一文看懂职场人必备的“金字塔原理”，让你的沟通汇报清晰有力
镜子物语：解决职场人最头疼的问题，没有什么比这样一套好方法更有用了。
前两天，一个在一家公司负责新媒体运营的好友小周向我倒苦水，说他做的“抖音上线半年运营情况汇报”被上司给驳回来了。“我找了很多材料，分析了各种数据，熬了三天夜做出来的东西，却被领导用一句‘条理不清’就给打回来了，我真的头大啊，太痛苦了！”
我对小周的痛苦深表理解。因为身在职场，不是光会做事就行了，我们还必须学会表达。无论是培训、演讲、报告、述职，还是写文章、写总结、写方案，我们总要以各种表达形式，把自己的工作成绩、工作思路展现给别人看。而这是一件令无数职场人深感烦恼的事情。“明明有一肚子东西，写出来就不是那么回事了。”
一个人说自己不会写东西，常常会说自己“文笔不好”，但文笔、写作风格这类东西很难改变，也不是问题的关键。我们把一份材料交给上司，最常收到的反馈是“要写得再清楚一些”。怎样写清楚？这其实是文字结构方面的问题。而把握文字结构，这是一项完全可以通过训练掌握的能力。
在这方面，最为经典、实用的方法，当属麦肯锡第一位女咨询顾问芭芭拉·明托提出的“金字塔原理”。该原理介绍了一种能清晰展现思路的有效方法，能帮我们达到“想清楚，说明白，知道说什么、怎么说”的境界，做到重点突出、逻辑清晰。所有需要思考和沟通的职场人士都能从中受益。
1
职场救星：万能的金字塔原理
要想了解什么是金字塔原理，我们先来看两段文字对比：
未经组织前的文字：
王总来电话说他不能参加下午3点的会议了。李总说他不介意晚一点开会，明天开也可以，但明天10:30以前不行。刘总的秘书说，刘总明天晚些时候才能从外地赶回来。会议室明天已经有人预订了，但星期四还没有人预订。会议时间定在星期四上午11点似乎比较合适。您看行吗？
组织后的文字：
今天的会议可以改在星期四上午11点开吗？因为这样对王总和李总都更方便，刘总也能参加，并且本周只有这一天会议室还没有被预订。
第二段文字，就是一个简单的金字塔结构。你可以看出，重新组织的语句形成了两个层次，第一句问话是第一层，而后面几个逗号隔开的语句都属于第二层，都是用来回来第一层的问题的。这样的表述明显更加简单明了。
金字塔结构就是这样一种结构。从纵向来看，最顶端是一种总的观点，沿各个分支向下展开，首先表达的观点会使人产生某种疑问，而下一层次的观点将回答这些疑问。从横向看，是多个观点通过某种逻辑被并列在一起。比如上面第二段文字中用逗号隔开的几个句子，都是作为回答第一层问题的理由而被并列出来。
复杂的金字塔结构会分多个层次，但万变不离其宗。主要是把握3个必须：
1、文章中任何一个层次的观点必须是对其下一层次观点的总结概括；
2、每组横向排列的观点必须属于同一个逻辑范畴；
3、每组横向排列的观点必须按照某种逻辑顺序组织。
我们写文章为什么要采取这种结构？因为这是对你的受众（包括上司、读者、听众、学员等）来说，最容易理解的结构。对文章阐述的思想做出疑问—回答式反应是人类的一种自然反应，没有国籍和民族之分。而大家的思维习惯是先了解主要的、总的观点，然后再了解次要的、为主要观点提供技持的观点。
所以，只要你把自己文章中所有的观点按照金字塔结构来组织，那么不管写什么类型、多大篇幅的材料，都能够让人准确把握你的思想，让你的文章条理清晰、意义明确。
2
搭建框架：归纳推理考验功力
现代职场中，沟通汇报无处不在，即使你知道自己的材料应该以金字塔结构呈现出来，可当你坐下来开始写作时，还是会遇到这样的情形：只是大致知道要写什么，但并不清楚具体想表达什么，以及如何表达。那么我们该如何着手呢？从纵向来说，你可以采取“自上而下”和“自下而上”两种思路；从横向来说，主要用到“演绎”和“归纳”两种逻辑推理方法。
自上而下的方法通常比自下而上容易，可以首先尝试。你要首先思考最容易确定的事：整篇文章的主题。然后不要马上开始写。要围绕这个主题再列出几个关键性观点（问题），它们可以做为你文章的几个关键句或小标题。第三步，简要列出对每个关键问题的回答。这是一种“结论先行”的思考方法。
有很多时候你会发现自己还没想清楚，无法构建金字塔的顶部，这时候你可以采取自下而上思考法。主要分3步走：1、列出所有要点；2、找到各要点之间的逻辑关系（因果关系）；3、得出结论。比如：
第一步，你列举了这样一些现象：1、编辑工作效率低；2、员工积极性不高；3、每项编辑工作均使用相同的工序；4、无法按时完成；5、员工短缺；6、加班过多。
第二步，找出因果关系：1、工序不合理导致工作效率低、无法按时完成；2、员工短缺导至加班过多，员工积极性不高。
第三步，得出结论（可作为关键句）：1、应改变工作方法，提高工作效率；2、应适当增加人员，降低劳动强度，提高员工积极性。
采用自下而上方法，除了寻找要点之间的因果关系，我们还要学会用归纳推理，来提炼出具有共性的思想观点。这很考验写作者的功力。比如：下面是对一个信息系统提供的信息提出的5点意见：
1、有关核算、预算和调查的数据应当更新；
2、现在需要各类员工的常规人事变动数据；
3、应当收集招标中的竞争信息；
4、现有关于市场薪酬水平的信息不够充分；
5、需要有关部门和固定的项目资金的数据。
可以看出，以上思想可以分为两组：认为有关信息不存在（2、3、5）；认为有关信息存在，但不充分（1、4）。
这只是初步的归纳。那么，为什么只有这两类问题，而不包括其他问题呢？这两组问题之间又有什共同点？也许是因为，这些问题都表明该系统提供的信息对规划目标没有帮助。因此，我们可以得出的概括性思想（结论）应为：目前建立的信息系统所产生的信息，对规划目标没有帮助。
找到适当的概括性语句的主要价值，是可以帮助作者发现自己的真实思想，还可以使读者更快地理解作者的思想，更信任作者的思路。同时，恰当的概括性语句也能够让文章读起来更有趣。
3
横向组织：从混乱到井然有序
自上而下、自下而上，就是金字塔结构纵向框架的搭建方法。那么，同一个层次中的素材要怎么组织起来呢？你可以采取演绎顺序、时间顺序、结构顺序或程度顺序，这4种顺序也是大脑可以用于组织思想的仅有的4种逻辑顺序。
演绎顺序对应的思考方式是演绎推理。此种推理通常为三段论形式，即由一个大前提和一个相关的小前提推导出一个结论。比如：所有人都会死。苏格拉是一个人。因此，苏格拉底会死。当素材较多，推理过程较复杂时，这种组织顺序会显得比较繁索。
时间顺序，也可称为因果顺序，就是按照行动的顺序（第一步，第二步……），依次表述达到某一结果必须采取的行动。当一个过程包括很多步骤时，我们常常犯的错误是无法区分原因和结果，从而导致思路不清。
比如：一名咨询顾问建议某公司采取措施以提高生产效率，在第一阶段应采取以下措施：1、与主要管理人员及监管人员谈话；2、跟踪并记录交易行为和工作流程；3、确定所有关键业务环节；4、分析组织结构；5、评估业务职能的绩效水平；6、找出问题和原因。
仔细看就能发现，这些步骤并不完全处于同一个层次上，用因果顺序梳理一下应该是这样的：
1、确定企业关键业务环节（3）
——与主要人员沟通（1）
——跟踪并记录交易行为和工作流程（2）
2、找出问题和原因（6）
——分析组织结构（4）
——评估业务职能的绩效水平（5）
结构顺序，就是当你使用示意图、地图、图画或照片想象某事物时的顺序。你想象的“某事物”可以是真实的，也可以是概念性的；既可以是一个物体，也可以是一个过程。但这个事物必须被合理地划分成不同的部分。比如一个公司或部门的组织结构图就是这样。
使用结构顺序时要注意两点。一、各部分之间相互独立，没有重叠；二、所有部分加起来必须是一个完整的整体，没有遗漏。
最后是程度顺序，也叫重要性顺序。就是在具有共同特性的同一组素材中，把最能鲜明表现该特性的素材排在第一位，即先强后弱，先重要后次要。
比如：设计电信计费系统时，应该注意三点：1、能够满足外部客户需要；2、符合内部管理要求；3、符合国家法律规定。这样排序，就表明满足客户需求比后面两点更重要。
4
行文重点：写好开头与关键句
当我们确定好金字塔结构的纵向、横向框架内容后，就可以动笔开始写作了。但在写作过程中，还有两个需要高度重视的问题，就是开头和关键句的写法。
我们常常认为，工作报告不是文学作品，不需要在开头部分如何下功夫。其实不然。无论提供什么类型的内容，我们都需要在第一时间吸引到受众的注意力，让其抛开其他思想，专注于你提供的信息。
从这个意义上说，讲故事是写开头的最佳形式。这个讲故事不是说你要编出什么复杂的情节，还是说你的开头要包含一个故事所具有的四个元素：背景、冲突、疑问、答案。
背景，就是你的开头首先要陈述与文章主题有关且读者会同意的内容。所有引出“背景”的句子都具有一个重要特征，即能够将你锁定在特定的时间和空间。比如：任何大型医疗服务体系都受到资源日益匮乏的困扰，民营医疗服务体系也不例外。（报告）根据考古发现，在人类历史最早的250万年中，人类制造的工具都是实用性的石器。（杂志文章）
读者对上面这些表述通常会点头表示同意：“是这样的，那又如何？”或者“是的，你为什么要告诉我这些呢？”
顺着读者的这种回应，你就可以引入“冲突”元素。“冲突”就是推动故事情节发展的因素，并且必须引发读者的“疑问”。比如，背景是“需要完成某项任务”，冲突是“发生了妨碍完成任务的事”，读者疑问是“我们该怎么做？”或者，背景是“存在某个问题”，冲突是“知道解决问题的方案”，疑问是“如何实施解决方案”等等。
而答案，就是你要在文章开头部分，针对读者提出的疑问，高度概括地给出解决方案，以引起读者接着展开阅读的兴趣。
除了全篇文章的开头，每个关键部分也应该写一个简短的开头，至少要用承上起下的句子来过渡一下，这样才会使文章更有整体感。
对于关键句，或者叫小标题，我们在写作时最需要注意的一点是：关键句要有思想。金字塔结构中的每一个关键句，都是对其下一层观点的抽象、提炼，应概括其中的思想精华，最好永远不要用“背景”“项目的方法原则”“项目内容”“如何组织计划”“具体收益和效果”之类没有思想的句子。因为这样列出的要点没有传递出任何有效信息，只是向读者塞了一系列无法理解的词汇而已。
综上，金字塔原理就是一种观点置顶、结论先行、按层级有序展开的行文结构，只要你具备一定的素材归纳提炼能力，稍加练习，就可以掌握其中的奥秘。假以时日，它必将成为你提高逻辑性、条理性，提升工作效果和效率的终级神器。
END
七棱镜，资深媒体人，15年原创写作经验，崇尚深度思考、自我管理的文字控，每年读书100本的终身学习者。专注提供自我管理/职场领域的有用干货文，帮你越变越好，收获幸福，实现人生弯道超车。微信公众号|七棱镜，头条号|七棱镜2010
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