远程办公：疫情阴霾下企业雇主的一线曙光

鉴于世界卫生组织将新冠病毒肺炎认定为全球性大流行病,美国联邦、州和地方政府越来越强烈呼吁保持社交距离,远程办公对许多美国职员而言突然成为现实,可以设想在未来一段时间内, “远程办公”将成为新常态,成为各种规模企业的必由之路,包括获得更广泛的优秀的人力资源(不考虑地点)、大幅减少现场办公所需要的空间,更低的办公人员维护成本,更少的设施和设备成本、员工更多的自由支配办公时间和更高的工作效率等等。

精明的雇主已经看到远程办公的种种优势,但在制定有效的远程办公政策时, 需注意可操作性、技术性和法律层面的问题。尤其当部分员工首次在家办公,员工和雇主都需要在生产率面临挑战的环境中承担相应责任,从沙发对员工的诱惑到组织管理和技术要求都需全面考量。除了应付这些运营挑战之外,雇主必须遵守各种各样的法律法规以稳妥成功地实施远程办公政策。

特别提醒:远程办公的第一要务是雇主必须明确哪些职位对公司业务是至关重要,并确定哪些员工在家能够高效工作。远程办公既是趋势又是机遇,让商业领导者创造性地思考如何利用相关技术,使员工远程办公成为可能,从而适应非现场办公的操作程序。一旦确定哪些员工可以高效地远程办公,第二个关键要务就是优化技术资源,以确保对远程员工的需求做出灵活有力的回应,使他们能够像在传统办公室一样专心高效地工作。

对这些问题的积极思考会帮助您成功实施远程办公计划,避免陷入无秩序的执行,从计划周密的远程办公政策中受益。为了确保远程办公政策的成功实施,作为雇主应当考虑以下四个方面:运营、保障、薪酬和人身安全。

01

运营OPERATIONS

资格: 确定哪些职位适合远程办公,并在雇佣政策和招聘沟通过程中明确说明;如果不能为某些职位提供远程办公,同样要在雇佣政策和招聘面谈中明确这一点,尽量减少将来提出任何关于远程办公的要求或疑问。

可用性: 明确您对雇员有效工作时间的期望。无论是要求雇员在固定时间内工作,还是允许雇员自己设定工作时间,你的政策应该尽可能清晰地给出相关的标准。

响应力: 明确您对雇员响应公司同事、公司客户、承包商以及其他关键人物的请求和沟通能力的预期。确保您的远程员工知道什么是合理的回应时间(例如,一小时内、当天或24小时内),以及哪种沟通方式适合您的业务。

问责制和生产效率: 最好的远程办公政策将明确如何衡量雇员的生产效率,并设置明确的问责机制。这不仅对确保员工的工作效率有重要意义,而且还能让他们感觉到与公司紧密相连,并及时评估他们的业绩是否良好。

设备: 远程员工需要恰当的工具完成工作。企业应该考虑如何优化IT系统并提供设备以推动远程办公、实现远程办公潜在效率,同时避免改造实体办公室设置的IT系统引起的费用和不便。应该告诉员工您的企业将提供什么设备,远程办公的员工应该在家庭办公室里安装什么设备。应该提供内部技术支持有关的培训,以响应远程工作人员的需求,并事先计划好当远程工作人员在遇到技术困难时应该如何去做。

实体环境: 为了确保员工的健康与安全,根据现行法律,部分雇主会更希望或要求员工的实体工作环境得到批准之后再进行远程办公。

02

保障SECURITY

常规保障General Security

一项良好的远程办公政策将解决远程分配资源时宝贵资产受损的高风险问题。您的企业资产包括物理设施、商业秘密、知识产权、客户信息、市场情报和企业声誉。员工政策和协议应该明确在家办公时合理保护这些宝贵资产的义务。

网络安全Cyber-security

科技创新使允许员工远程办公的很多企业更具吸引力。然而,这种灵活性也带来了外部(来自黑客)和内部(来自员工自身)的特殊安全风险。全球网络安全咨询事务所Herjavec Group在其2019年官方网络犯罪报告中估计,到2021年,网络犯罪将给全球经济造成每年逾6万亿美元的损失。

风险不限于属于企业本身的专有数据,还涉及企业拥有的关于客户和其他公众人士的个人信息。影响客户数据的安全漏洞会给企业带来法律责任和巨大的声誉风险。根据德克萨斯州法律,要求企业必须实施并维持合理的流程,包括采取任何适当的纠正性行动,以防止企业收集或持有的任何敏感个人信息的非法使用或泄露。

一旦出现安全漏洞,企业应当在60天内向个人信息受到网络攻击的任何人、以及相关监管机构披露该漏洞。因此,企业应当仔细起草制度和标准,以识别系统性风险和潜在威胁,防止安全漏洞的出现并及时发现、处理和应对网络攻击造成的损害。

企业应当在远程办公环境中识别网络安全中尤其易受攻击之处,包括在个人设备上访问不安全的WIFI网络。您的远程办公计划应该包括政策和实际解决方案。有些安全措施是技术性的,如双重身份验证或仅代理(VPN)访问网络。其他预防措施则是由政策推动的,可能包括员工辞职或被解雇时用于保护敏感的业务或客户信息的安全措施,比如,要求信息和文件只能在云端访问(访问有限),禁止在企业和个人设备之间传输数据,要求定期进行办公室的“安全检查”以更新软件,以及识别任何恶意软件或其他安全风险。

积极的远程办公制度将会需要您的技术专家、人力资源部门和管理部门(与法律顾问协商)之间完美合作,才能确保多方位达到公司战略和员工期望的统一,同时提供技术工具确保制度的有效实施和监督。

03

薪酬PAYROLL 

在决定如何有效实施远程办公时,监控员工工作时间对企业而言至关重要。重点应当培训公司经理监控远程员工的日程安排,以免员工未经批准加班或产生其他工资和工时争议。即便是员工远程办公,雇主也可以参照多个劳动雇佣法律,例如:《美国残疾人法案》(ADA)和《公平劳动标准法案》(FLSA)。有关工资和工时的法律合规问题如下:

1) 什么是《公平劳动标准法案》(FLSA)？它对远程办公政策有何意义？

FLSA规定了最低工资、加班费、记录保存和青年就业标准,影响遍及联邦、州和地方政府的私营企业雇员。从2009年7月24日起,包括非豁免雇员享有不低于每小时7.25美元的最低工资。每周工作满40小时后的加班费应当不低于基本工资的1.5倍。这些规定同样适用远程办公,因为它们适用于任何工作场所,包括在家办公。

2) 企业是否必须继续支付工资给那些不工作的员工呢？

多数情况下,不需要。除非联邦政府制订具体措施,提供救济给新冠病毒肺炎(COVID-19)大流行期间无法工作的非豁免员工;而《公平劳动标准法案》 (FLSA) 对于最低工资和加班费的规定适用于每周工作时间,因此不工作的员工通常没有资格获得FLSA规定的工资;而且,如果不知道员工的工作时数,就无法确定员工应获得的金额。正常情况下,每周的工时包括员工按要求在雇主营业场所工作、值班、或包括在家办公等指定场所工作的全部时间。

3)  对于《公平劳动标准法案》(FLSA)而言,什么是“工作时间”或者“工时”？

根据法定释义,“雇佣”一词指的是“承担或允许工作”。这意味着,如果雇主要求员工工作,即使雇主认定某些任务是“自愿的”,工作时间也是有偿的。正常情况下,每周的工时包括员工按要求在雇主营业场所工作、值班、或包括在家办公等指定场所工作的全部时间。

4) 员工每天或每周可以工作多少小时？

员工和雇主可以自由签订协议,约定16岁及以上员工每天或每周应当工作多少小时。同样,周末或晚上加班的额外工资也由雇主和员工之间的合同约定。FLSA并未要求周末或夜间工作的额外薪酬。然而,FLSA确实规定,如果非豁免员工每周工作时间超过40小时,超过40小时工作时间得到的薪酬应当不低于基本工资的1.5倍。

5)  FLSA有任何关于远程办公工作记录要求的规定吗？

是的。FLSA规定,雇主应当为每一位非豁免员工保存特定的记录,规定明确适用于在营业场所或工作场所以外进行的工作,甚至在家办公也适用;规定要求雇主如果知道或有理由相信工作正在进行,应当计算工作时间。([1] 29 C.F.R §785.12)实践中,虽然FLSA对记录没有特别要求,法案确实要求记录雇员的身份信息、工时和工资的准确数据。以下清单为雇主必须保存的基本记录:

1.     雇员完整的姓名和社安号;

2.     住址,包括邮编;

3.     19岁以下员工的出生日期;

4.     性别和职位;

5.     员工每周工作开始的日期和时间;

6.     每天工作的小时数;

7.     每周工作总小时数; 

8.    员工工资支付标准(例如,“$9/小时”,“$440/周”,“计件工作”。）

9.    一般时薪;

10.  每日或每周计时付酬的总收入;

11.  每周工作的加班费总收入;

12.  员工工资的增加或者扣除;

13.  每个发薪周期支付的总工资;

14.  发薪日及发薪涵盖的付款周期。

6）雇主是否应当支付员工下班后工作时间的薪资？

多数情况下,是的。对于FLSA而言,员工未申请就自行加班,不能成为雇主的辩护理由。雇员没有提出加班申请是他认为雇主知道他加班,或者他认为雇主相信他在加班。根据经验,很少有雇主因缺乏必要的了解而没有发现员工在做跟工作相关的事情,除非这个雇员故意隐瞒了他/她正在从事此类活动的事实。

为了将预期之外的加班费降到最低,并严格遵守FLSA关于记录保存要求的规定,实施远程办公的雇主应当建立相应机制跟踪员工的工作时间,在没有主管亲自监督员工工作时间的情况下确保其准确性。雇主也应该鼓励主管和远程办公的员工之间建立开放的交流渠道——即使是使用电子系统记录工时。这些记录工作时间和遵守雇主制度的程序应纳入员工协议和有关远程办公的商业政策。这些文件应设置一个框架,规定远程办公任务内容、每天或每周预期工时、如何记录工时,并适时强调,非豁免员工不得擅自加班。

04

人身安全SAFETY 

如果员工在工作中受伤,即使不是在办公室,雇主仍可能面临法律后果。根据职业安全与健康管理局(OSHA)规定,企业有义务为员工提供安全的工作环境,包括安全的远程办公环境。职业安全与健康管理局(OSHA)关于家庭工作场所的官方指示鼓励雇主允许远程办公。“有利于家庭、灵活和平等的工作安排,包括远程办公,可以使员工个人及其家庭、雇主和整个社会受益。”

仅仅因为员工不在办公室工作,雇主并不能免除采取合理措施确保雇员健康和安全的义务。OSHA声明,“在远程办公的情况下,雇主应当对自己提供或要求员工在家中使用的材料、设备或工作程序造成的危害负责。” 雇主只能对其在远程办公时造成的或未能阻止的办公环境中的危险工作条件承担责任。OSHA同时指出,有些工作本身就很危险,不适合在家办公环境,包括大多数工业流程(例如,电子组装)。在允许员工在家办公之前,雇主应该采取合理措施查明远程工作环境是否适合员工具体工作,且不会造成任何不必要的风险。

为了尽可能减少潜在责任和法律风险,雇主最好要求远程办公员工完成一份家庭安全调查,调查应当要求员工确保业主或租客的保险有效,有足够的照明、通风、灭火器、烟雾探测器,以及符合人体工学的桌椅。此外,雇主还应当要求员工确保外露的分机线、电话线或其他风险已得到修复。理想情况下,员工应该指定一个单独的房间作为办公室,并用图片和视频记录下来工作场所。高标准的实际行动并不仅仅为了确保符合OSHA的要求,而是为了保证员工事实上有一个安全的工作环境,既保护雇主免于承担潜在责任,同时也保护员工免于家庭办公环境中不可预见的风险。

结 论 CONCLUSION

新冠病毒的出现对所有的人际关系都是一个巨大的挑战,包括工作关系。克服这些挑战的最好方法是把它们看作是探索不同工作方式的机会,这些工作方式实施得当则会提高效率,同时为雇主最有价值的资产--员工,提供有益的灵活性和宝贵的关怀。

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Ethan Zhang, Maureen Farrell, Earvin Chionglo, 陈帆

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本文作者介绍

陈帆 ，元臣律所联合创始和管理合伙人

陈律师是元臣国际律师事务所创始合伙人/主任律师,毕业于中国的外交学院,后获得休斯敦 大学法学院法学博士;德克萨斯州执照律师;美国联邦地区法院出庭律师;美国移民律师协会会员。陈帆律师在企业人力资源、劳动雇佣、公司治理职业等方面有丰富的实践经验,同时熟悉公司法、商法,担任几十家中资企业在美国的法律顾问。

陈律师经常被邀请就各种企业治理、风险管控、劳动雇佣以及商业移民等问题发表演讲,例如中资企业高管培训、人力资源培训,美国商业、诉讼文化、劳工法讲座、移民I-9合规等。他曾多次受邀在美国不同的行业协会、专业论坛、休斯敦律师协会职业再教育培训会等场合发表讲演。

陈帆律师代表的企业客户包括石油和天然气,建筑工程、钢铝制造、精细化工、食品加工、医疗器械、加盟连锁店、餐馆酒店等,其中有世界上最大的特种钢制造商,美国最大的游泳池建筑服务公司之一,以及中国顶级的钻井钻头、抽油杆、抽油泵、特种阀门制造商。

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Earvin Chionglo

移民执法审计以及劳动雇佣合规、培训

Earvin是元臣律所合伙人,休斯敦大学法学博士。专注于为企业客户和专业人士获得以就业为基础的非移民和移民签证,包括H-1b,L-1,PERM,E-2,E-3,EB-1C,EB-1A,NIW,TN等等,协助企业客户进行员工背景调查、I-9移民审计 。

Earvin还负责的众多企业的公司业务,从创建和投资新的实体和项目到合同起草、审查和执行;从帮助公司进行股权收购、到协助公司终止运营、清偿及重组等,Earvin拥有其丰富的法律知识和实践经验。他还擅长提供雇佣协议、员工手册、职工奖励机制、保密和非竞争协议、离职赔偿等劳动雇佣等法律服务。

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张仁舰(Ethan Zhang),元臣律所 法学助理

张仁舰(Ethan Zhang),出生湖南长沙,(2013年)本科就读于美国缅因州沃特维尔的顶尖文理学院科尔比学院(Colby College),并获得全球研究, 国际关系, 以及政治学学士学位;目前在佐治亚州亚特兰大 莫瑟尔大学(Mercer University)攻读法律博士学位。2019年张仁舰加盟美国元臣国际律所,致力于为企业客户调查研究劳动雇佣, 商务移民、企业合规等方面的法律策略部署。

研读法律博士前,张仁舰曾投身于多种领域积累实践经验,包括体能训练规划师, 国际贸易文件翻译官,湖南省商务厅美洲大洋洲管理处文员等,他成功地帮助亚洲、美洲、大洋州等诸多企业建立贸易伙伴关系,为他掌握高效地客户咨询调研和开拓市场奠定了良好的基础。

引用著名法学专家D.N.辛哈的励志名言: “一位优秀律师的素质就是勇气,优秀律师所具有的这种勇气并不是出自盲目和莽撞,而是来自深刻的知识和品格的正直。” 张仁舰正以此作为自己律师执业的动力和追求！

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Maureen Farrell元臣诉讼和人身伤害业务的高级律师

Maureen Farrell是美国元臣律师事务所诉讼和人身伤害业务的高级律师,拥有15年的律师经验。Maureen在伦敦牛津接受法律培训后,开始了她的法律生涯,最先在英国伦敦一家全球15强精英律师事务所的公司金融部门担任律师。她于2009年定居休斯敦,在休斯敦大学完成了国际法法学硕士学位,并于2010年取得了德州律师资格。自2010年以来,她在休斯敦发展了自己的诉讼业务,专门从事复杂的商业诉讼;最近她作为原告的侵权律师为当事人成功维权。

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