药店人：怎样才能又不加班，又把工作做的妥妥当当？

2016-12-09 杏林学堂 杏林智库

说到时间管理，不论是中高层管理人员，还是一线员工都会说自己听过，但是，对于我们药店人来说，我们的时间管理是不一样的。

阿晴

是K连锁药店的运营经理，每次下达任务，分配工作时，店经理都会抱怨自己时间不够用，促销需要加班，周末生意好一点需要加班，来货时要加班，回到家里又要料理家务，真的很辛苦，这种感受，她身有体会，因为她也是这样走过来的，可是却又无法改变。

不止店经理如此，一线员工、药师等都觉得自己很忙，没有时间，连准备执业药师考试的复习时间都挤不出来，资料3月份买了，到9月份还没有来得及翻几页，大家都在忙碌中度过。

而另外有一种现象，就是，有一些员工似乎总无所事事，在店里面玩手机，在货架边发呆，闲聊等等，这些人又闲得不知如何打发时间。

阿花

Z连锁药店的店长阿花最近很忙。她策划了一场年终季的促销活动，目前正在紧锣密鼓地准备当中。

此外，在店里，阿花不仅要安排相关的事务性工作、参与销售活动，还要去总部参加相关的会议，忙得不可开交。

而作为“总是最早到店、最晚离店”的店长，“为店辛苦为店忙”的阿花觉得，每天的时间怎么挤都不够用，事情感觉永远做不完。

“忙时忙成狗，闲时闲发慌”，药店员工应该对此深有感触。就中小型门店而言，销售呈早、晚高峰期状态尤为明显。

那么作为药店员工，如何让自己上班时的空闲时刻既充实又能缓解工作的疲劳呢？

药店一线员工又应如何科学合理地安排工作时间，有条不紊地完成工作任务，摆脱“忙人”状态呢？

“

店长们经常发出这样的感慨：为什么我的时间总是不够用？让我们来看看问题出现的根源吧！

工作效率低下

我们一些同事在店里面上班，虽然站了七八个小时，很累，但是工作质量与效率都比较低。

工作没有计划

员工上班后，被动地完成了最基本的工作：看场、导购、理货，却没有主动对时间进行规划，哪个时间段应该做什么？最重要的事情是什么？先做什么后做什么？很少去思考这些问题，因此总不知忙了些什么？

工作目标不明确

不少药店人在店里上班都没有给自己设定目标，因为没有目标所以没有冲劲，也因此没有紧迫感，也不会尊重时间。

管理者单纯地自上而下

一些中高层管理人员，只以自己为中心，单纯地想到什么就马上下达什么，没有事先沟通，也没有考虑到下属的时间安排，因此常令员工措手不及与疲于奔命。

没有自检的习惯

多数人都用自己的习惯工作，觉得自己按照自己的想法一步一步去做就可以了，觉得也挺好，计划有什么用呢，反而会浪费自己的时间，再说了，自己知道要做什么还需要计划吗？而且常常计划不如变化快。其实不通过自检便无法了解自己对时间管理的状况，也因此无法提高自己的工作效能，计划的好处在于可以帮助自检与纠偏，发现可以改善的点。

有心而无行动

也有不少同事有提高时间管理能力的想法，却并不采取行动去改变，也有些同事做了一两天后就坚持不下去了，自乱了阵脚，又回归到无绪状态。

要解决药店人的时间管理难题，需要先了解药店人的岗位工作与日常作业流程，以店经理为例，一般来说，店经理的岗位工作内容如下：

一、考勤记录、员工的仪容仪表检查、营业指标分解、清洁卫生、区域负责划分、单据管理、收银管理。

二、促销管理、商品管理、新员工培训、员工服务质量检查、顾客需求登记、处理顾客异议。

三、员工现场演练、随手理货、看场、收银钥匙保管、其它工作。

有些企业也直接以八大管理（目标、人员、卖场、商品、空间、促销与商圈、信息、财务管理）来定义这些工作，其本质无异。

再来看一下药店人的日常作业流程：

一、营业前
两个开门、门店状况确认、着装、清洁、晨会、营业前准备。

二、营业中
清点贵重、开启音响、熟悉商品、收集信息、员工培训、看场导购、随手理货、其他作业。

三、交接班
交接时间：一般为下午2：00～3：00；交接内容：早班营业情况、数据分析、公司通知、顾客需求情况、清洁卫生、收银、会员相关事项、促销品发放、其他事项。

四、晚班
晚班不同之处在于结束时需要打烊作业操作，其他与早班相仿。

当我们了解了基本的工作流程与岗位内容后，需要做的是对其进行分析，分清轻重缓急，举一个例子，对于店经理来说，最重要的工作是导购吗？

虽然导购对于当班的营业额非常重要，但是对于店经理这个岗位来说，导购却不是他最重要的工作，店经理对自己的工作进行分析时应将员工带教与培训放在第一位，因为只有员工在导购方面比自己更强，营业才会有保证，否则只能自己冲到顾客面前去导购，能不忙吗？

工作的流程非常清楚后，就要提前在大脑中有很清晰的意识，推动流程往前走，而不是跟着流程后面跑，那样自己只会越来越累，成为时间的奴隶而不是主人。也就是说，后面要做的事提前准备好，而不要等到了时间才去准备，这样就能充分利用好门店的低峰时段与高峰时间来进行合理的工作分配。

当然，我们要高效管理好自己的时间，需要在内心有明确的目标，只有目标坚定的人，对于时间才会有强烈的意识，而这是管理好时间的前提，之后要进行计划，有计划才清楚自己要干哪些事，该怎么干，当然我们也需要运用一些技术：

ABC时间管理法：纠正本末倒置

店长工作千头万绪，如果每天埋头于琐碎工作，就很难将团队高效地运行起来。比如，早上店长走进办公室，可能有店员去汇报工作，反映的很多问题，如果店长不分主次一一解答，那么很可能造成重要工作的延误。而“ABC时间管理法”的核心，就是抓住主要问题，解决主要矛盾，以事务的重要程 40 37544 40 15287 0 0 3155 0 0:00:11 0:00:04 0:00:07 3154为依据，将待办的事项按照由重到轻的顺序划分为Ａ、Ｂ、Ｃ三个等级，然后按照事项的重要等级逐一完成。其核心是“三抓三放”原则。

一是抓大事，放小事。

店长应集中精力思考工作上和战略上的大事，对于微不足道的小事，无须过度烦心。比如店长应当多考虑门店的目标达成情况、发展规划、竞争对手分析、促销方案制定等，而不是埋头于无关紧要的小事。

二是抓正事，放杂事。

店长要顺利完成一件工作，有其必要的程序及步骤，亦即与完成该项任务有关的称为正事，而与完成该项任务无关的则称为杂事。一个优秀的店长应抓紧正事，将心力和时间集中于处理与该任务最相关的核心问题；至于与正事无关的杂事，可交由下属处理，或是尽量避免，以简化工作内容。

三是抓要事，放闲事。

重要又紧急的事情店长应该在第一时间完成；没有时间压力的闲事，则利用工作空档，简单处理即可。要事与闲事的差别，在于对绩效的贡献度以及时间的紧迫程度，高绩效贡献度、高时间紧迫性的要第一时间去处理。

“两点”“一线”让单位时间价值最大化

店长的时间管理，目的并非绝对缩短工作时间，而是要知进退，有所为有所不为，核心在于抓重点，充分发挥自己的特长，让自己的单位时间价值最大化。

一、抓重点，核准而非直接管理人财物。

很多店长“严”管人财物，生怕别人经手会出现徇私舞弊或者失误，给门店造成损失，所以直接受理店员的请假、换班、临时外出等事宜，直接发放有价证券或物资，如代金券、现金券、买赠奖品等。处理杂事不仅会消耗店长太多的时间，也有可能让其他人员无所事事，并且暗自埋怨店长的不信任，进而对药店产生离心力。

店长在进行人财物的管理时，不要将精力放在具体操作上，而应该将其管理下放到带班长或者店员身上，如将商品的养护交给药师负责，有价证券、促销品的发放交给收银员和带班长。自己将重点放在相关事项处理标准的建立上，如：在何种情况下不得请假，无例外时请假人数的最大额度，赠品或有价证券发放的标准和流程，养护的表格填写标准模板、填写周期、填写错误的处罚等。总体上，店长应该用制度和流程去管理人财物，将自己从琐事中摆脱出来，只负责检查、奖罚和例外情况的处理，从而极大地提高对工作时间的利用度。　　

二、聚焦点，集中精力抓培训。

业绩是药店的根本，店长要将全部焦点，汇聚到业绩提升上，重点是做好培训工作，复制人才。连锁药店的精髓是盈利模式的复制，每家具体药店的经营也应该是不断复制成功的销售经验。很多店长将经营业绩的提升放在亲身做销售上，其结果是“独木难成林”，既花费了非常多的时间，效果也不好。

建议店长在门店时要加强巡查，主要是观察店员日常销售中存在哪些优点和不足，在晨会或者其他场合邀请销售能手介绍销售经验，在顾客离去后立即纠正店员的不足；强化数据的宏观把控，按照销售额和销售数量两个维度去分析销售品种情况，通过绝对值和同比、环比变动数据等，找出当前的主流健康问题，进行销售几率高药品和其适应病症的专题培训，此类复制可以涵盖到要求药店人具备的每项素质和日常从事的每项工作中，如POP撰写、会员发展、陈列等，甚至包括如何更高效地派发DM单等具体事项上，通过不断提高“伙伴”们的能力，让自己从日常销售中解脱出来。

三、走一线，扼杀紧急事件于摇篮。

店长在日常工作中，有非常多的时间在应付突然出现的客户纠纷。其实，有些客户纠纷是可以预防的，店长要尽量作好对未来事情的防范，重点是查阅养护记录、不动销记录、客单价、客单数等经营数据，避免出现顾客因药品质量和价格与药店发生纠纷。

同时，在日常巡查时，对店员销售语言强硬、过于急躁、效期商品没有及时下架、促销政策不清晰等可能产生突发事件的苗头立即采取措施进行纠正，避免恶性发展下去导致紧急事件发展，耗费店长工作时间。

管理时间五部曲

这就是列出每日/每周/每月/每年工作事项，对其优先排序，更新工作并定期检讨，马上行动，量力而为。

其中列出事项是计划，排序是为了抓住重要的事，检讨的过程可以反思自己时间管理过程中还有哪些问题，然后马上行动，只有行动才能改变现状，也只有行动才能将烦恼与焦虑驯服成蚂蚁般的平静，当然，我们也要量力而为，费时做自己能力做不到的事是很傻的行为。

举一个例子，比如本周要做促销，要开店经理例会，两名新员工刚来一周，要进行带教，还有日常的基础工作要做，此时，促销前的准备就是最重要的，其次是新员工的带教与店经理例会等，排序好后，对该工作进行分配，促销的具体事宜哪些是需要自己协调的，哪些是由员工去完成的，一一安排好，店长如果协调不好，则应向公司积极申请，由公司出面解决；

新员工带教中，自己、店里面的老员工、药师等带教各带哪一部分，怎样检核；店经理例会是否一定要本人参加，本次例会是否是月底月初的例会，如果只是例行的会议，没有特别的指令，可否向领导申请值班经理去，如果不能，再自己去，如果自己去要做哪些准备，如果是值班经理去要交待哪些事，注意哪些事，确保能完整接收总部指令等。

这个过程中，可能自己还要把自己的业余时间安排好，复习执业药师考试的资料，指导小孩作业等，这些事情都要进行紧凑安排，一步一步去完成，才能在高压力下从容生存。

番茄时间管理法：将细碎的时间收起来

番茄时间管理法，也就是“基于短时间小任务分割的倒计时工作管理法”。番茄时间管理法的精髓就是小段时间（一般为20~30分钟，也叫“番茄钟”）管理，在限定的时间内完成小任务或是大型任务的分解步骤，从而提高自己的效率。

如果用“番茄时间管理法”，店长的工作开展起来就会卓有成效。🍅🍅

番茄工作法的工具很简单：一只钢笔、一枚计时器以及三张白纸。三张白纸的用途：一是“今日待办”表格，用来填写今天的日期、列出打算在今天进行的活动，把最重要的活动排到第一位，每天早上需要更换此表格；二是“活动清单”表格，列出近期要进行的活动，不要排序，同一张“活动清单”可以用很多天，增加新的活动，同时划去已完成的；三是“记录”表格，用来记录所采用的流程指标，以便对流程进行优化。

需要注意的是，每完成1个番茄钟，一定要休息，每4个番茄钟后进行阶段性休息（15分钟），休息期间不允许思考工作，不打重要电话，不写重要邮件，让大脑充分休息。可以清理下办公桌，或者去喜欢的网站转转。同时，不要频繁地修改番茄钟的长度，某个固定时间长度至少要坚持运用两个星期，否则会破坏节奏。

四、管理时间小技巧

管理自己的时间过程，就是养成习惯的过程，这样一些技巧可以帮助我们更好的控制时间。

1、消除电话干扰
平时在门店时，应将手机放在柜子里，最多隔一两个小时去看一下，这样在店的时间自己才能把控好，否则，电话会干扰自己的计划，如果是公司的人或者熟人找自己，他们会打电话到门店，不用太担心。

2、为意外事件准备时间
当我们去开例会时，都要留出更多的时间，避免堵车等情况发生，当然，路上的时间可以充分利用好。

3、接待业务人员须控制
接待厂家业务人员应简单明了，不宜耽误太多时间，忌闲聊。

4、养成记录习惯
将要做的事随时记录下来，比如应开的会、待跟进事项、待处理事项、上司交待的事等，记录可以避免遗忘，而且还能累积自己的思想智慧。记录的时候，也可以用不同颜色的笔做标记，这样便于区分事情的重要程度。

5、今日事今日毕
应该今天完成的事，就必须在今天完成，不能给自己借口。

6、学会说“不”
有些同事的时间浪费在讨好他人身上，一些不必自己做的事也全部揽在身上，只为了让别人觉得自己是个好人，其实这样做，就丢失了自己。该拒绝的时候说出来，表明心意，适当解释，反倒会赢得尊重，也因此能管理好自己。

7、学会授权
工作的事项进行排序后，对于紧急不重要的事完全可以交由他人去做，平时工作中也要多授权，培养身边的人，才能让自己更轻松。当然，授权不是不管，同时也具备良好的教练技术，员工出现一些差错时，要与他一起去扛责任，这样的授权才是良性的，并真正可以为管理人员带来收益。

8、最佳时间段分析
每个人每天中精力最好的时候略有不同，要分析自己最佳工作时间段，将最难做的事放在状态最好的时候去做，这样的习惯可以轻松解决许多看似很头疼的问题。

当然，除此之外，克服拖延，保持整洁、学会利用零散时间等也是我们管理自己时间应注意的。笔者出差过程中，会利用好每个等候的时间去学习或工作，这样一路上既充实又高效。

时间管理也不只是自己的事，团队成员之间相处过程中的配合与默契能有效节约时间，身为管理人员对时间的态度也将会影响下属的时间管理，在沟通时能多采取自下而上的方式，下属将能更好安排自己的时间。

每个人在管理自己的时间时都可以不断去总结最适合自己的方法，最重要的是有效。事实上，对时间在意的人，其心态一般都是积极向上的，也就是说，其实，绝大多数人的智慧是相当的，但是不同在于我们对于时间的态度上，因为态度不同，所以，人生的结局也各异，许多的药店人用勤奋与时间赛跑，而时间也最青睐他们。