接待活动中的日程安排和拟定
作者简介
文泉，曾任职中国外交学院；留学新加坡国立、美国哈佛等大学；出访过40余国，有丰富的礼仪教育、培训和实践经验，长期在海外学习、工作及生活浸濡；出版有《国际商务礼仪》等书；曾获中国中央国家机关优秀青年称号。
日程安排乍一看是活动内容的排列，是把外事活动每个环节联系起来的时间表而已，看不出有多么重要，而且活动结束以后，这个日程安排似乎没有人再去回顾，也没有人再去评价，但这仅是一种表象。
实际上，日程安排很有技巧，也非常讲究，里面深含很多重要的考量因素，是外事活动能否成功、能否取得成果的重要环节之一，也是每个参与活动人员的行动指南，特别是活动组织者和服务人员的工作指引。从这个意义上讲，日程就像是音乐会上每个乐手前面的乐谱，不可或缺。
外事活动日程安排，有以下几个方面的因素需要考虑。
■ 不同用途的日程安排
比较大的外事活动往往就像一首交响乐，需要很多不同的乐手共同演奏。因此，和交响乐团的乐谱一样，外事活动中的日程表可以根据需要分解为若干个表。比较标准的做法是：在拟出主要活动内容后，把日程表分解为工作日程表和活动日程表两大类。
工作日程表的主要功能是为工作人员提供指导依据。活动日程表是为参与活动人员提供行动依据，由于这两种人员所需要和关注的信息不同，因此这种两种日程表的内容也不相同。
工作
日程表
工作日程表的内容需要很全面、很细致，应该涉及活动的起止时间、活动内容、活动参与人员、工作分组、负责人员、活动地点、交通方式、联系方式等非常详细的内容。有时，为了便于辨认，甚至需要把重要外宾的个人简要资料和照片都放进去。
工作日程表又可以分为大表（总表）和小表（分表）。大表是总的工作安排，小表是具体的分工。比如，为了便于司机和相关调度人员了解交通安排，就需要做一个交通安排小表，其中包括司机姓名、电话、车辆型号和各种用车时间等信息。又比如餐饮安排小表，其中包括每一餐的菜单、个别人员的特殊饮食禁忌和要求等。
工作日程表稍作扩展，就可以用作出访手册。出访手册涵盖的内容更宽泛一些，需要对出访国度、城市、单位及主要参与活动人员进行介绍，需要说明出访背景，要列出代表团部分成员名单及出访活动的大致安排，还要包括航班、酒店、各种联系人员信息以及注意事项等。
活动
日程表
活动日程表相对于工作日程表来说，内容会简明很多，主要是参会人员的行动指引，但也需要把活动的时间、地点、内容、出席人员等情况包括在内，尤其是需要把参会贵宾的情况及他们需要做的事情列清楚。比如在一场活动当中，谁做主旨演讲、谁做点评嘉宾、谁做分论坛嘉宾等，要表述清楚。总之，活动日程表的编排越简洁、越精准越好。
■ 各种活动的先后顺序
在日程安排的拟定过程中，需要认真考虑各种活动的先后顺序。如同化学反应，活动先后顺序不同，可能会直接导致不同的外事活动整体效果。比如接待一个外国代表团到一个工业园区，是先参观考察，还是先安排会谈，可能就是一个很重要的问题。如果不先安排参观考察，外方代表的交流可能就会缺乏一些针对性，甚至会有一些先入为主的偏见，这些都可能会误导交流的方向，造成不必要的时间浪费，从而造成交流效率低下，甚至交流失败。
这种先后顺序，还包括活动中不同节目的顺序。比如有一个单位曾经在北京举办一个大型活动，这个活动邀请了很多不同领域、专业和部门的贵宾，整个活动从早上一直安排到晚饭前。主办方把其中一个非常重要的揭牌仪式安排在午饭后举行。
由于一个上午的演讲、讨论，很多人到下午开始犯困，也有很多人由于各种原因，午饭后就离开了会场。因此，到了下午，整个会场不但出现很多空位，而且大家的精神状态都很疲倦，大大减弱了这一仪式的影响力和效果，这是一个典型的活动顺序安排失当的例子。
事后大家总结，如果揭牌仪式放在早上活动开始不久后举行，不但会场气氛好，新闻报道中的各种影视材料和素材都会非常好看，也会给与会人员留下深刻的印象，形成一个正向的传播效果。
■ 参加活动人员的确定
第一，在拟定日程时，一定要了解清楚各方参会人员的情况，并在日程表中全部列出。
第二，对于参加活动人员，最重要的是确定位次排序，即礼宾排序。
第三，要搞清楚各种头衔的准确意义。比如“Dr.”一词，在绝大多数中国人看来，都会认为是“博士”的意思，特别是来自大学和科研单位的人员。但事实上，“Dr.”一词也可以表示医生。又比如“Minister”一词，可以表示政府部委级的部长，也可以表示教堂里的长老。在中国一些部门当中，比如县级市宣传部长，就不能以“Minister”相称，而只能用“Director”或者“Chief”。
第四，外宾姓名的书写方法，包括职位的书写方法要搞清楚，尤其是缩写部分，不能出现差错。比如，很多国家喜欢用“阁下（His Excellency）”一词表示尊敬，缩写为“HE”。
第五，在正式的外事活动当中，一定要注意安排专业语言翻译人员。翻译分为同声传译和交互式传译（交传）两种。这两种翻译都需要极强的语言功底，特别是专业词汇方面的功底。
■ 活动人员的身体状况
提前了解参与活动主要人员的身体状况，是非常有必要的。这会直接影响参观路线的设计、会议时长安排、餐食安排和选择等。如果贵宾膝盖有问题，就应该安排适宜的交通工具，协助参观考察。诸如此类，事虽不大，但是主要人员的身体状况会直接影响到活动的安排和路线设计。
■ 各种活动的间隔时间
第一，需要考虑的是各种活动正式开始之前的“破冰”预热时间。这种“破冰”预热有各种内容，既可以是相互寒暄握手的时间，也可以是在餐前等候全部客人到齐的时间。
第二，对于重要的会谈会见活动，一定要留出足够的后延时间。为了保证有足够弹性的时间间隔，在安排活动时要注意虚实结合，安排一些比较轻松的活动在重要活动后面。
第三，需要考虑交通用时，预留交通拥堵的时间。
第四，就餐活动要充分考虑上菜的时间，同时也要照顾客人的用餐习惯。
故事案例（向下滑动阅览全部内容）
上菜快一点还是慢一点
一个外国机构曾经在一家酒店组织了一次大型晚宴活动，邀请了很多来自本国的贵宾。为了办好这次晚宴，让其充满浓郁的中国文化风味，提升晚宴品味，主办方还特意安排了文艺表演，整个会场的布置也非常典雅，充满浪漫情调，所有赴宴的贵宾也都是盛装出席，一切安排都很完备，没想到却在上菜环节出了点问题。
这家酒店给各种会议上菜的特点就是尽可能快速上菜。因此，宴会开始不久，服务员就开始一道接一道上菜，没有顾及就餐者是否要慢慢细品，同时观看演出的想法。主宾夫人不知所措地问主办方：“Is it supposed to eat a bit slower for such romantic setting?”（这样浪漫的晚宴，难道不应该吃得比较慢一点吗？）
日程安排拟定在充分考虑以上五点后，应该不会有什么大的疏漏。当然，在实际工作中，日程的安排经常需要修改。修改时，就必须有一个所有日程同步修改的机制，否则很可能会造成更大的问题。另外，日程的安排必须由领导专门负责协调，避免没有人统领和负责。
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文字 | 《新编公务员外事礼仪》
作者 | 文泉 图片 | 网络 编辑 | 老江
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