单位类（法人及组织机构）主数据建设思路及案例分享
主数据治理对企业未来发展的重大意义不言而喻，单位类数据治理也是一样，那么应如何做好单位类数据治理呢？下面结合本人20多年企业中高层管理工作、10 余年信息化管理工作的经历和数据治理的实践经验体会，通过对单位类数据治理发展历史和现状分析、数据治理的思路和旭阳单位类数据治理成果分享三个角度，谈谈对单位类主数据的认识和数据治理的思路，抛砖引玉，仅供讨论和参考。
单位类数据建设的总体思路可以概括为6步：主数据模型和字典表模型标准设计、数据管控体系设计、数据收集清洗、数据建模和数据导入、搭建管理平台、搭建运维体系。针对以上工作的建设指导思路，本文会逐一阐述。
一
基本术语及概念
1
法人及其他组织的相关概念
1)组织机构是企业、事业、机关、社会团体及其他依法成立的组织。
2)法人是具有民事权利能力和民事行为能力，依法独立享有民事权利和承担民事义务的组织。这种组织既可以是人的结合团体，也可以是依特殊目的所组织的财产。
3)其他组织是有一定的组织机构和财产,部位具备法人资格的组织。指法人以外的不具有法人人格的组织，如个人合伙、事业单位等。
4)组织机构代码，主题识别码，GB11714编制，赋予每一个组织机构在全国范围内唯一的，始终不变的识别标识码。
5)统一社会信用代号指每一个法人和其他组织在全国 范围内、终身不变的法定身份识别码。
从根本上讲，法人与其他组织一样，是自然人实现自身特定目标的手段，它们是法律技术的产物，它的存在从根本上减轻了自然人在社会交往中的负担。
2
企业单位类主数据的基本定义
1单位主数据的基本概念针对一个集团企业而言，单位类主数据分为内部单位和外部单位两类。
1)内部单位——指集团公司及其直接管理的全资及控股子公司、分公司和直属单位，财务合并报表范围内的参股公司，因管理需要而设立的各级部门、虚拟机构等。
2)外部单位——指集团公司以外的有交易往来的单位和个人，外部单位里包含了客户和供应商。同一个外部单位，可能即是客户也是供应商。主要包含企业、政府机关、营利性事业单位、非营利性事业单位、军队、外国企业、个人。
2单位类主数据的特点1)外部单位是企业获取其产品、技术或服务，或者为其提供产品、技术和服务的对象；内部单位是企业管理的对象，包括对其实施计划、组织、控制和考核等一系列管理手段和方法。
2)从管理的角度来说，市场研究、战略决策、全面预算、销售、供应、采购、生产、质检、运输和财务等管理活动都离不开单位类主数据做基础。
3)从实施信息化、智能化系统来看，单位类主数据是其信息传递的载体和流程设计必备的基础数据之一。
总之，单位类主数据贯穿于企业全部管理过程，应用于企业信息化、智能化系统之内，是企业的核心数据主体，是支撑企业信息化、智能化的基础数据，是企业最为重要的资源。
二
单位类主数据管理主要挑战
1)缺乏归口管理部门，单位类主数据重视不足。内部单位往往跟企业人力资源部、企业管理部及财务部门都发生关系。各部门只管理一部分内部单位的一部分数据。外部单位（客户和供应商）也同样由采购部门和销售部门管理，往往同一个单位既是供应商有是客户，多头管理的结果一个单位会出现两个以上的编码。企业领导对数据治理的重要性认识不到位，或是口头上说重视，实际没有行动，只考虑短期利益，真正着眼长远发展，兼顾信息化基础管理的少，或者认识到位但受企业有限资源的限制，导致数据治理资源投入不足，数据治理组织建设推进缓慢，团队成员待遇偏低，队伍不稳定，从事数据治理的员工工作积极性不高。
2)缺乏顶层设计，各系统只满足本系统应用需求，导致单位类数据规则不一致，多头维护，重复情况严重。单位类数据治理属于企业基础层业务，往往得不到企业高层的关注，数据治理资源的管理职能分属多个部门承担，造成主数据资源数据的形式不一、管理状态众多，数据统计口径不一，业务和管理往往脱节，信息传递不畅。企业信息系统众多，系统之间信息互通不畅、各自为政、无法提供系统集成支撑。大多数企业由于没有做过IT整体规划，使得信息化整体规划不完整，核心软件不突出，系统功能边界不清，系统之间数据互联互动不通畅，单位类主数据分布于各个信息系统，且编码不一致、名称不规范，数出多门、口径不统一、差距很大，相互之间无法形成逻辑推理和空间、时间上的衔接关系，严重影响领导对经营活动的正确判断和科学决策。
3)缺乏统一标准，外部单位资质审核流程不一，多头重复维护。信息化系统之间接口不规范，不标准，依据不齐全。受信息化项目验收仓促、成果交付不严谨、文档保存混乱等因素影响，导致系统集成个性化开发、系统切换和后续维护工作量大。各部门、各业务之间进行线上沟通时，往往因为单位名称不一致，编码不统一，应用范围不同等因素，导致数据无法识别、沟通时间较长，业务沟通不畅，影响业务效率。普遍存在对系统运行和用户操作无系统检查考核手段，激励机制不到位，使得系统持续应用和深化缺乏保障。
4)缺乏单位数据项校验机制，没有利用第三方权威数据（例如：工商总局法人库，全国组织机构代码库），导致数据更新不及时，不准确。数据治理系统信息搜集和输入大多数靠手工查询和录入，况且企业范围内数据重复输入和输出现象频发，造成极大的时间浪费，信息化不但没有解放基层的工作压力，反而增加了工作量，为此最终用户对信息化系统应用抵触情绪普遍存在。
总之，单位类主数据治理的不到位，不但影响企业工作效率，甚至会为企业带来极大风险。
三
单位类主数据相关标准与规范
单位类主数据标准主要包括编码标准和模型标准。
1编码标准主要指内部单位在信息系统中所采用的编码规则。常见的编码规则有流水码、隶属码、组合码等。
2单位模型标准主要是指用来准确描述内部单位的各种属性及属性之间关系的组合。实际根据管理的需要，单位类标准常需要设置多种视图，如银行视图、财务视图、人事视图、客户视图、供应商视图等。
3校验规则设计内部单位主数据的校验规则根据组织层级不同各异，公司级的组织会按照“五证”信息，例如代码、名称、税号等校验是否有误或是重复等，而企业内部部门级组织仅对组织机构名称校验是否重复。
四
单位类主数据清洗方案
在单位类主数据系统上线前，各业务环节使用到的主数据（包括手工帐和业务系统中的），和计划将要使用的数据，按照新的主数据标准进行归类、有效性检验、查重、规范描述、转换、调整、删除等操作，最终形成符合标准的主数据代码库，并更新替换原业务数据的过程。
1清洗组织准备工作1)请先将要清洗的数据按照模型收集并汇总查重后，按工作组或企业所属，整理分配给个人或小组；
2)拟订清洗进度分析统计表，统计和监控数据清洗进度和质量。
图1外部单位主数据准备工作
2数据清洗方案数据清洗方案主要说明数据清洗原则，清洗字段说明，各类证件号码查询操作说明等内容。
图2外部单位主数据清洗原则
图3外部单位主数据数据清洗工作方案
图4单位与证件之间的关系
备注：邓白氏编码简称邓氏编码，也即是DUNS码（是Data Universal Numbering System的缩写），由邓白氏公司于1963年创立，是一个独一无二的9位数字全球编码系统。DUNS码相当于企业在国际通用的一个身份证，申请邓氏编码成功，就像我们出国办好了护照一样。邓白氏全球数据系统中已有超过两亿家企业的信息。全世界很多公司都在用，也同样认可邓白氏资质认证。
图5外部单位主数据数据常见各证照查询方法
五
数据运维体系搭建
建立主数据运维组织，确定数据运维范围、职责、服务方式等。制定数据维护细则、数据管理办法等制度。
六
单位类主数据日常运维经验总结
单位类主数据的全生命周期管理主要分为新增、修改、审核、冻结四个方面。
1
内部单位主数据维护常见问题
1内部单位主数据新增
内部单位信息的新增主要包含单位全称、单位简称、单位性质、是否核算单元、三证证件信息（目前为统一信用代码证）及扫描件、隶属上级单位、联系方式，银行信息等。
常见问题：
1)单位全称、简称填写不规范或错误。
2)在单位性质选择时，公司类性质需根据证件上的信息区分：分公司、子公司、参股公司、控股公司。
3)证件号填写不规范；目前国家推行《统一信用代码证》，将过去的三证号合一，其中的关联关系如下：《统一信用代码证》号共计18位，其中第3到17位为老版的《税务登记证》号共计15位，第9到17位为老版的《组织机构代码证》号共计9位。
4)银行信息填写错误；开户名称处，是指开户的单位名称而非开户的银行名称。
2内部单位主数据修改内部单位信息修改主要集中在名称更换、变更隶属上级、修改证件信息及修改银行信息。
常见问题：
1)修改信息需全面；修改名称时，如为同级别变更，单位全称和简称只需变更部门名称；非同级别变更时，单位全称需变更为新上级名称加新部门名称，简称变更为新部门名称。
2)修改信息需准确；修改证件信息时，需以新证件为准，同时修改单位名称和三证信息，并上传新证件扫描件。
3)修改信息需谨慎；修改银行信息时，原有银行信息应予以保留，除非因开户账号完全一致，方可冻结原有银行信息，冻结前需联系相关业务组确认原有银行信息下无账务信息。
3内部单位主数据审核在做主数据内部单位审核工作时，应认真踏实，做好对每一项信息的查验，确保所审核的数据的质量。
4内部单位主数据冻结1)冻结部门，冻结部门之前需先联系该部门所属单位的人力部，查看被冻结 的部门下是否仍有人员信息，如有，需调出后，方可冻结。
2)冻结单位，冻结单位之前需先联系该单位的财务部及人力部，分别查看该单位下是否仍有未结帐务信息或人员信息，如有，需先调整完毕，方可冻结。
3)冻结完毕后，在《内部单位冻结登记表》上做好记录，备注。
2
外部单位主数据维护常见问题
1外部单位主数据新增
外部客商主数据信息的新增主要包含单位全称、单位简称、单位性质、是否供应商、是否客户、三证证件信息（目前为统一信用代码证）及扫描件、联系方式，银行信息。
常见问题：
1)单位全称填写不规范：在填写单位全称时，请根据证件上的名称来实际填写，不要填写过于模糊或习惯性的简便称呼的名称。
2)录入客商原则：主数据只做客商录入，金额、款项、费用类一律不得录入。
3)单位性质选择错误：单位性质处请根据实际情况选择：企业、政府机关、盈利性事业单位、非盈利性事业单位、外国企业、个人。个体户单位属于企业。
4)证件号填写不规范；目前国家推行《统一信用代码证》，将过去的三证号合一，其中的关联关系如下：《统一信用代码证》号共计18位，其中第3到17位为老版的《税务登记证》号共计15位，第9到17位为老版的《组织机构代码证》号共计9位。
2外部单位主数据修改外部客商主数据信息修改主要集中在名称更换、修改客户供应商关系、修改证件信息及修改银行信息。
1)修改信息需准确；修改名称及证件信息时，应以新证件为准，同时修改单位名称和三证信息，并上传新证件扫描件。
2)修改信息需小心；修改客户供应商关系时，因客商信息为全集团通用，跟每个用户之间的关系也有不同，故只能由否改为是，不能由是改为否。
3)修改信息需谨慎；修改银行信息时，原有银行信息应予以保留，除非因开户账号完全一致，方可冻结原有银行信息，冻结前确认原有银行信息下无账务信息。
4)修改名称需注意。对名称.三证均发生更改可直接新增;对只名称变更而三证信息未变更的客商，首先将原客商信息进行修改，删除其三证信息后再进行冻结;再依据更名通知和三证及银行信息进行新增。如此即可保障历史业务数据的查询，也可实现对新发生的业的支持。
3外部单位主数据审核在做主数据外部客商审核工作时，应认真踏实，做好对每一项信息的查验，确保所审核的数据的质量。
外部单位主数据冻结
冻结外部单位之前应先查看该单位在主数据系统中所属的客户供应商关系：
1)如该单位只存在单一的客户供应商关系，冻结前需联系与之发生过往来的单位查看是否仍有未结账务，如有，需调出后，方可冻结。
2)如该单位即是客户又是供应商，需分别联系不同关系下与之发生过往来的单位查看是否仍有未结账务，如有，需调出后，方可冻结。
3)如该单位即是客户又是供应商，可单独冻结其中一种客商关系，冻结前需联系与之发生过往来的单位查看是否仍有未结账务，如有，需调出后，方可冻结。
4)冻结完毕后，在《外部客商冻结登记表》上做好记录，备注。
七
单位类主数据成功案例分享
对外部单位的属性和个性化难点给出了最佳解决方案。下面以旭阳集团数据标准化项目为例，进行经验分享。旭阳数据标准化解决方案对数据标准化应用的共性问题，通过标准解决方案给予解决，对旭阳数据标准的个性化需求，也采用规范分类标准、定制客商分类模板给出了有效的解决方法。
1遇到挑战和主要问题旭阳集团单位类数据治理，既有各个企业共性的问题，也存在着个性化特点; 在甲乙双方项目组通过标准化解决方案解决了共性的常见一户多码、客商分类、外部单位更名问题之后，就旭阳贸易客商问题、移动应用客商简称标准化问题、运输客商特殊资质问题、外商资质问题和客商+矿点、客商名称+区域、收货地点等问题商定了个性化解决方案，下面挑拣几个简单例子供参考。
图6贸易客户遇到的问题
实例一外部单位的数据模型
图7外部单位数据模型范例一
图8外部单位简称标准化遇到的问题
实例二外部单位的数据模型
图9外部单位数据模型范例二
图10贸易客户遇到的问题
实例三外部单位的数据模型
图11外部单位数据模型范例三
1)设计集团范围内统一、完整的外部单位分类规则、标准模板；
2)设计集团范围内三个流程（创建、修改和状态维护）、审批流程等进行梳理和系统固化；
3)同时对系统用户注册、角色设置、角色权限合资源配置在主数据产品供应商成功实践的基础上，个性化结合旭阳管理特色进行开发完善，个性化开发了创建、一级审批和二级审批用户系统操作统计功能；
4)结合外部开发，实现了外部单位主数据管理系统向NC56、NC65和大宗三大系统、68个业务单元的分发。
八
单位类主数据数据治理经验总结
前车之辙后车之鉴。众多数据治理的实践经验和教训告诉我们，主数据数据治理是一项庞大而繁琐的系统工程。
1
坚持社会化分工原则
1)国际国内标准类数据，由国家出面组织、行业协会负责搜集、编制、制定命名和编码规则、规范和描述标准；特殊行业和企业，自己负责搜集、编制、制定命名和编码规则、规范和描述标准，向国家或者行业协会提交，最后形成汇编，在网上进行发布。例如采用国家企业信用系统、企查查、天眼查等网页，供企业参考。
2)企业内部通用类和专用类数据，在数据治理软件商的指导下，由企业自己负责搜集、编制、制定命名和编码规则、规范和描述标准，并规范发布和分发途径及方法。
3)单位类数据治理信息化软件商把数据治理当做产业来做，不仅要有数据治理系统、平台，还要有备用的数据代码库、数据标准模板、负责在数据治理过程中，指导企业引用国标、行业标准，梳理和规范企业内部通用和专用部分的主数据，也要拥有雄厚的专业的实施顾问团队和开发团队。
4)确立单位类数据治理的目标：明确服务于管理、服务于生产、服务于业务、服务于科研、服务于信息化的为努力方向。构建决策数字化、办公移动化、物流信息化、过程可视化、设备智能化、制造透明化、物流自动化提供基础数据支撑和互动互联桥梁。
2
六大关键点建议
1)首先要抓住争取项目资源关。项目咨询和新建期间一定要阐述明白数据治理目的、目标和系统功能、界定覆盖范围，如果是系统的应用扩展，要阐述系统增加了哪些功能；如果是项目升级，要讲清楚新旧系统功能对比，尤其是要给企业一把手做重点讲解，争取一把手对项目重要性的认可，如此才能最大限度的获取项目实施的资源。
2)科学分类、把握原则、学会借力。单位类数据一般分为标准、通用和专用三大类。所谓标准类数据，就是该类数据在企业外部和内部有公认的统一的标准可依，例如大家统称的中国人民银行等，这一类数据的属性一定要借用国家、行业现有的标准；比如外部单位分类，最好借助国家行政区域标准。所谓通用类数据是指在企业内部一定范围内，有公认的统一的标准可依的数据，比如XX集团总管理部等；专用的单位类数据如XX有限公司供应部对自己供应商的简称等，后两类也要制定数据规则和标准。
3)单位类主数据数据治理要克服实施顾问业务访谈和方案二次开发沟通关。业务访谈和方案二次开发沟通是所有项目实施的薄弱环节，实施顾问和业务部门的沟通、实施顾问和开发人员的沟通，其中实施顾问是关键。实施顾问业务访谈要采取面对面访谈和定制的调研模板相结合的方式；利用定制的调研模板解决共性问题，采取面对面访谈重点解决个性问题；同时为技术二次开发提供更为详细和准确的文档依据，避免沟通遗漏对后续应用造成不必要的影响。
4)单位类主数据分发要分系统列出完整、准确的字段表单。坚持预算或用户为中心，层层建立起电商平台、经营决策、产品研究、物料供应、生产控制、行政后勤保障系统集成信息化单位主数据管理体系。支持快捷生产、柔性生产、个性定制、定向供应的差异化战略落地对单位主数据的需求。
5)内部单位无论企业规模大小，部门设置一律采用以管理专业职能为依据，进行颗粒度分解，规模大的直接以管理专业分工原则设立部门，规模小的可设立二级部门或科室；以便于各个信息系统工作流和审批流有选择的进行设计。
6)单位类数据治理要注意组织总结。即有针对性和定时组织企业范围内数据治理人员进行专项问题讨论和沟通，在讨论中形成统一认识，在沟通中形成最佳解决方案，推动数据治理的不断深化和提高。
单位类主数据数据治理在企业信息化中的意义重大、影响深远无容置疑！但就目前现实状况来说，还任重而道远。比如数据标准化行业标准和规范统一问题、信息系统集成技术接口标准化问题、数据输入系统方法和效率问题等。这些均需要集众多数据专家之力，借助数据治理平台去改观和完善。
END
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