这套思维方式，帮你找到「没时间」的症结
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我写过许许多多时间管理的文章，其实时间管理的本质是什么？无非就是一句话：在适当的时间，做适当的事。
实际生活中，我们遇到的问题 —— 疲于奔命、反复救火、拖延、赶工……很大程度上，其实都是「时间」和「事情」错配了，没有良好地契合起来。
这就导致了，我们的产出和效率相当低下，沦为大脑和「快感」的奴隶：
重要的事情一直拖着不去干，大片大片的时间任由它荒废掉，不断忙着去做一些紧急但无用的琐事，失去了自己的思考、成为别人的手和眼……
所以，市面上有许多时间管理的方法，但它们都只是「技巧」而已。
如果不按自己的症状做诊断，去适配自己的实际情况，调整自己的工作模式，那其实是起不到太大作用的。
这就是许多同学的困惑所在 —— 学了很多方法，也强迫自己去坚持了，但还是觉得收效甚微。
为什么？就是因为没有做好全局的诊断和思考，从更高的层次，去优化自己的习惯。
那么，如何解决这个问题呢？
今天，我会分享几个思维方式，帮助大家从「认知层」的角度，去给自己做诊断和思考。
1. 自主性维度：可支配和不可支配
做好时间管理的第一步，是分析自己的「自主性」：
自己的每一个工作日里，有多少时间是可以自由支配的，有多少时间是不能够自由支配的？
时间管理的基础，是「自由支配」—— 亦即你必须能自己决定：在这一段时间里，我想做些什么。
如果你连选择的机会都没有，自然，任何方法对你都是没有效果的。
如何做好自主性分析呢？不妨试着做一下工作日志。每天，在中午12点、傍晚6点、睡前这三个时间点，回顾一下：
在过去的这个时间段里，我有多少时间，是可以自己支配的？
有多少时间，我必须去应对别人、跟他们沟通、被他们所占用？
不需要非常精确，大致给一个估算值即可，然后把它们分别加起来，得出两个总数。
很多支撑性、运营性的岗位，比如银行柜员、店长、客服、用户运营……几乎无时无刻不在接待用户，对接其他部门，很难拥有「自己的时间」。对他们来说，可能每天工作10小时，有8个小时都在跟别人「说话」。
所以，他们非常容易感到「疲劳」—— 因为应对不同的人、不断去沟通和说话，会耗用大量的认知资源，消耗葡萄糖，制造代谢废物。
这就导致什么呢？他们下班后，会觉得精疲力尽，不想再干别的事情，只想好好休息一下。
但实际上，只有下班后的时间，才是真正属于你的时间。上班的时候，你只是系统的一部分，只是在维持和推动公司的正常运转 —— 这对你来说是没有太大成长的。
所以，如果你通过分析，发现：我的「可支配时间」非常少，大部分时间都在服务别人、支撑别人，那么，你要需要注意了。
我不是鼓动你离职，但你必须去思考：如何才能改变这种现状？
我能不能压缩、节省「不可支配时间」？比如，一定要跟客户沟通1个小时吗？能不能把信息更好地优化一下，节省沟通时间？
我能不能用一些自动化、规范化的东西来帮助我？比如，下达设计、开发需求时，一定要反复沟通吗？能不能事先做一个模板，让需求方按照模板填好，节省彼此的时间？
我能不能尽可能休息、恢复精力，下班之后，才能尽量抓住这些「可支配时间」，去做对我来说更有意义的事情？
我能不能跟上级确定一个目标，索要一个承诺，如果我能达到，就可以调动工作、承担更多的职责？以此来尽量缩短「被不可支配时间包围」的日子。
如果都不能，那么我会建议你尽快改变一个环境，因为你只是在出卖自己的时间，这对你来说是没有太大成长的。
简而言之：一定要想办法去压缩「不可支配时间」，增加「可支配时间」—— 这是一切的前提。
2. 完整性维度：整段时间和碎片时间
第一步，我们给时间做了一个定性分析，找出了自己每一天的「可支配时间」。
下一步，就是针对「可支配时间」，进行更加细致的分析：
有哪些时间是连起来、可以全身心投入工作的；
哪些时间是断开的、割裂的、碎片化的？
举个例子：比如你是运营，每15分钟需要去收集一次信息、并进行整理输出，那就属于碎片时间 —— 你最多只能专注15分钟，每15分钟一定会被打断一次。
或者，你每天上下班，通勤路上需要一小时，这段时间里，你要赶地铁、换乘、走路，那它们也属于碎片时间 —— 因为你压根没法工作。
再比如，你下班到家，不用干活了，但家人需要陪同，需要带孩子，需要服侍老人，需要做家务活……诸如此类，那同样属于碎片时间。
这一步，同样按照第一步的方式，对自己的「可支配时间」做划分，大致算出前者和后者的总量。
你可能会发现：算出来的「整段时间」非常稀少，很可能每天只有1-2个小时。
给它们标上星标。这就是你一天里面，真真正正属于自己，能够去创造价值、让自己跟别人产生差异的机会。
甚至可以这么说：你一天里面，其他所有的时间，都是为了「支撑」起这些时间，让它们能够不受干扰地存在，让你得以好好利用它们。
不要让它们溜走。
你要做的是：在这些「整段时间」，尽可能减少噪音，屏蔽一切干扰，让自己全身心投入进去，做最重要的事情。
什么才是「最重要的事情」呢？可以参考这篇文章：每天上班都疲惫不堪，怎么办？
基本来说，有一个衡量标准：
从长远来看，它能不能为我创造收益？
我能不能通过它，创造出某个作品、成果？
它能否让我和家人更幸福、更快乐？
除此之外的一切事情，优先级都要调低。不要急着去应对别人、满足别人的期望、完成别人的要求……那是别人的生活，不是你的。
在这个过程中，注意两个点：
1）不要中途打断，一定要告一段落、产生了一个阶段性成果，再去做别的东西。
为什么呢？很简单，留在我们脑海中的「未完成事项」，并没有被清除出去，而是一直占据着我们的隐性认知，这就是契可尼效应。
所以，不要按照时间去切换任务（比如25分钟、40分钟……），而是，应该按照有没有「完成成果」，去切换任务。
什么是阶段性成果呢？像这篇文章，有4个小点，每写完一个点，就是一个阶段性成果。我就可以休息一下，做点别的，然后再切换回来，继续写下一个小点。
这样，才能最小化「切换」本身，对我们大脑的干扰，让我们始终处于高效运转的状态。
2）如果难以做到第一点，请参考断点记录法，把思维外部化，尽可能保持它的连续性。
（断点记录法：不费力不费脑，几个提升工作效率的小技巧）
慢慢的，你会体验到「投入」的美妙感觉，继而获得充实感、满足感。
这就是「心流」的魅力。
3. 行为维度：构思和执行
通过前面两个维度的思考，你会对自己的「资源」—— 亦即你能做什么、不能做什么，有一个初步了解。
那么，下一步，就是对你所有需要做的事情，做一个整体的规划。
还是一样，把它们划分成两部分：需要构思的，以及需要执行的。
以我写作为例，就可以这样划分：
哪些是需要构思的呢？文章的选题是什么，讲述哪些知识点，引用哪些案例，用什么样的结构去写，等等。
哪些是需要执行的呢？围绕某个点去找资料，把找到的素材组织起来，把文章整体框架搭起来，根据框架往里填充东西……
像这样，把你手头上重要的、大件的项目，都划分成这两类，并按照规范写清楚。
构思型事务，一定是一个问题，以问号结尾，比如「这个活动的主题是什么？」；执行型事务，一定是一个行动，并且有明确的指向、时间限制和要求，比如「周三前完成12页PPT」。
这一步，叫做任务的「TD拆解」（Thinking and Doing）。
可以参考这个模板：
拆解完后，把左边一列，写入一张清单中，叫做问题清单；右边一列，写成另一张清单，叫做执行清单 —— 这其实就是「AFD时间管理法」的基本核心。
我们的原则是什么呢？在整段时间里，请打开执行清单，按照你的直觉，综合判断重要性、长远价值、后果，选出最重要的一项，专注去做，不要管其他的东西。
而在碎片时间里，请打开问题清单，挑选一个问题，让自己做一个5-15分钟的 TEC。
什么是TEC？可以参阅这里：几个小技巧，让大脑运转更顺畅
这个过程中，其实用到了蛮多技巧和原理。
把任务写下来，可以起到清空「隐性认知」的作用。可参见：总抱怨没时间，你缺的究竟是什么？ ；
定位执行清单，可以参考「FFVP」：不费力不费脑，几个提升工作效率的小技巧 ；
另外，在这个过程中，务必专注在一件事情上，避免多任务，可参见：别让多任务工作，谋杀你的效率 ；
……
如果说前两个维度，是对于「资源」的分析，那这个维度，就是对于「任务」的分析。
通过这样的方式，把任务拆解成小块，把它跟资源有效对接起来，就能让自己的时间高效运转，真正实现有效的产出。
4. 视角维度：全景和聚焦
最后一个维度，处于最高的层次 —— 它是需要你在工作、生活中，不断去进行转换，用来规范你的思考和行动的。
我把它分为两部分：全景和聚焦。
什么意思呢？
全景，是把自己的视角向上拔高，调整到鸟瞰的角度，去观察自己的方向、战略、路径，思考「为什么」；
而聚焦，是把视角向下沉，聚焦到具体的战术上，去思考「怎么做」。
它涉及的是工作的「元认知」角度 —— 我为什么要做这件事；以及，我可以如何优化做事的方式，有没有提升的空间？
具体如何操作呢？本质来说，就是「复盘」。工作告一段落时，或者进行下一步规划、构思时，可以经常停下来，问问自己：
我的目标是什么？
我走在正确的方向上吗？
有没有其他的、更好的可能性？
我在许多文章中，都提到过「复盘」的重要性。一方面，它可以时刻检验自己是否走在正确的道路上，是否犯了短视的毛病；另一方面，它可以帮助我们，把经验、心得、教训归纳成方法论，不断优化和提升下一次行动的效率。
这也就是时间管理的核心：我真正要达成的是什么？我可以如何更好地达到它？
有两个小技巧，分享给大家：
1）针对「为什么」，做 Done List。
我们都会做待办清单（Todo List），但却很少去做成果清单（Done List）。
其实，从目标对齐的角度，Done List 的作用，很可能更重要 —— 它可以帮助你去检验：自己花费的时间、精力，究竟有没有意义；我是忙着救火，忙着满足每一天的短期、紧急需求，还是真的离自己的目标一步步接近？
如何做 Done List 呢？可以在每天临睡前一两个小时，用印象笔记或Excel，纵向，列出5项自己这一天做过最有价值的事情；横向，列出自己的短期目标、中期目标、长期目标。然后针对每一个交叉点去打分：这件事情，在多大程度上，对我的目标有意义？
短期目标建议聚焦在3个月以内，中期目标可以是半年到2年，长期目标可以是3-5年。
试一试，你会真切地感受到时间的价值。
2）针对「怎么做」，做 KPT 复盘法。
KPT复盘法，是我提到过许多次的方法，也是最简单的复盘技巧。
具体怎么做呢？非常简单：定期（比如每周），或者一个小项目结束后，打开一页笔记，分别写下：
K（保持，Keep）：在这次项目中，有哪些地方做得很好，需要保持？
P（问题，Problem）：这次项目执行中出现了什么问题？
T（测试，Test）：针对P里面的问题，下一次项目中可以考虑做些什么尝试？
这样，就可以不断地，把过去的经验转变成财富，用来反哺未来的挑战，不断优化自己的工作方式。
最后，总结一下这篇文章。
如何给自己诊断，找到「没时间」的症结？
首先，做一个自主性分析：我有多少可支配的时间？
然后，针对可支配时间，做一个完整性分析：哪些是整段时间，哪些是碎片时间？
以上这些，就是对于「资源」的分析。
接着，把所有要做的事情，做一个行动划分：哪些是思考性的，哪些是执行性的。
这是「任务」层面的分析。再把它们跟「资源」一一匹配、对接起来。
最后，是在整个过程中，时刻记住，要不断转换视点，去做视角维度的分析：为什么？怎么做？
具体如何执行、有哪些工具，可以回看文章。
不妨试一试把这套思维方式落实起来。: )
最后，布置一个小练习：
列出你每天的「整段时间」长度吧。: )
L先生说：
在机场排完版，还有半小时起飞。
刚刚结束一番上海之行，合作聊得很顺利。
可惜天气太冷，也太忙，没空好好逛逛。
回来之后继续全力以赴做写作课。
争取尽快跟大家见面。: )
如果你有关于生活、学习、思维的困惑
点击阅读原文，都可以找到答案
THE END
- 晚 安 -