大型行业会议要怎么做好前期策划？
编者按：知乎问答： 举办规模约500人的大型行业会议，前期的策划要怎么做？怎么做好各个方面的调整和对接（租赁场地、物料准备、嘉宾邀请、与会人员邀请及落实、会场时间及进度掌控及合理分配人员、广告以何种形式出现等等）？正文是作者Mote Chan对上述问题的回答，经与作者商议，文章转自知乎，著作权归作者所有。
作者简介：Mote Chan，Simba Events创始合伙人&首席人才官，欢迎微信与他交流：motechenfbif（请备注姓名+单位，注明会议圈读者）。
以下是正文
提问是“行业会议”，或许我刚好可以回答。但楼主提问并没有强调是收费的会议，还是免费的会议、主办方的背景，以及举办会议的目的是什么。因为，这会直接影响到嘉宾邀请、与会人员落实这块投入的时间和精力。可以这么说：
如果主办方是权威的政府机构、大型的行业协会，或者是主流的媒体，在这两块应该是比较容易；
免费的会议在请参会人员这块会相对比较省力，也比较容易快速做起规模；
举办的目的是一场大型的论坛、赚钱的论坛、有影响力的论坛、改变行业的论坛，这些不同的出发点也会影响甚至决定我们路径的选择及最终论坛的模样。
这里举例的是我们Simba Events的FBIF食品饮料创新论坛模式，FBIF没有政府、协会支持，没有任何背景，公司团队大部分为90后，创始人可以说都是“草根”出身，但团队执行力是比较强悍的。另外，FBIF是收费的论坛，除了重要合作伙伴赠送少量免费票，其余全部收费（占99%），单张门票5800-6800元。请嘉宾的难度较大，时间、人力投入也相应较多。
最近在做论坛的总结，梳理了我们公司的发展历程。上数据：FBIF论坛从2014年第一届的270人，2015年450个，然后逐年增长到2018年的2000人，年均增速在60%+。
这里我只能简单总结我们的执行思路（列举难点）和流程，穿插推荐分享部分文章作为延伸阅读，更深入的执行，建议还是对每一块都有系统的研究，或者找到专业的合伙伙伴来执行，例如，我们销售部Research的模块就有8个细分课程，超过6万字的培训，而Research仅仅只是销售部其中一个模块。
思路和流程
首先，出发点和使命（价值观）决定路径与最终结果。
其次，论坛的准备工作是一项系统的工程，需要各部门的密切配合，楼主问题里其实已经涵盖了会议主办方主要的部门：策划、销售、会务，但要做到优秀，需要市场部、媒体合作部等更多部门配合。
大型的行业论坛的定义：
在分析策划部和销售部之前，有必要定义大型的行业论坛，一个行业论坛能够举办成大型的论坛，必然有2个要素：“众星云集”+影响力。
众星云集：即产业链里的主流企业的高层必须出席（我们内部的形象举例是召开世界经济论坛如果没有美国、中国、日本、德国出席，全都是落后小国，那是个笑语），并且，要有足够多的且重量级行业嘉宾参与，比数楼主列举的500人（级别不能太低），也算是规模可以的行业论坛。嘉宾主要是策划与销售部邀请的，因此，策划与销售必须往两个方向努力：主流的企业+高层。这部分是相对明确，可以量化的。
影响力：这是无法量化的部分，但从表面上来看，可以拆解为有大量行业大咖参与、有大量业内人士关注、有大量权威媒体的报道等等。但真正决定影响力的还是在于论坛本身的内涵。一个大型论坛可能在行业人看来最遗憾的在于有大咖云集，但分享的内容基本上没有什么干货，或者分享者广告太多，再或者大多数演讲者照本宣科，会场令人昏昏欲睡。
那么，怎样的会议有内涵？按照我们的理解，论坛一定要有有价值的内容。这里就要明确我们的初衷和使命，如果我们的目标仅仅是“大型的论坛、赚钱的论坛”，那就沦为为开会而开会，我们的所有指标可能都是可以量化的，我们所有的思考方式就变成怎样快速吸引更多人报名、怎样快速谈下更多、更大的赞助商。
但如果是为了“影响和改变一个行业”那么，我们的目标就变了，进而我们的行为也会发生改变。我们始终思考的就是怎样让会议内容有价值。怎样才是有价值的内容？可以初步拆解为：
有最新趋势；
行业创新理念与案例；
讨论行业关注度高及对未来产生重大影响的话题。
关于这一部分，我们在策划部分工里进一步延伸。
部门分工
一、 策划部：
策划部负责演讲嘉宾邀请与话题撰写以及会议演讲内容与流程的把控。
策划的重点是议题建设与嘉宾的邀请（讲什么，由谁来讲，这两点构成了会议的最基本的内容），FBIF论坛在2015年450人规模的时候需要邀请的嘉宾数量在41人（论坛为第一天全体大全，第二天有2个同时举行的分论坛），其中50%左右是老外嘉宾，所以，需要全球邀请。并且嘉宾级别大多数是在CEO、副总裁（这就符合前述关于“产业链里的主流企业的高层必须出席”的要求），食品行业里全球百强企业80%都是国外的企业，我们的嘉宾里必须有重量级的企业，如雀巢、百事、可口可乐、喜力等这样企业的全球高层，而国内企业里必须有伊利、蒙牛、农夫山泉等这些企业的高层。但这部分是解决可量化的“众星云集”的一部分。
这样的有规模的论坛其实各行各业里都有很多，为什么很多业内人还是不屑于参与呢？因为，仅有光鲜的外表，但缺乏内涵。内涵怎样打造？这里要明白我们客户最根本的诉求。客户参与行业会议，诉求无非2点：社交+学习。社交非常容易理解，也是大部分论坛本身具备的基本功能，但问题在于学习，那么，学习什么？
前述对于“有价值的内容”：
一定有最新趋势；
行业创新理念与案例；
讨论行业关注度高及对未来产生重大影响的话题。
在这里，策划的要求就是“要比行业的人更看得清未来的方向”，这意味着策划要在众多企业与嘉宾中“选择对”方向，当然，我们不必强求100%的对，也永远不可能，但策划始终要有自己的见解和态度，不必满足所有人的诉求。
大部分的人，或者未深入了解及理解行业的人，会简单粗暴的认为，公司规模大，排名靠前，他们的方向自然就代表着行业的方向，如果这样执行上就是一个可怕的方向。所以，对于策划来说，需要深入了解一个行业，又能在宏观上把握行业的大势。基于对行业、企业的理解后，再判断谁能代表行业的方向与趋势。基于这一点，FBIF论坛其中一个亮点产生了，我们策划部请了很多全球各地，也包括中国本土的新兴企业，甚至是不知名的企业、级别不高的基层执行人员，理由很简单：“创新往往崛起于边缘：最前沿的创新往往不是来自于大公司，而是崛起于边缘”。一个论坛演讲既有主流的代表行业方向的品牌方、新兴的创新型企业、又有优秀的主流供应商（包括咨询公司、市场调研公司）及创新型的供应商，那么，嘉宾的的构成就是相对完整的。
以上的判断与选择，都是基于“影响和改变一个行业”的价值观，很显然，要选择小的企业甚至不知名的企业，可能的结果是不“叫座”，选择最优质的供应商就意味着要放弃很多演讲的赞助（收入），当然，我们认为这仅仅是短期的，从长期来看，好品质的会议，必然会积累起口碑。
前面确立了论坛的内容：讲什么+谁来讲。至于嘉宾具体怎么去讲更生动、更吸引人，这又是另一项技术活，网上应该有很多演讲技巧的教程，这属于策划与嘉宾沟通的问题了。
策划在这块工作流程大致是：
调研行业热点话题
洞察行业趋势
搜集潜在的嘉宾信息
联系嘉宾
Pitch嘉宾
沟通话题
跟踪行程
现场嘉宾服务
会后服务与会后总结
（加粗部分对于普通的会议公司而言是最大的难点，也最耗时，很多大牛需要长期跟踪）
推荐文章：不足3个销售配置的团队如何做出一个608万的会议？这是Simba Events创始人兼策划总监Bella（贝拉）2017年写的文章，里面大部分是关于策划的工作，另外，2018年会议的业绩超过1100万）
二、 销售部：
销售部负责与会人员邀请及落实（收门票费）、广告以何种形式出现（卖赞助）。
关于会议“产品”的定义，大部分的人可能会理解为“演讲内容+演讲嘉宾”，但在Simba Events关于会议产品的定义里是包括现场出席的参会嘉宾。并且，在Simba的销售部，每个人都有“质量”的责任。在一个行业论坛里，什么样的参会嘉宾根本决定了质量？我们定义为“品牌方”，在食品行业非常好理解，是甲方企业，例如：雀巢、百事、农夫山泉、伊利等企业是品牌方，而“非品牌方”是包装、配料、设备等企业。品牌方的参与决定了一个论坛真正影响的群体，并且也决定了“非品牌方”参与的积极性，也是非品牌方愿意赞助一个论坛的最根本的因素，因为没有人愿意赞助一个全部都是自己竞争对手会议，或者都是供应商参与的行业论坛。
那么，基于以上，销售部的工作职责和流程大致是：
收集品牌方全球、国内百强客户信息
电话、邮件、微信等各种方式邀请客户参加论坛
Pitch嘉宾参会
赞助商邀请（注意，强烈建议在邀请品牌方之后执行）
售后跟进
现场服务
会后服务与会后总结
销售的难点同样在于嘉宾的邀请与Pitch这块，赞助商的邀请只要在品牌方搞定之后，相对简单，很多会主动寻求赞助，甚至不需要pitch。
进一步回答楼主的问题“广告以何种形式出现等”，一个论坛的赞助形式非常丰富，但对于赞助商最在乎的只有两项“演讲+展台”，其他的有座位贴、易拉宝、现场视频播放、主持人赞助、冠名赞助等等，这些信息在各类的会议上可以非常容易找出来。
推荐相同的文章：不足3个销售配置的团队如何做出一个608万的会议？这是Simba Events创始人兼策划总监Bella（贝拉）2017年写的文章，里面有一部分是关于销售的工作）
三、 市场部与媒体合作部：
市场部与媒体合作部这两块可以看阶段来决定是否加入。如果论坛在初始阶段，确实作用并不明确，因为，没有初级产品出来、没有用户、没有公关，谈不上营销。但市场部与媒体合作部的作用在于长期的影响力，对于项目的培育而言，是非常值得的投入。因为一个大型及有影响力的论坛，如果没有背景，很难一炮打响（像 乌镇峰会），需要多年的积累。
这里也只简单讲市场部和媒体合作部的意义。我们知道销售一般只能“点对点”的进行，效率相对比较低的，如果没有口碑的爆发，销售能够邀请的嘉宾数量是有限的。但市场部和媒体部就不太一样，他们可以直接影响到“面”，因此，市场部如果寻找或者发现重要的方向，可能会给项目带来质的改变。
FBIF经历成功转型就是的就是在项目初期邮件营销替代了传统的电话营销，让效率有了质的飞跃，所以，在人数没有增加的情况下，单个销售的业绩却面试提升。但这背后实际上是市场部的力量。
而媒体部的作用是非常潜移默化，基本上短期内看不出效果。但媒体部的价值在于帮助论坛把演讲的内容转化成文字、视频、图片传播出去，让价值得以流传，影响到成千上万个人。前面我们定义了大型行业论坛，它是有主流企业的高层参与，那么，大部分的分享是非常有价值、起到风向标作用的内容，也是对行业的人非常有吸引力的。
推荐文章：一篇文章读懂会议这行，本人写的关于会议各部门的文章，2015年写的，非常早期的经验，仅供参考。
四、会务部：
楼主提到“租赁场地、物料准备、会场时间及进度掌控及合理分配人员”。
对于会务部而言，主要的职责是保障会议能够顺利的举行，对现场嘉宾的体验负责。会务部可以理解为策划的延伸，确保策划的项目能够最终落地。为确保有效的执行好会务工作，我们也需要将工作分解为几个模块，并且，每个模块都应系统化、专业化的执行。下面是我们一些重点的举例：
1. 客户信息管理：嘉宾信息登记、通知与签到；
2. 供应商管理：负责供应商的洽谈，负责供应商的对接与管理。供应商主要包含：酒店、搭建、同传、录音、速记、摄影、印刷等。
3. 物料管理：准备会议相关物料，会前、会中、会后的物料管理；
4. 赞助商服务：赞助商权益的跟踪与落实；
5. 会议现场管理与执行：组织布置会议室，并确定各项设备、物料、人员的到位情况；
6. 人员管理：合理的组织安排会场工作人员，对会场人员进行管理培训。一般会议规模较大，超出全职的人员的管理能力的话，建议招募专业相关的学生志愿者参与。例如FBIF论坛就招募了食品专业的学生参与（例如江南大学，食品专业全国第一），这对于在校的学生而言是非常好的接触行业的机会。并且，凡专业较好的学生，素质普遍非常高，可以大幅度提升现场服务的质量。
五、设计部：
会议现场的大部分物料是需要经过设计的。包括大会的背景版、签到台、播放的PPT背景、所有现场露出的物料。设计做得好，非常容易提升会议的档次。目前大部分的行业会议设计都非常粗糙，或者说是没有“设计感”，设计应兼顾实用、体验和美观，在Simba的原则里，实用>体验>美观。这样做的好处是，让设计融入为会议的产品，并且有温度。
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一瓶“心机”矿泉水如何搞定CEO们？会议现场有温度设计的最佳案例，让客户的名字出现在水瓶上，无数客户被感动。这种案例适合嘉宾数量较少的情况，在会议规模上千人的时候，恐怕较难以执行。
一篇文章读懂会议这行关于设计的部分，本人写的关于会议各部门的文章，2015年写的，非常早期的经验，仅供参考。
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说了这么多，不介绍下我们公司和我自己，都不太好意思。
Simba Events（上海辛巴商务咨询有限公司）是一家专注服务食品行业的公司，成立于 2013 年 , 位于上海，Simba的发展始于会议，目前覆盖会议、赛事、媒体、社群和培训等多个领域。Simba的会议理念是：会议的价值在于通过分享与互动，让想法产生更多想法，创新激发更多创新，会议应承担起推动行业的进步的使命。
目前旗下项目包括：被誉为食品行业达沃斯的“FBIF食品饮料创新论坛”、专注在食品饮料行业的包装设计大奖“标志大赏（Marking Awards）”、同时面向企业、学生的针对国内食品饮料创意新品的鉴赏大赛“新品大赏Hello Foods Prize”、专注于食品饮料行业并有近7万粉丝的新媒体FBIF食品饮料创新（ID：FoodInnovation）、以及400+覆盖了6万+行业精英的FBIF系列微信群，还有即将开展的致力于推动创新落地的Simba食品行业培训！