小区首届业委会届满总结｜无比艰辛，成绩可观！
您们好！
我们是翰林世家小区第一届业委会成员，于今年2020年10月10日届满，已圆满完成任期内法定责职，经过历时2个多月的筹备工作和第四次业主大会投票选举，恭贺翰林世家第二届业主委员会成立了。
现首届业委会对任期三年间的简要总结如下：
一、小区概况
翰林世家小区，占地面积 112447 平方米；业主总 2095 户，建筑物总面积333876.86平方米，其中：住宅 234481.07 平方米，非住宅 22 套， 3190.65 平方米。物业管理区域范围：以小区围墙为界，东至：太湖路；南至：仁皇山路；西至：安吉路；北至：三环北路。
整个小区分为一期（1/2/3/7/8幢、排屋区）和二期（5/6/9/10/11/12/15幢），属于小区业主共有商业经营用房为：南大门东起鲜绿多超市仁皇山路54号（1-2层）总面积283.78平方米；爱贝儿母婴用品店仁皇山路40、46号（2层），48、52号（1-2层）总面积540.6平方米；好友多超市仁皇山路40号（1层）、46号（1层）总面积167.03平方米。
小区业委会于2017年10月10日成立，现有物业服务收费标准(高层)1.8元/平方/月，（排屋）2.4元/平方/月，（商铺）2.5元/平方/月，公共能耗按0.4元/平方/月预收，车位物业管理费50元/个/月。
二、第一届业委会筹备成立过程
2016年2月由热心业主提出业委会筹建倡议和得到社区的大力支持，并由多名业主发起的集体签名申请书提交，一步步完成选举规定程序，最终成立了湖州翰林世家小区业主委员会。
首届业委会筹建工作于2017年6月26日正式发起，经业主投票选举产生筹备组委员会，修改完善及发布《翰林世家小区业委会候选人产生办法》、《翰林世家小区议事规则草案》、《翰林世家小区管理规约草案》，经小区广大业主投票和筹备组委会推荐，于2017年8月18日产生业委会候选人10名，经下一轮选举流程小区多数业主投票截止日， 2017年10月10日在仁皇山五社区公开统票和唱票产生首届业委会委员7名和后补委员2名；2017年10月25日收到建设局房管处备案通知书；2017年11月6日，经过委员内部决议，开设翰林世家业委会专用账户，至此无比艰辛地完成了整个合法程序，并于2017年11月25日晚在翰林书院成功召开首届业主代表大会！
三、第一届业委会工作主要事件回顾
第一届业委会各项事情千头万绪，在没有实战经验的情况下，业委会各成员通过不断学习各类物业文件和相关政策解读、咨询相关行业人士等，委员们利用业余时间处理小区各种大小事务，原定工作例会一月一次，如遇事情重大程序众多，组织5、6次会议的情况时有发生。首届业委会自成立3年以来，始终不忘初心，各委员分工职责明确、相互合作，坚持认真履行各自责职。
（一）财务制度完善
1．通过业主大会表决方式关于小区公共财务使用范围额度约定的议案，各项表决完成后，严格按照业主大会规定业委会使用公共资金权限规定，即公共设施设备的维修、新增项目确定金额界（除应急抢险抢修外）限金额支出5万以内（含）、业委会日常开支费用确定金额界限金额支出1万（含），权限范围内的，严格审核后公示并同时报备社区同意，授权范围外的，组织业主大会表决后列支。
2．每半年在公众号和公共区域宣传窗口公示一次账户收支详情。
3．授权支出先审核比对报价合理性，再报备社区并公示听取各方意见后才进行。
4．每月收支由主任和出纳、银行三方对账，负责委员做明细财务日登记账。
5．严格审核物业公共维修部分小区需承担项目报价，金额不合理或超支范围的拒不承担。
6．所有收支公账进行详细账务清单存档备查。
（二）小区公共账户情况
首届成立后立刻收回前期物业公共收益管理权，设立业委会专用账户管理小区集体收益和支出。前期物业移交金25977.64元，经过业委会的力争又成功追回42530.75元，于2018年8月移交公共收益68508.39元。这是业委会成立前全部公共收益的结余。
成立业委会三年来，截止2020年9月30日，公共收益账户余额621122.11元，未含2019年及2020年1-9月份的泊位费分成业主所得部分，移交第二届业主委员会，对比未成立业委会的三年公共收益的管理有了显著的成果。
（三）完善小区各项管理制度
1.修改拟定《翰林世家小区议事规则》、修改拟定《翰林世家小区管理规约》。
2.修订完善前期服务合同和车位管理协议。
3.根据实际情况，预收能耗费较前期降低1毛。
4.设立小区委员接待日，每周定期定时接待业主意见和建议。
5.任何事情及时公告全体业主，建立小区楼栋群、楼长群、业主微信群、志愿者群、社区与业委会工作群、物业与业委会工作群，便于及时把小区各信息发布到所属群，重要事项还同时通过物业短信推送等传播方式，更好的能及时收到业主对物业服务反馈的意见和建议，更好的配合社区日常工作。
6.各业委会委员分工负责物业监督各事项，组建物业与业委会管理监督沟通群，发现问题及时督促物业整改，三年来先后发出整改意见函件31份，多方沟通整改事项会议多次，特别是多次邀请了市、区级主管单位部门进行了关于物业服务和地产建设单位质量问题的工作沟通会议。
7.确保每月一次业委会工作例会，期间组织各种沟通会议66次，临时会议约每季度1-2次，各种巡检（卫生、绿化、车库等）基本每个月都有。
8.针对首届委员履职过程中出现的一些问题，业委会近期对委员工作建立了考核制度，通过按月对委员们在小区专项工作的实际完成任务量进行考勤评分，实现与现有业委会津贴发放直接挂钩形式制度。
9.为了业委会前后届工作的顺利交接以及对业委会工作的监督，本届开始设立监事会，监事会成员由业委会换届筹备工作组成员担任。
（四）切实服务业主，维护业主利益
1.调整原前期合同中公共部位、公共设施维修物业承担单项金额500元，经多次沟通和参照物业服务指导文件作为依据，物业新签订合同内增加相关约定，现在调整为公共部位单项维修1000元以内（含1000元），公共设施设备维修单项3000元以内（含3000元）由物业承担。
2.调整提高小区经营性收益属于业主部分比例（前期物业全部按5:5分成，现在除了临时泊位费、设摊费、灯箱广告费，其他都按7:3分成）。
3.经过对小区多年的公共部位巡检积累，发现小区部分区域存在用电设备，多次沟通后物业告知是移动信号收发设备，违规占用小区公共能耗电能，小区公共能耗费用中有外部第三方公司使用的组成部分，现就通过物业与中国铁塔公司对接非法占用小区公共能耗费问题一事协商，目前对方已经确定需补交于我们小区公共能耗104354.6元，具体实际占用小区能耗费用的数额正在进一步核实之中。
4.逐一做各商家工作，各项租金实际情况上调，按时监督周期到账情况并及时催缴。
5.广告收益前后对比
广告名称 | 原合同价格 | 现合同价格 | 增加金额 （元） | ||
单价（元/台） | 金额（元）
| 单价（元/台） |
| ||
电梯广告 | 800 | 31200（39部） | 1500 | 58500（39部） | |
丰巢快递 | 1000 | 5000（5台） | 3500 | 17500（5台） | |
速易递 | 1500 | 6000（4台） | 3600 | 14400（4台） | |
合计 | --- | 42200 | --- | 90400 |
业主共有商品租赁费
店租名称 | 原合同租金 | 现合同租金 | 增加金额 （元） | ||
单价（元/平方） | 年租金（元） | 单价（元/平方） | 年租金（元） | ||
爱邻超市 | 1.05 | 64000 | 65782 | ||
母婴超市 | 0.95 | 187000 | 187000 | ||
智在教育 | ----- | ----- | 134650 | ||
鲜绿多 | ------ | ------ | 134654 | ||
合计 |
三年公共收益成绩可观：
公共收益项目 | 合计 | |||||
智在文化 | 134650.00 | 22442.00 | ----- | 退租 | 157092.00 | |
爱邻超市 | 65782.00 | 65782.00 | 65782.00 | 2021.1.3 | 197346.00 | |
母婴超市 | 187000.00 | 187000.00 | 93500.00 | 2020.9.30 | 467500.00 | |
鲜绿多 | ------ | 134654.00 | 141387.00 | 2021.3.19 | 276041.00 | |
电梯广告 | 93600.00 | 70200.00 | 35100.00 | 2020.11.1 | 198900.00 | |
西大门灯箱 | 3000.00 | 3000.00 | 3000.00 | 2020.12.31 | 9000.00 | |
南大门灯箱 | 3500.00 | 3500.00 | 3500.00 | 2021.3.1 | 10500.00 | |
东门摆闸广告 | 3000.00 | 3000.00 | ----- | 退租 | 6000.00 | |
农夫山泉水柜 | 17500.00 | 17500.00 | 5600.00 | 2台 | 40600.00 | |
速易递4台 | 14400.00 | 14400.00 | ----- | 2020.6.30 | 28800.00 | |
丰巢快递5台 | 28000.00 | 17500.00 | 7000.00 | 2021.4.14 | 52500.00 | |
临时设摊 | 3250.00 | 5800.00 | 2250.00 | 11300.00 | ||
------ | 68619.07 | ----- | 未算好 | 68619.07 | ||
建行 | 1505.90 | 1809.47 | 2200.70 | 2020.9.21 | 5516.07 | |
业委会开办费余额 | 4309.76 | ----- | ---- | 4309.76 | ||
物业转入历年结余 | 68508.39 | ----- | ---- | 68508.39 | ||
专变废电池出售 | ------ | 640.00 | 640.00 | |||
-158896.86 | 入2020年帐 | -163481.30 | -322378.16 | |||
469109.19 | 615846.54 | 195838.40 | 1280794.13 |
（五）支出严格审核把关,成功把关不该由业主承担的项目
1.通过其他转换方式追回前期已经列支在公共能耗支出中不合理的河道清理费用112820.00元。
2.多次会议沟通和邀请第三方及度假区建设局，街道，社区协商电梯截短钢丝绳费用承担主体问题，最终商定结果物业承担所有小区钢丝索截短产生的费用，（每部约1600元，当时施工电梯约20多部）；
3.多次会议协商确定自商议决定日期之后，小区绿化用灌溉用水费用由物业承担，不再纳入小区业主公共能耗承担部分；通过其他转换方式追回前期（2014.11.1-201.12.31）已经列支在公共能耗支出中的绿化灌溉用水水费21438.56元
4.日常小区消防灭火器瓶充装和零散更换补新不属于小区公共承担部分支出；
5.约定有合规的公共资金使用报备流程，预计超出物业承担部分费用诺使用前或者维修初期未及时报备业委会审核的，超过合同公共维修协定金额项目业委会不予承担。
（六）小区公共设备维修置换
1.小区人行门禁系统：
小区人行门禁系统初期方案采用广告置换模式进行，因业委会内部未达成完全一致意见，后期也因对实际置换使用小区的实地考察，发现广告置换道闸存在一定的缺陷，例如广告面多、进出小区感观差、开闭门时间长等，决定使用原同形式道闸设备，增加人脸识别开门功能，方便业主进入开门方式选择。（目前该人脸设备需要网络建设支持，还在完善中，敬请耐心等候，由于此次设备更新借鉴与前期西大门更新时的经历，聘请第三方单位施工造价基本上会超过采购自主安装的造价一倍余，考虑本着为小区更多节省一元的思路，一致同意自主采购和协助物业进行后期设备安装调试的决议，此两套设备采购共计使用公共资金26000元。）
2.小区路面停车场，车库智能识别收费系统：
小区车库系统问题多，无法彻底修复，洽谈了两家广告置换道闸公司进行意向合作，最终方案确定与浙江**传媒有限公司合作，免费提供道闸识别设备、免费配置道闸电脑设备，并提交道闸设备维保履约质保金，如出现不履约维护和修复时，可以启用质保金进行及时寻求第三方解决设备问题故障，另外，免费修复东大门车库入口闸机一套，第三方报价维修一万余元；
鉴于目前路面道闸设备运行稳定，故车库道闸继续沿用路面相同免费置换方案进行升级改造。
3.小区增设监控项目详情：
前期招标工作因委员离任，主体构思、方案通过业委会会议确认通过，后期验收按预期完成建设工作任务，现已顺利验收通过并按合同划拨施工项目款项。
4.消防门更换：
通过外部门店询价对比后，由物业组织招标资质单位进行定制施工，共计更换钢质甲级防火门10道，费用 13671元由小区公共资金支出。
5.园区桌椅更换：
园区凉亭作为活动频繁区域，石桌椅曾发生过坠落事故，所幸未造成人员伤害，考虑风险隐患，业委会提议试点更换安全性更高的桌椅，凉亭三套桌椅采购共计5100元。
6.电瓶车充电桩由原来的1元4小时/次协商调整到一元6小时/次。
7.篮球场加装定时安全低压电照明和部分维修。
8.前期物业公共收益物业移交25977.64元，业委会审核追回42530.75元。
9.前期公共能耗物业移交950727.68元，业委会追回金额236120.12元，此项资金经业主大会通过暂时业委会专用账户存定期保管，根据能耗预收多还少补原则按已交比例进行整理按户返还（返还清单已在整理中）。
（七）有关房修事项
1.原一期部分楼栋出入口无单元雨棚，有安全隐患，业委会一方面通过市民热线投诉，一方面收集资料规范，阐明其不符合建筑规范要求之处，汇总成汇报资料提交区建设局，并最终在建设局领导的主持下开发商对缺漏雨棚进行补安装。
2.房修问题对接、跟踪、协调，对小区公共部位在日常工作和生活中发现及时上报及时督促开发商或物业维修，如地下车库一二期连接处、排屋和高层交接处、负一层及负二层渗水问题。业主各自家房修问题，也做到关注和协调，并利用专业知识现场查看帮助判断原因、确认责任主体并给出建议等，同时涉及到需要物业或开发商维修的，业委会也积极协调，极尽所能为小区业主做好服务。
3.业主自家门窗、管道等两年质保期过保前积极与物业一道通知业主及时报修至物业处，并汇总至开发商进行维修。
（八）书吧使用情况
书吧原是开发商契合“翰林”之意开设的集阅读、休闲于一体的场所，由开发商派驻人员服务业主。2018年二期完成收房以后，开发商撤场，包括人员、书籍、桌椅、空调等所有可移动物资全部撤空。因小区户外休闲场地有限，且业主已习惯到书吧坐一坐、聊一聊，业委会决定采购桌椅，对接学院、图书馆等机构增书，并有热心业主捐赠，同步招聘书吧管理员，使得书吧继续开放。
同时，为丰富小业主的活动，业委会也根据书吧的特点组织了相关活动：2017-2018年以“周末公益课”为主，联系教育机构为小区幼儿园至小学年龄段的小业主免费上课，主要有美术、英语、科学、早教等课程。2018年1月突降大雪，学校临时停课，业委会组织1月25-26日开放书吧、召集热心业主担任“老师”，解决了近30多个孩子没人带、独自在家不放心的问题。后期因教育机构市场需求，为避免对业主形成骚扰，2019年业委会对接“蚂蚁公益”入驻书吧，免费提供书籍，并提供绘本导读课程；2020年因疫情影响，书吧暂不组织活动，但对业主开放：工作日晚上、周六日全天。
（九）疫情协助守护
今年年初疫情期间积极组织业主志愿者协助值岗16天，主任负责组织协调60余人每天三班轮流保卫翰林小区大门，副主任程**冲锋在前，几乎每天会出现在大门口协助登记维护秩序，副主任匡**为解决小区业主买菜难困难，积极牵头组织每天送菜进小区，为大家提供特殊时期的帮助。
（十）业主大会
及时了解业主、使用人的意见和建议，重要事情均事前开会并听取意见，形成议案提交业主大会，组织召开4次业主大会。
1.时间：2017年10月10日---11月25日；形式：书面征求意见+业主代表集体讨论
内容：
（1）选举业委会委员；
（2）表决通过《翰林世家小区议事规则》；
（3）表决通过《翰林世家小区管理规约》；
（3）通过试一续二续聘南都物业议案；
（4）业委会委员津贴调查；
（5）业主代表互动沟通反映小区现状和待解决的问题。
2.时间：2018年10月1日---11月10日；形式：书面征求意见
内容：
（1）通过南都物业的续聘；
（2）通过业委会成员每人每月工作津贴1000元；
（3）通过试行车辆管理方案；
（4）通过业委会工作权限；
（5）通过公共设施设备的维修、新增项目确定金额界限金额支出5万以内（含）；
（6）通过业委会日常开支费用确定金额界限金额支出1万（含）；
（7）通过物业管理服务一级资质一级服务标准；
（8）通过物业服务收费、能耗费保持与18年一致；
（9）通过业委会办公室装修方案；
（10）通过业委会采购办公设备预算1.6万；
（11）通过非机动车库出入口、各单元大厅及两侧消防通道安全门口安装监控预算24.04万元；
（12）通过专用账户公共收益定期一年储蓄管理方案；
3.时间：2019年11月10日-2019年12月25日；形式：网络投票方式。
内容：收回有效票506票（重复投票16张，废票9张），参与会议人数未过半，会议提交议案均未通过。
（1）未通过安装高空抛物监控；
（2）未通过更换小区地面排水沟；
（3）未通过前期能耗返还（经业委会决定按前期能耗预收多还少补原则积余能耗给予返还）；
（4）未通过业委会委员津贴下调。
4.时间：2020年7月25日---2020年9月24日；会议形式：网络投票+电话投票+上门投票。
内容：
（1）修订通过《翰林世家议事规则》；
（2）修订通过《翰林世家管理规约》；
（3）选举第二届业委会委员；
（4）通过安装高空抛物摄像头方案；
（5）通过楼顶增设晒衣架方案。
（十一）业委会换届移交工作项
1.完善前期合同漏洞，与下一期物业签订新的物业合同；
2.业委会专用账户移交，业委使用以个人名下代办的项目移交新一届业委会负责人或过户；
3.新委建设局备案；
4.业主大会通过议案楼顶增设晒衣架方案确定并组织实施；
5.业主大会通过议案高空抛物项目方案确定并组织实施；
6.各基站能耗费确定实际金额并及时追回；
7.各商铺续租按约定新续签合同或解除合同；
8.北面消防道地基问题及是否改造可行性展开；
9.消防玻璃门上锁问题；
10.前期积累结余能耗清算分发；
11.车库识别系统与路面人行正在进行更新中，前期首届业委会负责工作对接人会协助延续直至该项目施工完成；
12.一期三环路侧外墙亮化灯带修复，地产已经函件回复承诺联系负责维修，需要跟进；
13.9号楼前死树整改绿化方案：前期地产建议货币补助，未采纳，树木运输实在困难的可以适当调整缩小一些一点规格，但还是坚持苗木补种，需要跟进，前期已经多次会议沟通该问题；
14.排屋沿河装修外挑问题，有关沿河装修方案，已经要求物业给出统一方案，并通过小区公示；虽我委多次发有关要求物业落实管理职责督促整改联系单但由于物业等多方主体原因这一块未达到很好执行，完全执行可能社会阻力较大，但也需要新委、物业及小区全体业主们继续监督，逐步规范违章建筑等问题。
15.开发商遗留问题跟进中：
（1）二期地面大面积路砖松动，已多次发函开发商督促维修，进展甚微，目前对局部破坏严重的委托物业进行维修。
（2）楼顶地面破损修复（2,3号楼楼顶更严重），与开发商开过一次协调会，答应维修但目前无进展。
（3）二期地下室地面局部脱皮严重，也多次发函，星星点点修过，但无改善需要继续督促物业积极跟踪，催促开发商尽早彻底维修。
（4）地下室渗水问题虽然开发商已经维修，但是需要保持关注，及时发现及时督促及时维修。
（十二）首届委员感言
业委会的监督工作对提升整个小区品质尤其重要，委员应具备相应的处事能力和公心，本着公平、公正、公开、务实原则，以大局出发，监督完善物业日常管理上的缺失与漏洞，协调邻里或业主与物业间矛盾分歧，守法依规尽其所能不偏不倚为小区办实事，认真对待业主反映的问题，积极与物业服务企业相应配合，围绕各级政府相关部门正确领导指引下协同共进，通过多咨询、沟通、反映，协调妥善处理各类问题，认真听取业主意见合理可行性意见和相关部门指导工作，查找自身不足之处不断改进工作方针。
我们相信第二届业委会会在以党员先锋，党员优良传统的自身团队建设中越来越完善，越来越美好，运作流程越来越规范，进一步完善提升小区长效管理机制，促使小区环境秩序与道德风尚有进一步的提升，形成业主与业委会、物业之间良性互动，共同推进品质家园建设。
业委会行使权利是根据业主大会决议或授权的事项而行使物业管理权的组织，所以小区有序管理都离不开广大业主支持，并与每位业主以及家庭生活环境息息相关，要想提高小区管理和生活质量，除了靠物业的精心管理和业委会监督提升外，还需要每位业主的亲身参与小区管理中的点点滴滴，希望广大业主更积极得配合下一届业委会工作，更多关心小区事项，多多提出有效的可行性管理建议，认真积极参与每次业主大会。
再次感谢全体业主对首届业委会工作的理解和支持，让我们共同参与，与第二届业主委员会一起携手打造和谐幸福、安居乐业的翰林世家小区环境，谢谢！
来源：翰林世家业委会
主编：王梦乐
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