不费力不费脑，几个提升工作效率的小技巧
本文共有 4469 字
如果觉得页面很长
那是因为留言很多
我写过许多关于工作效率的文章，比如：
不过，偶尔会有读者反馈，说：L先生，你的方法都很棒，但感觉都需要长时间的锻炼和习惯，有没有一些非常简单、立刻就能上手的小技巧呢？
像这种偷懒的想法，我当然毫不留情地………………表示同感啦。
很多人觉得我很勤快，其实，这是个错觉，我一直是个懒人。我每天绞尽脑汁在想的，就是怎么样更好地偷懒。
因此，我特别理解这种心态。
许多成体系的方法，需要从「原理层 → 认知层 → 应用层」循序渐进，全面调整自己的认知模式和工作习惯。这是治本的做法，但确实有一定门槛。
更适合大多数人的做法是什么呢？可能是从一些易于入门的技巧入手，慢慢摸索适合自己的模式。
所以，在近期的一些文章中，我有意识地分享了一些立等可行的工具。
比如 学了很多知识，没多久就忘光了，怎么办？里提到的「知识卡片」。就是一种适合新手的知识管理方法。
那么，在工作效率方面，有没有像知识卡片一样，简单易行的小技巧呢？
今天，分享三种我自己在用的工作方法，适合像你我这样的懒人。
你不需要准备太复杂的工具，只需要一个笔记软件（比如印象笔记、Onenote、有道笔记等，甚至纸笔也可以）就行了。
下面详谈。
1. 旗舰笔记法
你一定经历过这些情景：
和别人交流，当下觉得收获颇丰，过了两天却连聊了什么都不记得了；
关于项目的资料千头万绪，很多东西老是停留在口头上，一直没有推进；
点子、想法、意见，各种信息散落在聊天记录里，需要时，又得从浩如烟海的信息里一点点翻找……
我们每天都会经历数以GB计的信息轰炸，它们可能来自各种渠道，以不同的形式呈现。如果不能良好地加以管理，是很难发挥出价值的。
这导致的直接后果就是：
很多计划说了却一直没落实，很多想法涌现出来随后就消失，很多信息在脑子里过了一遍，需要时却只留下一个模糊的印象。
如何尽可能高效地对它们进行管理呢？最关键的一步就是：
把它们全部统一到一个平台上，快速记录下来。
统一到一个平台，就可以大量节省你的认知成本。你不需要去想「它在哪儿」，不需要去翻箱倒柜、搜索、翻找……只需要打开记录，瞥一眼，就能找到。
这就把不确定性压缩到了最低。
快速记录，意味着你不需要花费太多心力在「记录」上。你可以专注在信息本身，不会被打断，更不会遗忘，可以保留当下最原汁原味的心境和印象。
甚至，不需要分类，只需记下来就好 —— 因为分类只会把你的时间和精力，浪费在「这个分到哪里」「这个要到哪里去找」上面。
这就是旗舰笔记法的核心。
那么，具体如何操作呢？
1）建立一页笔记，叫做「旗舰笔记」，事先写上每一天的日期。
2）任何时刻，当你觉得「这个信息很重要」，不要多想，打开这页笔记，尽可能简洁地写下它的关键字。一条信息一行。
3）每天定期抽出一点时间，对当天的笔记进行处理：待办的，不作改动；正在处理的，在后面加个复选框；已经处理完毕的，在复选框里打个勾。
如果要记录的信息很长，需要一页纸，怎么办呢？另外新建一页笔记，写下你需要记录的内容，然后复制笔记内链，再把内链粘贴到「旗舰笔记」里面。
总体来说，就像这样：
（绿色下划线就是笔记内链）
简而言之：「旗舰笔记」的本质，其实就是一页按日期分类的索引。它可以帮助你快速浏览：这一天有哪些重要的事项？哪些有待处理，哪些正在思考和执行？
你不需要打开各种复杂的工具，在卷帙之间埋头苦找，就能一目了然地看到所有重要的信息。
它就像旗舰一样，把所有信息归置、集中到一起，等着你依次去处理，发号施令。
（起名有点随意，暂时没想到更好的名字，你有什么好想法吗？）
这种方法，对一切信息都适用。包括：
日程：哪一天和谁有约；有什么事情不能改期，必须去做；
任务：有哪些计划有待处理；
灵感：有什么点子，可以进一步构思和发展；
问题：工作中遇到什么问题，需要利用碎片时间去思考；
备忘：有什么信息要保持关注和跟进；
资料：有什么东西，可以存着，下次备查备用；
……
重点在于，每一个条目就是一条「信息」，你没有必要去区分「它是什么」，只需记录下来就行。
同样，一条信息也只有三种状态：待处理，处理中，已完成。
无论是灵感、问题、任务还是备忘，也不管是思考、整合、引用、修改、执行……都逃不出这三种状态。
你只需要记住什么呢？打了勾的不用去管；有复选框的及时跟进；没有标记的抽空处理一下。就这么简单。
你可能会发现，这套笔记法，跟「子弹笔记法」很像。确实，它就是我根据子弹笔记的思路和核心，自己重新梳理出来的方法。
子弹笔记法更适合传统纸本，可以看作是用纸本模拟数码笔记的效率；而旗舰笔记法更适合数码笔记。
它可以帮助你，把每一天的信息变得井井有条，再也不会遗漏和忘记。
2. 舒适清单法
不知道你是否有过这种感觉：
许多时间和任务管理法，确实有用，但是太麻烦，又太庞大了，总有一种高射炮打蚊子的感觉。我的事情也不多，也不需要管理复杂的项目，为什么要把精力花在「工具」本身呢？
英国作家 Mark Forster 也是这样想的。
他认为，市面上的时间管理方法，都有点舍本逐末了 —— 我们的大脑本身就是最好的助手，为什么要让它去适应外部工具，而不是让工具适应它呢？
因此，他提出了一个方法，用来摆脱传统任务管理对思维的束缚，叫做 FFVP。
什么意思呢？全称是 Fast Final Version Plus……是的，你没看错，名字就叫做「快速工作法之最最终版本」。
（不得不吐槽一句：他的偷懒比我真是有过之而无不及）
所以，我在这里翻译成了「舒适清单法」。因为这个方法就是两个核心：
第一，利用一张清单帮你梳理所有工作；
第二，在这个过程中，你是舒适的，自由的，不需要受工具和方法的约束。
具体来说：
1）新建一页笔记，写下10项你需要做的事情。如果超过10项，则把后面的先舍去。
2）放松心情，从头开始，一项项浏览你刚写下的任务。不要有任何压力，也不要思考太久，抓住第一时间闪现的念头即可。
3）如果看到一项任务，你觉得「有必要去做」或「我想去做」，就标记一个点上去。
4）10项任务里面，你可能会标记3-4项，那么，从最后一项标记的任务开始，专注去执行它。
5）做多久呢？不需要设置番茄钟，也不需要给自己任何限制，做到你不想再做为止。
6）如果这项任务完成了，把它删掉，在清单的末尾新增一项任务；如果还没完成，把它移动到清单末尾。
7）如果还有任务被标记，重复4-5-6；如果没有，重复2-3-4-5-6。
这是个很有意思的方式。它看起来非常简单，毫无技术含量，但恰恰是这种方式，能有效地减轻大脑的负担。
对于一项任务，我们会有非常多的考量：它什么时候截止？它是否重要？它对我有什么价值？它能拖延多久？它会产生什么风险？……诸如此类。
但问题在于：综合了这么多的因素，我们该如何去判定优先级呢？
各类时间管理方法，最复杂的点也就在于这里。
而舒适清单法的思路就是：把这个任务，交给我们的大脑，用第一印象和直觉来判断。
原因非常简单：一项任务，什么情况下能完成得最好？必然是我们自发、愿意去做的情况下，才能发挥最好的效果。
那既然如此，为何不顺势而为，让大脑自己决定「哪一项才是最愿意去做」的事情呢？
可能有人会担心：用这种模式，会不会造成偏斜？会不会有些任务，我就一直拖延着，从来没有动过？
无需忧虑，大脑自然会调整这一点。如果一项任务非常紧迫，不能不做，也不能拖延，这种紧迫感自然牢牢地「抓住你」（Jumps out at you）。你完全不用担心会错过。
而如果有些任务，在清单上停留了好几天、好几周，一直没有动过，那就说明，它们在你心中，是真的不重要。
你需要考虑的是：要么调整它们，要么调整自己的认知和驱动力。
如果你的待办清单上，已经积压了一大堆「已过期」的事务，那么不妨试试这套舒适清单法，或许会有如释重负的感觉。
3. 断点记录法
我在不少文章里，都提到过一点：要警惕「多任务工作」。因为多任务会积累大量切换成本，占据隐性认知资源，降低效率。
但像我这么懒的人，不喜欢老是做同一件事情，因为很容易就分心，失去新鲜感，怎么办呢？
我自己常用的方法，是做工作的「断点记录」。
什么是断点？顾名思义，它就是工作的切换和接驳点，可以帮你再切换回来的时候，快速恢复原本的状态。
具体做法非常简单，牢记这三步就行：
1）开始工作时，同步打开一页新的笔记。
2）工作过程中，有任何想法、问题、进展，随时打开笔记，用关键词记下来。
3）当你做完别的事情，切换回来后，通过这些记下来的「断点」，快速恢复之前的工作状态。
详细讲讲第二步。在什么情况下，需要把念头记录下来，使其成为「断点」呢？
以构思这篇文章为例：
最开始的时候，我可能会思考「要写什么选题」。那么，我回顾了之前的推送，发现很久没写工作效率了，暂定以工作效率为主题。这时，就可以记下「工作效率」。
工作效率这个概念也很广，如何选择切入点，才能既有趣又有料呢？记下「切入点？」
搜集资料时，读到几篇复杂的文章，大脑有点疲劳。突然想到：能不能以「懒人」为切入点，写一些简单可行的工作技巧？记下「疲劳，复杂，懒人」。
确定了选题，下面就是内容了，该用什么结构去写呢？我想按惯例，分三到四个点去阐述，但还没想好，于是先记下「信息，任务，？」……
大概就是这样的模式。
你会发现，这种做法，并不只是适用于短暂的切换 —— 它也适用于长时间、大任务的交替进行。
它的本质，是将你一系列的思路记录下来，通过「钩子」的原理，喊醒你的情景记忆，让你回到之前构思和产生火花的状态。
它可以将整个任务串联起来，变成一条线，并通过「线头」，让你时时刻刻都能随时抓住它。
这些关键词就像积木，可以快速、完整地，帮助你重现任务的情境。
包括做工作日志、整理项目经验和复盘，这些「断点记录」都会非常有用。
当然，最重要的，还是要把它内化，让自己习惯这种随时随地把想法「书面化」下来的模式。
你会发现，虚无缥缈的「思考」过程，变得更加有迹可循。
小练习：
读完这篇文章，从第二天开始，就试用一次「旗舰笔记法」吧。
欢迎在后台留言，告诉我感想。: )
如果你有关于生活、学习、思维的困惑
点击阅读原文，都可以找到答案
THE END
- 晚 安 -