内控连载09：销售收款存漏洞 嗜赌业务员挪用货款上百万

  销售收款存漏洞 嗜赌业务员挪用货款上百万

（一）案例简介

据媒体报道，33岁的何某1998年大学毕业应聘进了南京某公司当 销售员。何满头脑灵活，工作成绩也还不错，但迷上了赌博，他就对货款打起了主意。每次收到货款他总要迟几天上报，从中扣除一些货款供自己使用。2005年3月初，何某收到了某公司的货款，他暗中将其中的7万余元挪到自己手里。第一次下手，何满也害怕了好几天。一个月后，他与南京某公司签订购销合同，这一次他只拿了4万多元。同年6月，他从两家客户的货款中挪用了12万元供自己开支，从此胆子越来越大了。

为了自己挪用公款方便，何自己登记注册成立了一家名叫“旭浩”的皮包公司。开始他以旭浩公司的名义与客户谈生意，并以旭浩公司与客户签合同，将自己的东家提供给客户的各种项目，都挪到旭浩公司名下。为了拿钱更顺手，他还私刻了自己任职公司的发票专用章以及客户专用章。据检察院起诉书指控，从2005年到2008年三年间，何满利用职务之便共与十几家公司签订购销合同，挪用新型建材公司货款共计234万元。

由于钱来得太容易，何满花起来也爽，光是赌博他就输掉了约40万元，他的生活也发生了巨大的变化，几乎天天都和朋友到饭店吃饭，他开着小轿车招摇过市，一身名牌服装俨然一副大款的派头。就在何满感到春风得意的时候，公司财务发现，何满签订的销售合同上的合同专用章，与客户提供给公司对账的合同专用章不一致，而且合同上的货款与何满上交的金额差别太大，财务经向客户核实后发现，公司和客户签订的合同专用章都是假的，金额也不一致，向领导报告后公司决定报警。2008年5月5日，公安机关在南京饭店将何满抓获归案，并从旭浩公司的几个办公地点搜出现金几万元、各种伪造的客户印章多达24枚。

（二）案例评析

从该案例来看，公司在销售实物管理、收款、合同管理与对账等环节都存在较严重的内控缺陷，使得业务员长期挪用货款不被发现。

1、不相容职责分离

不相容职务倘若由同一个人或者同一个部门担任，势必增加内部舞弊的发生可能。对销售与收款环节来说，对企业内部涉及销售收入的机构、岗位进行合理的设置和权限划分，是规避销售环节风险的主要手段和方法。比如很多企业中，销售与收款的整个循环过程往往由销售部独立负责，无论客户交易金额的大小，由销售人员同时负责产品销售和对客户的收款，这种做法的好处是能够提高工作效率，但是同时也增加了潜在的风险，可能导致收款过程中，销售人员挪用货款或货物的现象，却无法及时发现，如本案例中，如公司财务人员与对方及时认真对账，则挪用货款行为会及早暴露的。

2、销售合同管理

该案例对销售合同管理不当。销售合同是企业与其他单位之间进行商品和服务销售活动而签订的具有法律效率的文件。在合同签订后企业就要按照合同要求履行契约，一旦合同管理出现问题，将会给企业带来灾难性的后果，比如：销售人员可能利用权力和管理上的不善与客户签订不利于公司的合同；伪造或签订虚假公司合同；合同内容不当引起公司与客户的纠纷；合同信息传递不全导致公司重复发货或者重复付款；作废合同依然被企业履行等等。为了加强对合同的管理，企业需要在合同签订前加强对合同内容的评审，并在事后对合同进行妥善保管和跟踪；所有销售按一定的规则编号且归类存档，以便于统计和查阅；作废合同应该加盖作废章，并应该由专人统一保管。

3、账务记录和应收款管理

账务管理要求企业建立明确的会计政策和制度来规范销售与收款环节所有收入的确认以及对坏账的处理。所有的收入确认和应收账款的账务处理要做到记录及时并有依据；定期核对往来账，发函给客户核对，且必须由非应收账款的管理人员来核对；账务调整必须留有痕迹，且经过授权；对应收账款要进行账龄分析，并建立明确的催收机制；进行坏账核销必须经过独立于销售及记账等职能的经理人员的批准，记录于坏账审批表上；对已经冲销的坏账要进行备查登记，并进行后续跟踪和催款，防止款项收回时被经手人贪污。该案例如及早与客户对账，可能会更及时发现问题。

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