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那些每天吵着“断舍离”的人,后来真的高效了吗?

2018-01-04 中信出版集团 中信出版集团

整洁的背后是循规蹈矩,是把人机械化;混乱的背后是自由独立,是让人更像人!”现代社会需要混乱,一定的混乱才能带来自由独立激发想象力,过分的追求整洁有序更像是浪费时间,且容易产生焦虑感。

————万维纲


相信我们身边有不少这样的朋友,处女座式的洁癖者,生活里不能出现一点乱。办公桌收拾的一尘不染,文件夹按照颜色分类、摆放整齐,工作计划写的比我们高中笔记还认真,做任何事都要列好计划安排。



他们迷恋整洁有序的生活方式,他们相信整理术、收纳方法、日常表和任务单会带来整齐的办公桌、清爽的生活环境,他们害怕失序,害怕没有应对干扰的能力,害怕突然出现的混乱局面。


在混乱和整齐规律之间,绝大多数人认为规律和整齐能让自己的生活更美好,工作效率更高,变得更成功。


但很多人并不知道,事实却恰恰相反。越来越多人说自己焦虑了,越是害怕意外和混乱,意外来的越多。


喜欢整理的人

工作效率真的更高吗?


无论书桌还是办公室,凌乱不仅揭示了我们的工作方式,还能提高工作效率。有时候,归类的确可以帮助我们,但是别忽略了时间成本,也就是说,节省下来的时间是否超过整理所用的时间?


一些研究人们在工作场所表现的学者有时候会将员工分成两种类型:整理者和堆叠者。


几年前,AT&T 实验室的研究人员研究了一组员工“如何处理纸质文件”


谁更喜欢堆放文件?

谁的文件柜利用率更高?

当公司要迁址时,谁能在最短时间将重要文件打包带走?


最后一个问题的答案大大出乎两位研究人员的意料:


“我们本来以为整理者的表现会更好,因为他们会评估每一份新到文件然后归档,理应能在更短时间内找到所有重要文件。”事实刚好相反。


整理者只是在机械做功,任何文件—重要的也好,没什么用的也好—都会归档。很多文件第一次使用之后就已经失去了价值,却还霸占着空间。如此一来,整理者很难在短时间内从一整柜的文件中迅速挑出重要的。整理者将如此多的时间和精力花费在文件归档上,以致有些人甚至产生了强迫症,不整理就不舒服。


和整理者相反,堆叠者喜欢把文件放在桌子上,下次拿起来的时候,扫一眼,没用就直接扔进垃圾桶,有用则继续放在桌子上。如果再结合亚伯拉罕森和弗里德曼提到的方法,最近使用的就放在最上面,要搬办公室的时候,他们就轻松了,带走文件堆上半层的文件即可,压在下面的就可以不管了。


由于堆叠者的办公区总是乱七八糟的,一些实在看不下去的同事可能会偷偷帮他们整理,对堆叠者来说,这等于蓄意破坏。



在现代社会,不仅纸质文件的归档让人头痛,还有电子邮件。怎么归档电子邮件呢?这可是个巨大而错综复杂的工程。


对于整理者来说,不断增加的不仅是文件,还有文件夹。一项研究发现,人们每5 天就会建立一个新的文件夹保存电子邮件。施乐帕克研究中心的研究人员发现,归档电子邮件的时间占了处理电子邮件总时间的10%。


有人可能觉得,10% 还好吧。


错!史蒂夫·惠科特和IBM 研究中心的研究人员联合发表了一篇论文,标题为《我是在浪费时间整理电子邮件吗?》,他们给出的答案是:大体来说,是的。


在获得了几百位白领的同意之后,惠科特和同事在他们的电脑上安装了追踪软件,软件一共追踪到85000 次寻找电子邮件的尝试,要么是挨个浏览文件夹,要么采用其他方法,比如直接查看收件箱、查找发件人或利用邮箱的搜索功能。惠科特发现搜寻文件夹每次平均花费的时间接近一分钟,而其他方法只需17 秒。


那些用文件夹归类邮件的白领寻找文件花费的时间多得多,成功率却并未因此提高。换句话说,就算你把所有文件都存在一个文件夹,也比分级保存节约时间。


每天做好紧密的工作计划

真的有用吗?


为了不分心,我们总在按照轻重缓急为自己罗列工作计划,但计划往赶不上变化快。


日程表的管理大致有两种方法。第一种是只记录严格确定了时间的事项,比如和医生的预约、航班以及商务会议,其他事情灵活安排。第二种是无论大事小事,都提前计划好,一个时间段安排一个任务。哪一种方法效率更高呢?


研究人员做了一组实验,他们找来了三组大学生学习一个短期课程,第一组是控制组,研究人员只告诉了他们一些非常简单的时间管理技巧,比如每半小时至一个半小时就休息5~10分钟。第二组和第三组是实验组。研究人员不仅告诉了他们时间管理的技巧,还给他们讲了具体如何操作。研究人员预测,试验组的表现应该比控制组更好,在两个实验组中,第三组的表现又会胜过第二组。


实验结果推翻了三位心理学家的预设。第三组的表现最糟糕!


一开始,第三组学生每周学习20个小时,但到后期减少到了8小时。控制组的表现也没好到哪里去,虽然学生的学习更连贯,但学习时间从每周15小时减到了10小时。第二组表现最好,他们以月为单位制订学习计划,每周学习25个小时,到课程末期学习时间还略有增长。可以看到,第二组的学习时间是第三组的两倍。实验结束后,研究人员继续跟踪了一年,发现学生的成绩表明实验发现的三种趋势依然在延续:第二组学生成绩最好,控制组的学生原地踏步,而第三组学生成绩继续下滑。


为什么会这样?研究人员提供了两种解释:


第一,每天制订学习计划太花时间和精力,大部分学生放弃这种做法是迟早的事。

第二, 一旦学生没跟上日程表的进度,他们就会对自己感到失望,学习动力也没了。


这两种解释听上去都挺合理。这里引出了另一个问题:为什么每天制订计划的学生总是跟不上进度呢?


天有不测风云!今天你感冒了,明天水管工要来修水管,后天有朋友突然要来你所在的城市。


一个太过具体的日程表是容不下这些突发情况的。所以,计划要宽松一点,留些余地给突如其来的麻烦,也留些余地给突如其来的机会。



抗干扰能力差

真的是缺点吗?


不少人认为抗干扰能力弱是一个缺点,但事实上,这部分人恰恰具有更强的创造力。


研究人员做过一个实验,25个较早表现出创意天赋的学生中,有22 人过滤干扰源的能力偏弱。他们很容易分心,很容易受到“无关”之事的干扰。但是,谁能肯定这些无关之事就是真的无关呢?


来自密歇根大学的霍莉·怀特以及来自孟菲斯大学的普拉特·沙阿在实验中也得到了类似的结论。他们研究了一些患有重度注意缺陷多动障碍(ADHD )的成年人,这些人已经在接受专业帮助。这部分注意缺陷多动障碍患者创造力更强,因此也更容易取得成功。从作品被刊载在《纽约客》上的诗人,到百老汇舞台剧导演,种种迹象表明,注意力难以集中的人往往是非常具有创造力的人。


显而易见,注意力缺失并没有成为他们成功路上的绊脚石。


当我们跌至山谷,要想到达山峰必然需要攀登。看看这部分人所取得的成就,“多动”更像是一种优势而不是劣势。美国洋葱新闻网刊登过一篇文章,标题极具讽刺意味—“吃下哌甲酯,就别想成为毕加索”。


心理学家通过实验也发现,干扰或者挑战可以激发人们的创造力。



在查兰·内梅特和朱莉安· 科万的实验中,两名受试者为一组,工作人员向受试者播放蓝色或者绿色的幻灯片,受试者需要大声说出所看到幻灯片的颜色。受试者不知道的是,自己的搭档是实验人员假扮的,他们会故意给出错误引导,比如看到蓝色的幻灯片硬说是绿色。


进行一番干扰之后,研究人员问受试者绿色和蓝色能让他们联想到什么,有人回答:天空、大海或眼睛,那些被刻意干扰的人给出的回答更有创意:爵士乐、火焰、悲伤、毕加索。研究证明,刻意制造的干扰开启了受试者的想象力。


在心理学家埃伦·兰格组织的实验中,研究人员会给受试者分配不同的任务,然后在受试者执行任务时不断干扰他们。


比如,一位受试者接到的任务是画一只猫,画到一半,研究人员却说:“啊,你得画生活在水里的动物!”还有一些受试者接到的任务是写一篇关于“早餐”的文章,接着却被研究人员临时告知写的文章得和“清晨”有关。写到一半,受试者又被要求快速完成一份调查问卷,描述写与“青橙”有关的文章感想如何。如果受试者指出研究人员在命题上的反复,研究人员便会解释说:“人都会犯错,试着把它们融入工作吧。”研究证明,被这样安抚过的受试者更加出色地完成了任务,也在实验过程中得到了更多乐趣。


关于做事的学问,各种研究、文章和书籍等的主流思想,很多时候我们都是在强调笨功夫。比如下面这些思想:专注力、自控力、习惯的力量、任务列表工作法、极简式生活……


人类似乎有一种与生俱来的冲动,要创造一个有条不紊、可以量化分类、以便规划和预测的世界,这些思想都很好,但是你也不得不承认,它们都有点机械化的特征。


然而,如果我们仅凭直觉,只受秩序驱使,错过的是更广阔的天地:这个世界的杂乱无章、无法测量、不协调、即兴、缺憾、不连贯、粗糙、凌乱、随意、模棱两可、暧昧不明、麻烦、变化多端,甚至肮脏……


它们,也是这个世界的一部分。


万维纲说:“整洁的背后是循规蹈矩,是把人机械化;混乱的背后是自由独立,是让人更像人!”现代社会需要混乱,一定的混乱才能带来自由独立激发想象力,过分的追求整洁有序更像是浪费时间,且容易产生焦虑感。


从今天开始尝试下放下规则和框架,解放自主性,拥抱混乱,不仅能提升效率和创造力,更是一种独立的生活方式。


(本文整理自《混乱》)


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-End-

编辑:刘叶乔   2018.1.4

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