间接采购管理的模板应用知多少？

间接采购所涉及的专业、行业之广，让间采人员练就“周身刀”的本领，可惜也做不到“把把利”。每天在各行各业、千头万绪的工作当中，与内部客户之间的需求澄清，与供应商之间的标书、合同澄清当中，如何确保高效、准确？模板的应用自然就是我们的不二选择。

所以，大家都相互学习、借鉴，甚至在度娘上要来各种模板：**品类技术描述模板、报价模板、招标书模板、合同模板……等等。立马大张旗鼓用起来了，然而，过一段时间发现，并没起到什么效果，反而被同事、供应商纷纷吐槽：多此一举。被大家抱怨：比以前多填了一堆多余表格。

这是怎么回事？那么我们接下来谈谈什么是模板？

百度词条描述：模板是将一个事物的结构规律予以固定化、标准化的成果，它体现的是结构形式的标准化。

我理解间接采购管理模板化是：根据不同品类的差异与共性，在品类采购管理过程中，把要交互的信息、内容固化成一定的条框，便于与内部客户、供应商之间的沟通和交流，减少差异，提高效率。

这么好的一个方法，那么，所有品类都可以运用模板吗？

间接采购，虽说是主观为主，但其实也有不少高风险、专业度高的品类，例如建筑工程，光是国家标准及行业标准就已经多达300多个，大到设计规范、项目管理标准与规范，小到现场安装焊接与验收规范、工期定额规范等等，全部都有具体要求，企业就没有必要在这些品类上“锦上添花”了，能把国标、行标里的规范与要求做好，就已经是100分了。又例如，有采购同行问：绿化养护外包，验收标准的模板怎么定？虽然是服务外包，但这个品类有国家、城市的《园林绿化养护标准》里面对于一级、二级、三级的不同验收标准，都量化得很具体：例如植物病虫株数比率，草坪的露土率，行道树缺株率，等等，都已经非常具体了，我建议各位伙伴直接应用就可以了，不需另行制定，把精力放其他更有价值的地方。

所以，定模板的品类原则一：有三标，不折腾。这三标是：国标、行标、地标。如果这个品类已有这三标，那么我们直接应用。只有缺三标，又或者三标适用性太广，不能足本企业间接品类采购需求，我们才考虑自己制定。

在这里，又会有小伙伴问：间接物料那么多品类，我怎么才晓得哪个品类有三标，哪个品类没有三标？

万一某个品类其实已有标准，但我不知道，编制了模板怎么办？我只能回答你：除了学习，还是学习。不过你放心，错不了，为什么？假如你连这个品类三标情况都不清楚，足以说明你对这个品类不了解，那么你是没有能力编制这个品类相关模板的，制定出来了也不会有人用，你折磨不了他人的，你只是虐了自己而已。

制定模板的品类，原则二：能力所及，不熟不做。间接材品类之多，我们不可能都熟悉，所以建议大家熟悉一个品类，制定一个品类的采购管理模板。有小伙伴会问：有总比没有好吧？先来一个粗一点的模板先用着，慢慢再优化。但我不建议这么做，为什么？古语有云：买的没有卖的精。尤其与品类技术相关的，隔行如隔山，我们拿出一个含水份的模板，本来供应商不清楚我们是不是外行，经我们这么一作，就露馅了，靠谱的供应商会给我们提醒、纠正。遇到不靠谱的供应商，那我们只能自求多福了吧。

所以，记住：不熟不做，哪怕是从别人家借鉴回来的模板，也要经自己理解、消化再运用，不要急，心急吃不了热豆腐。制订模板是一件常态化的知识管理工作，不是一阵风式的运动，只要一天没离开间接采购这个岗位，出台和优化模板都应该是我们的职责之一。

那么模板怎么建立？谁来建立？谁来用？

原则三：不孤身作战，要专业联盟，作为间接采购的我们，内心一定要明白这个事实：在各品类的专业技术上，哪怕我们再强，强不过我们品类技术部门（归口管理部门）的每位工程师。我们再专业，专业不过我们的供应商。所以，制定品类模板时，品类工程师和供应商就是我们最好的专业导师。例如，过去一年，我们信息系统运维类的采购特别多，由于大家对标准理解不一，内、外交流时经常发生误会，效率低不说，有时候甚至影响到了项目效果，所以我们把这个品类出台模板的想法跟我们IT工程师分享了，依赖于我们工程师的专业，以及多年来经验教训，大家联手分别负责技术和商务模块，出台了一个模板稿，然后再交给同个品类三个以上供应商进行联合校验。这个模板是大家智慧和经验的结晶，最终无论是我们品类工程师，还是供应商，大家用起来当然是得心应手。

所以，给我们采购同行一个建议： 哪怕我们在某个品类上有多专业，都不要自行制定模板，因为评估模板的好用与否？是我们内部客户和供应商，而不是我们。

在这里，会有采购问：我们公司没有这个品类工程师，也没人懂这个品类，怎么办？这么说吧，企业里没人懂这个品类，一直也没出问题，说明这个品类对企业并不重要（要么风险不高，要么金额不高）。如果这个品类重要，那么建议企业招专业的人，或者现有的担当进行学习，先弄懂了再考虑制定模板。不然，不建议制定，因为有模板了，给谁用？谁来确认？例如，我们制定了一个机电设备的技术方案描述和报价模板，供应商按要求填报了，可我们企业没人懂，没能力对方案进行技术确认，其实风险更高。这种情况，不如直接信任和依赖供应商，可以委托一家专业度高的供应商，出来一个模板稿。当然，里面会有偏向性的可能，接下来我们再多找两家分别校验。要知道，供应商里隐藏着的都是品类专家，我们要善于利用这个宝藏。

总的来说，模板是个好工具，但并不是所有品类、任何场景都适用，更不是由采购就可以完成。我们要记住模板使用三原则：

一、 有三标，不折腾

二、 能力所及，不熟不做

三、 不孤身作战，要专业联盟

作为间接采购，我们每天被不同的品类打磨、洗礼，已经很不容易了，之后还要制定品类模板，是不是感觉太难了？不是的，我们现在所走的每一步，所制定的每一个模板，是为了日后间接采购的路好走一些，所以，现在的每一次艰难，都是促使我们能力的进阶，为了明天的容易，我们一起努力吧，间采人！

作者观点不代表博润立场

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