业主委员会成立暨物业公司选聘流程

尚法 勤勉 精专 共赢

近期，为防控新型冠状肺炎病毒疫情，假期延长、复工延迟，大家在家时间台阶式增加，加上各小区物业公司对小区人员采取的居家隔离、查测体温、检查车辆等防控措施，大家对自己小区物业公司的关注度也水涨船高，对其管理水平赞美者有之，不满者亦有之。

有不少朋友咨询笔者成立小区业委会及选聘、更换物业公司问题，笔者结合《物权法》《物业管理条例》《广东省物业管理条例》《广州市物业管理暂行办法》《业主大会和业主委员会指导规则》《前期物业管理招标投标管理暂行办法》《广州市物业管理招标投标程序》等相关规定，对广州市小区业委会成立及选聘解聘物业公司流程进行了整理，希望对大家有所裨益。

李开华 合伙人

广东金桥百信律师事务所律师

徐慧格 律师

广东金桥百信律师事务所

01

业委会成立流程

实践中，业委会的成立需遵守严格的程序条件。除只有一个业主，或业主人数较少且经全体业主同意不成立业主大会等少数情形之外，欲成立业委会均需先成立业主大会，即成立业主大会为成立业委会的前提条件。为方便各位了解，笔者制作了业委会成立流程图如下：

02

物业公司的选聘

各小区的物业管理分为前期物业管理服务及业主大会成立后的物业管理服务。其中，前期物业管理服务的物业公司选聘由建设单位在领取《商品房预售许可证》前以公开招投标方式进行，相当于因物业尚未出售、交付或业主大会尚未成立建设单位代为行使 “业主”权利，选聘物业公司对小区进行管理。业主大会成立后，由业主大会选聘物业公司，并由业委会与物业公司签订物业服务合同。业主大会可以选择续聘建设单位选择的物业公司，也可以进行变更。

（一）前期物业公司选聘流程

前期物业公司选聘流程图如下：

（二）（业主大会成立后）物业公司选聘

业主大会成立后，由业主大会通过业主大会会议选聘物业公司，并由业委会与物业公司签订物业服务合同。选聘、解聘物业公司业主大会的召开程序，除筹备组工作改为由业委会履行外，其程序同首次业主大会会议程序。

业主大会成立后物业公司的选聘、解聘流程如下：

以上流程图因出于图表限制，笔者对部分内容进行了简化，以下为笔者整理的业委会成立、物业公司选聘详尽步骤，供君参阅。

03

业委会成立流程

（一）申请成立业主大会

（除只有一个业主，或业主人数较少且经全体业主同意不成立业主大会者之外，欲成立业主委员会均需先成立业主大会）

1、成立条件

①占已交付使用物业业主总人数20％以上业主联名的； 

②已交付使用的物业建筑面积≥物业管理区域（或先期开发部分）建筑面积50％。

两条件满足其一即可。

2、申请形式：书面申请

3、申请主体：业主

4、受理部门：街道办（镇政府）

（二）成立业主大会会议筹备组（下简称“筹备组”）

1、成立公告

（符合前述成立条件的）街道办（镇政府）在收到申请后7日内会同联名业主组建首次筹备组事项公告全体业主，公告时间≥15日；

2、人员组成

7≤人数≤15，单数，其中：5≤业主代表≤13，街道办（镇政府）代表1人，建设单位代表1人（建设单位不参加筹备组工作的，视为弃权）。

3、名单公示

街道办（镇政府）将拟定的筹备组成员名单、基本情况、联名推荐人数等情况自筹备组成立之日起7日内在物业管理区域的显著位置向全体业主公示，公示时间≥15日。

公示期间，业主对拟定人选有异议的，以书面形式向街道办（镇政府）提出，经核实异议成立的，是拟定的街道办、镇政府代表的予以更换，是拟定的业主代表的取消资格并公告全体业主。

更换筹备组成员的，需重新公示。

4、资料提供

建设单位或物业公司需向筹备组提供：

①物业管理区域备案回执；

②房屋及建筑物面积清册；

③业主清册；

④修建性详细规划（或建设工程设计方案总平面图）；

⑤物业管理区域内配置的物业管理用房测绘报告；

⑥已筹集的专项维修资金清册；

⑦物业管理区域内相应的人力、场地支持。

5、组长推选

筹备组自成立之日起3日内由其街道办（镇政府）代表召集、主持首次会议，推选筹备组组长。

筹备组组长由街道办（镇政府）代表在筹备组成员中提名，经过半数（＞）筹备组成员同意后产生。

6、印章刻制（非必须）

筹备组可持街道办（镇政府）出具的证明向公安机关申请刻制筹备组印章，印章由筹备组组长或组长指定的成员保管。

筹备组解散后，印章由保管人交回街道办（镇政府）废止。

7、会议召开

由筹备组组长召集和主持，有过半数（＞）筹备组成员出席，作出的决定必须经全体筹备组成员半数以上（≥）同意。

会议制作书面记录并存档，会议作出的决定，参会成员签字确认，并自作出决定之日起3日内向全体业主公告。

8、解散时间

业主大会成立之日起，筹备组自行解散。

筹备组自成立之日起6个月内，未能组织召开首次业主大会会议的，筹备组亦自行解散。

（三）召开首次业主大会会议

1、召开前期准备

由筹备组进行以下准备工作：

①确认并公示业主人数以及所拥有的专有部分面积；

②确定首次会议召开的时间、地点、形式和内容；

③拟订管理规约草案&业主大会议事规则草案；

④确定首次业主大会会议表决规则；

⑤确定业主委员会委员（下简称“业委会”）候选人人数、名额分配及产生办法，确定候选人名单； 

⑥制定首届业委会选举规则；

⑦其他准备工作。

业委会候选人产生方式：由业主联名推荐或自荐，筹备组核查（根据物业规模、物权份额、委员的代表性和广泛性等因素）确定候选人名单，并保证物业管理区域内的各类型物业至少有1名候选人。

候选人拟定名单需向全体业主公示，公示时间≥7日（公示期间，业主有异议的，以书面署名形式向筹备组提出，经筹备组核查确认的，不再列入候选人名单，并告知全体业主）。

2、公示时间

前述准备工作在首次业主大会会议召开20日前在物业管理区域显著位置公示，并书面通知全体业主，公示时间≥10日。

业主对公示的管理规约、业主大会议事规则草案有异议的，在公示期间以书面署名形式向筹备组提出书面意见，筹备组自收到书面意见之日起7日内集体讨论决定是否采纳并书面答复。

需要修改管理规约、业主大会议事规则草案的，修改后的草案需再次公示。

3、召开时间

自筹备组成立之日起6个月内，由筹备组组织召开。

筹备组成立之日起6个月内，组织召开首次业主大会会议但未形成决议的，其工作期限延长6个月；逾期仍未召开业主大会表决通过管理规约和业主大会议事规则、选举产生首届业主委员会的，由物业所在地的居（村）委会在街道办（镇政府）的指导监督下组织召开业主大会表决通过管理规约和业主大会议事规则并选举产生首届业委会。

筹备组自成立之日起6个月内，未能组织召开首次业主大会会议的，筹备组自行解散，业主可重新向街道办（镇政府）提出成立业主大会的书面要求，再次成立筹备组。

4、参加人数

物业管理区域内专有部分占建筑物总面积过半数（＞）的业主且占总人数过半数（＞）的业主参加（“双过半”）。

5、召开形式及结果公示

集体讨论、书面征求意见、电子投票等。

采用集体讨论形式产生的表决结果应当公示≥7日；采用书面征求意见形式的，需将征求意见书送达每一位业主；无法送达的，应当公告，公告时间≥7日。需投票表决的，表决意见由业主本人或者业主书面委托的代理人签名，并将书面征求意见的结果在物业管理区域内公示≥30日，业主有权查阅相关资料；

采用电子投票形式的，应当通过业主决策电子投票系统表决。

业主大会会议的选票、表决票和书面委托书由业委会保管，保管期限≥5年。

6、会议内容

对管理规约、业主大会议事规则进行表决，选举业委会等。

备注：业主的投票权数由专有部分面积和业主人数确定，其中面积和业主人数确定方式为：专有部分面积按照不动产登记簿记载的面积计算；尚未登记的，暂按测绘机构的实测面积计算；尚未实测的，暂按房屋买卖合同记载的面积计算。建筑物总面积，按照专有部分面积总和计算。

业主人数按照专有部分的数量计算，1个专有部分按1人计算。但建设单位尚未出售和虽已出售但尚未交付的部分，以及同一买受人拥有1个以上专有部分的，按1人计算。总人数，按照业主人数总和计算。

（四）业主大会成立及会议召开

1、业主大会成立时间

自首次业主大会会议表决通过管理规约、业主大会议事规则，并选举产生首届业主委员会之日起成立。

2、定期会议与临时会议

定期会议按照业主大会议事规则的规定由业委会组织召开，每年至少召开1次；临时会议经已交付使用物业业主总人数20％以上业主提议等召开，并于10日内发布召开临时会议的公告。

3、公示时间

于会议召开20日前将会议时间、地点、议题、议程形式及表决规则向全体业主公示，公示时间≥10日。

4、召开形式

同首次业主大会会议

5、参加人数

同首次业主大会会议

6、表决形式

同首次业主大会会议

（五）业主委员会成立及会议召开

业委会是业主大会的执行机构。

1、产生方式

由业主在业主大会中选举产生。

2、人数

5≤人数≤15，单数。（具体人数由业主大会议事规则约定）

3、任期

≤5年，可连选连任。（具体任期由业主大会议事规则约定）

4、主任、副主任的产生

业委会自选举之日起7日内召开首次会议，推选业委会主任、副主任。

5、备案时间

自业委会选举产生之日起30日内。

6、备案所需文件

①管理规约、业主大会议事规则；

②业主大会的会议记录和会议决定；

③业主委员会委员（候补委员）名单及其基本情况。

7、备案部门

物业所在地的街道办（镇政府）（资料齐全的，当场出具书面回执并在报送的管理规约、业主大会议事规则文本加盖备案印章）

8、印章刻制（非必须）

业委会凭备案回执，向公安机关申请刻制，印章由业委会指定专人保管。

9、变更备案

自变更之日起15日内向原备案机关办理备案变更手续。

10、会议召开

业委会会议由主任召集和主持，会议有过半数（＞）委员出席，委员具有同等表决权，作出的决定须经全体委员半数以上（≥）同意。

会议制作书面记录并存档，会议作出的决定，参会成员签字确认，并自作出决定之日起3日内向全体业主公告。

11、费用承担

业委会日常工作经费由全体业主承担；业委会按季度在物业管理区域的显著位置公布工作经费的使用情况，接受业主监督。

（六）业委会换届或委会资格终止

1、换届选举时间

业委会任期届满6个月前，组织召开业主大会会议选举产生新一届业主委员会。

2、换届资料移交

业委会在任期届满当日，将属于业主大会、业委会的有关财物、文件资料、印章等移交给新一届业委会。

3、委员资格终止（含自行终止、业主大会决定终止）

自行终止：①因物业转让等原因不再是业主的；②因疾病等原因丧失履行职责能力的； ③任职期间被依法追究刑事责任的；④本人以书面形式向业主大会或者业主委员会提出辞职的；⑤业主大会议事规则约定的其他情形。

业主大会决定终止：①挪用、侵占业主共有财产；②索取、非法收受建设单位、物业服务企业或者有利害关系业主提供的利益或者报酬；③利用职务之便要求物业服务企业减免物业服务费；④违反物业服务合同拒不交纳物业服务费用；⑤泄露业主资料或者将业主资料用于与物业管理无关的活动；⑥其他损害业主共同利益或者可能影响其公正履行职责的行为不履行委员职责的。

属业主大会决定终止的，由业委会以上委员或持有20%以上投票权数的业主提议，业主大会或业委会根据业主大会授权，决定是否终止其委员资格。

4、资格终止资料移交

委员资格终止的，自公告之日起3日内将其保管的属于业主大会、业委会所有的档案资料、印章及财物交回业委会。

5、委员空缺补足

有候补委员的，由候补委员依次递补；

由候补委员递补后仍不足5人，或者后期物业的业主入住后需增补业委会委员的，业委会应当组织召开业主大会会议补选；

业委会委员集体辞职的，应当召开业主大会会议重新选举。

业委会应当及时将业委会委员职务终止和候补委员递补的情况在物业管理区域的显著位置公告。

04

物业公司选聘流程

（一）前期物业公司选聘

业主、业主大会选聘物业服务企业之前，建设单位应当在领取《商品房预售许可证》之前，选聘物业公司对物业管理区域提供服务。

1、选聘方式

住宅物业以招投标方式选聘有相应资质的物业公司，并签订书面的前期物业服务合同。

（投标人＜3个，或总建筑面积≤5万㎡的住宅物业，经物业所在地的区（县）政府房地产行政主管部门批准，可以采用协议方式选聘。）

2、招标备案

建设单位自公开发布《招标公告》10日前，向报物业项目所在地的区国土房管局提交备案以下资料进行备案：

①《关于×××（项目名称）修建性详细规划的批复》；

②《招标公告》或《投标邀请书》；

③招标文件；

④招标小组人员情况表；

⑤法律法规规定的其他材料。

3、公开招标

在公共媒介上发布《招标公告》，并同时在中国住宅与房地产信息网和中国物业管理协会网上发布免费招标公告。

《招标公告》载明招标人的名称和地址，招标项目的基本情况以及获取招标文件的办法等、。

4、投标评标

评标前一天，建设单位到区国土房管局随机抽取占评标委员会2/3的专家作为评标委员会成员，并向各评委送达《评标邀请函》。

5、中标备案

建设单位自确定中标人之日起15日内，将开标评标过程、确定中标人的方式及理由、评标委员会的评标报告、中标人的投标文件等资料向区国土房管局备案，区国土房管局收到备案资料之日，开具《备案回执》。

6、签订前期物业服务合同并备案

建设单位与中标人签订前期物业服务合同，并将该合同包含在与物业买受人签订的商品房买卖合同中，物业买受人明示由其交纳的前期物业服务费的时间、标准和方式。

建设单位应将与物业买受人签订的商品房买卖合同，应包含前期物业服务合同约定的内容，明示由物业买受人交纳的前期物业服务费的时间、标准和方式。

7、物业服务合同备案

物业公司于物业服务合同签订之日起15日内将前期物业服务合同报物业所在地的区国土房管局、街道办（镇政府）备案。

8、办理物业承接查验

建设单位在新建物业交付使用15日前，与选聘的物业公司完成物业共用部位、共用设施设备的承接查验工作。

9、物业交接备案

物业公司与建设单位办理物业交接手续后30日内，向区分局提交、前期物业服务合同备案回执、临时管理规约、物业承接查验协议办理备案手续

10、物业服务费用交纳

物业管理区域尚未出售，或已出售但物业尚未交付给业主的，由建设单位按照该物业区域同类物业的标准全额交纳。

建设单位交付物业后，业主按照商品房买卖合同的约定交纳。

11、资料移交

办理物业承接验收手续时，建设单位向物业服务企业移交以下资料：

①物业的报建、批准文件，竣工总平面、单体建筑、结构、设备竣工图，配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料；

②设施设备买卖合同复印件及安装、使用和维护保养等技术资料；

③物业质量保修文件和物业使用说明文件；

④物业管理区域内各类建筑物、场地、设施设备的清单；

⑤物业及配套设施的产权清单；

⑥物业服务用房的清单；

⑦物业的使用、维护、管理必需的其他资料。

（二）物业管理服务

业主大会成立后，由业主大会选聘或续聘物业服务公司。

1、选聘方式

如业主大会不续聘现有物业公司，新聘物业公司是采用招标方式还是协议方式，现有法律法规没有明确要求，具体由业主大会自行决定。

2、备案

物业服务公司当于物业服务合同签订之日起15日内，向物业所在地的区国土房管分局办理备案手续。

3、届满选聘

物业服务合同期限届满3个月前，业委会组织召开业主大会决定选聘或者续聘物业服务企业，并将决定书面告知物业服务企业。

业主大会决定续聘的，业主委员会在物业服务合同期限届满1个月前与物业公司续签物业服务合同。

物业公司决定不再续签物业服务合同的，应当在物业服务合同期限届满3个月前书面告知业主委员会。

业主大会决定选聘新的物业公司的，原物业公司在新物业服务合同生效前10日内与业主、业主大会办理移交手续并及时退出物业管理区域；新聘物业公司在原物业公司退出物业管理区域后，与业主、业主大会办理交接手续并进驻物业管理区域。

4、特殊情形

①物业公司违约提前终止物业服务合同的：物业公司提前3个月通知业主、业主委员会并承担合同约定的违约责任。物业服务合同终止前，物业公司不得停止服务。

②期满未选聘/续聘的：物业服务合同期限届满，业主大会没有作出选聘或者续聘决定，原物业公司自愿按照原合同约定继续提供服务的，物业服务合同自动延续至业主大会作出选聘或者续聘决定为止。

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