总觉得工作太繁重？4个原则帮你减压
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上周四，讲了一个克服「职业倦怠」的方法，叫做「目标对齐」：
这个方法，我自己坚持用了一段时间，最大的感触就是：它迫使我慢下来，在追求高效的同时，去反思和复盘观察。
其实在这套方法中，并不一定要严格地去打分、加权、排序，停下来反思本身，就已经能起到非常好的效果 —— 你可以跳出自己原有的框架，用不同的视角来审视自己。
不过这套方法，多多少少还属于「认知层」的体系，是一种自上而下的梳理。
今天要聊的，是几个具体落地的原则，也是我一直在践行的小技巧。
希望能帮助你，让工作和学习变得更轻松。
在上周的文章中，我提到了一个点：造成职业倦怠，很大一部分原因在于：我们总是被不期而来的琐事所淹没。
比如：
忙碌埋头于方案时，上级突然分配给你一个小任务，下午就要；
刚做完一张报表，同事那边又来了个事情，非得你去处理不可；
填表格、确认时间、安排日程……很多不重要的事情，拖着拖着不知不觉就过了期限，导致耽误了项目。
辛辛苦苦忙了一天，待办事项里却还剩一堆任务，眼看着里面「过期」的任务堆积得越来越多，完全没有动力再去打开……
我想，这应该是很多人的日常。
正是这些汹涌而来的琐事，不断削弱着我们的自主性，让我们感觉：自己对工作失去了掌控，老是在疲于奔命，老是在「救火」。
一来二去，如何能不产生疲惫感？
大量的认知心理学实验表明：当我们从任务A切换到任务B时，未完成的任务A，会对任务B产生前摄干扰，导致产生不间断的「回想」（ruminations）—— 这会导致你产生「认知过载」（Cognitive load）的感受。
简而言之：这些未完成的任务，并不会随着切换而消失，它们会占据你的隐性认知，从而挤压显性认知资源。
这表现出来是什么现象呢？你会感到脑子里装满了东西，难以喘息，没有多余的空间去思考新的问题，甚至感到思维凝滞、脑子像生锈了一样。
这多半就是因为，你的认知资源已经超负荷了。
人最宝贵的就是注意力。而这些琐事，正是吞噬、蚕食注意力的元凶。
久而久之，可能会有什么后果呢？
你可能会变得浮躁，只想快点把事情赶完，失去深度思考、深入分析的能力。
我自己深有体会。一年多以前，刚辞职出来创业的时候，有一阵子，被各种各样的琐事淹没，待办事项里每天都有20多个条目，一闭上眼睛，各种问题就在脑子里涌上来，自言自语。
那段时间经常失眠，造成的后果，就是第二天头痛，几乎没办法冷静地思考，耽误了更多时间。
那么，有什么办法，可以改善这种状况呢？
我们没办法主宰琐事的来源，没办法完全避开它们，但我们可以通过调整自己的状态，更好地来应对它们。
分享一套我一直在践行的「4D原则」，希望能帮到你。
1. 两步思考原则（Double steps）
经常读我文章的朋友，一定知道我对「记笔记」这件事的态度：
光把知识点记下来是没用的，你必须经过「记录 - 思考 - 行动」这一整套流程，才能真正把知识用起来。
这里面，思考和行动，就是对知识的「咀嚼」和「消化」，也是内化知识的方法。
同样，我们一般是怎么管理任务的呢？记下待办事项，然后抽出时间去行动。
你会发现，这里的模式是「记录 - 行动」。和知识管理的模式相比，缺了什么？思考。
不要小看这一步，这其实就是很多人疲于奔命、却始终「做不完事情」的重要原因。
举个例子：前阵子给团队做培训，发现他们特别容易犯一个问题：找不到重点。
就像前阵子，让负责人带着他们讨论协作流程问题，结果，开了一个小时，大家都在各种找困难、倒苦水，没有一个人真正去想「如何解决问题」，直到最后半小时，才急急忙忙收尾。
这样的情况时时发生，有时不得不亲自下场，主导他们的讨论，才能保证提出有效的结果。
同样，有时让团队成员做一个方案，会看到他们把大量精力花在细节上面，提出各种可能性，写得很完善、很丰富，但却偏偏忽略了最关键的问题：为什么要做这个方案？它的目的是什么？它想达到什么样的效果？
我相信，你一定也遇到过这种情境：上司交待了一个任务，抽时间紧赶慢赶赶完，却被上司说「我要的不是这个」。于是，白费了时间不说，还会影响心情和状态。
如何解决这个问题呢？其实很简单：在「记录 - 执行」的过程中，插入一个「思考」的步骤。
这就是两步思考原则：不仅仅要记录待办的任务（第一步），更要让思考去参与（第二步）。把每一个任务都安排妥帖，抓住它的核心和目的，执行时才能到位。
具体怎么做呢？也很简单：在书写待办事项时，多加一栏，用来对任务进行反刍，思考「我为什么要做这件事？」「我想通过它达到什么结果？」再把思考的结果写上去 —— 这就是它的「关键目标」。
那么，当你执行任务时，就能够围绕这个关键目标来行动，不会偏离方向。
如果你像我一样，习惯用 Todo List 工具安排事项，那就更简单：记录下要做的任务之后，每天定期抽出时间，对这些任务进行「预处理」。再把深思熟虑之后的结果，记在任务后面，让自己时刻记住。
比如：
这样一来，在执行的时候，就能够持续确认：我是出于什么目的才去做这件事？我有没有走在正确的方向上？
比如，谈系统采购的时候，一旦把「提升用户体验」牢牢记在心里，就不会被各种五花八门的供应商 —— 低价，灵活，功能强大，可定制……晃晕了眼，我会明确地知道自己需要什么。
甚至，如果实在没有合适的，能不能对现有的系统做一些优化？能不能通过别的方式来提高用户体验？这些都是可行的选择。
你会发现：目标比任务更核心，也更有弹性 —— 达成关键目标，未必一定要借由这个任务，你完全可以采取其他方法，来逼近乃至达成它。
这才是任务管理的核心：我们要完成的，永远不是一个个「任务」，而是这些任务背后，真正存在着的「需求」和「目标」。
不要忙着救火，你应该专注于那些更宏观、更高层次的视点。
2. 一次落实原则（Do it at once）
At once 是「立即」，但在这里译为「一次」更有意思，因为：很多琐事之所以对我们造成困扰，恰恰是因为我们没有「一次执行」，而把它进行了分解，让它不断占据着我们的隐性认知。
心理学家 Sophie Leroy 做过一个有意思的研究。他让一群大学生，先做一份试卷A（预计完成时间1-1个半小时），再完成另一份试卷B，考虑以下两种情况：
1）只给1个小时时间完成A，再完成B。
2）给1个半小时时间完成A，再完成B。
好了，猜一下：当这两组参与者开始做试卷B时，哪一组受到试卷A「隐性认知」的干扰更少，更专注？
很多人也许会猜是第二组，但答案是第一组。
时间压力更大的一组，切换到新任务之后，反而更容易专注。
原因很简单：高度的时间压力，会迫使我们减少选择，减少胡思乱想，依靠快速的反应去行动。这种情况下，它占据我们的认知资源会更少，从而，我们所遭受到的干扰也会更少。
（当然，如果时间过短，导致试卷「做不完」，那就是另一回事了）
很多人的症结就在于：在一些不重要的事情上面，过多地纠结，反复思考、拖延，导致占据了大量的认知资源，没办法好好静下心来，思考真正重要的事情。
我自己在工作时，会按照这个原则行动：
首先，把所有突发的任务，按照重要性，分成1、2、3三档。
第一档的任务，属于「不重要」。我会善用「拖」字诀，尽量放着，有空时再去做。比如买某样物品、确认某个东西、更改某个细节……等等。它们不会导致严重的后果。
第三档的任务，属于「重要」。我会记下来，专门进行思考、分析、执行，用大部分的精力去完成。绝大多数日常工作都属于这类。
而第二档的任务，属于「不那么重要」—— 这就是我们的各种日常琐事。比如：给同事回个话，给领导做一个汇报，给客户出一个文档，确定行程酒店机票……
这些事情，你既不能置之不理（会耽误事情），但如果花太多精力在上面，又会非常浪费时间。
我的态度是：每天定期拨出一段时间，专门处理这些琐事，并且采取「一次落实」原则，一次性把它做完，哪怕结果并不完美，也绝不让它再占据我的精力。
比如：要确定出差计划，我就把合伙人和那边的对接人拉一个群，大家报一个有空的时间，凑一起，快速定下日程，然后立刻请助理订车票酒店。订完立刻发群里，大家收藏起来，搞定。
哪怕到时时间有变，再改签就是了。
最烦的是什么呢？信息反复地传递、更改，大家又都有事，拖着拖着就没了下文。一件事情没做完，如鲠在噎，就会一直让你不舒服。
很多时候，我们需要的不是一个最优解，而是一个满意解。甚至，只要一个过得去的结果，就可以有效规避「契可尼效应」。
对于这些「不那么重要」的事情，只要给它一个结果就可以了，不要浪费你宝贵的注意力。
简而言之：能拖的事情就拖着，能敷衍的事情就敷衍，重心要放在最有价值、最重要的任务上。
不要陷入「把每一件事情都做好」的迷思，那样的结果就是所有事情都做不好。
3. 简单开始原则（Dirty beginning）
人有一个很奇怪的现象：一件事情，还没做的时候千方百计拖着，不去动；等到动手了，又想一鼓作气把它做完，让他放下都放不了……
用比较学术的话来说，是惯性，不想改变自己的状态；用大白话来说，就是懒。
其实，用好这个特性，也有助于我们攻克拖延症。
你会发现，大多数麻烦都是怎么来的呢？无非一个拖字。很多事情，明明安排妥当了，执行时总会不知不觉地拖延。拖着拖着，就容易撞车，延误，产生一系列的困扰。
这其中，最明显的，就是需要创造性思维的工作。
大多数不动脑子的重复劳动 —— 比如填表格、做文档，很少有人会拖延，因为没有太大的「阻力」。最容易拖延的是什么呢？写文章，做方案，写报告，出创意……诸如此类。
但凡需要动脑子的东西，很容易陷入一个怪圈：老是担心做不好，不完美，于是一直不敢去开始，最后就导致真的做不好……
怎么解决这个问题呢？
比较有效的一个技巧，还是：给它一个「不动脑子」的开始。先不管不顾做上2分钟，你就停不下来了。
最难的，其实就是这个「开始」。只要启动了，我们的大脑就会迫使我们一直开工，让它告一段落。
那么，如何「不动脑子」地开始呢？
针对每种创造性工作，我们可以实现设置一些「程式化」的部分。这样，当我们开始时，先做这些部分 —— 这就相当于一个热身。它能有效地把我们的思维，切换到这项工作上，并且形成惯性。
举个例子：我很多文章的开头，都会用一些场景和困惑引入，这其实就是一个「程式化」。
当我开始写一篇文章时，如何克服「不想写」的惰性？很简单，我先坐下来，想一下大致的选题，再结合自己的经验，写一些大家在工作、生活中常见的问题，以此作为引子。通过这种方式，让自己进入写作的状态，就会非常自然地写下去。
这就是 Dirty beginning 原则：不用管开始，先用最不费力、最不需要动脑的方式，让自己进入状态，强迫自己开始行动。到最后，再把开头给改掉就好了。
同样，做方案时，可以事先设置一个模板或框架。这样，开工时，可以先做「引子」，把一些无关紧要的内容做一做。查些资料，贴些图表，写一些场面话 —— 它们没什么价值，但是可以快速帮助你热身，让你能够坐得住。
这个方法，拯救了我无数次的拖延症，也是我用来对抗「琐事」和「繁忙」的最好办法。
不要想太多，先做就是。无论质量如何，「做」这个动作，以及对结果的预期，都会不断给我们正反馈，减少我们的压力和焦虑感。
4. 抽屉时间原则（Drawer hour）
最后，简单提一个十分重要的原则：抽屉时间。
什么意思呢？
在我们的一生中，很多时候是为别人而活。什么时候能专注在自己身上呢？也许，你会有个抽屉，里面摆满了对你来说有意义的东西：日记本，梦想记录本，自己的作品，相册……诸如此类。
抽屉打开的时候，让自己重新成为自己。
这就是「抽屉时间」（Drawer hour）。
不论多忙，每天一定要抽出一段时间，屏蔽一切干扰，隔绝一切杂务，用来专注在那些自己喜欢的，真正重要的事情上。
可以静静读一本书，可以写一段日记，可以回顾自己的目标和规划，可以做工作总结，可以学一样技能……但无论如何，这是专属于你一个人的时间。试着关掉其他声音，拿走手机，把门关好，不要让任何事情来干扰你。
在这段时间里，不妨暂时忘掉你的职业身份、社会身份，聚焦在「我」身上，顺应自己的内心。
甚至，你可以试试冥想。专注在自己的呼吸上，观察脑子中闪过的纷乱的念头，和它们对话，直面，和解，让自己的心静下来。
如果你这一整天忙得无瑕思考，那这就是你好好反思、休憩的时刻。
时间无需很长，半小时到一小时都可以，重点是：让这段不受干扰的时间，成为你一天中最有价值的、真正为自己而活的阶段。
不要只顾着往前走，偶尔也要停下来，听听内心的声音。
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THE END
- 假期愉快 -