企业在收集、使用员工个人信息时，应注意的法律问题
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文丨刘俊清 谭梦婷 许佳萌 海蜂法务科技
本文由作者向新则供稿
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个人信息定义
《个人信息保护法》第4条：“个人信息是以电子或者其他方式记录的与已识别或者可识别的自然人有关的各种信息，不包括匿名化处理后的信息。”
据此，个人信息的核心特征就在于“可识别性”，劳动关系中员工的个人信息范围非常广泛，包括但不限于员工的姓名、出生日期、身份证件号码、住址、电话号码、教育背景、工作经验和金融账号等。
02
企业在收集、使用员工个人信息时应注意的法律问题
根据《个人信息保护法》第13、14和17条之规定，在处理个人信息时，企业应遵循“告知-同意”（也即收集或使用非公开的个人信息时，必须告知且得到本人的同意）这一核心准则。
那么，企业在收集、使用员工个人信息时应注意那些问题？
我们总结如下：
1. 招聘简历
求职者自行向企业或招聘网站投递的简历，可以视为其已经同意将本人的相关信息告知企业，但企业仅应将简历信息用作招聘及录用中，不得超出范围使用。若企业拟在其他方面使用、处理个人信息的，应当将使用、处理的目的、方式与范围等告知求职者，并征求其同意。
2. 背景调查
企业如需对求职者进行背景调查，建议应事先以书面形式取得其同意，明确告知求职者其个人信息将可能提供给企业或第三方背景调查服务方用于入职背景调查；若未及时取得的，在背调结束后企业也应取得求职者的追认。同时，背景调查所获得的相关信息，也仅应在招聘员工的目的范围内使用。对于未经求职者授权而取得的背调材料，不仅涉嫌侵权，其材料真实性、合法性也无法获得人民法院的认可。
案号:（2022）粤0391民初1973号
裁判要旨：
对于原告提交的深圳市较真技术有限公司出具的尽调材料，因背景调查涉及个人隐私 ，且被告不同意亦未授权该公司做背景调查 ，故对深圳市较真技术有限公司出具的尽调材料，本院不予采信。
3. 面试与求职登记表
《劳动合同法》第8条规定：用人单位有权了解劳动者与劳动合同直接相关的基本情况，这赋予了企业用工知情权。但同时该条文将知情的内容限定在“劳动合同直接相关”范围内。
因此企业需注意保护求职者的个人隐私，在面试与招聘的过程中不应询问求职者的婚姻、生育、家庭与财产等涉及个人隐私且与履行劳动合同无关的个人信息。
同样，求职登记表可以含有基本信息和个人教育、工作信息等与履行劳动合同直接相关的信息。而不应包含婚姻、生育、家庭与财产等个人信息。
实践中部分企业认为，员工在入职登记表中将“未婚写成已婚”，将“未孕写成已孕”的行为构成欺诈，便以此为由解除双方劳动关系。对此，司法实践的态度较为统一，我们列举典型案例如下：
案号：（2018）粤01民终12990号
裁判要旨：
劳动者的告知义务是附条件的，只有在用人单位要求了解的是劳动者与劳动合同直接相关的基本情况时，劳动者才有如实说明的义务。劳动者与劳动合同直接相关的基本情况一般应包括健康状况、知识技能、文化程度、工作技能、工作经历、职业资格等，劳动者不如实说明就可能构成重大误解、甚至构成欺诈、构成对用人单位知情权的侵害。
但用人单位不能为了解情况而侵害劳动者的隐私，劳动者对于那些与工作无关且侵害个人隐私权的问题，有权拒绝说明。对于与劳动合同没有直接联系的信息，劳动者即使未如实说明，也不能认定为构成欺诈。
故麦谷公司以林丽丽入职时“婚姻状况”所填写的内容与事实不符为由辞退林丽丽，不符合法律规定的麦谷公司可以解除劳动合同的情形，属于违法解除劳动合同，应向林丽丽支付解除劳动合同赔偿金。
案号：（2019）闽01民终2420号
裁判要旨：
劳动者的欺诈行为，应当与工作内容及是否胜任相关工作直接相关，蔡丽珍的婚姻状况与其担任的文案策划工作并不冲突，蔡丽珍在中唐艺讯公司实际工作时间半年有余，中唐艺讯公司并无证据证明因蔡丽珍离异而导致其无法胜任相关工作，故蔡丽珍隐瞒婚姻状况不构成劳动法意义上的欺诈。
退一步说，即使因蔡丽珍隐瞒婚姻状况违背了中唐艺讯公司的真实意思，但其真实意思亦不能违反法律的规定，用人单位不能就劳动者的婚姻状况作出就业歧视行为，中唐艺讯公司据此主张双方之间劳动关系无效或不存在劳动关系，没有事实和法律依据，不予采纳。
案号： （2016）粤03民终20674号
裁判要旨：
通常而言，与劳动合同直接相关的基本情况是指劳动者的健康状况、知识技能、学历、职业资格、工作经历等，而劳动者的婚育状况应属劳动者的个人隐私范畴，除非用人单位能证明该隐私信息与履行劳动合同存在直接的关联关系，否则劳动者无向用人单位报告的义务。
且劳动者的婚育状况属个人隐私的范畴，故除针对国家规定的特定岗位进行招聘外，女性劳动者在应聘时本可拒绝用人单位对于其婚育状况的询问，但在社会现实中，劳动者尤其是普通岗位的劳动者在求职时往往处于相对弱者的地位，故在女性劳动者迫于现实功利而选择作出不实的陈述，也不应认定为违反诚实信用民事活动原则的行为,更不应认定为以欺诈手段签订劳动合同的行为。
综上，我们认为婚姻、生育、家庭与财产等信息不属于与劳动合同履行有关的信息，即使劳动者未真实告知，在不影响劳动合同履行的情况下，也不属于劳动者的欺诈行为，企业也不能据此解除双方的劳动关系。
4. 对工作电脑、手机等监控
是否可以监控取决于监控内容的必要性和雇员对被监控的知情同意。如果企业因为保密需求且监控内容与履行劳动合同相关，那么企业仅对其购置或配备的设备进行监控，且监控前事先获得了员工的明确同意，企业的监控行为就没有违反《个人信息保护法》的要求。
最后，企业在使用员工的个人信息时，也应尽到谨慎保护的义务。具体而言，企业有义务采取必要措施确保员工个人信息安全，未经员工同意，企业严禁擅自向第三方提供员工的个人信息。并且企业在对外提供员工个人信息时，应当进行一定程度的匿名化处理。
法条链接
第四条 个人信息是以电子或者其他方式记录的与已识别或者可识别的自然人有关的各种信息，不包括匿名化处理后的信息。
个人信息的处理包括个人信息的收集、存储、使用、加工、传输、提供、公开、删除等。
第十三条 符合下列情形之一的，个人信息处理者方可处理个人信息：
（一） 取得个人的同意；
（二）为订立、履行个人作为一方当事人的合同所必需，或者按照依法制定的劳动规章制度和依法签订的集体合同实施人力资源管理所必需；
（三）为履行法定职责或者法定义务所必需；（四）为应对突发公共卫生事件，或者紧急情况下为保护自然人的生命健康和财产安全所必需；（五）为公共利益实施新闻报道、舆论监督等行为，在合理的范围内处理个人信息；（六）依照本法规定在合理的范围内处理个人自行公开或者其他已经合法公开的个人信息；（七）法律、行政法规规定的其他情形。依照本法其他有关规定，处理个人信息应当取得个人同意，但是有前款第二项至第七项规定情形的，不需取得个人同意。
第十四条 基于个人同意处理个人信息的，该同意应当由个人在充分知情的前提下自愿、明确作出。法律、行政法规规定处理个人信息应当取得个人单独同意或者书面同意的，从其规定。
个人信息的处理目的、处理方式和处理的个人信息种类发生变更的，应当重新取得个人同意。
第十七条 个人信息处理者在处理个人信息前，应当以显著方式、清晰易懂的语言真实、准确、完整地向个人告知下列事项：
（一）个人信息处理者的名称或者姓名和联系方式；（二）个人信息的处理目的、处理方式，处理的个人信息种类、保存期限；（三）个人行使本法规定权利的方式和程序；（四）法律、行政法规规定应当告知的其他事项。
前款规定事项发生变更的，应当将变更部分告知个人。
本文作者为海蜂法务科技的刘俊清、谭梦婷、许佳萌。
海蜂法务科技，是国内领先的企业数字化合规与法律风控服务商，现已完成Pre-A轮融资。海蜂旗下“人力资源体系合规化”产品——「人力蜂」为企业提供人力资源合规管理体系搭建解决方案，致力于提升企业数字化合规用工管理能力，让企业从根源上降低用工风险、实现员工关系和谐。
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作者往期文章链接：
《股东出资期限尚未届满即转让股权，公司债权人能否要求其承担责任？》
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