【企业财务管理前沿】二维码技术在电网工程物资结算中的应用
编者按：基于财务管理理论前沿与技术演化趋势，国网能源院财会与审计研究所以能源电力企业财务管理研究为特色，长期致力于集团财务、管理会计、财税政策、电力投资、绩效评价、审计与风险管理等理论、技术与应用研究。本专栏将围绕财务管理理论前沿、管理技术创新、典型案例与国际先进经验等，结合相关成果和研究思考与读者进行交流分享。
文章导读：二维码作为自动识别的核心技术，在信息识别、存储、定位，降低风险与便携安全等方面展现出较好的排他性优势，因此其作为财务信息、数据储存、传输的载体可以广泛应用于会计档案、财务人员管理、财务信息系统与款项支付等多个财会领域。本文探索工程物资结算与二维码技术的契合点，研究二维码技术在物资结算中的应用场景与方式，对二维码技术在电网工程物资结算领域的应用进行了分析。
二维码技术在电网工程物资
结算中的应用
执笔人：李有华、罗少东
国网能源院
财会与审计研究所
作为财务信息、数据储存、传输的载体，二维码可以广泛应用于会计档案、财务人员管理、财务信息系统与款项支付等多个财会领域。本文主要研究了二维码技术在电网工程物资结算领域的应用，希望对二维码技术在各行业工程物资结算中的推广应用有所裨益。
一
二维码技术的理论分析
（一）二维码技术概述
二维码是存储信息和传递信息的一种编码方式，它是按照一定规律在二维平面上分布黑白相间的图形以记录文字、数据等信息，在代码编制上巧妙地利用 “0”“1”比特流的概念，使若干个与二进制相对应的几何形体表示文字数值信息，并通过图片输入设备或电光扫描实现信息的自动识读与处理。根据编解码方式的不同，二维码可被分为通过条形码堆积排列而形成的行排式二维码，和通过黑白像素在矩阵空间分布进行编码的矩阵式二维码。由于矩阵式二维码在数据容量、纠错能力等方面表现更佳，因此以QR码为代表的矩阵式二维码在生活和财务领域的应用更为广泛。
如图1所示，二维码包含功能图形和编码区格式两个部分。功能图形含有位置探测图形、位置探测图形分隔符、定位图形和校正图形，主要用于二维码的识别和探测，保证其倒置、变形也可读取；编码区格式主要用于存储数据信息，它包含格式信息、版本信息、数据与纠错码。其中，数据与纠错码为存储的数据信息，经过解密、解码可获取字符、文字、声音、图像等信息。
（二）二维码的技术特征
二维码作为自动识别与信息储存、追踪的核心技术具有以下技术特征：
一是信息密度高，编码范围广。不同于一维码只能在一个方向（一般是水平方向）上存储信息，二维码的横向、纵向均可储存信息，无需建立数据库，即可储存大量信息。并且它独有的字节流表述机制也可使图片、签名、声音、指纹等信息的数字化编码储存成为可能。
二是具有较强的容错性与极高的正确率。二维码拥有先进的数学纠错机制，部分损坏或折叠都不影响其正常读取，且损害面积在50%以内即可修复，其错误率不足千万分之一，这使印有二维码的合同与单据易于携带保存，是一种安全耐用的储存识别技术。
三是具有较强的保密性、防伪性。在编码源程序中对重要信息进行加密、防伪储存，即使存有相同信息的二维码依旧无法被识读，保障了核心信息的安全储存与读取，避免因信息伪造产生经济损失。
四是数据依赖性弱。二维码包含的基本上皆为常用数据，一次扫描便可获取信息，避免调用远程数据库，可实现脱机检索和信息的不间断使用。
五是制作简易，成本低廉。相较于其他自动识别技术（如RFID），二维码制作简易，只需按照相应的编码译码标准，借助二维码生成软件即可生成二维码，制作成本低廉。
六是具有一定的空间灵活性。二维码可根据实际需求调节尺寸、大小比例，在不影响其信息负载容量的基础下，二维码可根据载体面积与美工设计进行自我调整，便于排版、携带。
二
二维码在财务领域的应用
由于二维码在信息识别、存储、定位，降低风险与便携安全等方面的优势,其作为财务信息、数据储存、传输的载体被广泛应用于会计档案、财务人员管理等多个财会领域。
（一）会计档案应用
以二维码代替电子发票，在会计档案立卷时附在记账凭证后方，并可通过扫码实时查询获取相关信息，有效减轻贴票、发票对应和定期检查的工作量；印有二维码的纸张材质规格一致，便于会计档案统一、规范、标准化装订立卷；且普通纸张上可同时印制多个二维码，使会计档案在储存海量财务信息的同时节省了大量储存空间，降低了档案的制作与管理成本；另外，加密和防伪储存以及二维码技术的容错性提高了会计档案的安全性，降低了档案管理保存的风险。
（二）财务人员管理应用
财务人员可以通过扫码直接进入财务系统，系统根据二维码信息自动给与相应权限，管理人员可通过扫码实时查看工作进程，及时获取相关信息，使职责分工更加清晰明确，便于财务人员的信息化管理。
（三）财务信息系统的应用
二维码与财务凭据、合同、报表一一对应，财务信息可被自动识别、快速读取、追踪定位、校对审核，避免人工重复性查询与复核，提高了财务信息处理的准确率与效率，减轻了财务信息系统的负荷压力；财务人员可通过扫码在相关财务信息平台无时间、地域限制地进行财务信息处理工作，提升财务工作效率；此外，系统根据企业财务工作的具体情况，可以固化财务报表模式、定时制作，由系统根据前期的财务数据资料自动生成报表，以供财会人员参考，便于后期财务报表制作。
(四)款项支付应用
为提升资金、款项支付的效率与便捷性，通过二维码与财务系统的有效结合，财务人员通过扫码即可核对支付款项信息，自动完成财务款项支付，减少因人工失误造成的资金支付风险。同时，用户也可通过手机等移动终端实现资金的实时扫码支付。
三
二维码在电网工程物资结算中的应用
电网公司将二维码技术全面应用于工程物资结算业务中，提升了工程物资结算效率、标准化与信息化水平。
（一）电网工程物资结算现状分析
当前电网工程物资结算首先由项目单位和各地市物资供应中心办理相关进度支付证明（如验收入库、投运、质保等证明材料），供应商以履约单为依据在电网省级物资公司办理结算手续，电网省级物资公司借助ERP系统（企业资源计划管理信息系统）验收发票并办理付款申请，支付相应费用。现有的物资结算模式虽有ECP（电子商务平台）和ERP系统的支撑，但仍以人工操作为主，并且在结算效率等方面存在问题：一是结算效率有待提升。工程物资结算涉及的付款种类多，合同、单据数量大，过程繁杂冗长且不容出错，需要大量的信息票据检索、读取与核对。以人工为主的结算方式不仅工作量大，且结算效率低下。二是结算的风险控制水平有待提高。传统的物资结算模式缺乏系统自动校核和控制，依赖人工的信息录入、核对和款项支付方式易出错，准确度低，风险高；工程物资结算涉及供应商和物资公司内部的多个部门，资料传递过程中若出现遗失等情况时难以明确责任；且各供应商提供的单据质量参差不齐、格式不规范，易导致信息的重复录入。三是物资结算内外部信息系统间集成程度低，存在信息壁垒，难以实现穿透查询、信息共享。四是在业财协同方面，企业与供应商之间内外隔离、协同不畅；财务部与业务部之间也存在信息不对称、信息滞后等问题，难以形成工作合力，影响了结算效率和质量。
（二）总体实现思路
目前，二维码技术适用于通过电子商务平台招标采购的物资结算业务，涉及的单据主要包括采购合同，供应商提供的保函和增值税发票，以及内部流转的保函交接单、发票交接单、投运单、质保单、付款申请单等。其应用的总体思路是通过“理顺流程、植入信息、扫码应用、业财交互”四步，将二维码技术全面应用于工程物资结算中。一是理顺流程。全面梳理、优化工程物资结算流程，明确核心业务节点、职责分工，制定业务规范和操作标准。二是植入信息。强化ERP与ECP的系统集成，实时交互采购订单、到货确认、发票登记等信息；将保函、发票、采购订单等关键信息转换为二维码, 并打印在合同、报销付款订单等文本或单据上。三是扫码应用。扫码解析合同编号、发票代码及号码等信息，据此从ERP中提取付款信息，生成报销付款订单；在保函有效期确认、开票信息比对、款项支付所需前端业务办理等关键节点设置多重逻辑校验，减少人工检索与审核。四是业财交互。实时共享银行保函、涉法供应商等信息，对无效保函、涉法供应商订单等进行系统强控，禁止办理相关支付业务，防范资金支付风险。
（三）系统实现路径
电网公司工程物资结算“二维码”技术应用涉及ECP电子商务平台、ERP套装软件及业务凭据电子化系统。
二维码的生成在业务凭据电子化系统中实现，ERP系统将工程物资结算各环节单据所需要封装的信息传递给业务凭据电子化平台，电子化平台通过JAVA服务将信息转换为二维码图片，并以字符串的形式回传给ERP系统。ERP系统接收后，在单据打印时，将二维码嵌入相应的单据，具体流程如图2所示。
具体而言，ECP作为电子商务平台，为工程物资结算提供供应商业务信息，为供应商提供录入保函信息，确认支付信息，确认待付投运款及质保金信息等服务，并且可以内外网互通，将相关信息实时共享至ERP系统，使ERP系统提供物资结算所需的企业内部信息。而ERP套装软件作为电网公司内部的集成化管理信息系统，提供工程物资数据的存储、查询和校验功能；涉及信息包括物资部创建的保函交接单、待开票清单信息、待付到货款信息、待付投运款信息和待付质保金信息。JAVA服务则在工程物资的各个阶段分别生成相应节点的二维码信息。在结算的各个阶段，在ERP系统中通过扫码JAVA形成的二维码，解析相关单据信息并用于本环节的结算工作，同时将本环节产生的信息更新生成新的二维码，便于下一环节扫码操作，从而实现“二维码”在工程物资结算全过程中的迭代应用。
（四）在关键环节的具体应用
电网工程物资结算可分为保函提交、预付款支付、发票校验、到货款支付、投运款支付及质保金支付6个结算环节，工程物资结算各阶段“二维码”应用的具体功能如图3所示。
1.保函阶段。在保函阶段，二维码技术具有扫码维护保函与生成保函交接单二维码的功能。
供应商中标后，在ECP平台将中标后的合同信息转化为二维码图片，打印在合同文本封面上。在合同生效后，供应商出具履约保函并在ECP中录入保函信息，ECP将信息实时同步至ERP系统（扫码维护保函）。
物资部通过扫描合同上的二维码，自动检索出保函登记信息，审核保函金额、有效期等保函登记信息的有效性。若审核不通过，则退回至供应商进行保函信息调整。审核通过后，系统将根据外部合同号、内部合同号、采购订单号、保函编号、固定的单据编号等信息自动生成带有二维码的保函交接单。
由财务部复核保函交接单与系统所包含信息的一致性，复核通过后，履约保函交接单将由财务部与物资部分别保存；若复核不过，则退回物资部核实。保函交接单与合同将作为办理预付款的凭证。
2.预付阶段。二维码技术在预付阶段具有扫码办理预付款、生成报销付款订单（预付款）二维码、扫码审核付款申请与扫码制证的功能。
物资部门通过扫描合同或保函交接单上的二维码，在ERP中获取确认后的付款信息（扫码办理预付款）；在ERP系统办理预付款申请，系统自动创建带有二维码的报销付款订单，其中二维码包含报销付款订单中的采购订单号、预付款金额等信息。
财务部门通过扫描报销付款订单上的二维码，自动检索出报销付款信息，并对其与系统中信息的一致性进行审核，审核通过后办理资金支付；若审核不过，则退回物资部核实（扫码审核付款申请）；资金支付完成后，进行清账制证 (扫码制证功能) 。
3.发票阶段。在发票阶段二维码技术具有扫码接收发票、生成发票交接单二维码、扫码复核发票信息的功能。
物资部门、项目单位在ERP系统办理物资入库手续后，ERP根据物资收货确认结果自动将待开票信息集成至ECP平台；供应商根据待开票信息在金税系统中完成增值税专用发票的出具，并在ECP中录入发票信息，ECP将发票信息同步至ERP系统。
物资部门通过扫描供应商提供的增值税发票左上角的二维码，获取发票代码及号码等信息（扫码接收发票）与ERP中发票信息进行核对，创建发票交接单，根据采购订单号、发票交接单号、金额等信息生成二维码，并打印在发票交接单上（生成发票交接单二维码），交由相关责任主体保存，并将发票与发票交接单交由财务部复核；审核不通过的发票信息将退回至供应商。
财务部扫描发票交接单上的二维码，检索ERP中的发票信息，核对增值税发票与系统中的价款、税款及价税合计等信息的一致性，并在金税系统中进行认证（扫码复核发票信息）；对于未通过核对及认证的发票，将退回至物资部门；对于通过核对及认证的发票，财务部门在ERP系统中进行发票校验并生成财务凭证，发票交接单将作为办理到货款业务的申请凭证。
4.到货、投运、质保阶段。二维码技术在到货、投运、质保阶段具有扫码办理、生成报销付款订单二维码、扫码审核报销付款订单与扫码制证的功能。
ERP系统根据工程资金需求自动检索出需要办理的到货款、投运款、质保款业务，ERP自动推送待付款信息至ECP平台；供应商可在ECP中调整、完善待付款信息并将信息实时同步至ERP。
物资部门通过扫描发票交接单、投运单、质保单上的二维码，自动获取已确认的付款信息，并在ERP系统中对应报销付款订单中的到货款、投运款、质保金的支付信息（扫码办理）。系统将从报销付款订单中自动提取采购订单号、付款金额信息，并将该信息转换成二维码，自动更新带有二维码的报销付款订单（更新报销付款订单二维码）。
财务部门通过扫描报销付款订单上的二维码，自动检索出报销付款信息，并对其进行审核（扫码审核报销付款订单），审核通过后办理资金支付；若审核不过，则退回物资部核实。资金支付完成后，进行清账制证（扫码制证）。
（五）应用成效
在工程物资结算业务中创新应用二维码技术，是适应电网大规模建设形势、强化工程物资财务管理的现实需要。二维码在工程物资结算中的应用，一方面实现了对业务进展状态信息的实时追踪，达成信息在工程物资结算业务上游环节的集成封装和下游环节的自动匹配；另一方面实现了对业财融合下管理任务执行状态的实时反映与业财部门有序融合的支撑与保障，具体内容如下：
一是结算效率得到显著提升。通过扫描“二维码”，能够快速定位和获取采购订单、合同编号、供应商名称等结算信息，实现各结算环节信息互通共享，打破信息壁垒与信息不对称，系统自动检索信息，并批量生成会计凭证，降低了工作量。将二维码技术应用至工程物资结算中后，每张单据的审核时间由18秒缩短至1.3秒，业务办理时间也由23秒缩短至8.5秒，大幅缩短业务处理时间，显著提升了工作效率。
二是风险控制得到有效加强。通过操作的统一标准化，细分环节步骤，贯通融合上下游信息，分环节自动生成、核对结算信息，减少人工审核、杜绝人为干预，有效管控工程物资结算风险。当出现保函不在有效期内，开票数量、发票金额与系统登记信息不符，办理到货款、投运款、质保金支付时尚未完成收货、投运、质保金返还等业务操作，支付金额与合同约定不符等情况时，系统将自动报错并禁止后续操作。此外，随时掌握供应商近期结算动态，对存在金融风险的供应商进行资金管控，显著降低了资金风险。
三是有效促进业财协同。二维码与ERP、ECP系统的深度结合，实现了工程物资全过程、全链条、智能化穿透管理，理清部门职责、完善业务流程，实现业财深度交互，做到信息一次录入、全程共享。
四是加强内外联动。在供应商对业务信息、合同信息、付款需求了解的基础上，充分发挥供应商的主观能动性，为物资结算前端业务提供信息支撑。
在推进二维码应用、提高企业信息化水平的同时，也应注意降低二维码的信息安全风险与生成成本。通过引入敏感信息过滤、风险检测、签名认证、发布预审、加密等技术手段，提高二维码防篡改、反逆向、可溯源、安全检测等安全支撑能力，实现二维码生成及识读工具软件的统一规范管理以及二维码信息内容的有效追溯。随着二维码技术在工程物资结算领域应用的逐渐成熟，未来以二维码技术为支撑的信息化、智能化工程物资结算方式将在多个行业推广应用，成为工程物资结算的新模式。
专家介绍
李有华，国网能源院财会与审计研究所财务与审计研究室主任，资深专家，硕士，高级审计师，中国注册会计师，注册资产评估师，国家电网公司财务审计专业领军人才、工程技术优秀专家人才，中国会计学会高级会员。主要研究领域包括财务管理、投资、规划、审计、体制改革等。多项研究成果获得中国电力科学技术奖、中电联管理创新成果奖、中国电力发展促进会创新奖、中国能源研究会管理创新奖、国家电网公司科学技术进步奖、软科学成果奖、薛暮桥价格研究奖等，出版著作2部，申请专利2项，发表论文数十篇。
罗少东，管理学博士，国网能源院财会与审计研究所研究员。主要从事电网投资管理、工程财务管理以及企业内部审计等领域研究工作，在《中国会计评论》、《财务与会计》等期刊发表论文10余篇，出版专著2本，研究成果多次荣获国资委、中国电力联合会以及国家电网公司奖项。
团队简介：国网能源院财会与审计研究所（以下简称财审所）成立于2009年10月，主要负责能源电力价格研究、体制机制改革和监管研究、企业财务与会计管理研究、资本运营管理机制研究、金融发展研究等。财审所积极推动开放、共享的研究交流活动，先后与英国监管机构OFGEM、英国国家电网公司、英国巴斯大学、剑桥大学、国家财政部、国家能源局、国家发改委、中国社科院等机构和专家建立常态化交流机制。
财审所下设财会与审计研究室、电力与能源价格研究室、金融研究室，现有员工29名，专业覆盖电气工程及其自动化、技术经济、财务、金融、数学、计算机科学等，平均年龄35岁，其中博士19人，具有高级职称16人，公司领军专家人才1人，专家人才2人，是一只新老结合、富有朝气、勇于创新的团队。财审所研究成果曾多次获得各类奖项，其中，中国电力科学奖技术奖及电力创新奖10项、能源创新奖3项、薛暮桥价格研究奖5项、国网公司科技进步奖24项等；发表内参专报近百篇，获得公司领导肯定；研究团队曾获得“国家电网有限公司电网先锋党支部”、“国网能源院先进党支部”、“课题攻关党员先锋团队”等称号。
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编辑：杨彪
审核：蒋东方
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