实际案例告诉你：国际学校HR到底有多重要！
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科学合理的人力资源组织架构能够有效的推动企业持续、健康、稳定的发展。通过组织架构图清晰表达企业各职位间的紧密关系，对自身企业的人才发展规划有着积极完善和强化的作用。
对于国际学校来说更是如此，既要尊崇教育行业的特殊使命，适应行业需求，又要求国际学校的HR从业人员掌握了解不同文化背景人员的特殊心理需求，应对各种文化碰撞带来的利弊。为学校未来更快、更好、更稳的发展奠定坚实的人才基础。
本期继续整理出第三节课程的
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《国际学校组织架构搭建及人员编制预算》
讲师：莫月莹
问题一：国际学校HR的预算怎么做？什么时候做？
学员互动：
A. 我们一年两次，年初做全年，下半年再做一次；
B. 根据学校的班额等先做全年预算，预算交到集团后有可能会被砍掉，然后再调整；
C. HR的预算是在做好了组织架构和人员定岗定编以后才做的。年底做明年的预算，年中的时候再根据新学期的情况做复核。
D. 根据上年度的收入支出最后的盈利总额，做下一年度的总预算和分给各个部门的预算。
我们做预算时需要考虑几个问题，使用学校组织架构图来做年初的财务预算，首先你要检讨人力资源的开支，每一年的人力资源开支是怎样的？需要调整或者增加开支吗？需要调整财务预算吗？有没有新增岗位，预算有没有超支？
实际案例：
学校采购部门，有一名采购经理和一名采购经理助理；一般来说可以应付全校大概一千名学生的采购工作。但是今年有了新目标，因为学校餐厅的采购工作，以前是独立处理的，出现了很多问题。所以打算以后由学校采购部统一处理餐厅的采购。因为采购部门的员工都是比较专业的，让他们来处理餐厅食材的采购，就要增加两名采购助理了。
在编制组织架构图时写下采购助理是两位，增加原因、预计开支，以及增加的开支占到部门总比的多少，写了这个财务预算，会计部和财务部很清楚就知道，这个组织架构图增加了职位，反应到财务数字上，增加了多少需要做进一步的评估，如果预算表并不符合你的架构图的话，可能砍掉的机会就更大。如果只是写一封邮件告诉财务部，我增加两个职位，预计每个人的工资是多少，我要拿多少钱，好像向财务部要钱的样子，当然会被砍掉。为什么要增加这么多？并不觉得你需要增加这么多。所以我们应该把增加财务支出的文件写的更加真实，体现出你的专业。
问题二：国际学校的组织架构如何协助HR做好接班人的计划？
对于HR来说，是最凸显我们有作用，有价值的其中一环。接班人规划——就是做一个后备危机的管理，面对有同事突然离职的情况。突然离开岗位，可能基于很多因素，比如说合约到期，想要回老家，我们的外教老师很多都是我教三年不想再教了；或者突然生病离职，又或者有一份更好、更有前途的新工作等着他的时候。如果等到这样的事情发生时你临时找一个人来，这个人80~90%不是一个理想的人选。如果不是理想人选的话，再坐到领导的位置上，可以想象这个部门会变成什么样。所以对于接班人的规划是非常重要的，也同我们的组织架构图有密切关系。
所以Succession Plan是每年应该最少要做一次的。无论是年底做还是年初做，都没有关系。打开你的组织架构图，看看哪些人是可能要走的，或者哪些同事曾经向你表示过，过年以后他会走的，你收到这些消息之后，就要马上去做计划。
实际案例：
一位中学校长今年要离职，他的合约到今年7月31号，在一年以前HR就已经做好了架构图。我们有三个接班人（三个方案），第一个方案也是最为理想的方案，他是中学的副校长，到2020年完约，这个校长做的非常出色，年轻开朗，同老师们关系也很好，校长对他的评语都非常好，还懂得配合人事部、行政部一起开展工作，所以是一个非常受欢迎的人物；那第二个方案，就是他是中学另外一位管理教学的副校长，第一个方案的人选是管理老师授课科目策划的。这位管理教学的副校长，他的合约是2019年7月到约。对比一下，第二个人选年纪比较大，经验好，但是人比较固执，不一定听取别人的意见，但总体上表现也比较好。还有一点担心，因为年纪的问题，他可能不想接任中学校长的位置，因为压力会大一点。如果前两个方案都不行的话我们做的第三个方案，外面聘请人才进来，这个方案放在最后，为什么不把它放在第一位？因为从外面聘请一个新人来，在中学部不容易，因为中学部的老师大部分已经工作多年，他们很熟悉中学部的课程以及人事管理各方面，如果空降下来一名新人的话，可能这些老师会有很多反应，所以这个人才必须是一个富有经验、人际交往手段一流的人。但是又不容易在市场上找到，所以为第三个方案，当然还是更希望校内的老师可以接任这个位置。
即使你有一个很完美的接班人规划，可能还是会有变动的。因为有些接班人可能会告诉你，我不想做这个也没有接任这个位置的打算，更或者可能关系到这个人的表现，把他定下来作为一个接班人，但他有些行为、举动，有些表现会让你失望的。没关系的，因为即使把他排除到接班人行列以外，你还可以在你的员工里面再物色另外更好的接班人，或者从外面聘请到更好的接班人，最重要的还是要有计划，没有计划当问题出现时，会乱的人仰马翻。也向高层高管展示，作为国际学校HR你是有部署，有计划的。而且对学校的人才库的梳理工作也有帮助，并且在平常工作中就可以观察到员工的表现，一举多得。
问题三：所以岗位都需要做接班人计划吗？外部备选接班人不会一直等下去，所以需要时时准备新的接班人吗？
不需要每一个职位都要做规划，但重要的职位一定要做。比如说每一个部门的负责人一定要做计划，否则他突然离职或者调任到其他地方，就会乱成一团，不知道该怎么去找。要在很短的时间填补职位空缺，就容易做出错误的决定，入职人选不理想，这个是大家要留意的地方。
领导位置特别是校长、副校长这些职位，还有从外部聘请的人，怎样形成一个良性的竞争呢？首先要让申请职位同时进行，不仅在外部刊登广告，学校内部也要有宣传广告，然后大家同一时间一起申请、面试。每一次都很急的找人来顶替，就很可能会找错。没有人才库的话，问题就出在HR身上。人才库不是一下子就有的，而是慢慢的累积和培养的。回顾在一开始聘请的时候，员工就应该接受职业发展规划的培训，他才可以在事业里成长，成长是需要时间的。比如学校有其他的项目，我们行政部的同事也有机会参与，在其中观察哪些同事有特别的潜质，或者校外的一些学校资助的课程，让员工累积管理知识、财务策划知识的，都可以参与。这都是关于学校人才库培养的问题。
问题四：竞争的失败者会不会很容易走掉呢？
会不会流失掉要看HR的功力，如果觉得反正他选不上了，不用谈了，那么员工觉得很没有面子，有可能就会辞掉他的职位。我们HR要做一些跟进的工作，跟同事多多聊天交谈，指出他的缺点在哪里，弱势的地方在哪里，给他一个方向，让他继续努力。
实际案例：
一名同事他是中学的秘书，想要竞争校长秘书。但是不可以，因为问题在于他的英语不太好，很难跟校长有深入的沟通，在工作上也会造成困难。所以HR跟他谈说，你做校长的秘书不行，因为英语方面还需要努力，他自己也明白的。英语不好，跟校长合作的过程中会出现很多沟通的问题，但是作为中学的秘书，他已经跟中学校长工作了好多年，中学校长秘书这一职位要求没有这么高，HR觉得他是能够做得很好的。所以向中学校长建议，把他的职位提升到中学校长的高级秘书，或者是中学校长的私人助理。中学校长也同意把他的职位调整一下，他本人觉得很开心也很容易下台，我们会后续做这些工作，就可以把这个员工都留下来。
问题五：更新组织架构图的重要性
实际案例：
学校会计部门有一个出纳的职位，入职的员工都是试用期还没有过，就匆匆离职。询问HR什么原因导致员工离职呢？都回答说好像是觉得工作很慢、很枯燥，每天重复之前的工作，觉得很没有意思。
肯定没这么简单，后来深入探究了解之后，发现原来出纳的同事不光要做收钱的工作，学生交钱要收钱，返回发票给他。还要替外籍老师们预定回国机票，每年暑假的时候外出，回时预定返程的机票。这个同事就会觉得我工资这么少，又做这么多工作，而且又不是出纳工作，我为什么要做？他会心里不平衡，也就不能坚持在这个岗位工作下去。询问学校的HR主管，改动这个岗位需求你不知道吗？他说不知道，因为没有跟会计部门的主管、财务主管进行沟通。那么财务主管他改动的原因又是什么？原来他觉得出纳同事常常闲着没事做，这个工作因为确实很麻烦、没有人愿意做，所以就交给他做了。这就是因为大家没有沟通，即使你的JD写的多么好，因为没有沟通，不知道更新，所以出现了管理上的问题。
这个也是我们常常会出现的问题，我建议大家每一年更新学校组级架构的同时，都要询问部门主管有没有哪个职位在工作上有新的配置，同时需要更新岗位需求的，收集这些更新的部分，放进档案里面，才可以避免出现刚才说的这个情况。
留意上课时间--4月13日本周五
回顾“构建教学团队与行政团队的平滑合作关系”第四节课程的内容大纲，大家可以提前预习上课内容，准备好互动问题，提高听课效率。
构建教学团队与行政团队的平滑合作关系
一、教学与行政团队的重要性：
从教学团队方面来分析
从行政团队方面来分析
从合作的重要性方面来分析
二.为什么产生不平滑的合作？ WHY
1.工作模式差异
2.文化差异
3.价值观不同
4.法制概念迥异
5.信任 (trusting)
6.聘任条件差异
三、怎么做? WHAT TO DO？
1. 文化包容+了解
2. 学习沟通技巧：
（1）认识沟通行为：包括聆听, 解码及回应
（2）言语及身体语言的重要性
（3）正面的沟通和正面的反馈
四、从哪里开始做? Where to start？
1.业务会议
2.日常查询
3.处理教学团队与行政团队的矛盾
4. 如何处理老师投诉
五．综合论述：
承认两个团队之间存在矛盾是正常的
关键：矛盾来自于？
NSI-OMC｜ 意见征集
Operation&Management Class
——新学说国际教育学院第二模块运营管理在线课堂，预计将于9月初正式推出。对于本模块课程大家都有哪些期待，欢迎踊跃谏言！期待您的参与！
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