还在愁企业法律风险点梳理和应对措施?一览表都在这里了
作者:桃子海南 某企业审计风险部负责人
企业法律风险防控已经成为企业届和律师界的热门话题。公司法务如何逐步建立了一套概念清晰、标准严格、流程顺畅的综合性法律风险防控体系,为公司提供发现、预防、管理法律风险的解决方案,如何通过为企业提供法律风险管理方案和法律风险防控服务,保障企业安全,提升企业价值,从而提高公司法务在公司的话语权,更好地体现公司法务的管理价值?如何把公司法务部门从一个合同审核、诉讼管理的专业服务部门,通过与其他部门合作,主动参与法律风险管理及防范,慢慢提升为公司的生产与效益部门,在满足公司法务自身发展需要的同时,保障企业长远利益的实现,逐步把公司法务提升到决策层的角色?这需要公司法务迎接企业发展的挑战和变化,从被动的事后补救逐步过渡到积极地事前防控。
本文根据本人撰写我公司2018年度法律事务部工作总结和2019年工作计划中的一点体会和工作实践,简单介绍法律风险防控的一般概念、价值目标和工作原理等内容。
法律风险的类别
法律风险防控实质上属于企业风险管理的范畴。根据《企业内部控制应用指引》第1号-18号,归纳了18个企业内部风险项目及风险点,详细如下:
序号 | 内控项目 | 法律风险点 |
1 | 组织架构 | (一)治理结构形同虚设,缺乏科学决策、良性运行机制和执行力,可能导致企业经营失败,难以实现发展战略。 (二)内部机构设计不科学,权责分配不合理,可能导致机构重叠、职能交叉或缺失、推诿扯皮,运行效率低下。 |
2 | 发展战略 | (一)缺乏明确的发展战略或发展战略实施不到位,可能导致企业盲目发展,难以形成竞争优势,丧失发展机遇和动力。 (二)发展战略过于激进,脱离企业实际能力或偏离主业,可能导致企业过度扩张,甚至经营失败。 (三)发展战略因主观原因频繁变动,可能导致资源浪费,甚至危及企业的生存和持续发展。 |
3 | 人力资源 | (一)人力资源缺乏或过剩、结构不合理、开发机制不健全,可能导致企业发展战略难以实现。 (二)人力资源激励约束制度不合理、关键岗位人员管理不完善,可能导致人才流失、经营效率低下或关键技术、商业秘密和国家机密泄露。 (三)人力资源退出机制不当,可能导致法律诉讼或企业声誉受损。 |
4 | 社会责任 | (一)安全生产措施不到位,责任不落实,可能导致企业发生安全事故。 (二)产品质量低劣,侵害消费者利益,可能导致企业巨额赔偿、形象受损,甚至破产。 (三)环境保护投入不足,资源耗费大,造成环境污染或资源枯竭,可能导致企业巨额赔偿、缺乏发展后劲,甚至停业。 (四)促进就业和员工权益保护不够,可能导致员工积极性受挫,影响企业发展和社会稳定。
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5 | 企业文化 | (一)缺乏积极向上的企业文化,可能导致员工丧失对企业的信心和认同感,企业缺乏凝聚力和竞争力。 (二)缺乏开拓创新、团队协作和风险意识,可能导致企业发展目标难以实现,影响可持续发展。 (三)缺乏诚实守信的经营理念,可能导致舞弊事件的发生,造成企业损失,影响企业信誉。 (四)忽视企业间的文化差异和理念冲突,可能导致并购重组失败。 |
6 | 资金活动 | (一)筹资决策不当,引发资本结构不合理或无效融资,可能导致企业筹资成本过高或债务危机。 (二)投资决策失误,引发盲目扩张或丧失发展机遇,可能导致资金链断裂或资金使用效益低下。 (三)资金调度不合理、营运不畅,可能导致企业陷入财务困境或资金冗余。 (四)资金活动管控不严,可能导致资金被挪用、侵占、抽逃或遭受欺诈。 |
7 | 采购业务 | (一)采购计划安排不合理,市场变化趋势预测不准确,造成库存短缺或积压,可能导致企业生产停滞或资源浪费。 (二)供应商选择不当,采购方式不合理,招投标或定价机制不科学,授权审批不规范,可能导致采购物资质次价高,出现舞弊或遭受欺诈。 (三)采购验收不规范,付款审核不严,可能导致采购物资、资金损失或信用受损。 |
8 | 资产管理 | (一)存货积压或短缺,可能导致流动资金占用过量、存货价值贬损或生产中断。 (二)固定资产更新改造不够、使用效能低下、维护不当、产能过剩,可能导致企业缺乏竞争力、资产价值贬损、安全事故频发或资源浪费。 (三)无形资产缺乏核心技术、权属不清、技术落后、存在重大技术安全隐患,可能导致企业法律纠纷、缺乏可持续发展能力。 |
9 | 销售业务 | (一)销售政策和策略不当,市场预测不准确,销售渠道管理不当等,可能导致销售不畅、库存积压、经营难以为继。 (二)客户信用管理不到位,结算方式选择不当,账款回收不力等,可能导致销售款项不能收回或遭受欺诈。 (三)销售过程存在舞弊行为,可能导致企业利益受损。
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10 | 研究与开发 | (一)研究项目未经科学论证或论证不充分,可能导致创新不足或资源浪费。 (二)研发人员配备不合理或研发过程管理不善,可能导致研发成本过高、舞弊或研发失败。 (三)研究成果转化应用不足、保护措施不力,可能导致企业利益受损。 |
11 | 工程项目 | (一)立项缺乏可行性研究或者可行性研究流于形式,决策不当,盲目上马,可能导致难以实现预期效益或项目失败。 (二)项目招标暗箱操作,存在商业贿赂,可能导致中标人实质上难以承担工程项目、中标价格失实及相关人员涉案。 (三)工程造价信息不对称,技术方案不落实,概预算脱离实际,可能导致项目投资失控。 (四)工程物资质次价高,工程监理不到位,项目资金不落实,可能导致工程质量低劣,进度延迟或中断。 (五)竣工验收不规范,最终把关不严,可能导致工程交付使用后存在重大隐患。 |
12 | 担保业务 | (一)对担保申请人的资信状况调查不深,审批不严或越权审批,可能导致企业担保决策失误或遭受欺诈。 (二)对被担保人出现财务困难或经营陷入困境等状况监控不力,应对措施不当,可能导致企业承担法律责任。 (三)担保过程中存在舞弊行为,可能导致经办审批等相关人员涉案或企业利益受损。 |
13 | 业务外包 | (一)外包范围和价格确定不合理,承包方选择不当,可能导致企业遭受损失。 (二)业务外包监控不严、服务质量低劣,可能导致企业难以发挥业务外包的优势。 (三)业务外包存在商业贿赂等舞弊行为,可能导致企业相关人员涉案。 |
14 | 财务报告 | (一)编制财务报告违反会计法律法规和国家统一的会计准则制度,可能导致企业承担法律责任和声誉受损。 (二)提供虚假财务报告,误导财务报告使用者,造成决策失误,干扰市场秩序。 (三)不能有效利用财务报告,难以及时发现企业经营管理中存在的问题,可能导致企业财务和经营风险失控。 |
15 | 全面预算 | (一)不编制预算或预算不健全,可能导致企业经营缺乏约束或盲目经营。 (二)预算目标不合理、编制不科学,可能导致企业资源浪费或发展战略难以实现。 (三)预算缺乏刚性、执行不力、考核不严,可能导致预算管理流于形式。 |
16 | 合同管理 | (一)未订立合同、未经授权对外订立合同、合同对方主体资格未达要求、合同内容存在重大疏漏和欺诈,可能导致企业合法权益受到侵害。 (二)合同未全面履行或监控不当,可能导致企业诉讼失败、经济利益受损。 (三)合同纠纷处理不当,可能损害企业利益、信誉和形象。 |
17 | 内部信息传递 | (一)内部报告系统缺失、功能不健全、内容不完整,可能影响生产经营有序运行。 (二)内部信息传递不通畅、不及时,可能导致决策失误、相关政策措施难以落实。 (三)内部信息传递中泄露商业秘密,可能削弱企业核心竞争力。 |
18 | 信息系统 | (一)信息系统缺乏或规划不合理,可能造成信息孤岛或重复建设,导致企业经营管理效率低下。 (二)系统开发不符合内部控制要求,授权管理不当,可能导致无法利用信息技术实施有效控制。 (三)系统运行维护和安全措施不到位,可能导致信息泄漏或毁损,系统无法正常运行。 |
法律风险识别
法律风险防控,是为了实现预防和控制法律风险,它通常包括静态和动态的两个方面,静态的是围绕企业总体经营目标所建立的各项规章制度、管理流程等组织体系和制度机制;动态的则是在企业管理的各个环节和经营过程中,由企业各职能机构、高级管理人员和全体员工实施的实现控制目标的整个过程。
纸上的制度由于没有得到企业各职能机构、高级管理人员和全体员工的认可,不容易得到执行。且上述18个风险点过于繁多,不一定符合公司目前的发展需求和实际情况。因此2018年度,通过与公司高级管理人员和各部门负责人沟通,结合公司实际,识别公司主要风险点,并划定责任部门和分管领导。举例如下:
序号 | 责任部门 | 风险点 |
1 |
注册部
| 因注册部自身原因,未能及时提交已批准上市品种的药品再注册申请,导致未能在药品再注册批件到期前获得药品再注册批准文件。 |
2 | 因注册部自身的原因,导致各类药品注册申报资料未能获得药品监督管理部门的药品注册受理通知单。 | |
3 | 注册部未能按照相关法规的规定,核准界定各类药品注册申请的注册分类,对药品注册申请的受理或审评审批带来不利影响。 | |
4 |
人力部
| 关键岗位人员人才流失导致的关键技术、商业秘密和国家机密泄露。 |
5 | 人力资源退出机制不当,可能导致法律诉讼或企业声誉受损。 | |
6 | 安全生产部 | 安全生产措施不到位,导致员工职业健康受损,或引起索赔。 |
7 | 环境污染导致企业收到索赔或行政处罚。 | |
8 | 销售部 | 客户信用管理不当,销售款项6个月内不能收回或遭受欺诈。 |
9 | 销售过程存在舞弊、欺诈:销售记录不真实/报销虚假费用等。 | |
10 | 服务商信用管理不当,导致应收账款难以收回或受到行政处罚。 | |
11 | 采购部
| 供应商选择不当,采购方式不合理,可能导致采购物资质次价高,出现舞弊或遭受欺诈。 |
12 | 付款审核不严,可能导致采购物资、资金损失或信用受损。 | |
13 | 到货时间非正常延迟,造成研发进度影响,或生产进度严重落后的 | |
14 | 研发部
| 研发物料申购不合理,导致资料浪费 |
15 | 委外项目监控不当,导致公司委外项目失败或效率低下。 | |
16 | 项目审批流程未经领导审批,私自变更进度计划 | |
17 |
信息部
| 数据未按规定备案,不能保证备份数据的连续性和保险功能。 |
18 | 记录修改、删除、未经审批,不能保证记录的真实性、合法性。 | |
19 | 系统运营维护和安全措施不到位,导致信息泄露或毁损,系统无法正常进行。 | |
20 | 生产部
| 生产计划不合理,导致货物短缺。 |
21 | 因违规操作,导致公司受到行政处罚。 | |
22 | 生产质量不合格,导致公司产品召回或受到行政处罚 | |
23 | 质量部
| 产品质量信息审核不严,不能保证产品质量。 |
24 | 内审后,未能及时整改和控制质量,导致公司受到行政处罚。 | |
25 | 整改不到位或不及时,导致公司受到行政处罚 | |
26 | 生产许可证未及时申请变更(生产范围、有效期限等),导致公司受到行政处罚。 | |
27 | 风险排查不严,未能对药品生产、流通环节的风险进行评估、控制,导致公司受到行政处罚。 | |
28 | 法务部
| 合同履行情况监控不当,导致企业诉讼失败或经济利益受损。 |
29 | 印章使用不当,导致公司信誉或利益受损。 | |
30 | 合同纠纷处理不当,损害企业利益。 | |
31 | 财务部
| 编制财务报告违反会计法律法规和国家统一的会计准则制度,导致企业承担法律责任和声誉受损。 |
32 | 合同付款审核不严,可能导致资金损失或信用受损。 | |
33 | 预算缺乏刚性、执行不力、考核不严,可能导致预算管理流于形式。 | |
34 | 办公室 | 未及时申请高新企业认证或各种政府补贴。 |
35 | 未按要求定期组织对生产相关人员进行体检。 | |
36 | 董办 | 按公司章程规定,应经董事会、股东大会审议的议案未安排上会的 |
37 | 未及时或依法披露相关信息,受到行政处罚。 |
初步制定法律风险防范措施
根据识别的风险点,针对各部门的风险点,核实现有的规章制度,对公司制度进行修改或拟定,在制度中落实防范措施。比如:
法务部 | 风险点:合同履行情况监控不当,导致企业诉讼失败或经济利益受损。 |
防范措施: 1、在合同履行过程中发现因政策调整、市场变化等客观因素,已经或可能导致企业利益受损,应当按规定程序及时报告,办理合同变更或解除事宜。 2、应当加强合同登记管理,充分利用信息化手段,定期对合同进行统计、分类和归档,详细登记合同的订立、履行和变更等情况,实行合同的全过程封闭管理。 3、建立合同履行情况评估制度,至少于每年年末对合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行分析评估,对分析评估中发现合同履行中存在的不足,应当及时加以改进。 4、健全合同管理考核与责任追究制度。对合同订立、履行过程中出现的违法违规行为,应当追究有关机构或人员的责任。 | |
销售部 | 风险点:客户信用管理不当,回款风险 |
防范措施: 1、应当健全客户信用档案,关注重要客户资信变动情况,采取有效措施,防范信用风险。企业对于境外客户和新开发客户,应当建立严格的信用保证制度; 2、国际市场不可撤销信用证的兑付风险 | |
研发 | 风险点一:研发过程管理不善,研发成本过高或研发失败。 |
防范措施: 1、企业应当加强对研究过程的管理,合理配备专业人员,严格落实岗位责任制,确保研究过程高效、可控。 2、企业应当跟踪检查研究项目进展情况,评估各阶段研究成果,提供足够的经费支持,确保项目按期、保质完成,有效规避研究失败风险。 3、建立严格的核心研究人员管理制度。 4、应当建立研发活动评估制度,加强对立项与研究、开发与保护等过程的全面评估,认真总结研发管理经验,分析存在的薄弱环节,完善相关制度和办法,不断改进和提升研发活动的管理水平。 | |
风险点二:委外项目 | |
防范措施: 1、适当方式确定受托单位,签订外包合同,约定研究成果的产权归属、研究进度和质量标准等相关内容。 2、对合作单位进行尽职调查,签订书面合作研究合同,明确双方投资、分工、权利义务、研究成果产权归属等。 3、建立和完善研究成果验收制度,组织专业人员对研究成果进行独立评审和验收。 |
结合我公司实际部门中常出现的法律风险点和拟定的法律风险防范制度,制定了法律风险培训计划,并在培训中开展政策制定的沟通会,告诉各相关部门制度制定的目的和防范的法律风险。2018年度我部门进行的培训以及2019年度培训计划举例如下表。培训由人力资源部门根据业务相关性通知到相关个人,并进行培训人员登记和培训结果反馈。
序号 | 培训科目 | 初级课程 | 中级课程 | 高级课程 | 关联课程 |
1 | 生产采购 | 采购之合同 | 采购谈判及渠道选择 | 采购法律风险防范 | 反舞弊 |
2 | 市场销售 | 学术会议合规法律风险防范 | 销售政策(包含国外)及策略管理 | 客户信用管理 | 售后服务法律风险防范 |
3 | 研发中心 | 项目管理及执行 | 外包业务法律风险防范 | 研发时间及成本控制 | 品种转让合作类模式及风险培训 |
4 | 社会责任 | 安全生产法律风险防范 | 产品质量法律风险防范 | 环境保护法律风险防范 | 促就业及员工权益保护 |
5 | 企业文化 | 诚实守信(销售等各部门反舞弊,职务侵占,职务犯罪) | 反舞弊与刑侦 | ||
6 | 办公室 | 资产管理培训 | 信息系统管理培训 | 内部信息传递培训 | 商业秘密、知识产权法律风险与防范 |
与人力资源部门沟通,给各部门下达法律风险控制目标,作为年终考核的扣分项,从考核制度上确保各相关部门和分管领导努力在企业经营过程中防范法律风险。
通过法律风险识别、法律风险防范措施制定、培训和讲解,以及法律风险考核,让法律风险防范管理与防范成为以公司法务部门牵头,各管理领导、各部门人人积极参与的项目。且通过与各部门沟通的过程,识别了公司的主要风险,并提供了具体解决方案。如针对公司项目进度缓慢、成本无法做到合理控制、项目人员积极性不高等现象,公司法务部牵头制定了以项目经理为主要负责人,以项目进度、质量和成本控制为核心,以项目激励为手段的项目管理制度。
2018年度工作会议,公司法务部门的工作总结不仅仅陈诉了我们审核了多少份合同,盖了多少份印章,办理了多少工商登记等一些常规性工作,也向公司领导汇报了法务部从公司层面考虑了哪些风险点,制定了哪些预防措施和以后安排了哪些后续的培训计划等,给各位领导和各部门普及下法律风险管理及防范的专业知识。
以上是笔者对法律风险防范和管理的一点心得和体会。希望和各位法务同仁带来有益的启发。
本文不代表法盟观点
END
2019年3月2日——3月3日 上海
【课程内容】
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