IEEE给您的8条办会建议
建议一：确定会议目标
列任务清单前，先确定会议愿景(vision)，将办会目标涵盖在内，其中目标应是可衡量的，这样才能在会后有效评价取得的实际效果。此外，办会的目的也应反映办会愿景。如何确定办会愿景？一个有效的途径是针对往年参会者做一个调查，收集他们的参会体验和反馈意见。通过调查收集到的信息可帮助制定办会目标，同时也会对后续的细节设置提供参考。
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建议二：制定会议时间表
会议时间表是整个办会过程中的管理指南。办会者应首先了解每个重要事件及其时间节点，而后将任务分配给组委会。如果有可能，建议制定一套项目管理跟踪机制(以更好跟踪各项工作的进展)。
建议三：做好办会预算
每场会议都需要做好预算。合理的预算有助于实现盈利目标，同时将花销控制在合理范围内，防止出现较大赤字。如想借助IEEE的支持进行办会，组织者应先在办会系统中进行申请，申请通过后，再提交IEEE财务表(IEEE Finance Form)，后续会有专业人士帮助审核、控制支出。
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建议四：确定合适的办会地点&开始寻找会场
确定办会地点是一个战略性的决策。除了考虑物流情况、容量及便利程度外，还应考虑不同地区可以吸引来的听众以及合作单位。可能的日期和地点一旦定下，就可以开始寻找会场。这时，应将团体规模、办会时间、会场拟承接的其他活动等细节纳入考察范围，同时列出办会所必须的服务、设施和便利条件。
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建议五：争取主旨报告人&制定会议日程
一位好的主旨报告人(keynote speaker)能成为提高参会人数、奠定大会基调、活跃整个会场的关键。大人物通常会引来更多听众，知名讲者同样能在市场推广中抓住更多眼球，在他们的社交网络中帮助宣传会议。除了报告人，还应设置一份吸引人的日程：让后一天的内容基于前一天的讨论，每天组织与主题或分议题一致的讨论小组或讨论话题，合理安排用餐和茶歇时间，给出交流时间，提供交流活动。
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建议六：制定宣传计划
会议是否成功取决于参会者水平，而参会者水平与会议的市场宣传活动直接相关。当前，有各种可发出会议信息的传播渠道，办会者应时刻明确目标市场，同时思考如何才能通过正确的宣传吸引到理想的受众。
建议七：准备注册事宜
你只有一次给别人留下第一印象的机会，这就是为什么会议注册环节如此重要。对于很多参会者、组织者、报告人而言，注册奠定了他们对会议的第一印象。注册的接待、秩序、流程等细节都可能影响参与者对后续活动的积极性，甚至影响到对下一届会议的参会意愿。
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建议八：后勤保障
人力资源、智力保障和办会经验对会议的准备和召开都会产生影响。办会前，想清楚自己是否可以独挑大梁，如不能，是否需要雇佣别人帮助完成所有或某部分的工作。
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本文编辑：欧梨成
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