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讲座回顾 | [新美术馆学系列讲座之十五]从展览到美术馆 ——从项目管理到运营管理
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2021年5月29日下午，新美术馆学研究中心及广州美术学院大学城美术馆有幸邀请到木心美术馆副馆长徐泊老师，在线上为我们分享从今日美术馆六年展览工作经验当中提取的项目管理关键点及方法，到木心美术馆六年运营管理之间的跨度与变化，并介绍木心美术馆的独特性，以及美术馆运营管理的工作性质及业务范畴。大学城美术馆副馆长陈晓阳老师最后会作一个特别回应，得以看到两位馆长之间的对话。
#管理问题
徐泊老师之前在一篇微信写作中提到：“何为美术馆的专业？学术不讲，那自然是美术馆的立馆基础，看展览、看活动即见品质。我们这里且谈管理，不必讲理论，如果合作方和一个馆工作起来处处顺畅……最终合作项目有完美的呈现，任何人任何细节没有遗憾，希望再度合作，这就证明了这个美术馆的软实力和专业程度”。2000年前后是中国民营美术馆的一波热潮，大量民营、私立美术馆涌现，但当时还是在生存问题上挣扎，很多馆后来也因此销声匿迹。现在民营美术馆缺乏的不再是资金，而是出色的团队、过硬的管理，真正符合自身特性且能持久的内容，这些是现在的美术馆都要面临的关键课题。
#01 今日美术馆2007—2012 “美术馆界的黄埔军校”
徐泊老师讲述了她在今日美术馆工作期间，几乎每年要做五六十个展览。近乎疯狂的节奏对馆、对人都是严苛的锻炼，也是很大的消耗。当时国内外的重要艺术家都集中到今日美术馆做展览，让这个美术馆成为艺术界的聚焦核心。而美术馆行业当中流传一个笑话：“今日美术馆是美术馆界的黄埔军校”。刚从国外回来的她全无工作经验，只能在实践当中迅速地琢磨、总结，更新所用的工具和方法，然后用到下一个展览中去。这对展览执行人是一种非常紧凑和高强度的锻炼，没有反应的时间及推托的可能，必须迎头赶上。
#02项目执行：流程与方法各种表格的使用
表格即是方法和流程，也是制度的体现。任何项目执行都会涉及到表格应用。在今日美术馆工作六年总结出来的相关展览执行各个环节，所要用到的工作表格有近100个，但当时用起来并不觉得繁琐，因为每一个都是实践经验的累积和结晶。徐泊老师认为表格唯一的衡量标准就是“好用”，她说：“如果遇到一个阻碍你工作顺利进行的表格，让工作变得更加复杂、繁琐、形式化，作为项目执行人一定要马上调整，把它变成一个好用的工具为自己服务，也为合作对象（艺术家、策展人）服务，否则就要毫不犹豫地舍弃它。”
#03 基本功
表格只是一个例子，展览项目执行是一个统筹工作，需要具备一些核心基本功：
一、展厅数据展厅数据（展线、面积、高度、承重、出入口、电压负荷等等）是我们必须烂熟于胸的资料，随时随地张口就来，准确无误。了解艺术家的作品类型、数量以后，马上可以判断适合在什么空间展览、如何实现种种细节，为艺术家提出初步的展览方案建议。 二、协议条款协议条款谈判是必然的，但协议并不应是冰冷的法务措辞，项目执行人应该参与到协议制定的每一个细节，根据工作需要调整直至符合实际情况，这样才能对其运用自如。协议谈判的过程是了解双方需求、立场和原则的过程，进而达成相互尊重、平等的合作关系，考验双方的客观程度、分寸和包容度。 三、收费项目展览实现过程当中往往会产生额外费用，需要艺术家或赞助方承担，美术馆需要准备清晰、合理的收费项目清单。看这个清单的设置细节，就可以看出这个美术馆考虑问题是否周全，是否人性化。谈钱是个敏感问题，容易让人觉得不舒服，而如果你的项目设置得十分合理，沟通方式又非常得当，对方就会欣然接受，这是美术馆级别的服务，实际品质必须与美术馆品质匹配。 四、设施设备设施设备是后勤保障的工作，繁琐但必须。后勤工作做不好，展览执行肯定出问题。很少有美术馆能拿出一份详尽的、配有精准图片及说明的、甚至中英文的设备清单。事先了解好艺术家需求，沟通越充分越精准，现场执行才会越轻松，这些基础配备都是顺利实现项目的条件，否则就会把问题堆到最后面，没有缓和解决的余地。 五、项目进度项目执行人需要把控项目进度和节奏，心中有数，大条和滞后是不被允许的。什么时间做什么事情，哪个部分有可能发生什么问题，清楚如何解决，备好几个不同方案，然后推动项目往下一个计划中的时间节点靠近。清楚地知道每个展览有哪几个关键节点，亲手把控绝不马虎，关键点都在可控节奏当中，整个项目就不会出大的问题，否则就会出现各种不可控的局面，让大家都为之头痛。现在很多艺术家和策展人也都具备成熟的执行经验，他们会和项目执行人一起去捋展览进度，一次一次地进行更新调整，确保在合适的时间点进行最合适的安排。 六、预算决算预算就是要预估项目花多少钱、怎么花。执行人、艺术家、赞助方都需要清楚了解各方面投入，预算是否合理，在决算当中即可体现。如果相去甚远，说明预算不当。高估或者低估了某方面问题，说明做项目的经验不足需要改进，或者是在执行过程中把预算忘在了脑后，并没有量入为出，那么预算没有发挥项目执行重要依据的价值。 七、组织协调项目执行人需要帮助艺术家协调美术馆各个部门，同时对接各种第三方合作者，是一个上通下达左右逢源的核心，所以需要很强的组织协调能力，需要镇定自若、指挥得当，而且把握合适的分寸，让大家都愿意与你配合而且期待与你再度合作，这个说来容易，最终让所有人都满意是很难得的。 八、紧急应变展览里面一定会出现各种突发事件--某种材料找不到、各种机械故障、作品通关不顺、审批部门问题、方案临时调整，等等等等。经验越丰富，突发事件出现的几率越小，解决时间越短。没有突发事件是不可能的，这个时候考验执行人的应变能力，不急不躁，越是紧急越要从容，其实没有解决不了的问题，一切事在人为。如果处处保守，怕麻烦怕超出常规，那么展览效果大概只能平平，往往是超乎寻常的细节会成为展览的精彩之处，就看每个人是否都能竭尽全力争取到那一步。 九、总结归纳展览结束后的档案管理是非常有必要的。不仅可供今后活动借鉴，也是美术馆的重要历史资料。每一个展览执行人都需要具备出色的归纳整理能力，考验执行人的耐心、条理和专业程度。当然不同类型的档案有着不同的归纳标准，其中涉及双方合作甚者商业机密等等需要保密管理，有着相应的管理流程，因此也需要有专门的档案管理员，并且具备档案管理的专门经验。
#04项目执行：好用的工具
项目执行需要很多工具，以场馆图纸为例，建筑平面图对艺术家视觉化的、直观的思维方式是不易理解的，而且相关布展的具体问题在上面难以体现。简明的三维图纸更加有效，不在现场的艺术家可以第一时间了解空间情况、关键数据，甚至用其进行模拟布展，减少落地误差。徐泊老师提及此前在央美办展的经历：正是有了完备的模拟布展方案，展品遇到临时状况，最后一分钟到达展场，但仍然可以顺利布展、开幕。
任何展览都会有“意外”，这是最考验项目执行人的部分。今日美术馆六年，别人对她有很多称谓，经常和施工队混在一起没时间休息，被亲切称为“徐工”。后来有一位国外策展人在一次大展结束之后说：“你真的是一个problem solver”。徐泊老师认为这是她在美术馆做项目执行得到的最欣慰的赞赏—解决各种棘手问题的能手，想人所想，急人所急。
#06对项目管理者的更高要求
一名优秀的项目管理者不单要把握项目进度，更要把握工作气氛。大家在一起不只是完成一个活儿，而是非常愉悦地共同创造一个展览，很多环节共同运作，如何让其他环节到了你这儿都能轻松顺畅地通过，落地执行能力固然重要，如果更能达成与艺术家的共识，和艺术家、策展人对话甚至成为朋友，可以进一步参与到项目的策划、设计当中，最终赢得艺术家和合作方对你及你的美术馆的真正尊重。
#07木心美术馆2015——至今
在快节奏高强度的工作压力之下，学习是件蛮难的事情，而且此前所学有限，感觉几乎消耗殆尽，需要蓄养，所以徐泊老师选择了暂停，希望下一步进入到一个拓展经验，且有所学养的状态。木心美术馆是一个与众不同、定位精准的小型个人美术馆，从2015年开馆一直做下来，负责这里的日常管理与全面运营。木心美术馆有着非常特殊的业态，是一个在旅游景区当中的美术馆，和景区的方方面面密不可分，因此会有各种因地制宜的管理方式。来木心美术馆看展不同于在北上广，观众需要计划一次旅行，无论是到乌镇游玩还是专程来访美术馆。而这样一个在小镇上的美术馆以什么内容来持续吸引观众？木心美术馆的展览、活动节奏非常从容，一年只做一到两个项目，提前筹备两三年，可以把心思花在每个细节上反复斟酌，做最适合这个美术馆的内容。同时从项目管理到运营管理，工作性质发生了很大的转变，原来只是关心展览本身，现在关心的是整个馆的方方面面。
#08木心是谁？
很难几句话把木心说清楚，简单讲，他生于乌镇，也在这里过世。中间在杭州、上海，后来“散步散得远了，就散到了纽约”。他是位诗人，文学家，也是画家，从来不在主流当中，是文学界和艺术界的一个独特个案。他现在拥有很多读者，吸引无数粉丝，但依然是蛮小众的。学界对他的评价褒贬不一。美术馆所做的，就是安安静静地把他留下来的文学和绘画、音乐作品进行展示、整理、研究，和喜欢他的人共同分享，同时根据他的文学艺术观点策划每年的特展：尼采、莎士比亚、拜伦、兰姆、古波斯诗人、巴尔扎克、亨利·米修，将来还有许多位，一一请到乌镇来，进行文学的、艺术的叙会。
#09 开馆与日常
“之前做过很多次开幕活动，第一次做开馆典礼，压力蛮大的，全世界各地木心的朋友、读者、关注此事的媒体赶来，活动进行得很圆满。去年木心美术开馆五周年我写了一篇《馆务如家务-木心美术馆五周年记》，描述了开馆那一天的情形，想起是挺有趣的回忆。”
“现在木心美术馆进入日常运营，开馆的热闹早已经过去了，我一直在试图摸索完善这个馆的方方面面，同时因为我们在一个口碑和品质很高的旅游景区里面，也需要和景区的很多规范保持一致，会很重视客诉、服务等等。而美术馆也需要按照美术馆的行业标准和方式来做事情，每年策划符合我们自身特性的展览和活动，不同于平常的公教活动，我们更多是做读者交流会，或者音乐会，因为我们面对的观众当中有70%都是木心读者。一个馆做事的方式，和这个馆的特性直接相关，不是别人做什么，或者流行什么，我们就做什么。在国内关注文学、绘画和音乐的馆目前并不多，在我们这里，一切都围绕着木心先生展开。”
#10角色的转换
从一个展览项目执行人到美术馆运营者的角色转换当中，我觉得有几个比较重要的点可以和大家分享： 作为管理者，去判断一件事情，不能从个人主观原则出发，而是要有“馆”式思维，即一个美术馆的“可为”和“不可为”。这是一个立足点的问题。大到整体规划，小到服务细节，都需要从“馆”出发。管人和管事都是如此，这是一种职业的客观性，也是眼界和格局的问题。
管理无小事。比如说美术馆都会有咖啡吧，一杯咖啡的品质也能代表这个美术馆的品位。木心美术馆整个是为木心先生设计的。来的人会觉得他沉浸在木心的世界里，这也是读者最喜欢的地方，因此咖啡也需要和这个馆匹配，而不仅仅是一个配套设施。从气氛营造到出品质量上都有要求，我也和吧师一起讨论创意咖啡，如何与木心先生的作品进行适当和有趣的关联，体现木心文化。 作为运营者，心里得有一本账，美术馆的收支、损耗都要去考虑，如何开源节流，营利板块怎么拓展，非营利板块怎么平衡。而且必须要关心观众的感受，美术馆最重要的不是来了多少人，而是来了什么人，从我们这样一个小馆来讲，日均观众数量达到500已经不少。这些人来了以后，我们怎么互动交流，彼此了解，激发灵感，这一定要根据馆的性质设计出相应的方式，而不是表面上的简单互动，我们稍后可以举个例子来说。 美术馆如何健康、长期保持稳定和良性的发展，很大程度上取决于投资企业对于美术馆的态度以及给予美术馆工作上的自由度，国内的民营美术馆都和自己的投资企业之间进行着工作方式方面的磨合，各有各的特殊性，这个展开来是一个大话题。媒体方面，我们认为没有必要刻意地去制造吸引人的东西，有什么就是什么，不追求一定要有多少曝光率、多高热度，首先得把自己认为该做的事情做好，然后把评价的权力和空间留给媒体和观众。 “你的馆到底要做什么？”这也就是馆的定位。我觉得不要做大而无当或者美而无当的馆，新的美术馆层出不穷，差的都不是投资，这个我们之前提到过。如果没有清晰的定位、专业的团队和可持续的内容，建一个馆对于人财物的消耗是毫无意义的。既然做一个馆，不管大小，把它做得明确、有格调、有内容，一步一个脚印，这是一个馆良性发展的根本。
#11 以一件文创品为例
其实这么小的一个馆，尤其是个人美术馆，完全自主开发的文创品一年能有几百万的收入，是值得骄傲的。为什么能让大家喜欢，尤其是木心读者。首先是紧扣木心文化，非常用心地去把握审美和格调上的分寸，非常认真地去把控品质上的每个细节，确保这个美术馆做的每一件事情，每一样东西都和木心先生风格一致，当然也不会因此束手束脚，但需要知道尺度在哪里。比如前年夏天做了两款T恤，样式上没有什么特别，但是在设计元素的选择上花了不少心思，如果只是简单放个俳句或者画的局部就太普通了，画也很难印出好的效果。木心先生作品里面图案化的东西很少，后来选了他一本书的封面——安徒生剪纸，是很少见但是对于读者来说很熟悉的图案，对于不了解木心先生的人来说或许也会觉得别致。产品的拍摄也很重要，去阐述它好的设计理念，凸显它的设计效果。后来我们美术馆团队还集体为T恤“代言”，每一个环节都需要动脑筋，一点也不能凑合。
#12木心俳句展厅
刚才提到每个馆和观众互动的方式都不太一样，我们前段时间设计了一个俳句展厅，因为读者非常期待木心遗稿的出版，我们就从中选了很多有趣的句子放在墙上。大家可以在这里慢慢读或是拍照、留言。墙上的的卡片是木心系列或是特展卡片，观众可以在礼品店购买，然后去咖啡厅坐下来写留言，写他们想对木心先生或者美术馆说的话，也可以给朋友写信写情书留下来让他们看到。我们每个月都会选一些精彩的留言在公众号、微博上发布出来和大家分享，它是为这个馆量身订作的一种互动方式。
加油，美术馆人！
国内的民营美术馆，每一家都有每一家的不容易。官方美术馆也有官方美术馆的难处，所以在里面工作的美术馆人，理想是不可或缺的，否则很难坚持。大家都要做自己真正喜欢的事情，这可能就是最重要的动力，祝愿大家都能身在自己心爱的馆，做自己心爱的事。谢谢大家。
问答环节
感谢徐泊老师给我们的分享，像一位听众说的干货满满。第一，讲了很多细节，所有的理念都是在具体的项目执行基础之上总结出来的，不管是新美术馆学或者什么也好，都有一个链接转化的过程，这是一个非常好的分享。第二，我们都能感觉到您的工作热情，作为木心的读者和观众是很幸福的，老师作为美术馆的执行者，想必美术馆也是很幸福的。
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文字整理：刘学谦