仕态|这些时候，秘书可以不听话又不挨批
秘书是为领导而存在的，没有领导就没有秘书。秘书所有工作的唯一目的是为领导创设良好的工作环境。秘书不能越权行事，必须严格执行领导的指令。不过凡事都不那么绝对，我认为，遇到以下三种情况时，秘书即使不听话也不会挨批。
上午10点左右，姜总让秘书小于去他办公室。他口授了一封信，让小于立即用电子邮件发给另外一家公司的钱经理。信的大意是：我们两家公司打了这么多年交道，你们怎么能背信弃义做出这种事来呢？我们公司决定断绝与你们公司的一切关系，并且要将你们的“光荣事迹”公之于众，让你们在这个行业没法生存下去。按照姜总的意思，小于很快写好了邮件。但是，真的就这么发出去吗？
显然，姜总是在盛怒之下作出这一失去理智的决策。小于觉得这么处理问题并不妥当，所以犹豫了。她犹豫的是，如果邮件发出去，公司就损失了一个大客户，这对公司的发展非常不利。但是，如果不执行姜总的指令，似乎有悖于秘书的职责。好在故事有一个圆满的结局：小于没有马上发出邮件，也没有因为姜总的决策失误向他进谏，而是到快下班时才把打印好的邮件拿出来请示姜总：要不要发出去？姜总不但没有责备秘书压下了这件事，而且心存感激。
在大型企业，大事小事都有规范的决策过程；但在大多数中小企业，由于组织机构比较简单，很多情况下企业的决策就是领导的个人决定，系于领导的一念之间。所以，秘书既要正确领会领导当时的意图，也要分析是否会产生负面影响，为领导把好关，给领导创造一个重新决策的机会。一个优秀的秘书不仅要有贯彻执行上司指示的能力，还应该分清，哪些指示应立即无条件执行，哪些指示不能马上执行。显然，领导在非理性的情况下作出的决策不能马上执行。
需要指出的是，对于明显不妥的指令，少数秘书或许会自作主张，自行其是，比如面对以上案例中的情形，不写邮件，权当什么事都没有发生，这就大错特错了。虽然最后的结果一样——不发邮件，但是自作主张另做一套，那就变成了代领导决策，就是越权。
这是我的亲身经历。新学年伊始，刚报到的新生还在军训，系主任向我交代任务：把我们系要求转专业的新生人数统计一下，第二天上午交给学院招生办公室的秦主任。回到办公室，我先给招办打电话找负责这项工作的李老师，询问今年关于转专业一事有没有新的要求，然后通知辅导员统计汇总要求转专业学生的名单，并要求这些学生递交申请书。第二天一早我就把统计数据和申请书报送给了招办，然后把统计数据向系主任作了汇报，主任并没有提出异议。至此，任务顺利完成。
很显然，在以上工作中，只有一件事我是按领导意思去做的：统计要求转专业新生的人数。“自作主张”做的事却不少：1．要求转专业的学生递交申请书；2．收齐的材料没有交给招办的秦主任，而是交给了招办具体负责此事的办事员小李。
我没有百分之百地执行领导的指示，为什么领导不批评我呢？因为领导关心的是结果：统计并正确报送数据。至于我向谁报，怎么报，补报了什么材料，这都不是他关心的事情，而是秘书的分内工作。至于领导为什么交代了任务，还要嘱咐怎么去办，找谁去办，这或许是领导的工作习惯，或许是领导对秘书不完全放心。我的领导属于前者。以前我也常常接到这样的指示——找某某处长或某某主任做什么事，我都会根据具体情况变通处理。这是不是越权呢？不是，因为领导交代的任务圆满完成了，变通的只是具体的做法。
有时候，领导并不知道自己的一句话会给秘书带来多大的工作量。所以，根据我的经验，如果领导的某个指令是自己无法保质保量完成的，与其拖到实在完不成时再提出异议，还不如一开始就找个适当的时机向领导提出来，以便更好地解决问题。
比如上学期末，我把排好的我系考试日程表交给系主任审阅。主任扫了一眼，要求我把每位教师监考的时间、地点和监考科目列成表格，每人发一份。我知道，这次期末考试涉及南北2个校区5个专业的63门课，有235个考场，470个监考人次，时间跨度7天。要在短时间内整理好这么多数据，难保不出差错，一旦出错，反而会影响期末考试的正常进行。当时没有别人在场，我就把上面这些数字报了一遍给主任听，主任听后也乐了：“那就让老师们自己核对吧。不过你要保证老师们都能准时到场监考。”“那是！”我知道，学院领导昨天在全院系部主任会议上强调，各系部要召开考风考纪培训会，强调监考纪律，于是我向主任建议道：“要不召开一次全系教师会议，作考前动员和考风考纪培训？顺便让各位老师现场核对自己的监考场次和时间、地点，有问题的当场解决。”“好，一石三鸟。就本周五下午2点半，你发通知吧。”主任答应得很干脆。
主任要求做每位教师的监考日程表，我自知无法保质保量完成，就没有接受这个任务。但是，让老师们认真核对自己每一场监考的时间、地点，这个问题还是要解决，所以我建议召开全体教师会议。这样，不但主任担心的问题可以解决，还顺便完成了学院领导要求各系召开考前动员和考风考纪培训会的指示。这样的建议领导自然乐意接受。
对于领导给出的无法完成的指令，秘书应该及时提出不同意见，但是一定要争取领导同意收回指令。同时秘书还要在能力范围内尽量把工作做到位，即，准确领会领导的真实意图，并提出切实可行的解决办法。
诚然，在以上几种情况下，秘书可以不那么听话，但是这些情况出现的几率比较小，在绝大多数情况下，对于领导的指令，秘书应该而且必须保质保量完成，否则就不是一个合格的秘书。
（摘自《公务员文萃》2015年第五期）
稿件来源：《秘书》