律所合伙人经验之谈：细节为王，发邮件一定要做的八项检查

来源：汉坤律师事务所作者：权威

今天我和初入职场的初年级律师分享一点工作体会，想和大家聊聊的话题是：如何安全地把一封邮件发出去。

看到这个题目，我相信即便是执业多年的“老律师”应该也能很轻易地回想起自己初入职场，面对第一封要发给全组/全所或者要直接外发给客户的邮件时紧张局促的心情。

情况往往是这样的：在你正式发送邮件前你反复检查了数十遍也难以发现的错误，在你正式将邮件发送后可能你就会立刻看出来。

这个时候，你的微信也会同步亮起，高年级律师的温馨提示已经同步抵达：“你忘加附件了😅”、“邮件记得抄送老板😂”、“正文还是有错别字哦😑~”。

这样尴尬的瞬间，让本就疲惫的你在深夜辗转反侧难以入睡.....

今天我就把这份邮件发送前的checklist分享给大家，检查好这八点，基本可保97%的邮件安全发送无隐患~

我们先来进行总的概括：

邮件管理——邮件发出前的八项检查：

· 收件人：不多不少，与正文对应。

· 抄送：逐一仔细检查避免错漏，逐一排序与身份匹配（先长后幼、先人后己），删除多余分号。

· 密件抄送：实习生、小朋友、我自己。

· 主题：与邮件真实主题和目的匹配；一定注意删掉多余的“Rer回复”、“Fw/转发”。

· 附件：最容易忘记的部分；贴进去以后一定还要记得再点开文件检查一遍。

· 正文：注意称呼、注意格式和字体（5号字+宋体+Arial）、注意结束语。

· 签名档：注意版本、注意语种。

· 往来邮件：第二大容易被忽视的地方；注意检查区分内外部邮件并删除欠妥内容。

首先分享给大家的心得是：邮件发出前需要检查的绝不仅仅是正文，此外还包括以下几项非常重要的检查内容。我们先从“主题栏”开始说：

01

收件人需要查

一封精美的邮件，收件人应当是就是实际需要去回复和处理这封邮件的人，初年级律师需要注意避免将“收件人”和“抄送”功能混用的情况。

在发送前，我们需要注意将不必要的收件人移动到“抄送”中，从而确保呈现在“收件人”栏位的对象与我们在正文的开篇问候中提及对象保持严格的一致。  

02

抄送需要查

对于“抄送”栏位的检查，需要注重的是通过严谨的顺序排布体现基础的商务礼仪。虽然不是所有客户都在意，但我们做到更为周全总归不会有错。

在具体的操作上，我们需要确保在顺序上整体按照“客户>其他中介>自己人”的顺序进行排布，而针对每一家机构，则原则上按照该机构内的职级高低进行排布。

这样的排布思路不但可以让我们的邮件显得更为礼貌严谨，同时对于我们排查是不是存在漏抄送的对象也是大有帮助。

03

密件抄送需要查

由于“密件抄送”不会呈现给外部主体，对于密件抄送的检查可以相对放松一点，只要确保已经抄送了想要抄送的对象就行。

通常而言，你要抄送的对象可能是你自己（为了邮件管理的目的），或者是组内的实习生小朋友（在邮件没有保密要求的前提下）。

04

邮件主题需要查

由于邮件的主题通常是收件人对于邮件进行归档的直接参考依据，因此对于邮件主题的检查首先要注意“文题相符”，也就是确保不会在A项目的邮件上讨论关于B项目的事儿。

其次，邮件主题的标题也要记得勤于修改，避免在整个项目中都顶着一封名为“尽调清单”的邮件在回复尽调报告和交易文件。我们应当确保邮件的主题与正文的内容严格匹配。

最后，一个小小的建议是在我们发出每封邮件时，删除标题前不必要的“回复/Re”、“转发/Fw”，它们时常会一不小心积累一大堆，看上去实在不太美观。 

05

附件需要查

附件应该是邮件发送的问题重灾区了，相信每一位律师都能回想起一次因为忘记发送附件而造成的尴尬局面。

所以，在发送邮件前，请大家千万记得充分检查是不是已经添加了附件。

一个补充的建议是希望大家在添加附件后，再次在邮件中直接打开附件，确保附件就是我们希望添加的文件。如果大家有过一次把内部阶段稿发送给客户的尴尬经历，应该就会知道这项检查有多么重要。

06

正文需要查

正文相信是大家都会做的检查，我们就不多说了，确保没有错别字并且格式正确就好。

07

签名档需要查

签名档的检查主要是确保语种一致，如果是英文回复的邮件，记得把签名档也设置成英文，中文邮件则对应设置为中文。

08

往来邮件需要查

往来邮件（Email Chain）的检查是初年级律师超级容易忽视的一个重灾区。

大家要千万注意，往来邮件中包含着大量的信息，轻则是内部的一些分工和讨论信息，发送给外部主体有失礼貌，重则会涉及到重要的商业秘密泄露，可能存在法律风险。

因此，在正式发送邮件前，我们需要把所有的往来邮件都当作我们自己亲手书写的邮件正文进行检查，确保内容妥当。如果邮件太多或者自己吃不准的话，最简单的方式就是把往来邮件全部删除，这是最偷懒也最稳妥的做法。

好啦，今天的小分享就是这么多，

希望能帮助大家减少一点邮件发送事故。

至于为什么我会知道 

这么多邮件发送风险点呢？

相信大家已经猜到啦。

因为每一点意见的背后， 

都是我自己一个又一个辛酸的故事。

作者简介

权威：汉坤律师事务所合伙人。业务领域：金融科技、银行金融、金融信息保护

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