一个IVD采购人 | 十年心路励程
我从事IVD采购十多年了，总想写点什么，而且我的话不仅仅是告诉我的采购伙伴们，还要讲给我们所谓的对手实际的伙伴——销售员。
2005年，做生产10余年的我一个偶然的机会调岗到采购（当然也是自己积极争取来的）。于是我就开启了十几年的采购之旅，期间各种问题各种迷茫各种套路，总算过来了，在这里什么大的道理不敢说，就是说说自己的感想吧!
不忘初心-我必须要说的话
采购员的初心是什么？
对于公司，希望采购员把好源头，控制成本，引进风险低。对于自身来说，我想起管理学大师Christensen每次授课都要求学生将理论应用到自身，找到自己关于几个问题的答案：如何在工作中保持快乐？我如何保证自己不被关进监狱？如何保持和伴侣和谐相处？想着这些问题，就反馈出了以下几点：
做采购，首先你要有一颗平和的心。采购岗位，一般企业选人很谨慎，很少公开招聘。为什么？因为容易出现腐败现象，容易给企业造成损失。因此你如果想做好一个采购，首先要有一颗平和的心。事无巨细，但是要保持平和，发现快乐，才有兴趣坚持。
然后，你要有一个好的朋友圈，好朋友不让你为难地去采购本身不应该采购的物料，不会答应一些友情之外的要求......总之，你在圈子里不会想业务和圈子的关系，不会考虑太多。你要不断扩充自己的朋友圈，也要不断对朋友圈进行洗刷刷，淘汰那些你认为不对路子的人。我不知道别人如何做的，我选择供应商都要评估与其合作的风险，有时候宁可不做也要降低风险。
第三，你要处理好家庭和业务的关系。这个岗位可能出差较多，可能电话较多，总之你要多做工作，和家里人好好说明，好好相处。
第四，你要不断学习。业务知识、产品知识以及外语等等，学无尽头！
采购员需要了解的基本知识
作为IVD行业的采购人员，你需要了解一些基本的知识，看似简单，实则很难。
首先，你要了解企业的性质，是原料生产企业，还是IVD成品生产企业，还是IVD产品流通企业，每一个环节要求不同。
其次，IVD产品很多，企业做什么你就要了解什么产品。最低程度要了解该产品中文名称、英文名称、分子量（如果可以描述）、物料分类、技术指标以及运输要求等。不要以为就这么多，可能你真正做了才会发现，全掌握了就很难的，即便我做了十多年，有些产品也不敢说了如指掌。
第三，你要了解公司关于供应商管理和物料管理的相关文件，及时向供应商收集企业信息和产品信息。
第四，你要了解你接触的供应商是否属于特种行业，如果属于特种行业，是否有特殊的认证要求或者资质要求。
第五，你要了解主要供应商的商务规则、运输法规和法定节假日（主要指非中国大陆地区），以便更好地和供应商进行沟通以及安排订货周期和运货周期等。
第六，你要及时了解国家汇率政策，跟进时代，才能把握先机，尤其是谈进口商品时不至于被动。
第七，一些需要了解的个别行业的特殊要求等。
善待“小人物”
购销过程实际上是各个方面沟通的结果，沟通中有很多人物会登场，每一个角色都有特定的意义。
说到“小人物”，很多人以为指的是营销人员，甚至心里面有一些抵触，因为好像不是礼貌的称呼，因此我在题目中加了双引号，以便引出以下阐述。
采购不是采购员一个人的问题，也不是采购员和销售业务员两个人的问题，是一个“链条”上所有相关人员的问题，这个“链条”就是供应链。
我理解的供应链相关人员比较广义，主要分为以下几类人员。
生产商角色的职员：如销售政策决策人员、技术支持、销售业务员、生产人员、库管员、会计等；
物流人员：当然企业如果都是自己送货上门的除外，这里单指快递公司的员工、物流站场的内勤以及司机、还包括本单位的前台、保安人员（传达室门卫）等；
公司的采购决策者、采购员、需求人员、库管员、专项验收人员以及财务人员等；
如果企业的产品是代理销售，还要包括代理公司的各类员工问题。
在整个链条上，每一个员工我认为是分工的不同，职务的区别，但是对供应链的影响都是不能小觑的小人物，因为你所谓的精英也仅仅是供应链一个小小环节上面的一个员工而已。
一般人员甚至一部分销售业务员只要搞定采购员一切就可以了，其实远远不是这样，举一些例子具体展开来说：
第一类人员：
（1）销售业务决策者
我接触过一家企业，让我无比头疼，明显是决策者设计流程有瑕疵。第一次打交道，我从网上查到联系方式，接通电话之后确认是该公司之后心里还有一丝安慰，接下来却让我快崩溃了。这家公司留的电话是前台，然后我阐明需求之后给我转接了销售内勤，销售内勤在了解我的需求之后转到了报单员，报单员给我报价并议价之后转到了合同管理员，合同制作完毕双方签字认可后又转到了财务，把汇款回单发给财务之后又转回到销售内勤，内勤做好发货单同时抄送我和库管员，库管员和我确认出库时间后转回内勤，内勤和我双方洽谈认可快递方式之后再同时抄送我和发货员，我才开始踏实等着货，货到后我又协调发票，发票来了，结果我们公司内部验收没通过，退货退货退货（又找了七个不同环节的人）……这是内部销售流程出现了问题，很多需要内部协调的问题转嫁给了外部人员，而我的这个订单要不是指定了供应商我又何必被转来转去，我还会给这家供应商第二次机会吗？流程的角色包括产品的定位都要有明晰的管理模式，而且从上到下要进行宣贯，最主要一条：不能成为业务的绊脚石。
（2）技术支持
客户有需求，技术支持回答问题不明确或者根本无法做出准确的回答，甚至客户在表示可以等待的情况下假以时日依然不能做出准确回答，采购员心里的小鼓点就要打起来了，下一步就是说声：“谢谢！我再想办法吧！”你解决不了采购员心中的疑惑，他一定不太敢采购，因为要不就是需求明确但是技术支持提供的资料不明确无法准确判断，要不就是采购员判断供应商的供货能力有问题（企业技术支持都不熟悉的产品，必然不是大家通用的产品，可能是大家走弯路的牺牲品，我又何必做下一个小白鼠呢？）
（3）销售业务员
这个角色的工作比较复杂，但是一般公司对业务员的培训很多，相信即使有些不到位的地方，但是也算是整个流程中比较重视的一环，因此我不再赘述。
（4）需求物资生产人员
请生产优质的产品，让销售人员更有底气营销，这是根本。
（5）财务部门
每个公司管理模式不同，财务部门负责的工作不同，因此可能带来的作用不同。我仅仅就几方面阐述：
（1）某家大型企业，销售模式属于店大欺客的感觉，必须款到发货，但是2018年8月我付款已经超过两周，依然没有收到发货物流信息，和对方业务员沟通，了解到对方是款到然后系统自动发送发货指令，但是系统没有收到指令。对于我而言，这是一家合作历史悠久的供应商而且我手握汇款回单心里硬气，下面的沟通比较简单了。汇款回单发过去，下午对方确认了，然后当天就进行了发货。我和销售经理很熟，特意打电话沟通，最后确认是销售方的系统出了一个bug。我举这个例子想说的是，不管你的系统多牛掰，但是人也是需要跟进的，而且一看就是给客户发送发货物流信息的同时没有给销售经理发送，同时发送现在一点不是难事，但是高大上的公司没有做到确实遗憾。
（2）关于催款：不可否认，有的时候我不想付款，有的时候是领导不在无法完成审批，有的时候是……但是如果有催款的电话过来，也请你了解一下业务的流程。北京的一家单位，知名产品的代理商，有一个催款的小姐姐让我比较生气，催款之前不了解双方协议内容直接催款（协议的内容写的是货到票到，账期三个月，发票不到不计算账期）。我开始比较耐心的解释，但是那个小姐姐找出不同理由就是催款，我怒了的同时心里梳理了一下，哐哐哐提了七个问题请那个小姐姐回答我，你先说这几个问题你了解么？当时那个大姐就郁闷了，直接说不了解情况，看一下再打电话，后来再也没有打过电话。诸位吃瓜群众，如果换成您对这家单位的印象会如何？好的，账期三个月么？我一般都会压到最后一天，我不违反约定！另外，你的业务没有瑕疵么？你的发票章的位置盖的对么？你是不是重复盖了两次发票章？你是不是发票没有随货？你是不是没有按照协议免费送样品试用？等等，咱按照协议一条条办！
（3）关于定期对账：请业务员（包括采购员和销售经理）先和财务核对，这就要求业务员你自己要清楚到底人家是不是还有未付款？如果有具体金额多少？然后才是和货物销售方或者客户对账。曾经有个供应商业务员不清楚具体应收款多少，让会计和我核对，然后有趣儿的事发生了：好像所有账是蒙着一笔是一笔，会计说出来我们七八年一笔款项都没结算过，要一笔一笔核对。我说大姐，你们每年发来的对账函白盖章了么？还有一家奇葩公司，就是前面说的那个大企业，到年底了，发函说我们有两笔钱没给他们，拜托你们高大上公司，给我们的信用条件是款到发货好不好？我们不付款你们就发货了吗？总之，对账很有必要，第一业务员和自己财务核对，然后再和业务伙伴核对，任何一位客户都需要一个专业的合作伙伴。
（6）关于大BOSS
需要决策是自产原料销售还是代理原料销售，需要决定主要做的原料的类别，需要决定销售政策等等。每一项都很重要，但是作为大BOSS，一定要有清晰的头脑，做出正确的决策，指定相应的政策加强执行力。
第二类人员
物流人员，指快递公司的员工、物流站场的内勤以及司机、还包括本单位的前台、保安人员（传达室门卫），这类人群最容易被购销双方所忽视，其实这个环节在供应链过程中起到越来越大的作用。我采购的物资很多需要特殊的储存条件，或者有些物资非常着急希望快点到货。我和这些朋友都保持联系，甚至有时候抽些时间聊聊天，增进感情。这样一来的好处是，很多快递员一接到我的快递包裹，立刻和我电话联系，沟通是否需要立刻上门派送，或者派送到传达室就好，甚至晚上很晚快递员发现我的快件是特殊包装也会给我留言，我一旦看到留言就立刻根据需要留言回复，这样就保证了快件的派送及时性以及特殊物资安全储存问题。另外，我现在到单位在门卫室打卡，打卡机回应：你好！保安员立刻会说：你好，有您快件!不会耽误事情。很多快件放在门卫室，保证我的单独放在一个位置，我来了立刻通知我。我很满意现在的状态，我觉得不会因为这样一个小环节耽误事儿。另外一个和快递有关的问题，邮寄发票合同等重要纸质材料的时候，尽量先用塑料袋包好，然后再放到信封里邮寄，因为拆封的时候如果没有保护往往会发生一些问题。
第三类人员
本公司的采购决策者、采购员、需求人员、库管员、专项验收人员以及财务人员等是第三类人员，也在一定程度上影响着采购质量。
采购决策者以及需求人员不提供明确的需求，或者提供的信息错误，或者没有按照单位规章制度提请采购计划而且没有预算，这些要素都会影响采购质量。印象深刻的是一个小夹子，需求人员完全没有要求，完全是根据我采购的样子提出新的要求，你根据要求换货之后又根据现在的样子再次提出新的要求，反反复复八次，第九次才达到要求。退货八次哪里有那么容易，而且每一次退货换货都是需要付出精力的。URS明确一点，有利于采购顺利实施，有利于购销双方的沟通，有利于工作的开展。
公司库管员和专项验收人员接收货物后不能及时验收或者检验，不但可能放弃应得的利益（合同规定的质量反馈期间你没有反馈，过了这个期间，如果厂家坚持按照合同办事，怎么可能企业没有损失？），而且可能造成不合格的物料进入生产环节，还有可能再次安排新的采购从时间上不能满足需要甚至造成断货，给企业带来巨大损失。
公司财务人员的作用在供应链中按照约定根据付款申请付款，就这一条，足够了。
供应链的每一个环节的人员都不是小人物！这是我写完这节的结论。其实无论是哪一个环节，只要做到认真负责，基本上问题都不大，不要去做那个哄弄事的人员。
大格局大视野的营销人员比较容易成功
我经常遇到这样的营销人员，一来就推销自己的产品，完全不顾及我的需求，也不考虑相关政策，我觉得这是在浪费双方的时间，我也不会订购任何的货物。
曾经接触过一个韩国企业，不知道哪里得知我的联系方式后就不断和我联系，他认为只要他有的货物，如果我公司需要这类物资就一定要定他的货，我也不知道他哪里来的自信。
我开始还和他耐心解释：首先他的原料我们很多都是自产的，不用外购增加成本；第二，如果是外购项目，要经过小样检验大样试样才能够进入正常采购环节；第三，即使是确认可以使用，还要考虑性价比，更要经过药监系统的备案变更才能使用，周期会很长。我觉得我的解释已经足够充分了，同意我也仔细看了他的目录，确实没有什么优势项目，而且一个普通国内正常价格在几百块人民币的单抗，他试用就要几千人民币的情况下，我说：“以后有机会再联系吧”！谁知这家公司简直是不依不饶，每天发邮件，每天电话，直到被我拉到了黑名单。后来这家公司变换了邮箱又联系我，还说确实了解了中国的政策确实如我所述，但是还是希望我给机会.......
第二个例子讲的是合规合法：我们公司采购的物资包括放射源、剧毒品、危化品、生物制品、卫生制品印刷品等，这些国家都要求有特殊资质，没有资质的销售采购都属于违法行为。在这种情况下，一些企业只考虑蝇头小利，不进行某些特种行业的认证许可，还坚持推销到企业，我认为是没有大格局大视野的表现，注定企业不会有大的发展。对于一个对国家对社会有责任心的企业，不应该去和这些单位打交道，不应该给这些企业机会，反之就是给自己添乱添堵。
一个有格局的老板是重视市场调研的，应该在数据基础之上进行营销。
首先你要了解客户的基本需求，了解采购这项物资的政策要求，而不是等到客户提示和要求后再去准备最基本的材料（比如企业资质、委托书、受托人身份证复印件、产品注册信息、特种行业许可等所有材料请加盖好红章，再次复印无效。请注意，这不是为难供应商，这是国家监管部门对我们企业的基本要求）如果你做到了，那么你成功了第一步。
第二点，客户的需求包括现阶段的需求和将来可能的需求。现阶段的需求你可以参考客户公司的网站、公众号以及一些公开信息获得，首先了解客户企业的产品，分析客户可能的需求。至于将来可能的需求，这就需要大数据的支持，首先要了解客户企业所在行业的状况，了解客户企业的研发以及主要竞争对手之间的产品差异，这就是可能下一步研发的需求。优秀的采购员和营销人员必须重视将来的需求，因为中国的人文观念非常讲究先入为主，如果是药品企业或者医疗器械企业研发注册申报期间的主要材料供应商一旦确定，将来变更的余地比较小。
你重视将来，可能获得稳定的机会；你重视将来，可能深度参与企业的研发，企业上上下下的人员对你的产品都有好感；你重视将来，就是为采购员分忧，采购员会重视你的超前营销。
目标客户与自有资源的关系
目标客户与自有资源的关系说白了其实就是怎么能让采购员和营销人员看对眼，怎么捋顺购销关系，靠的不是关系，也不全是靠的各种眼花缭乱的资质，更不能都靠所谓的代理权，靠的是目标客户的需求和供应商资源的契合度！契合度从何而来，也许不是现有的资源，也许开始就没有契合度，也许是有好的合作方向却没有沟通顺畅，总之契合度不是从天上掉下来的馅饼，是深度市场调研下的产物。
曾经，我遇见过一个推销办公用品的小孩，确实是小孩，估计也就是高中刚毕业，一次次来找我，而且每次都不怎么说话，就是发资料递名片。后来我看他不容易，点破了这件事：我们办公用品目前都需要通过平台采购，只有一些应急的项目或者集团平台上没有的项目才可能从别的渠道采购，可是这些项目他又未必有，双方几乎没有一点契合度，怎么能谈合作，这不是浪费双方的时间？
还有一些购销现象，一点不夸张地说就是目标客户的需求引导了自身资源的整合。以前国内的原料企业仅仅停留在销售产品，出现质量问题也仅仅是换个批号了事，再不成只能放弃这个客户，把问题主要指向产品质量。后来，有些比较意识先进的供应商就发现了一些潜在的问题，比如可能是客户辅料的问题，可能是工艺中环境条件控制不力的原因，也可能是使用设备的原因，总之，不是自身产品的问题，也不是客户关系问题。这时候有的厂家就推出了一体化解决的思路，如帮着客户分析实验产生偏差的原因，帮助客户推荐更可靠的辅料，演示并推荐客户在稳妥而又稳定的设备上进行测试等等。订购了这些供应商的试剂原料，供应商可以提供工艺进行参考，可以推荐有把握的设备进行配合，最终的产品质量可以提升一个甚至几个档次。
还有就是反馈。有的人说反馈和这个标题没什么关系，但实际很有关系！目标客户对产品试用的反馈或者新批次测试结果的反馈是非常宝贵的资料，请生产商一定要重视。因为可能客户不同，使用的方法不同，使用的试剂不同，实验条件不同，而且实验设计的思路不同，因此带来的反馈也是五花八门。对于生产商来说，我觉得最好的产品应该是适应客户的方法、试剂、实验环境、实验思路的，而不是要求客户去适应你的原料。也许你的下一个客户正好是应用了与上一个客户相同的方法与试剂，那么上一个客户反馈的资料你说有没有意义呢？其实目前企业生产的产品，质检的方法以及指标都不能覆盖该产品所有的应用，因此听听其他的方法反馈又有什么不好呢？
全供应链有效沟通
这节和“小人物”章节衔接比较紧密，全供应链有效沟通是指各个环节都应该有效沟通：如生产商设计开发人员应该紧跟客户需求进行设计开发，而不能跟着感觉走。生产商财务人员应该根据与客户沟通了解的开票要求开出符合条件的合规发票，并根据回款条件追踪回款。销售外勤或内勤人员接到订单应仔细核对用户需求，包括品名、规格、数量、单位等，最好的办法是签订合同或订单以保障双方的利益，而且在签署订单的时候应该仔细核对，避免不必要的错误。发货人员请您注意收货单位的地址电话联系人是否正确，是否和档案一致。
之前，我接触过一家供应商，每次都是把收货人写成我的一位同事，却又写我的联系电话，这样一来总是出现误会，有几次差点进行退货。我不只一次给该供应商打电话说明，却始终没有更正。后来有一次需要邮寄给他们公司材料，我也故意犯了一次张冠李戴的错误，这次，对方没有说话，下次我的联系方式对啦！作为需求方，如果你和自己单位的门卫保安或者前台每天都是一脸仇恨，人家不想看见你，你的快递你的货人家愿意通知你来前台取吗？答案不言而喻吧！不多耽误，上午来的快递下班前五分钟通知你可以吧，你可能因此加两个小时班你说对不对？你整天投诉快递，一天到晚找毛病，从来没对快递员说过谢谢或者您辛苦啦，人家就是一份工作，没必要对你额外照顾，按照章程来，如果你需要一个急件需要优先投递人家不搭理你也可以理解。本单位验收质检人员你要理解，不是采购员催你干活是合同约定质量反馈期不等人，你错过了约定日期，给企业带来损失没有哪一个企业会轻易饶了你吧？
财务付款，如果相关人员出差，应该有备选人员；如果有合同约定还款日期，请严格遵守，一个讲信用的企业是供应商喜欢打交道的企业。什么事情都是双赢的，我相信供应商会愿意给这样的客户一个满意的优惠力度。
心怀开放的态度进行沟通：人在江湖飘，有谁不挨刀！社会之大，无奇不有，你可能什么人都能遇到，但是你要办事，有时候解决问题是独木桥，你只能一条道跑到黑，这样你就有可能碰到和你不搭的业务伙伴。忍，没有办法，这只是第一条；第二条，寻找共同话题深入沟通；第三条，别遇到挫折就放弃，如果直接放弃你不是一个合格的业务员；第四条，其实这样的人往往能看到你身上的缺点，往往可以直接指出来甚至骂你（真的是这样的，相信你会理解），但是你认真想过吗？如果你把缺点改了，是不是对业务有帮助？是不是对遇到别的客户也有帮助？做人做事都有大局观，心怀天下，脚踏实地，才能放眼星空。
别总犯小错误
大家都不容易，做什么都不容易，天上不掉馅饼，都在拼着。
采购人员容易吗？被各种带着有色眼镜的人看着，被需求部门催着货，被供应商催着款，被财务催着发票催着对账，被不良供应商盯上，甚至被心情不好的决策领导骂一顿，你想吧！如果您一年卖了六次货，发票开错了六次；如果你总共送了三件货两个批次；如果你的账期还没到就不断催款；如果你的产品标签错误还屡教不改等等，被折磨着的采购人员遇到一个不断犯错误的你，或者忙碌的采购还要给你去退票，我相信会影响采购人员的供应商选择判断。业界里的一个大公司，销售内勤真的业务能力很差，简简单单一个发票和对账弄得胡里八涂，相同的材料每次都要发几次才处理好，后来只能采用打包方法，所有材料的最后再给她直接归档就好。
采购要有政治敏感性
目前，国家对物资管控的力度越来越大，或者在某一段时间内管理力度很大，这样就需要采购员做出判断，提前准备。你如果是一个销售人员，尤其是在北京等政治性比较强的城市，你不在春节、十一、两会等重大节日前一两个月提示用户订货就是失职！你给客户想着这些好像是小事，但是如果你不想着，客户在政策限制时间段内断货，那就只能找别人替代，如果替代的质量价格差不多，我相信你机会不多了。
拉大旗扯虎皮是一个方言，大意的是业务员上门推销东西，张嘴闭嘴和这个领导那个领导关系不错，意思好像是说我和管着你的人关系不错，多买我的你们领导一定批准。但是你不知道采购员被架空的心里有多难受，有多想一脚踹死你的冲动！还有的业务员更可恨，根本不认识高层，乱拉关系蹭热度，全靠忽悠，就看你业务员信不信了。这些人其实很反感，我相信一个守规矩、有原则的领导，一个一心只钻研产品的研发人员，不会给你交流商业问题的机会，最多就是和你沟通技术问题。
真诚待人不是一句空话。做业务，你一心想着骗人，最后必定倒霉。在这里，我讲一个真实的事情，一个业务员给一个研究生送货弄错了就是不承认，把人家学生急得都直哭，他还坚持己见，后来研究生只能自己赔付了那个产品。谁知道转年没过多长时间，这个业务员去外地出差，居然在主任办公室见到了这个当年因他而被罚的学生，现在这位学生是主任助理。原来，人家是去大医院进修的，进修完毕后回到原单位。我想问问业务员，有这位主任助理在，还好意思进去找主任套词么？还有的业务员，张嘴闭嘴给了您多大优惠，找领导协调报价多少次才有特价，可是就怕现形，有时戳穿一句谎言很容易的。
资质问题很老套？行业不同要求不同，资质这个东西，我可以不要，但是你一定要有；我可以在你资质过期的时候忘了，但是销售员要主动提起；资质不是护身符但是绝对是敲门砖，特种行业没有资质您就别混了。最常见的资质要求有：
●特种行业生产经营证书复印件；
●《营业执照》复印件；
●与所销售有关的政府批件；
●相关印章样式，相关印章包括：出库专用章、质量专用章、公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、法人印章(样式应为鲜章样式)。
●随货同行单（票）样式必须为“企业有效的”空白随货通行单复印件。
●空白发票样式复印件；
●开户户名、开户银行及账号复印件；
●质量保证协议
●加盖供货单位公章原印章的销售人员身份证复印件；
●加盖供货单位公章原印章和法定代表人印章或者签名的授权书，授权书应当载明被授权人姓名、身份证号码，以及授权销售的品种（附具体品种清单）、地域、期限（一般不超过1年）；
●相关产品代理协议或厂家授权
另外，所有审核项目资料必须加盖公章，加盖公章后再次复印或者扫描无效，有效期的规定的资质必须在效期规定的有效期内。
在这里说一下关于资质沟通中最费劲的一次，首先我和代理商沟通，提出明确的要求后无果，后来我拿出法规依据还是无果，最后是拿出法规依据找供应商老总才有了明确答复，但是也只是等生产商消息；等生产商消息来不了直接飞去当面谈，和代理商老总一起去找生产商老总谈，直面政策法规，直面合规风险，直面最低底线，然后才拿到了心心想的资质。还有一些单位，可能有一些不可思议的原因，不愿意提供资质，可是对于我们这种特种行业，不提供资质那对不起，合格供应商考核不能通过，禁用。
要做业务，可以先做朋友
朋友有很多种，我所说的朋友是业务员不要强行推销，采购员不要轻视任何供应商，大家平等做事，不互相隐瞒什么，不互相拆台，最重要的是讲信用，做信得过的朋友。
关于信任，我曾经和业界一位老总聊天，他们有一年特别困难，流动资金基本枯竭。他曾经分别和当年的供应商分别沟通，商量延长一下付款周期。当时这个单位很多供应商和那家公司合作了多年，很多供应商伙伴出于长久合作就答应了。现在这位老总谈到：这些伙伴，将来不出大的质量问题，我会一直合作！而且我现在给别人三个月付款，我可以给这些伙伴直接打款。现在有条件了，我也要对得起大家。这个老总还特别提到了两个另类供应商，不但不同意延长付款周期，还在某一阶段进行了涨价。当时离不开这家公司的供货，后来有了其他供应商可以提供相同的货物，立刻马上被替换掉了。
其实这是互相信任或不信任产生的一些故事，当然供应商需要评估风险，但是供应商伙伴一定注意，您的客户伙伴可能为您带来收益，受益和风险永远都是并存的。
我曾经有个供应商伙伴，尽管现在转行了，但是现在依然联络，如朋友、亲戚般往来。很多年前，公司一个重要产品的主要材料不知道出了什么问题，做了好几次也不成，后来判断原料可能突然失活了，当时没有其他批次的原料，和当时供应商沟通很顺畅，但是订货麻烦，进口产品即使是生产商有货也要两个月到货。可是我们发货等不得呀！我把情况和那位朋友一说，他说考虑一下吧。原本以为没戏，半小时后收到回复：下午送货！我都懵了，怎么做到的呀？后来才知道，是冒着很大的违约风险，截留了南方某家公司的货给了我，给我解了燃眉之急。这个不是说私利，是各方合作的最优化处理，在这个业务里我非常感谢这位朋友，我和他保持到现在的友情也说明了这一点。
对我们而言非常重要的一款产品，我一直保持两到三个供应商同时供货，只有这样才能保持正常的生产供应。我选择哪家多少，依据是质量，但是考虑了供需平衡。
有一年，三家中其中一家供应商刚换的业务员对业务不熟悉，办理购销手续非常费劲，具体的采购员建议撤换调这个供应商。我说不成，这是一种供需平衡，是有效的备份供应商，不能贸然换掉。存在问题可以聊，可以解决，你帮助他成长，他会心存感激。过了几年，这种产品国际国内供应形势突然产生了变化，不但价格涨了几倍，而且有时候你有钱未必能有货。有一家供应商说：您罚我钱吧，我认罚，合同我不能完成了。另外一家提价而且是次次提价，我勉强接受吧。第三家我觉得非常好，就是采购员当初差点抛弃的那家供应商。他们不但严格执行了合同，而且优先供应了我们。尽管价格也是提了一些，但是最起码我们手里有货呀，有的用才是硬道理。后来市场危机渡过了，我会亏待关键时刻坚持给我供货的朋友么？绝对不会的！
采购档案的重要性
我不知道别的人怎么管理档案，我就是往细了做，分类，然后保管好！
首先说一下都要保管什么：
我觉得采购档案需要保管供应商资质，这个不用说，但是也有讲究。有些单位改名了，有些单位被收并购了，原始材料一定也要留好，把变更过程的有利证据也要保留好。为什么？因为当年开的发票上面的出票企业名称可能和现在不一致，你要是用现在的资质，未必能解释清楚几年前一张发票为什么也是这个单位开具的但是名字不一致。
供应商调查表、年度评审表、现场考核记录也要保存好，因为很多资料，你不知道什么时候会用上。要是采购员一直几年甚至十几二十年负责一件事问题不大，如果总是频繁换采购员的单位，这是学习的资料，是宝藏！新人要根据老材料学习如何和供应商沟通、了解该供应商的现场以及管理的概况并且学习自己将来怎么写，了解供应商给本企业供的每一批次货的检验结果，了解该供应商报价与市场的对照情况，了解物流情况......
产品信息，即使是相同的产品，每家的技术资料也不一致，检验报告也不一致，收集了没亏吃。而且收集了要用，要用的基础是要看，要弄懂弄通。
有一个原料，某家企业不同货号价格差了一倍，后来我发现只是贵的提到了不同的生产条件，另外防腐剂不同，就这样生生提高了价格。还有，有些物料你一定要看到详细的材料才能够做出正确的判断，从而不会发生采购错误。我干了十多年，发生过三次，一次是请购人员写错了货号；一次是查不到80年代原始研发信息不了解技术信息；还有一次是标识分装后写错了，导致下次订购的时候定错了。
说说付款
有些单位销售人员一直问我如何快速收回账款，我把心得告诉大家：
首先要了解这个客户对待其他供应商是不是也是付款很慢。如果对待其他的供应商一样，那么你基本上没什么好办法；如果和别人不一样，那就和老师聊聊天沟通一下，没准老师就交给你了。
其次要仔细审核发票、发货单、合同条款，按照合同办事嘛。如果合同规定五个月回款，你三个月就催我，我怎么可能认可。
第三，仔细多方面观察一下，采购员最近是不是在出差或者不方便，也许仅仅是领导出差时间比较长没有审批才没给你付款。
第四，如果之前有采购纠纷，先解决问题，然后再谈。
总之，你勤快地做业务，给我找的麻烦少，采购员何至于你5个月甚至更长才给你回款。
贸易战下的IVD采购
对于这种情况，我们CACLP宋海波会长早有高见，就是大力发展备胎，有备份我怕你贸易战？！宋会长一句话就把这个问题说到位了。
但是还有一种情况，就是备胎没做，咋办，先从国内找找看看吧。现在国内生物企业也很多，支持国货其实也是为自己留条后路。
十余年感悟
从事这么多年采购，越来越有如履薄冰的感觉，尤其是生物行业的采购，我不禁想起了一句话：一入侯门深似海！无尽无休的学习，不断地沟通，严谨的程序，这就是工作。
水平有限，如果不妥，请批评指正。
2019.8
作者：冯震 高级采购师
北京北方生物技术研究所有限公司
供稿：Elva
编辑：As素 | 校对：三水 | 责编：友凡
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