JT&N观点|企业规章制度制定与管理操作要点

从某种意义上说，《劳动合同法》改变了企业长期以来习以为常的宽松的劳动用工管理环境，预示着企业在劳动用工管理方面必须改消极、被动的管理为积极、主动的管理，而如何架构其积极、主动的管理模式，规章制度是关键。企业规章制度就好比是企业内部的"法律"。制定完善有效的规章制度，既是企业实现规范化管理和用工自主权的重要方式和依据，也是保障劳动者合法权益的法定义务。

规章制度保障企业用工自主权

由于劳动关系具有对抗性的一面，因此，企业在劳动生产过程中，劳资矛盾是无法避免的，当劳资矛盾爆发无法通过协调解决时，诉诸法律就是唯一的选择。由于规章制度也涉及到劳资双方的权利和义务，裁判机关也会依据企业的规章制度来裁判案件。特别是在国家法规对纠纷的有关事项规定不明确、不具体时，规章制度就显得尤为重要。

在中长期劳动合同以及无固定期限劳动合同的背景下，规章制度将成为解除劳动合同的主要依据。企业要想在受到诸多限制的情况下行使提前解除权，必须事先完善自身的制度，将法律赋予用人单位事先明确的“严重违纪”、“重大损害”、“不能胜任工作”等界定清楚，一旦劳动者达到规章制度规定的情形，用人单位便可以依据规章制度来提前解除劳动合同。

由此可见，企业规章制度不仅仅在管理过程中扮演着极其重要的角色，同时也是企业在劳动争议中制胜的关键所在。规范的规章制度可以使企业在劳动争议处理中把握主动权，降低败诉的风险。而不完善的规章制度，往往会成为劳动争议的诱因，甚至成为企业在劳动争议案件中败诉的关键。所以，如何制定完善有效的规章制度，成为企业经常咨询律师的问题。

规章制度的制定

一个好的规章制度，除了必须严格遵守法律规定制定，还应当从本企业的实际出发，具备合理性和较强的操作性，否则，看起来再完美的制度也不过是废纸一张。如何制定出适合本企业的规章制度呢，应当重点把握以下几点:

内容合理

实践中，很多企业认为只要是法律不禁止的，企业就可以根据自己的需要在规章制度中进行规定，并依据该规定处理劳动关系。但事实上，企业的规章制度在保证合法性的同时，还必须注意合理性。如果企业的规章制度超出合理范围，也很可能被认定无效。关于“合理”标准，很难有一个统一的界定，必须具体情况具体分析。

细化标准

实践中，很多企业不是没有规章制度，而是有很全的规章制度，对于企业经营管理涉及的方方面面均有规定，但是真正需要靠规章制度解决劳动争议和纠纷的时候，却发现规章制度根本不管用。原因就在于企业的规章制度虽然多而全，但是不具有实际操作性，缺乏明确的适用标准，导致面临实际问题时成了一纸空文。

规章制度不应只是法律规定和条文的简单罗列，更应是一套符合企业自身实际，切实可行的标准化手册。对于"严重违纪"、"不能胜任工作"、"严重失职"、"重大损害"等等这些《劳动告同法》中的原则性的概念，用人单位完全可以通过相关制度的完善和标准的细化来达到对自己有利的局面，从而在法律允许的范围内实现更自主的用工管理。

规章制度不要规定本应在劳动合同中规定的事项

规章制度是企业单方面制定的，虽然有很多程序上的限制，但企业仍然享有比较大的自主权。所以在衡量规章制度是否合法有效时，法院往往会综合考虑企业用人自主权与保障职工权利的平衡点：凡是应当由双方协商确定的事项，如果没有经过协商，而由单位单方面在规章制度中进行规定时，一般情况下，都不会作为审理案件的依据。

规章制度的生效

根据我国《劳动合同法》第四条之规定，规章制度生效必须具备三要件:第一、规章制度的内容应具有合法性；第二、制定和通过应经过民主程序；第三、应向劳动者公示。

内容合法

依法制定规章制度，是保证其内容合法的基础。法律有明文规定的，用人单位可以依据法律的规定，制定出符合本企业实际情况的细化、具体的规章制度;对于没有相关法律规定以及法律没有禁止性规定的，用人单位可以依据劳动法律立法的基本精神以及公平合理原则制定相应的规章制度。

程序合法

《劳动合同法》第4 条第2 款规定：“用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。”

这里的“民主程序”主要包括两个步骤，第一步是讨论程序，即与全体职工或职工代表讨论规章制度草案，全体职工或职工代表可提出方案和意见;第二步是协商确定程序，即用人单位与工会或者职工协商确定规章制度文本。同时，为了避免今后发生纠纷时难以举证，用人单位应当保留与职工代表大会或者全体职工讨论及与工会或者职工代表协商的书面证据。比如，可以制作会议纪要，参与者签名。

依法公示和告知

《劳动合同法》第4条第4款规定：“用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。”作为企业内部的规章制度必须对其适用的人公示，未经公示的企业内部规章制度，对员工不具有约束力。

关于如何公示、公示的方式及形式，法律上均无明文规定。实践中可用作公示或告知的手段很多，比如：网站公布、邮件通知、公告栏张贴、员工手册发放、规章制度培训、考试等。

（本文来源：微信公众号“劳动法之道”）

作者简介

  梁枫

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