案评公司法 | 香港法院再次解读股东查阅公司文件的有关规定

近日，香港高等法院在劲辉国际企业有限公司案¹中颁发一份判决，就香港公司股东查阅公司内部文件的权利问题，作出了进一步的阐释。高等法院夏利士法官（Harris J）就该案案情指出，如果股东或者其代理人在公司内部同时也担任董事，并且该股东希望查阅公司文件，那么符合香港《公司条例》（香港法例第622章，“《公司条例》”）及公司治理一般原则的做法是，由有关人士以董事的身份作出行动，而并不应该是通过香港《公司条例》第740条，以股东的身份请求法庭作出命令。

一、案件背景

本案中，劲辉公司的法人股东 MR怀疑劲辉公司出售了其持有的唯一资产（某深圳上市公司的股权），并不当地处理了出售价款和股息，因此向香港法庭提出申请，要求法庭根据香港《公司条例》第 740 条的有关规定，命令劲辉公司披露有关财务文件。

MR在申请中提出，其需要查询的问题主要有三个方面：其一是要调查缺失的股权资产出让款和股息的去向；其二是MR指称，劲辉公司在未经公司董事会批准的情况下向其他两名股东提供贷款，违反了有关的法律规定，需要对此作出查证；其三是要调查自2018/19年以来，劲辉公司董事未能提供公司经审计的财务报表的情况。

值得注意的是，本案中法人股东MR的控制人Jian，同时也在劲辉公司内担任董事，但是他却并没有以其董事的身份查阅劲辉公司文件。也没有证据表明如果他这样做会被从劲辉公司董事会除名。

二、香港法下董事查阅公司文件的权利

在香港法下，公司董事依据普通法和成文条例，拥有十分广泛的查阅公司文件的权利。在Ng Yee Wah v Lam Chun Wah案²中，法院总结出了一系列关于这一权利的法律原则，其中包括： 

• 第一， 在普通法下，公司董事查阅文件的权利是众所周知/确立已久的一项法律原则

• 第二， 该项权利源自于董事向公司所承担的职责，并且在行使有关权利过程中，董事不需要解释为何要查阅有关文件，也不需要提供或是证明任何具体的查阅缘由

• 第三， 只有在能够证明有关董事有滥用公司机密的意图，并会对公司造成重大损害的情况下，董事的查阅权利才可能受到干涉，并且这种干涉只能在以下情况下进行，即由于滥用机密信息而导致公司受到损害

• 第四， 鉴于上述第三点，董事行使查阅文件的权利，并不是一项基于法院自由裁量权而获得的权利

• 第五， 主张有关权利会被用于不当用途（而因此反对其行使）的人，有举证的责任，并且需要提供“明确的证据”以使得法院可以肯定地认为，允许有关查阅会对公司的利益造成损害

• 第六， 董事查阅文件的范围可以非常的广泛，包括任何“属于公司的文件”（documents belonging to the company），“公司文件”(corporate material)，“公司纪录及账目”（corporate records and accounts），“公司信息”（corporate information）及“公司的会计及其他纪录（accounting and other records of the company）等

• 第七， 在行使其权利的过程中，董事完全可以通过会计师的协助来进行查阅工作；董事也可以通过其代理人来行使查阅的权利；在查阅的过程中，董事也有权影印有关文件

• 第八， 毫无疑问的是，有关成文条例（例如香港《公司条例》）对这一领域的规定，与普通法所确立的原则相一致

关于香港公司董事查阅公司文件的权利，在现行的香港《公司条例》中，也可以找到成文法依据，其中包括：第373（2）及（3）条：公司会计纪录；第481条：公司董事会议及董事决议纪录， 及第654/655条：公司纪录等。

三、香港法下股东查阅公司文件的权利：香港《公司条例》第740条

而依照香港《公司条例》第740条第（1）款，香港高等法院原讼法庭可以应某公司一定数目股东的申请，作出允许查阅有关纪录或文件的命令。根据该条第（6）款，股东数目的设定是于有关申请的日期当日，代表全体有权在该公司股东大会上表决的股东的表决权最少2.5%数目的股东；或是最少5名该公司的股东。

根据第740条第（2）款，香港法庭作出上述查阅命令的前提是，法庭需要信纳：(a)有关申请是真诚提出的（made in good faith）；及(b)查阅有关纪录或文件是为正当目的而进行的（for a proper purpose）。

如原讼法庭作出上述查阅命令，授权某人查阅有关纪录或文件，那么该人便可以复制该纪录或文件，但是如果原讼法庭另有命令则除外。

最后，如果原讼法庭作出查阅命令，授权某人查阅有关纪录或文件，法庭也可以作出它认为合适的任何其他命令，包括 (a)规定有关公司或其高级人员向有关人士出示任何纪录或文件的命令；(b)指明该人可查阅的纪录或文件的命令；(c)规定申请人支付有关公司因该项查阅而合理地招致的开支的命令；及(d)准许该人或(如该人并非申请人)申请人向命令指明的任何其他人披露因该项查阅而取得的任何资料的命令等。

四、本案裁判及理据

在审查了有关案件事实后，香港高等法院最终拒绝了MR公司依据《公司条例》第740条所作出的申请，法院指出：

第一，如果股东在公司董事会中有一名代理人董事，并且其希望查阅公司文件，则符合《公司条例》和与普遍被接受的公司治理原则相一致的做法是，应由有关董事采取行动，而并非由股东。法庭认为，在这种情况下仍允许股东这样做，几乎等于是在认可有关董事没有履行《公司条例》所要求其行使的职责。负有监控公司运行责任的是公司董事，而并非公司的股东。《公司条例》第740条的存在，是为了在当股东认为董事失职、未履行其责任的时候，为股东提供一种查阅公司文件的救济途径。因此，如果有关股东本身担任或者是其代理人在同时担任公司董事，则其没有恰当的目的（proper purpose）根据《公司条例》第 740 条申请检查公司纪录或文件。

第二，有关查阅行为由董事作出要远比由股东作出更为直接。经济性和相称性也倾向于在这样的情况下，应由董事提出申请，而不是由股东根据《公司条例》第 740 条提出申请。

第三，再退一步，即使有关问题涉及到法院所行使的自由裁量权，在本案中，在没有弄清楚为何Jian董事没有行使其董事权利的情况下就下达有关查阅命令，那也是不对的。不过法院也明确指出，本案中如果 Jian 不是该公司董事，则“恰当的目的”这一要求或许便会得到满足，并且有关申请或许就会被认为是善意地作出的。

第四，法庭也为相关的申请提供了指引，即如果预计董事/股东会因行使查阅公司文件的权利而被免职，则有关申请可以被表述为主要是以董事之身份提出的申请，并以股东身份提出替代性申请（the application could be formulated as primarily sought by the director with an alternative application by the shareholder）。法庭指出，这一情况可以在提供的证据中作出解释。而假如有关董事并没有因此而被撤职，则有关申请将非常简单（即以行使董事权利的方式进行文件查阅）。另一方面，如果董事因此被免职，则该申请将根据《公司条例》第 740 条进行处理。

五、案评小结

本案所涉及的案情事实，在实践中其实并非少见。在很多股权投资架构中，投资人希望并且愿意在公司内部董事会中保有自身委任的董事人选。在这一背景下，夏利士法官在本案中对《公司条例》第740条的适用和解读，无疑为实务中的具体操作，和发生争议的时候所应采取的适当救济途径，提供了非常有价值的指引，需要我们特别注意。

注释：

 1 [2022] 2 HKLRD 620

 2 unrep., HCMP 4616/2001, 28.6.05

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免责声明

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郭俊野大律师

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中国法律职业资格、香港大律师

香港大律师公会内地事务常委会委员

香港大律师公会仲裁事务专业委员会委员

香港大学法学专业证书（PCLL）

香港大学法律硕士（J.D.中国香港法）

北京大学法律硕士（J.M.中国内地法）

中山大学经济学学士(B.Ec.)

郭俊野大律师拥有中国内地及香港两地法律教育与专业资格背景,现时于Rede Chambers执业,主要处理涉及中国内地背景的跨境诉讼与仲裁事务。郭大律师的执业领域主要在香港公司法、土地法、合约法、侵权法、劳动法、证券监管以及白领犯罪等领域。

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本文编辑：赵涵