【假期系列】催单的英文邮件怎么写？抓住放假前的最后机会
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年底将至！怎么向国外客户开口催单？附话术模板
年底将至！对于外贸人来说，这是一个重要的订单冲刺时机。那么，怎么向国外客户开口催单？
01
掌握客户不下单的原因
1.观望和犹豫
这种比较难搞，因为客户本身需求不够强烈，可谓不是“刚需”。
对于这种客户，不要抱太大希望，可划分到有潜在的业务需求的客户群体里，隔三差五通过邮件发送一些新款产品信息。或者发送又有哪些客户成交了，而且生意不错，让客户看到“钱景”，以此打动客户，促成成交。
关于这个知识点，可以衍生回顾学习怎么更好的管理不同质量的客户以及如何跟进应对：
1）.学会销售机会的管理才能不让订单溜走。
-详情参考如下：
俗话说的好，一鸟在手胜过二鸟在林，而外贸业务员也需要学会管理销售机会，学会精力分配，把精力重点放在那些快到手的订单上。
我常说，如果把客户沟通中的邮件比作足球，一个业务员能不断把客户踢过来的球踢回去，没什么难度，只要每天清空收件箱，不要产生积压就行了。
难在球踢给客户了，还能让他踢回来，尤其是在你很忙，而客户脚上的球又很多。这个时候，你还能把球要回来吗？
热衷开发，却不精于追踪。我以前也经常犯这样的错误，就是因为球在自己脚下的时候知道如何处理，但不在自己脚下的时候很容易就“忘记”。
柯维用紧急和重要二个维度将任务分成四个区间，我们往往对于紧急的事情给予足够的重视，即便可能有些并不那么重要。对于客户，我们又何尝不是如此呢？
往往把时间花在清空收件箱了，尽管有的邮件并不那么重要。而一些特别重要的机会线索，因为我们邮件发出去了，客户没有回复，我们很容易“忘记”了。
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金字塔式外贸销售机会
按客户的不同阶段，我们可以将客户划分成为：潜在客户（cold prospect)、询盘客户、机会客户、PI客户、成交客户。
我们用一个Excel表来管理这些机会，开始业务员很不适应，觉得麻烦。后来，我给他们解释清楚，这些就是让这些目标客户一旦进入你的视线，就逃脱不掉了，这个往往是一个金子塔形的结构，想想需要多少个潜在客户才能开发一个询盘客户，然后又有多少个询盘的客户告诉你说：“我想订货”？然后这些客户里又有多少能最终谈得差不多，把PI签了的，即便PI签了后，又是否100%都付款执行呢？
我告诉业务员，金字塔越顶部的客户价值越高，成功概率越高，所以我们的工作都要自上而下来做。
先看看在手订单客户及老客户的维护，然后是签了PI还没有付款的客户，接着是说最近要订货的客户，再是最近询价的客户，最后是开发新的客户。
同时，从业务员的Excel表格管理和金子塔的结构，我就能发现很多问题。
比如有的人cold prospect发的很多，询盘很多，但PI很少，就说明这个业务员在开发上投入的精力比较大，但在后续追踪方面，似乎有些不足。
相反，有的人的PI和机会都很多，但询盘反而很少，呈现一个倒三角的形状。这个时候，业务员就要警觉，必须加大开发力度了，否则金子塔上面的机会转换完了，老本啃完了，后劲就不足了，此时业务员需要加大开发的力度，保持后劲。
从这个金子塔的斜率，也能够很快分析出来业务员的转换率。
比如有的业务员的询盘转换率很不错，但到了机会阶段转换为PI就比较低。可能说明业务员的前期开发工作做得不错，可谈判的能力不足，或者在竞争环境下的成交能力需要加强，可以进行针对性的指导。
即便是签订了PI的客户，不同的业务员的最终付款比率也是不一样的。有的业务员甚至可能达到100%，而也有的业务员可能只有50%。经过分析发现，这些业务员有一些过度推销的坏毛病，或者是不自信，在客户签订了PI之后，还给客户推销，说些不该说的话，或者说了一些消极暗示的话，让客户丧失了信心或者信任。
而成交比率比较好的销售往往是那些内心积极，乐观向上，待人热情，总是把事情往好的方向想的业务员，即便有时他们的英文水平一般。这非常符合我常说的：最好的成交技巧就是“默认成交”，就是你总认为客户是要定货的，所以你处处都是积极的暗示。
2.价格因素
价格是生意中的一个重要因素，客户总是希望价格能便宜一些，这样他们也能有更多的利润可赚。
如果客户跟进很久，确实认为价格高，而我们的产品还有价格调整的空间。那么我们可以告诉他，现在春节将至，产品有优惠，让客户看到难得的降价机会。
但假设确实没有降价空间，可以和客户说明，现在海运费用高，价格确实降不下来。而且因为人工、原材料等成本增加，以及汇率变动，价格可能还会增长，现在成交算是相对低价了，越早成交越好。
关于这个知识点，可以衍生回顾学习在首次报价阶段以及在价格谈判过程中值得借鉴的思维和技巧：1.我给客户报价时会用到的方法和技巧总结。2.报价后客户回复价格太高的应对思路和方法。
3.供应商比选
作为采购商，自然会货比三家，不会只咨询你一家，假设客户有采购需求且没有回应，这个时候很可能已经选择他家了。
对于此，我们首先要了解：国外采购商是怎么筛选供应商的？
-详情参考如下：
别以为客户只看价格和质量，他们是有自己的一套对供应商的评级体系的，而所有的评价体系基本都要符合一个基本的原则，就是5R原则，5R原则是采购商也就是我们客户的入门知识，就像我们做外贸也有自己刚入门的必须掌握的知识是一个道理，那么5R都包括什么？
你只有清楚这些，你才能潜意识的站在客户的角度去思考问题，就能把客户越跟越近，最终拿下订单，维护老客户关系也是同理，想客户之所想，急客户之所急。
适时（Right time）适时也就是合适的时间
这里所说的合适的时间，并不是指你的产品要符合季节的需要这么简单，而是指交货的时间要合适，不能太晚也不能太早，如果你过往的交货中总是出现交货延迟或提前的状况，客户肯定会慎重的选择和你合作呢。
因为提前交货可能会造成客户库存的压力，库存是需要一定的成本的，你经常性提前交货，客户便多了一部分不必要的库存预算，所以以后和客户交谈时千万不要以为交货速度快就会赢得客户的好感。但是交货延迟的话会给客户造成一些生产和销售方面的损失，也是客户所不能接受的。所以适时指的是在合适的时间交货，不能太早或太晚。
适质(Right quality)合适的质量
不要以为质量越高客户越喜欢，所有的东西都是有它所针对的受众群体的。我们也会经常遇到客户觉得我们的产品太高端或者质量超出了他们的要求范围而不愿意合作的，一方面是因为质量越高截个相对来说就会越高，另一方面是因为有些产品就是一种消耗品，质量太高，回购的频率就会越低，如果利润不高的话，客户是不会购买的，做生意看中的就是利润。
当然有些客户要的就是最好的质量，所以适质指的就是合适的质量，适合客户要求的质量就是最合适的质量。那么当客户让你推荐产品或对你的产品质量不满意的时候你可以多了解一下客户想要的是什么质量的产品，然后再进行下一步或许会更能抓住客户的心。
适量(Right quantity)就是合适的数量
这个是适时是有一定的关联的，客户考虑订购的产品的数量的时候，如果他们对供应商比较满意的时候，会尽可能订购满足需求的最大的量，因为想用采购数量来获得价格优势，但是他们同样担心大量的订购会给库存带来负担，所以需要我们分批来发货，但分批发货需要长时间的监督和提醒来确保我们准时准量的发货。针对这一点我们可以多用点心，主动为客户考虑，提出好的发货和生产方案，能实时为客户跟踪和监督，为客户省时省力，客户肯定会满意。
适价(Right price)也就是合适的价格
适价是指采购所需的物料，在满足数量、质量、时机的前提条件下，支付最合理的价格。价格永远是采购活动中心的敏感焦点，企业在采购管理中最关键的一点就是采购能节省多少采购资金，所以，客户往往会把相当多的时间和精力放在跟供应商的“砍价”上。
但是我们应该要知道并不是所有的客户都喜欢低价，我们给的价格低了客户肯定会不是很放心。客户在选择供应商的时候是会从多种渠道来获得报价的，货比三家，获得报价后会根据市场的供求关系和物品的和市场的关系来确定符合市场要求的报价，然后对这些价格再进行砍价，以获得最优的价格。
对于客户来说，一个合适的价格往往要经历以下4个环节的努力才能获得：
①多渠道的报价
这不仅要求有渠道的供应商报价，还应要求一些新供应商报价，获得多渠道的报价后，客户就对该物品的市场价格有了一个更清楚的了解，并进行比较。
②比价
俗话说“货比三家”，因为供应商的报价单中所包含的条件往往不同，所以，客户往往会将不同供应商报价中的条件转化一致后在进行比较，这样就能得到真实可信的比较结果。
③议价
经过比价环节后，筛选出价格最适当的供应商进行进一步的深入沟通，这样不仅可以将详细的采购要求传达给供应商，而且可以进一步“杀价”。
④定价
经过上述三个环节后，买卖双方均可接受的价格变作为日后的正式采购价，一般客户会保持2-3个供应商的报价，这2-3个供应商的价格可能相同，也可能不同。
这是他们在价格方面必走的流程，所以我们在报价时都应该不要报出最低价和最高价，因为价格太低可能会被供应商直接认为质量不符合市场或者他们的要求，给供应商一个砍价的空间，空间不要太大也不易过小。当然这个是不适用于印度国家的采购商的，大家都懂的，灵活应用。
适地(Right place)即合适的地点
采购商在选择供应商的时候会考虑供应商的距离，距离近的相应的反应时间会短一些，并且对于标准的制定来说歧义相对来说会小一点。现在对于我们外贸来说也已经不是越近越合适了，地点合不合适和运输还有国际关系以及文化差异等等有了关联，所以采购商是会综合考虑地点的因素的。
总之，作为客户在选择供应商的时候都会问自己四个问题：
1.为什么选这个供应商？
2.为什么是这个价格？
3.如何通过合同管理控制采购风险？
4.如何进行一场双赢的谈判？
客户要问的问题，就是我们要解决的问题，当我们熟知了采购商在选择供应商时最先考虑的5R原则后，无论我们面对的是专业的买家还是非专业的，只要自己足够专业，足够了解买家的心理，你就能成为买家心里的“优先级”。
任何时候，都不要简单的认为那些在开口要折扣，要优惠的客户，就只是关心价格：这才是让客户下单的真正原因？
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努力提升自己的竞争力，竞争力并不单纯的只是价格，更多的时候需要思考：除了低价格以外，你还能给客户提供什么价值？
对于同行竞争还可以通过海关数据查看该采购商的供应商，看看是哪些同行，成交价格怎么样。作为同行，你自然是知道各自的优劣势，这个时候，你向客户推介的时候，就需要突出介绍自己相比其他供应商的优势，以获得商业机会。
4.对产品品质存在疑虑
老外也是一样，总是想选择又便宜又好的。假设你价格高，他会觉得自己成本上升利润减少。而假设你价格低，他又会想是不是“便宜没好货”，对你的产品质量存在疑虑。
这个时候，你就要发送资质证明（符合所在国家/地区的资质证明）、视频佐证（工厂生产过程等）了。这个我们前面也讲过“靠自己”、“靠公司”、“靠他人”，利用能证明你产品资质的材料都用上。要是能有某个业内大客户也采用，那是再好不过的了。
02
如何开口催单？
1.提醒客户即将而至的节假日
Chinese New Year is around the corner ，Since the factory is closed during the holiday，we’ d like to help you plan the time in advance if your order is urgent.
春节将至，工厂在放假期间不工作，如果您的订单紧急的话，我们要提前帮您计划时间。
2.工厂生产需要排单
Busy production is approaching. Kindly inform you that our factory is working at a full capacity.The ealier you place the order, the sooner we can schedule the production plan.
旺季将至，我们生产期已经排得很满。你越早下单，我们才能早排期计划生产。
3.公司促销推广活动
这点要把握好，要根据自身产品附上相关细节，让客户觉得物超所值，而不是反倒成为客户一再压价的话柄。
we wish if we can spare you a few minutes. Here is our super Spring Festival sale.The discount is even up to 30% off.
希望能占用你几分钟时间。这是我们推出的春节促销活动，折扣甚至高达七折。
4.公司清仓/清库存活动
we would like to announce that we will be having a Spring Festival Clearance Sale. We will be offering up to 30% discount on all the items of the attached list starting from [开始日期]to[结束日期].It's on a first come first served basis.
请知悉，这是我们推出的春节清仓活动。附件清单里的所有产品高达7折优惠，先到先得。
5.物流旺季需要排仓
Because of the busy production season, we need to queue for the available shipping space. Please make your decision as soon as possible to avoid further delay.
由于现在是旺季，我们还得预留时间排仓。请尽早做决定，避免进一步延迟。
另重要提醒：早已成为外贸人开发客户重要渠道的领英(LinkedIn)，在中国大陆登录会被强制跳转至更新改版后的领英职场，失去了直接进行搜索客户，添加好友，沟通对话等开发客户必备的功能。很多人因此而手忙脚乱，不知道如何解决应对，甚至是一顿瞎折腾，导致自己的领英(LinkedIn)账号被封。
其实我在第一时间就已经分享了非常详细的应对方法，只要按照步骤去做就可以解决。不要去走弯路，更不要去走错路：外贸社媒运营 | 不要慌！领英Linkedin改版，外贸人如何应对？附解决方案~
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