地名档案工作的现状与完善策略
20世纪80年代国家开展第一次全国地名普查以来，全国形成了大量的地名表、地名卡片、地名图和县以上重要的地名文字概况等地名档案资料。为做好第一次全国地名普查成果的管理，1983年原中国地名委员会和国家档案局发布《全国地名档案管理暂行办法》，要求中国地名委员会和各省、市、自治区地名委员会建立地名档案库，各地相继设立了省一级地名业务档案资料馆。目前全国民政部门共有17个省（自治区）设立了省一级地名档案资料馆。
地名档案工作成绩回顾
1.发挥档案专业优势，承担主管机关档案管理工作职能。
省级地名档案资料馆作为地名专业档案馆，近几年，吉林、河北、贵州、黑龙江等省民政厅根据档案集中统一管理的原则，在民政档案综合管理工作中进行了有益的尝试。他们利用本省地名档案资料馆档案人才专业优势、档案库房等条件，将民政厅机关档案工作纳入省地名档案资料馆工作职责，并赋予其档案业务指导权，统管民政厅机关的文书、会计、社会组织登记和地名等专业和专门的档案，积极开展民政档案综合管理工作。通过整合档案资源，减轻了机关档案工作的压力，档案工作指导力度有所加强，机关档案工作水平不断提高。
2.积极挖掘、传播地名文化和地名知识，丰富地名档案工作的内容，取得了一定的成绩。
近年来，部分省区地名资料档案资料馆利用馆藏资源积极参与《中国政区大典》和本省《地名志》《地名词典》《地名图册》《行政区划图》和地名沿革等地名图书的编纂工作。新疆维吾尔自治区地名标准化中心（地名档案资料馆）与新疆电视台《丝路·发现》栏目联合摄制的《新疆地名志》系列片，在新疆卫视的汉、维、哈语频道陆续播出，受到中宣部的表彰，获得了社会各界的关注和良好的反响；辽宁省地名档案资料馆受部委托，承担了《中国地名》《行政区划与地名》杂志的编辑工作，杂志立足地名和区划工作，面向广大地名区划工作者和社会各界，为地名区划工作和社会各界提供了一个互相交流的平台。宁夏区地名办（地名档案馆）通过地名摄影编印《地名摄影图集》，河北省地名档案资料馆通过举办地名知识竞赛等形式有效地宣传了地名工作和地名文化。
3.参与地名等业务工作，发挥档案部门参谋和助手作用。
近年来，部分省级地名档案资料馆受机关委托积极参与并承担本省部分地名区划管理工作。新疆、广西、云南等省（区）地名档案资料馆参与本省地名标准化管理、地名设标的检查、验收和地名命名、更名的方案论证等工作；福建省勘界和地名档案管理中心负责本省界线管理和平安边界建设等工作；山东、陕西和新疆等省（区）地名档案资料馆和福建省勘界和地名档案管理中心立足公共服务，开发建立了省、市、县三级地名数据库系统，研制并开通了省级地名信息服务系统，为地名公共服务工程建设创造了条件。目前，部分省级地名档案资料馆都在积极参与本省的第二次全国地名普查试点工作，指导“二普”试点成果的归档工作。
地名档案工作遭遇尴尬
1.档案工作机制不健全，业务指导关系不顺。
1999年全国民政档案工作座谈会要求各级民政部门要通过档案综合管理的形式，将本单位尤其是各业务部门形成的专业、专门档案纳入集中统一管理的范围。但目前仅吉林、河北、贵州、黑龙江等省地名档案馆受机关委托实行了档案集中统一管理。由于是事业单位，有的省档案行政管理机关却不认可他们的机关档案行政管理职能，机关档案业务指导工作实则是名不正、言不顺，不便于档案工作横向和纵向的交流。而且在工作内容增加的同时，人员编制却没有增加，档案工作也难以全面展开。而其他单位的机关档案机构也没有行使对地名档案资料馆的业务指导职能，地名档案资料馆与机关档案机构和本级档案行政管理机关基本没什么业务往来，上下沟通不畅，地名档案资料馆的工作基本上是自我管理。
2.档案信息资源匮乏，开发利用率低。
近年来，城市发展日新月异，农村经过区划调整、撤并乡镇，很多地名早已面目全非，新地名多如雨后春笋。但如此巨大的地名变化情况，在许多省级地名档案资料馆中却没有反映。目前绝大多数地名档案资料馆保存的地名档案资料仍是上世纪八十年代第一次地名普查时的地名档案资料，地名档案收集的内容时间跨度很大，还要耗费大量的人力、物力、财力，更需要地名业务部门的大力支持，各省均不具备每年进行收集的条件。由于当前仅在区划调整时进行收集，导致信息不全面，又缺乏系统性，地名专业档案出现断档或空档，档案的作用难以发挥，档案开发利用率低。由于基本业务的萎缩，有的单位工作基本是在守摊子，有的则成为专为地名业务处室打短工的下属单位。
3.档案库房老化，档案设备陈旧，不具备档案收集进馆所需要的软硬件要求。
省级地名档案资料馆大部分是上世纪八十年代建立起来的，多数地名档案馆设备陈旧，管理手段落后。档案防火、防潮、防蛀等达不到标准，档案安全保管受到威胁，档案的信息化工作也难以开展。
4.档案管理人员素质不高，服务意识不强。
地名档案资源的开发利用需要掌握大量地理、测绘方面的知识，由于这类知识专业性较强，档案人员要熟练掌握运用难度较大。另外，档案管理人员工作的主动性差，使档案馆缺乏活力，甚至个别主管机关领导竟然不知道地名档案资料馆的存在。
为地名档案资料馆注入活力
1.进一步理顺地名档案资料馆管理工作体制。
档案资源整合是大势所趋。从目前吉林、河北、贵州等省的经验看，档案工作实行集中统一管理可以推动档案工作的良性发展，地名档案资料馆业务主管机关应从理顺地名档案管理体制上下工夫，抓住事业单位机构改革这个机遇，加强与编制部门沟通协调，理顺档案工作管理体制，按规定增加工作人员编制，提高档案人员待遇，拓宽工作范围，为地名档案资料馆创造一个良好的发展空间。
2.加强基础设施建设，确保地名档案的安全保管。
目前，多数地名资料馆每年的经费一般仅够支付人头费和一般日常管理费用，缺少拓展业务所必需的资金保障。各业务主管单位要加大投入，着力改善软硬件设施建设。党的十七届六中全会强调建设文化强国，民政部部长李立国在全国民政工作会议上的讲话中提出：“民政机关所属的档案资料馆、科研机构等公益事业单位，要按照突出公益属性，增强发展活力的要求，完善服务规范，发挥文化功能……。”地名档案资料馆作为科学文化事业单位，地名档案是地名文化最直接的体现。地名档案与民生联系密切，要积极提升软实力，依托地名档案资料，不断提炼和总结，拓展地名文化内涵外延。满足广大人民群众的服务需求，拓展服务内容。地名档案资料馆主管机关要加大基本建设项目和科研项目的投入，将地名档案资料馆打造成为一个文化宣传基地，传承地名知识，弘扬地名文化，发挥地名档案资料馆的文化功能作用。
3.加强地名档案资料馆档案资源建设。
不断完善、充实和发展地名档案资料是地名业务单位和地名档案部门的共同职责，这项工作是靠地名普查与补查和今后连续的地名工作来逐步完成的，各级地名业务主管部门和地名档案管理部门应加强调查研究，采取措施，逐步完善地名补查和资料更新工作制度，保证地名档案资料能够得到不断充实。
4.地名档案管理部门和业务部门要加强沟通与配合，加强业务指导。
地名档案馆尽管是一级独立的事业单位，但从工作内容上与地名业务部门联系紧密。长期以来，部分地名档案资料馆承担了大量的地名管理工作，实际工作中，业务部门要给予地名档案馆进一步的帮助和支持。目前，第二次全国地名普查试点工作已经进入验收阶段，大部分试点县开始进行档案成果的整理归档工作，第二次全国地名普查也即将铺 开，业务部门在进行普查成果验收时，要吸收地名档案资料馆的专业人员参加。地名档案资料馆应充分发挥专业优势，主动协助业务部门做好归档工作。同时，做好普查成果档案的收集进馆工作。地名普查成果移交地名档案资料馆前，各省级地名普查领导小组及其办公室要从长远考虑档案保管所需经费，保证资金到位，为档案的安全保管创造一个良好的条件。
5.建立地名档案馆馆际联系机制，开展业务培训，组织业务交流。
地名档案工作业务性、专业性、服务性很强。目前，地名公共服务工程和第二次地名普查试点工作正在有条不紊的进行，对地名档案信息化和专业化提出了更高的要求，但省级地名档案资料馆现有人员素质普遍偏低。要通过培训，提高档案人员的专业素质，强化档案人员的服务意识。要加强参观学习和专题业务研讨活动，调动地名档案管理人员工作的积极性和主动性，切实“做好档案工作，做好服务”。
来源：《中国档案》2012年第11期
作者：余伟
编辑：耿曈
校对：方梦瑶
责任编辑：郝志坚
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