劳动用工视角下个人信息保护的实务研究（下）

段海燕马晓钰查杰中伦视界 2022-08-01

作者：段海燕马晓钰查杰

随着网络信息技术和数字经济的不断发展，有关个人信息保护的问题持续引发社会的广泛关注和热烈讨论。上篇文章我们从劳动用工的角度出发，就帮助用人单位明晰相关法律责任、规范对员工个人信息的管理进行了梳理，本篇文章我们将继续就涉及员工个人信息争议的相关问题进行探讨。

三.涉及员工个人信息争议的司法现状

本文中的“涉及员工个人信息争议”是指因员工提供个人信息或用人单位收集、使用员工个人信息引发的争议。近十年内（2009-2019年），全国范围内发生的涉及个人信息的争议主要有两类，一类为解除劳动合同争议，即用人单位以“员工提供虚假个人信息”为由单方解除劳动合同导致的劳动争议案件；另一类为人格权争议，即因用人单位对员工的个人信息的“不当收集、使用行为”导致的隐私权、名誉权、肖像权纠纷。具体情况如下：

（一）解除劳动合同争议

1、案件地域分布

从涉案的地域范围来看，涉及员工个人信息的劳动争议集中发生在上海（40.24%）、广州（14.63%）、北京（13.41%）江苏（8.54%）、浙江（4.88%）等经济较发达的地区。笔者认为，形成该分布态势的原因主要有：一是上述地区企业的发展程度较高，较为重视企业文化建设，对员工的诚信程度要求更高；二是上述地区的员工具有更强烈的维权意识和个人信息保护意识，也更倾向于挑战用人单位的管理权威及其收集、使用个人信息的行为（如从根源上质疑用人单位收集相关信息的合理性和必要性等）。

2、案件数量趋势

从案件的年度分布来看，相关案件整体呈逐年增长的趋势。2013年以前（含当年），每年涉及个人信息的劳动争议案件的数量均低于4件；2014年，相关案件数量增长至13件，较2013年增长了约300%；2018年，相关案件数量较2014年增长了15%。

3、用人单位的解除理由

从相关案件涉及的个人信息类型来看，涉案个人信息主要包括：身份信息、年龄、身体健康状况、学历情况（包括学习经历、最高学历、学习成绩等）、工作经历（包括工作单位、职务工作时间、职业资质等）、婚育情况等。而用人单位在发现相关虚假信息后，据以单方解除劳动合同的依据包括（按适用频率从高到低排列）：

（1）员工严重违反用人单位的规章制度；

（2）员工存在欺诈行为，致使劳动合同无效；

（3）员工提供虚假信息，不符合录用条件；

（4）劳动合同明确约定“员工提供虚假信息”为解除条件。

4、用人单位败诉率

从用人单位的败诉率来看，近五年来，用人单位在相关案件中的败诉率波动回落，目前已从峰值60%（2017年）下降至33.33%（2019年）。可见，相较于一般的劳动合同解除争议，用人单位在涉及个人信息案件中的败诉率相对较低。

另外，我们注意到，在相关案件中，司法机关倾向于对提供虚假信息的员工做出负面评价，同时，对于用人单位解除行为有效性的审查标准相对宽松。例如，在部分案件（如徐广田与百度在线网络技术（北京）有限公司劳动争议一审民事判决书、欧阳萍与科锐达咨询（深圳）有限公司劳动合同纠纷一审民事判决书等）中，法院突破了“解除事由法定”的原则，仅依据双方劳动合同约定的解除理由即认定用人单位的单方解除决定合法；又如，在部分案件中，法官明确认定员工隐瞒或未如实提供个人信息的行为违反了最基本的劳动纪律及诚实信用原则，从而支持用人单位的解除决定。

5、用人单位败诉原因

经梳理分析司法实践中用人单位败诉的案件，归纳得出主要的败诉原因包括：

（1）用人单位提供的证据不足以证明员工提交了虚假信息或相关不当行为构成解除条件（如不能证明相关行为构成严重违纪、不能证明录用条件等）；

（2）解除程序违法（即未履行法定程序）；

（3）相关信息（特别是员工的婚姻、生育情况等）与劳动合同的履行无关；

（4）用人单位未就相关事项进行及时处理（包括解除决定中未以“提供虚假信息”作为解除理由）。

由上可见，司法机关在相关案件中的审查要点集中在、相关信息是否与劳动合同的履行相关、用人单位收集相关信息是否具有合理性及必要性，以及解除程序是否合法、解除依据是否充分等方面。

（二）人格权争议

在劳动关系中,用人单位出于管理需要，往往会对员工的个人信息进行收集、保存、管理、使用、传输等。在此过程中，用人单位的行为可能引发人格权领域的纠纷和争议。司法实践中，相关争议集中在隐私权纠纷、名誉权纠纷及肖像权纠纷中。具体情况如下：

1、隐私权纠纷

用人单位在对员工进行管理的过程中，往往涉及对员工的有形或无形的活动区域（比如员工的工位、电子邮箱等）进行干涉和监控，其中，容易引发隐私权纠纷的行为有：

（1）用人单位对员工储存在工作电脑、硬盘、U盘中的个人信息进行筛选、查看和删除的行为；

（2）用人单位对员工的工作邮箱、工作电脑、工作环境等进行后台监控行为（其中可能涉及到的员工的私人信息，如个人邮件、网页浏览记录、社交媒体聊天记录等）；

（3）用人单位在对员工进行违纪调查的过程中，对员工个人信息的收集（如调查相关出行记录、门诊记录、通信记录等）行为；

（4）用人单位对员工个人信息的特殊使用行为，如公告送达、寄送相关通知时在封面中载明通知内容等。

2、名誉权纠纷

该类纠纷通常由用人单位对员工的违纪违规行为做出的结论或者处理决定引发。需要说明的是，在这类案件中，相关结论和处理决定（如通报批评、记过、开除等）并非引发争议的唯一原因，用人单位宣布、送达这些处理决定的方式（如用人单位对相关处理决定进行通报等）亦是相关争议的导火索。

3、肖像权纠纷

该类争议主要发生在用人单位对员工进行拍照、录像的场合。一般情况下，司法机关认为用人单位系因管理需要进行拍照、录像，并非用于营利目的，不构成侵犯员工的肖像权。

四.关于规范员工个人信息管理的相关建议

基于上文分析，对于用人单位收集、使用、保存、传输员工个人信息的实践操作，我们提出如下建议：

1、依法、合理地确定收集的个人信息范围

用人单位应当在现行法律、法规允许的范围内收集员工个人信息，同时，考虑到我国当前个人信息立法领域的立法活跃性，用人单位也应当实时关注相关立法动态，根据立法趋势（如《个人信息保护法（征求意见稿）》等）及时调整收集信息范围。对于与欧盟有连接点的企业（如母公司在境内的外资企业，或“走出去”、在欧盟地区有业务的国内企业等）还应当符合GDPR的相关规定。

在现行中国法下，用人单位收集的员工个人信息范围应当“与劳动合同直接相关”，如工作经历、教育水平、专业技能、违法犯罪记录等。对于婚育状况、体重、性取向、家庭情况、宗教信仰等与履行劳动合同不直接相关的信息，用人单位不应强制要求员工提供，仅能通过员工自愿提供的方式获取。同时，用人单位不能基于员工拒绝提供与劳动合同履行无关的信息或对前述信息进行虚假陈述等行为对员工进行惩罚性处理。

在实操层面，鉴于前文所述的、现行法对“个人信息”范围的界定趋广、对“与劳动合同直接相关”的认定标准模糊的情况，为了尽可能减少关于“用人单位可收集的个人信息范围”的争议，用人单位可以考虑在相关规章制度中明确公司有权收集的个人信息范围。具体而言，用人单位可通过规章制度明确界定其用工管理过程中有权收集、使用的员工个人信息范围；同时，也可以明确用人单位在特定情况下有权就员工提供的个人信息进行核实，如“员工申请病假的，应当提供病假条、挂号单、收费凭据等病假材料，且公司有权进行调查和核实，对于提供虚假病假材料的，将被视为严重违反公司的规章制度。”

2、对员工个人信息的收集和使用应当取得本人的同意

用人单位应当在取得员工的明确同意的情况下收集、使用相关个人信息。这要求：

（1）如实告知用途，用人单位需通过书面方式，向员工明确说明收集、使用其个人信息的用途。

（2）取得员工本人的书面同意。需要注意的是，对于部分跨国企业，如需向总部传输员工的个人信息的，则涉及个人信息出境或跨境传输的问题，用人单位应当取得员工的特别同意。

（3）不得通过购买、收受、交换等方式获取员工的个人信息。例如，在招聘过程中，如涉及通过第三方机构（如猎头公司等）获取应聘人员的个人信息，用人单位应要求猎头公司出示其就相关信息的收集及使用征得了信息主体同意的证明，如用人单位对相关信息的收集或使用限度超过已有同意的范围的，用人单位还应注意另行获得信息主体的同意。同时，在用人单位与猎头公司等第三方单位签署的相关服务协议中，也建议明确第三方应合法收集和使用公民个人信息，以防因第三方违法收集或使用个人信息导致给用人单位带来风险。

3、应合理使用员工的个人信息

除了取得员工的“事先同意”之外，用人单位在使用员工的个人信息时应当遵循“正当、合理”原则。用人单位应当仅将员工的个人信息用于与履行劳动合同直接相关或其他合理之处，比如：绩效考评、人事调动、工资计发、五险一金缴纳等方面。在对问题员工进行处理的过程中，也应当把握必要的限度，如仅在小范围（如员工的直属汇报线等）内进行通报，而非大张旗鼓地采取内网通报、微信群通报等方式进行。

同时，用人单位应当特别注意，不得将员工的个人信息出售或者非法提供给其他单位或个人（包括向他人提供或者通过信息网络或者其他途径发布的），否则，将面临较大的合规风险，甚至可能承担相应的法律责任。

4、应当妥善保管的员工个人信息

对于已经收集到的员工个人信息，用人单位应采取相应的安全保障措施，确保个人信息安全，避免发生泄露、毁损、篡改等事件。我们建议，用人单位至少可以通过如下方式加强个人信息安全：

（1）对储存介质进行加密处理；

（2）加强对接触、保管相关个人信息的员工培训教育，防止相关员工在经手时泄露、毁损、篡改相关个人信息。

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作者简介

段海燕律师

北京办公室合伙人

业务领域：合劳动法,合规/政府监管