel文件中辅助列的值，也就是开关。同时将IF域中判断条件的{ MERGEFIELD 辅助列 }修改为A标签。
完整演示如下：

至此，我们已经完成了所有步骤~快按下F9和Alt+F9并点击完成邮件合并保存文件吧~

#04 案牍Autodocs给你提供另外一种解决方案

强大的office中有很多高级功能，本篇文章就是通过介绍“邮件合并”功能帮助大家实现批量生成文件的目标。但是它的缺陷可能在于学习门槛相对较高，一整套完整的教程跟下来有没有真正弄懂是一回事，有这些学习的时间可能还不如直接沿用传统的工作方式。因此，案牍AutoDocs的文档自动化提供了一种更好的解决方案，无需写代码也可以高效完成这些文件制作工作。

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