「二级档案」杨春霞：时间管理，不是先有空余时间再往里面塞“东西”
正式开始前，先算一笔时间账：
如图，经过一周的时间观察与统计，我发现自己其实并没有自以为的那般“忙碌”，所拥有的自由支配时间是充裕的，关键看我们用这些时间来做什么，是用于学习提升自己的专业、外出旅行放松身心、发展自己的兴趣，还是玩手机刷视频……利用好这部分时间，生活将会变得丰富多彩，我们也将创造出自己想要的生活。
值得一提的是，不是先有了空余时间，我们才计划要做什么，而是我们要先计划我们想要/构建什么样的生活，然后去规划与调配好时间来达成我们的期望。
这也提醒我们，无论在工作或是在生活中，我们都需要想清楚我们想要的、想达成的是什么，为了达成目标我们需要做什么优先事项，然后将宝贵的时间用在重要的事情上。改变对时间的认知，也有助于我们戒掉“手机成瘾”，变得更自律。
那么，什么是时间呢？
重新定义时间：客观时间与主观时间
在《高效的时间管理，为什么会成为痛苦的根源》一书中，时间被划分为两个维度：
代表着效率的客观时间更加看重时间带来的产出和可量化的利益，设定严密、苛刻的时间管理计划，把工作视为一项项需要在规定时间内完成的任务，这样的高压式、微观式时间管理会让人喘不过气。
代表着效能的主观时间则更加看重事件的意义，我们会更加有活力地去规划与分配我们的时间，因为做有意义的事往往使人产生心流，即专注当下，尽情地体验与投入，而忘记了时间的流逝，这是一种美妙的、愉悦的体验，赋予了时间意义。
注重时间的效能，而后是效率，这才是高效时间管理的重点。
比如，完成一份项目策划，A同事用2个小时就完成了，B同事用了一天才完成，如果只看效率，那是A同事高，但是对于这件事而言，这并不是重点，策划的质量才是关键。
A同事为了效率完全根据自己的想法来写策划；而B同事则召集相关人员一起开会，群策群力并最终完成了撰稿。两份策划相比下，B同事的策划更具特色与创新，考虑得较为周全，并且因与团队成员达成共识，在后续推进起来会更加顺畅，因为这是大家都认同的方案。所以，从效能来讲，B同事的工作效能更高，所做的工作、花费的时间更加有意义。
衡量时间的价值与工作的效能，重点不在于时间的长短，而在于单位时间创造了多大的价值。这对我的启发是：组织管理者在对员工进行绩效考核时，需要注重“效率+效能”的绩效评价，且效能的权重应高于效率的权重。这样避免员工过于追求效率，而忽略了去追寻意义、成果。只有赋予了工作意义，员工才会收获成就感、满足感，也会更愿意以更大地热情投入到工作中，这样的工作才是有意义地、可持续的、充满活力的工作状态。
时间管理（GTD——get things done）：落脚点在于使对应时间段内需优先处理的事项得到落实
如何做到有效的时间管理，使时间花在优先事项上，从而提升工作效率，有5个核心步骤：收集与记录——对工作进行分类——进行计划——坚决执行——回顾，形成一个闭环。
每个步骤内，都可以借助相关的方法和工具，来使我们把有限的时间高效用到处理优先事项上。简而言之，合理评估与计划好每天要做的事，确定后就坚决、专注地去执行。
有时我们一天当中要处理的优先事项不仅一个，但是这并不代表着我们要同一个时间去处理多个工作，这样的话反而会效率低，最终导致所有事都处理不好。每天的优先事项如果是多个时，在这一天中也需要有排序，具体可参照四象限法则。
关于工作上如何进行项目时间管理，我的方法是渐进式计划：
1、制定年工作计划。通过假设“是哪3-5件事使这一年的自己在工作上变得杰出”这样的思路来制定一年的工作计划。
2、 每月制定月计划。根据年计划，每月月初运用时间管理工具（如365日历等）安排月行程表，确定每月要完成的重要工作。在制定时需运用四象限法则对事项进行优先次序排序，并将日历对与自己工作有相关性的伙伴进行开放，以便其及时了解我的工作计划，促进双方的工作进度互通。
3、每周制定执行计划并进行检查与及时跟新。每周五抽出0.5-1小时的时间，对本周的时间管理与工作完成情况进行简单复盘，并对下一周的行程安排进行确认与更新。
时间管理是一个“活”的过程，我们的计划也会跟随实际情况而在变动，这就需要我们及时更新日程安排。而且我们在做计划的时候想到的工作也不一定是全面的，当有其它事项需增加时，就要及时通过时间管理工具进行记录。
4、确定每日工作事项。在每周工作计划的基础上，根据三只青蛙理论，每天睡前或下班前，通过时间管理工具确定好第二天要处理的3个优先事项，第二天开始时就立即着手跟进这3个优先事项。
在工作的实施过程中，可以运用番茄工作法，为自己设定番茄时间，保证在番茄时间内可以专注高效地处理工作。
日常的工作往往多且杂，也因为网络时代对社交媒体的运用（邮件、微信等）导致我们很容易被打断，这就需要我们在工作中安排固定的时间段来获取与回复社交媒体上的信息，以免工作时被频频打断，大大降低工作效率。比如每天上班的前半小时用于查看与回复邮件；每天的上午11点、下午3点、5点查收社交软件上（微信、钉钉等）的工作信息。
脑洞大开：从客观时间与主观时间看公益服务成果
客观时间，就像是项目中的产出（服务开展多少次、受益多少人等），而主观时间，就像是项目中的成效或者效能，包括服务对象（人、社区、组织等）发生了什么改变、改变程度的大小、项目的影响力、项目利益相关方在项目中的体验与评价、项目人员在项目中的成长等。
客观时间让我们从量的角度看到了项目的基本受益面，而主观时间却让我们看到项目的价值所在，所以一个项目的成果到底是什么，需要“客观时间+主观时间”来综合衡量，这样会更加的全面。
在项目的管理中，“客观时间+主观时间”需要做一个平衡，这个平衡的度在于公益机构与资助方最后达成的共识。既要有与资金匹配的产出（产出不能过高，过高会导致工作量太大，为了完成指标往往会忽略服务品质；产出也不能过低，过低的产出，无法带来成效的发生，所谓量变引起质变），更要有衡量资金价值的质量（成效）。两者并不冲突，是因果关系，有产出从而带来了成效。成效也是衡量产出是否有价值的核心因素。
写在最后
在时间管理上，不管是工作还是生活，真的需要因人而异，需要我们去觉知，觉知什么对我来说是有意义的？觉知自己当下的状态怎么样？
因为每个人所追寻的人生目标、每个人的工作性质和状态、能力等都是不一样的，这也就意味着面对同一个事件，大家会在时间管理上做出不同的选择。
只要知道当下什么对我来说是最有意义的，那就值得投入时间，勇敢地去做出选择吧！这样的话，我们的生活和工作会发生一些改变，即使有一些事还是跟以前一样，但我们的看法改变了，我们试着从每件事中去寻找到价值，做什么事没有那么着急了，心态变得轻松了，而且在追寻意义的过程中更容易实现自我的价值，使自己对工作、对生活更加充满期待！（完）
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关于汉达PMD发展 广州市汉达社会工作服务中心（简称汉达）于2012年注册成立，是致力于为公益人提供支持的能力建设机构。广州市AAAA级社会组织、百强社会工作服务机构，具备广东省政府购买服务职能转移资格。 汉达业务涵盖专业项目评估、社会组织及项目管理咨询、行业能力建设（发展领域项目管理培训及认证考试PMD、各类项目管理知识培训、社会组织战略规划）、项目服务研究（行业发展研究、政府政策研究）四个板块。核心服务覆盖范围在广东省各地，近年来通过研究成果及线上服务逐步覆盖全国，至今已服务覆盖近千个社会服务项目，万余名公益服务从业人员。曾出版《用项目管理释放社工的力量——一本给社工的项目管理工具书》，并印发《关于高效项目管理实践80问》、《财务的力量——关于非营利社会组织财务管理的108问》等书。 2020年11月，汉达正式成为PM4NGOs课程训练的合作伙伴，引入PMD(国际公益项目管理)的系统培训和认证考试。以PMD发展为平台，开展国内地区Project DPro（又称PMD Pro，发展领域项目管理专业）培训和认证考试。PMD发展使命：致力于推广全面、专业的公益项目管理体系，促进本土化应用与发展，实现公益效能最大化。PMD发展理念：让项目管理有据可循 让公益成效明晰可见