真正的高手,绝不会瞎忙
永远紧盯那个最重要最紧急的事情。
作者:张良计,来源:张良计(ID:zhang_liangj),经授权发布
♬ 点上方绿标可收听富书主播张小荷朗读音频
插曲:纯音乐-《写给黄淮》
昨天有位读者在后台问我这样一个问题:
“每天工作很忙,回到家好累,但忙完之后却收效甚微,老板也不认可自己忙碌的结果,我该怎么办?”
这其实是职场上一个很普遍的现象,瞎忙。
今天的文章,就和大家聊聊职场上瞎忙的危害,以及我们该如何避免瞎忙。
全文3335字,干货较多,建议大家在无人打扰的地方安静阅读。
下面进入正文。
瞎忙有两个特征,第一个特征是做事没有重点。
当一个人做事没有重点时,就会把时间平均分配,什么都想做好,最后什么都做不好。
像文章开头提问的这位读者,他在跟我描述自己每天的工作状态时,明显就是没有重点。
比如早上同事找他商量个事情,中午客户问他昨天的表格做好没有,下午老板要跟他过上周的项目进度。
在他眼里,这三件事没有轻重缓急之分,每件事的后果和紧急程度是一样的,所以来什么接什么,三件事同时做,最终把自己搞得一团乱。
这样老板当然不会认可他忙碌的结果,因为没有一件事情是做好了的。
可实际上,中午客户要他做的表格是最重要最紧急的,因为客户下午开会就要;
老板跟他过上周的项目进度,这需要迁就老板的时间,因此要提前预定老板有空的时段;
而同事找他商量的事情,并没有那么紧急,今天没空的话明天也可以。
换种思路给工作做排序,就会知道自己最应该去忙什么,这里就涉及到一个最基本的精力分配原理:
永远紧盯那个最重要最紧急的事情。
高手做事,从来都不会把精力平均分配,而是会All in在那些最能体现自我价值的事情上,只有这样你才不是瞎忙,也才会有人愿意为你的忙碌买单。
瞎忙的第二个特征,是在收益低的事情上浪费时间。
比如有一次我们团队在做一个重大项目的竞标方案,其中有个环节要展示我们对行业市场的理解。
于是我安排了一个下属Y去找一些行业资料,看看竞争对手最近几年都在干嘛。
本来这部分内容在整个提案过程中,只有2分钟时间和客户讲解。
因为客户更看重的是我们对他们业务的理解,以及未来整个品牌传播的规划和想法。
没想到这个下属Y给了我一个“惊吓”。
因为过了一个星期,Y发给我一份足足50页的竞品研究报告。
里面搜集了七八个竞争对手的资料,以及诸多行业研究文章。
看得出来,他以为我会对他的努力大加赞赏一番,可我并没有,反而说道:
“你浪费了一个星期时间,现在这份内容要重新做。”
为什么这样说?
因为这些东西对这个项目竞标方案的贡献,基本等于零。
Y找到的这些竞争对手资料,我随便在百度上搜一下就能找到,更不要说这些所谓的“行业研究文章”,大多都是粗制滥造没有洞察的新闻稿,文章来源不靠谱,里面的观点也经不起推敲。
我们客户在这一行做了十几年,这种东西我都能看出来有问题,放在客户老板面前,一定会被怼回来。
这就是瞎忙,耗尽所有精力,却做了一件收益非常低的事情。
并且瞎忙的人还非常享受这种状态,可实际上这种“忙”没有目标,没有章法,没有逻辑,没有判断,就像一个无头苍蝇一样在黑暗里四处打转。
现实职场中,这种现象其实非常多。
瞎忙久了,会让人产生幻觉,觉得自己是个大忙人,什么事情都要兼顾,好不威风,这是典型的“过程思维”。
但老板脑子里永远是“结果思维”,他不会管你中间过程做了什么努力,他只会看最终产出的结果是否有价值。
忙了N个晚上做的方案,结果被客户打回来重做,就是没意义;
开了一天的会,结果什么解决方案都没有拿出来,就是浪费时间;
研究了几个月的问题,最后得出的结论和刚开始的时候一样,就是白忙活;
这就是为什么很多时候你觉得自己为公司忙前忙后,却得不到老板认可,也没有升职加薪。
因为在老板眼里,他给你提供时间、资源,还付你工资,结果你不但没有解决问题反而可能制造了一大堆问题出来。
这里的根源就在于,思考的时候没有框架体系,脑子还没捋清楚问题就开始下手,所以一碰到突发状况,就慌了手脚,忘了初心。
那么如何解决瞎忙的问题呢?
下面分享3个实用心得,希望对大家有帮助。
1、凡事先立目标,再看收益。
我刚工作的时候有个毛病,用我老板的话说就是:“做事情太散。”
明明一开始要找A问题的答案,弄着弄着却跑到了B问题那里去,过了几个小时又变成研究C问题,这样即使我忙一下午,都是在无关紧要的事情上浪费时间。
散漫没有章法,忙碌没有目标,这是许多职场新人都容易犯的毛病。
想要改正,在动手前就一定要牢记目标在哪里,然后所有努力都紧紧围绕目标来进行,不要让无关的事情牵扯自己太多精力。
比如做一段时间之后可以反思一下,我现在手上做的事情和我当初的目标一致吗?我是否偏离了既定的轨道?现在思考的这些东西,能否解决最重要的问题?
阶段性复盘,是给自己上闹钟的定时提醒。
第二步,想清楚付出努力后,能带来看得见的收益有哪些。
比如现在解决了这个问题,后面能顺水推舟解决哪些问题?攻克了这个难关,是否对别的难关也有重大启示?完成了这个任务,我能获得哪些具体技能和知识上的提升?
没有收益的事情,少去做。
比如收拾烂摊子,给别人做砸的事情擦屁股。
做好了别人不见得感激你,做砸了十有八九怪你坏事。
短期收益的事情,频繁做。
比如接触一个全新的领域,接手一个全新的客户。
新,意味着没有开荒,充满了机会,意味着只要做好一点点,都能成为你的标志性成就。
能产生蝴蝶效应的收益,坚持做。
比如公司大老板亲自带队做的案子,有潜力客户的试水项目。
这种事情你往往看不到它目前的账面价值,但只要开了个好头,后面的收益会源源不断。
2、给自己的工作规划“时间盒”。
时间盒是一个形象的说法,意思是把工作进行分类,然后根据工作种类来规划各自需要花费的时间,最后用盒子的形式表现出来。
盒子的面积越大,该工作需要花费的时间越长;
盒子的面积越小,花费的时间越短。
时间盒,是一个非常方便的工作复盘方式。
每天下班了,对照自己的时间盒就能评估出一天的工作效率和成果。
比如今天一共有5项工作要做,那么可以先预估出每项工作需要花费的时间,然后分别填写在各自的时间盒里(如下图):
当其中一项或某几项工作发生变化,出现时间减少或增加的情况时,就可以相应地缩小或放大时间盒的面积,得到新的时间盒(如下图):
以上图为例,工作A实际需要花费的时间只要2小时,所以你就额外获得了1小时的空闲时间,相应的,A工作的时间盒就进行缩小。
而工作C你发现做起来没那么简单,需要另外再投入半小时进去,因此可以放大C工作的时间盒。
一天结束后,对照着时间盒来复盘工作成果,就会非常直观。
你会知道哪些是需要花大力气攻关的工作,哪些是简单几步就能搞定的事情,进而优化自己的时间精力分配。
3、保持同位思考。
各位在日常工作中一定经常听到一个短语:“On the same page.”
Same page,就是大家的理解都在同一个层面,同一个水平线上,彼此之间不存在信息差,只有保持了同位思考,沟通才是最高效最顺畅的。
但事实往往不是如此。
很多时候让我们瞎忙穷忙的原因,就是大家的理解不在一个层面。
你以为是这样,我以为是那样,他以为又是另外一个样子,所以做起事来各有各的方法,拼在一起时就会出现各种问题。
想要彻底解决它,就要在动手前抹平信息差,让大家的理解保持一致。
如何去做?最简单的方法,就是开“战前会议”。
开动工作前,把所有相关人员拉到一起,一次性沟通完全部的工作信息,让大家把所有问题都抛到桌面上,共同面对,一起解答。
比如我们每次做大项目前,项目负责人都会预先写一封邮件告诉全体人员项目的背景,挑战和目标。
每个人在看邮件的同时,也要列出自己对于项目相关的问题有哪些,然后在战前会议的时候专门拿出来讨论。
做策略的,做执行的,做资源协调的,做方案汇报的,做客户沟通的,各自的角色不同,会产生的问题肯定也不同。
只有所有人面对所有问题,才能抹平信息差,同时也让每个人对项目都有一个整体图景,这也能间接培养大家的全局观。
战前会议结束后,需要有一个人进行总结,用邮件把得到解答和未得到解答的问题罗列清楚,分发给所有参会人员。
唯有如此,所有人才会On the same page.
在开始工作后,再通过定期复盘和反思,让不清楚的问题慢慢都得到解决。
这样就避免了大家各自忙各自的,最后发现都是无用功。
该方法我实践过无数次,亲测有效。
做到以上说的这三点,才是真正聪明的忙。
以上就是今天的文章,最后简单小结一下:
如何避免瞎忙,成为真正的高手?
1、凡事先立目标,再看收益;
2、给自己的工作规划“时间盒”;
3、保持同位思考。
点个在看,感谢你的时间,共勉。
或许你还想看
作者简介:张良计,一个左手干货,右手鸡汤的真性情Boy,出版畅销书《飞跃》,公众号:张良计(ID:zhang_liangj),富兰克林读书俱乐部经授权发布
本文图片来源于网络,如有侵权请联系删除
商务合作微信:fushusz(备注品牌),知乎@富叔,头条号、微博@富书
看更多走心好文章
请长按下方图片
识别二维码 关注富书
👇点击阅读原文进入富书生活馆,和你一起提高生活质量
你若喜欢,为富叔点个在看哦