项目人员须知的财政预算

Original 2016-05-23 李锦雄 Ken 广东恩友财务

笔者李锦雄（Ken）是公益项目管理培训老师，曾于国内多家公益机构担任项目顾问。现服务于香港一间家族基金会，有机会以公益项目管理培训导师的身份接触许多新入行的公益项目人员，跟ta 们沟通后，竟发现许多项目人员认为自已对项目管理基础知识都还未深入了解，那里有时间再去关注公益财务知识？

况且，大部分机构都有专业财务人员，财务的事项就交给ta 们吧。项目归项目，财务归财务，这是理所当然的。

其实，公益项目管理其实除了管理项目外，当中还涉及资金和人手，所以项目管理人员对于掌握财务和人力资源基础知识是逃避不了。

因篇幅所限，此次只能分享其中一项十分重要的财务知识

--财政预算 (budget planning)

从机构发展及自身能力提升两个层面看，任何公益项目人员都需要掌握基本的财政预算知识。

所有项目申请书必须具备项目财政预算内容，机构财务人员不会比你作为该项目负责人更了解更掌握项目所需要的经费和开支内容等。

所以，笔者强烈认为项目财政预算不能假手于别人，应该由项目负责同事完成，再交机构财务人员复核，机构领导通过审批。

根据李锦雄（Ken）先生所述，财政预算有五类，分别是：

具体内涵，这里不赘，有兴趣深入了解的朋友可参考梁伟康的《成效管理：非营利社会服务组织全面实践策略》(2012)。

在香港，大部分社会服务机构采用「递增预算法」，特别是那些向政府和基金会寻找资助的社福机构。

无论是采用那种财政预算方法，有以下两项原则必须遵守和符合：

笔者借这个平台分享编制财政预算的一些心得

若是延续申请的项目，必须参考过去几年的财务报告中实际开支部分并考虑本年的通胀比例来制作预算。
若是首次申请的项目，可以先向市场询价、向同行友好了解情况和与机构财务人员沟通。
普遍公益机构在行政费用部分比较含糊不清，习惯性地倾向提供一个大数，没有明细开支。
从资助方的角度看，ta 们往住更关注行政费的内容。一般来说，行政费用离不开员工工资、保险、福利、办公室文具、设备、家具、差旅、水电媒、通讯、租金、维修保养、培训、邮递、银行收费、团队建设、清洁等。
得到了出资方的资助后，千万不要把项目申请书上的财政预算抛诸脑后！在项目实施期间，项目负责同事和其团队要熟知和定期翻看已获通过的财政预算并切实执行。
若在预算上有任何变更，必须主动与出资方申请和说明，得到出资方认可才进行调整。频繁变更和存有较大差异必会影响出资方对机构的印象，从而得不到持续资助。
项目负青同事和其团队要有财务问责意识。到了年尾或项目结束，项目工作人员需要主动积极查看财务报告，一旦发现预算和实际存有差异(一般差异正负10%至15%)，项目负责人需要提交合理、具体和详尽的书面解释，而不能再次假手于财务同事。