陆慧菁：不要让时间都“花”在紧急的事情上 | 回顾2020 展望2021

编者按

2020年是个不平凡的年份。无数卫生信息人为抗击疫情提供了强有力的支撑，疫情加速互联网诊疗、互联网医院落地，国家相关政策标准频繁推出，从管理到业务部门的各种需求呼啸而至，医院信息化建设任务空前繁重，新一代医院信息系统产品纷纷亮相。

2021年是“十四五”时期的开局之年。全球疫情短期依然难以平静，太多的不确定性摆在面前。走过跌宕起伏的2020年，展望波澜壮阔的2021年。HIT专家网诚邀医疗信息化同仁分享真知灼见，透过现象看本质，总结问题、经验与规律，对未来医疗信息化的可能走向做出评估、判断和预测。

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广州医科大学附属第二医院  陆慧菁

记得曾经听过一位管理学教授说过一段话：“工作分为四类：紧急且重要的事情、紧急但不重要的事情、不紧急但重要的事情、不紧急也不重要的事情。很多人把时间都放在了紧急的事情上，却没有时间去完成重要的事情。”

回想当年，我觉得自己的确基本处于救火状态，被牵着鼻子往前走，年复一年地做着应急的事情。要提升医院信息科的作用和地位，必须完成重要的工作，时间上的妥善分配非常重要。

2020年，对于我们来说，紧急且重要的事情非新冠疫情防控莫属，数据上报、流行病学史问卷电子化等都是优先级别最高的工作；不紧急但重要的事情，包括三级公立医院绩效考核系统建立、安全等保2.0建设、一站式后勤保障等服务支持平台建设等，这些工作对于提高医疗服务水平、提升服务效能有着重要意义。

又到岁末，我们的2021年计划和“十四五”规划在2020年11月底已经全部完成。在此我想谈一下医院信息科工作的时间划分与时间管理问题。

时间管理的四象限法则

根据时间管理的四象限法则，可以对医院信息科的日常工作进行如下划分。需要说明的是，文中提及的“紧急”与“不紧急”，是依据工作完成的时限要求划分的；“重要”与“不重要”则是相对而言、因地制宜的，可能某些工作对这家医院来说很重要，对另一家医院而言则不属于重点工作的范畴了。

1.紧急且重要的工作：说来就来，限时完成。时间占比10%-20%。

主要针对一些突发事件，如新冠疫情的数据上报，需要配合进行系统改造；国家政策文件要求的系统改造（如：医保系统切换）等。必须预留资源，保障此类工作准时完成。此类工作常态化后即可转入常规性工作，不再占用紧急资源。

2.不紧急但重要的工作：计划内的大项目。时间占比40%-50%。

主要指每年的新项目建设工作，需根据医院信息化五年规划设置当年计划，以符合医院战略发展需要，提升医院管理和服务能力。其中包括信息化基础建设（如：集成平台建设、数据中心建设、安全建设等）和上层应用功能性建设（如：数据智能化应用、新技术应用等）。

3.紧急但不重要（或：非重点）的工作：常规性救火工作。时间占比10%-20%，且应逐年下降，理想状态为10%。

主要包括一般性服务类项目，如：电脑打印机维修，此类服务对于使用部门（人员）的体验感影响大，不能忽视，但逐步做好日常保养、规划好更换时限、合理使用外包服务等，可逐步减少此类工作的时间占比，使其逐渐成为不紧急的工作。

系统错误会造成严重影响，需要及时更正，挽回声誉。一些修改错误会引发死锁、数据库崩溃等问题，应尽量做好巡检及测试，逐步减少该类事情的发生。

4.不紧急也不重要（或：非重点）的事情：常规性工作。时间占比10%-20%，且应逐年上升，理想状态为20%。

以大型医院为例，这类工作通常包括日常巡检、系统维护、功能优化、为用户提供个性化服务、培训等。

紧急的工作增多或减少时，如何调整？

通常很多人碰到紧急工作时，都会首先考虑占用计划工作的时间，先处理紧急事情。关键是过后是否有调整计划，以对重要工作进行时间弥补。

常规性工作的时间必须保质保量。只有这块做好了，紧急但不重要的工作才能逐步减少，形成良性循环。进入新项目或新岗位最开始的一段时间，可能总体的工作时间会超过100%，导致需要加班完成。但加班不应是常态，只是调整计划的手段之一。坚持调整步伐，合理分配时间，不要让紧急的工作占满了我们的时间，不要让计划变成一句空话。

对工作计划进行前瞻考虑、合理安排，可有效避免一些非必要紧急事件的产生。例如：重大项目都需要经过可行性论证、预算确定、参数论证、上会、招标、安排对接、实施上线等多个环节，经常历时半年甚至一年；政策发布集中在每年下半年，特别是最后一个季度，政策性的改动也经常发生在年底。另一方面，HIT厂商的人手一般是上半年相对充足。因此，及早向HIT厂商“预订”好的实施团队，是确保项目成功的关键因素之一。错峰实施大项目，也能保证院内人力调配的井然有序，从而尽量避免一些因人手不足而导致的紧急情况发生。

那么，当紧急的工作逐步减少后，多出来的时间做什么？

我们事先为紧急但不重要的工作预留了20%的时间占比，其中机动的时间可以调整为常规性工作，更希望用于科室人员培训，提升信息科人员能力，例如对新技术的了解和应用场景的剖析等。因为HIT厂商虽然有技术，但对医院流程缺乏深入理解。作为信息科人员，在了解业务痛点的同时，知道可以用什么技术解决，协助厂家真正解决业务难点，这才是提升信息科地位的关键。

比如RPA（Robotic Process Automation，流程自动化）机器人的应用，目前主要用于财务报账和人事申报等场景。但当我们深入了解RPA机器人的工作原理后，就可以把这项技术应用于医疗管理场景，比如核酸检测数据申报、外网供应商数据邮件自动填报、医保数据事后监管等。RPA机器人可以将人工完成的工作步骤进行记录并重复运行，但我们不应止步于此：利用RPA机器人完成人工作业，解放部分劳动力，只是第一步；将成熟的规则整理后再放入CDSS规则库中，形成事前预警，才是最终目的。这些业务场景，需要信息科人员在熟悉业务同时也了解技术的情况下，提出合理需求后才能实现。

展望2021年，希望医院信息科能更好地进行时间管理，不要让时间都“花”在紧急的事情上，而能有更多的精力用于更有价值的工作内容上：配合医院战略发展需要，落实国家对公立医院改革信息化建设的各项要求，以全国信息化建设标准为依据，在安全情况下继续推进“院内协同、院外互联互通”，进一步实现跨院区医疗信息共享利用；以“患者和员工双中心”进一步优化院内流程，加强医疗服务流程环节监管，促进医院整体管理水平的提升，提高医疗服务质量，保障患者安全，开展各项便民利民服务；以公立医院改革为契机，以精细化管理为抓手，加强医院运营管理，为领导提供决策支持，落实公立医院的公益性。

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