业主委员会会议、档案管理、接待、印章管理、信息公开制度

业委会资讯 2023-09-11

业主委员会会议制度

一、业委会会议每月召开一次，时间为每月的1日到10日间。由主任负责召集，如主任外出或生病，由副主任负责召集，如主任、副主任届时均因故不能召集会议，由委员按以下顺序负责召集会议：张三——李四——王二。

二、业委会主任、副主任因生病或长期外出等原因不能履职达6个月以上的，业委会会议应重新讨论选出主任、副主任。

三、经三分之一以上委员提议或者主任认为有必要时，应当及时召开会议。

四、全体委员同意，如业委会定期会议不能正常召开超过2次（含2次，不能正常召开的含义是到每月的30日仍然不能召开），或三分之一以上委员递交书面提议的5天内主任不召集会议时，可由居委会指定一名委员负责召集会议，并在小区内进行公告。

五、全体委员会议应现场召开，并在召开前7日将会议通知及有关材料送达每位委员。如需讨论事项较为紧急，至少应提前1天发送会议通知。

如发生电梯停运、水管爆裂、门口道闸损坏等严重影响小区业主日常生活的紧急事项，业委会主任应先通过短信或微信向所有委员发送需通过事项的基本情况，然后在居委会2名人员的见证下，通过电话向委员征询意见，但事后应在现场会议中补会议决议。

如主任不在上海或生病等原因不能征询意见，由副主任负责。

六、业委会会议情况应由业委会主任在会议后3天内在小区公告栏公告（无论是否产生决议），并书面抄送居委会、房管办事处。如其他原因由其他委员召集会议的，由召集会议的委员负责张贴。张贴完后应交档案保管专员存档。

七、涉及小区物业选聘、委员增补及重大工程项目，业委会主任应负责向社区四位一体会议通报情况，并把讨论情况在业委会会议上传达。

业主委员会档案管理制度

业主大会档案资料，由____委员担任档案保管员。

一、档案资料应当编号造册，档案管理人员要忠于职守，自觉遵守档案制度，做好档案收集、整理、归档等工作。

二、各委员在工作当中收到的各类文件，应及时移交档案管理人员存档。

三、档案资料包括一切文字资料、音像资料和实物；委员同意签字的各类原始文件和盖章文件。

四、档案资料包括但不限于以下资料：
1、各类会议通知、记录、纪要的书面资料，会议的音像与录音材料；2、业主大会、业主委员会作出的决议、决定等书面材料；3、各届业主委员会产生、备案材料；4、业主清册及联系方式；5、订立的物业服务合同；6、有关法律、法规和业务往来文件；7、业主和使用人的书面意见、建议书、提议；8、维修资金使用文件（流程中所涉及的所有材料）；9、小区相关建设文件；10、印章使用登记表等其它有关材料。

五、档案文柜必须有防盗、防火、防潮、防鼠等措施，文柜内的档案应排列有序，按照保管期限或类别、项目进行保管。

六、档案的借阅。档案借阅要进行登记（附档案借阅登记表），使用完毕后要及时归还，由于借阅人原因造成文件丢失或损毁的由借阅人承担相应责任。

业主委员会接待制度

接待时间：每月5号、20号，下午13:00——17:00

接待委员排班：以每月实际排班为准

一、业委会设置业主意见登记簿，登记簿放在业委会接待场所，由当班接待委员负责登记记录。对业主反映意见当场答复的应在登记簿上简要写下口头答复内容。

当场不能答复的，当班接待委员应告知业委会主任，由主任指定由原接待人员或其他委员负责处理，并负责答复业主，答复完毕后应在接待薄上进行结案登记。一般情况下应在2周内予以答复，需要业委会会议表决通过的，应在最近一次表决通过后3天内答复。

二、业委会应及时针对业主意见、建议或投诉，依照下列原则分别进行处理：
1、涉及受聘的物业公司履行合同不到位的问题，由业委会转交物业公司处理，业委会应要求物业公司提供书面说明答复，并落实专人对物业公司答复中涉及的改进措施进行监督落实;
2、涉及其他业主违反《管理规约》的问题，依照《管理规约》的约定进行处理；
3、涉及业主共同利益的重大事项，经业委会研究决定后，召开业主大会表决决定；
4、涉及业委会自身存在的问题，由业委会研究改进解决方案并予以公示；
5、不属于业主大会、业委会职责范围内管辖的问题，告知通过其他渠道，由有关部门解决。

业主委员会印章管理制度

一、主任、副主任各自保管用于业主大会账户的私人印鉴。业委会印章由副主任保管，业主大会印章由委员保管，财务专用章由委员保管。

二、印章如不慎遗失，保管人员应及时向业主委员会报告，到主管部门按照规定程序重新刻制。印章管理人员如有变动，应及时上交印章，由业主委员会重新确定印章管理人员。

三、印章必须经业主委员会会议通过方可使用，凡未经会议通过一律不能使用。印章保管人必须做好用印登记手续（附印章使用登记表），并留存文件副本存档，以便备查，绝对禁止在空白纸上加盖公章。

四、紧急情况必须使用公章时，使用人需在居委会2人以上见证下与业委会过半数委员电话联系，向其说明情况，得到过半数委员的口头同意后将电话联系记录表交给印章保管人查验后方可使用，事后印章使用人和保管人应向业委会会议做出说明，并在会上形成业委会决议。

涉及资金使用事项，如果电话口头同意的委员将在近期长期外出或突然生病影响其明确表达意志的，应暂停资金使用拨付，公章使用人和保管人都应马上向业委会主任和居委会汇报，召开业委会会议进行确认。

五、业主委员会主任、副主任应每月核对印章使用登记情况，确保印章使用登记记载的印章使用情况与印章实际使用相符。

业主委员会信息公开制度

一、业主委员会应当建立信息发布制度，每月在小区业委会专栏里更新业委会工作动态；宣传国家和本省、本市物业管理相关法律、法规和规范性文件，引导业主行使权利履行义务。

二、业主大会和业主委员会作出的决定、物业服务企业选聘、物业服务合同等物业管理中的各项决定和重大事项均应在3日内在公告栏内张贴，并至少张贴10天，并进行拍照存档。

三、按照《专项维修资金管理规约》的规定，每半年公布专项维修资金和公共收益收支。

四、涉及小区公共管理、物业服务事项的各项资料都应接受业主查阅（除业委会会议讨论记录外）。