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再谈项目经理的核心价值
导语|最新版《PMBOK®指南》于今年出版,笔者也在这期间负责了中大型项目,以及百人团队,有了新的认知和体会。这篇文章再来聊一聊,现阶段我对项目经理核心价值的理解。本文作者:zhouxu,腾讯IEG研发项目管理前言在最新版《PMBOK®指南》中,虽没有明确的文字定义项目经理,但已经隐含了真实版的项目经理的定义,即:项目经理是由项目执行组织委派,领导项目团队去实现项目目标并促使项目为组织创造价值的人。在当前的认知和理解下,我认为项目经理的核心价值是包含三个阶段的,也即:事—>人—>组织。其中事的这个维度包括正确的做事和做正确的事;人则是指打造高效能团队;到组织层面,则是指项目经理要带领项目团队达成项目目标并促使项目为组织创造价值。接下来一一解读自己的梳理和理解。一、关注事的维度在事情的维度上,项目经理的核心价值分为两个阶段:第一个阶段:正确地做事,其核心是加速。聚焦的是项目任务按时完成。加速是很多初始成为项目经理一段时间的主要核心价值和体现。大家可以想一个问题,项目团队没有项目经理的时候,项目仍然可以达成目标,因为可以依照项目组织过程资产和经验。那么当项目团队委派一个项目经理时,项目的推进往往会比预期要更快地达成。这里的主要原因在于,项目团队任命正式项目经理之后,项目经理会重点聚焦在每个任务的完成时间,会在这个过程中不断地去跟进,落实,从而加速任务的按时完成。在项目管理四要素上,更聚焦的是时间,也就是怎么更快地去完成各个任务,从更高的维度来说就是如何更好地提升效率。而实际项目管理的过程中,初始成为项目经理,在很长一段时间,我们都是从跟进事情开始的,并且在这个过程中,通过运用所学的项目管理知识和技能、包括方式方法,比如关键路径法、比如敏捷方法论等,都是为了加速项目的进程。在我看来,每位项目经理的成长,都是从怎么加速项目任务达成开始的,并且在这个过程中不断地学习、复盘总结、提炼和升华的。第二阶段:做正确的事,其核心是平衡,聚焦的是项目目标按时完成。在经历过第一个阶段项目历练和学习成长后,项目经理会成长进阶到事的第二个阶段。开始逐步思考如何做正确的事。这个阶段项目经理的核心价值是做正确的事,其核心是平衡,聚焦的是项目目标按时完成。很多初始成为项目经理的时候会激情满满,带着一股热情投入到项目中,但真正走过一段时间之后,才会发现现实的残酷性。不仅每天忙忙碌碌,关键是没感觉自己有什么成长,而且内心还需要承受巨大的压力。在国内大多数企业中,项目经理都是属于弱矩阵,有责无权,通过激情和项目管理的技能,是可以一定程度上加速项目的进程,但同时也会在现实中碰壁,甚至挫败感不断,甚至怀疑自己的选择。在这条路上前行,我也经历过内心的博弈,但最终信念赢得了阵地,成为了自己坚持走下去的动力。所以从博弈胜利的开始,就会不断地去思考,复盘和总结,尤其是在项目推进过程中实实在在经历的挫折、困难、挑战等等。因为终将会发现,一味的蛮干,即便是各个项目任务很好的完成了,但若对项目目标的理解不到位,对管理层的预期理解不到位,很有可能会导致做的越多,错的就更多。那么,在这个阶段,项目经理除了考虑时间加速以外,更要考虑时间、成本、范围和质量这四个要素的平衡。时间成本决定着效率;范围和质量决定着效果。也即,项目经理逐步成长的过程中,要考虑效率和效果的平衡。在目标的层面上,效率是短期目标,效果是长期目标,且效果终将是大于效率的。但在实际项目的推进过程中,项目经经理需要追求效率和效果的平衡。也就是说,项目经理要关注短期目标和长期目标的平衡。在干系人维度,因为项目经理有责无权,那在项目管理的过程中,自然是要去思考如何更好的了解干系人的预期(尤其是核心干系人),如何平衡好干系人的期望。真正做到既达成了项目目标,又让干系人都满意。当项目经理真正去思考如何做正确的事,如何聚焦项目目标达成时,才是真正很好的运用项目管理知识和技术,是“会干”的层面。那么具体来说,有哪些体现呢?1、始终聚焦目标本身,为达成目标不遗余力项目经理在事的维度,首要关注的事情就是目标。从正确地做事进阶到做正确的事情时,必然是需要以目标为导向,且需要在正式开始之前,花大量的时间了解项目的背景,做好项目的规划。很现实的情况是:当一个项目立项,可能一开始范围和目标很明确,但可能这个目标很大,需要花大量的时间去分解,去细化;或者一开始没有很明确的目标,目标比较笼统,随着项目时间的推移,要不断的去明晰项目的目标。作为项目经理,必须要花大量的时间去分析和分解项目的目标,去了解清楚领导或者发起人,还有其他主要干系人对项目的期望。让目标真正落地,让目标成为项目的导向。当目标明确之后,在做正确的事情上,项目经理需要不定期的对范围进行梳理,并且不定期的和项目管理层对齐目标。2、通过流程和规则来更好地让团队自运转起来在项目推进过程中,以事情来驱动时,终究是离不开人的因素。由于没有正式权力,所以通过规范流程,并建立相应的规则,可以在某种程度上解决没有正式权力,但又可以比较有效地推进项目往前走。流程是为效率服务的。流程包括但不限于:项目的研发流程、需求流转流程、需求变更流程、资源制作流程、资源合入流程、版本合入流程等。项目经理需要思考能够流程化的都用流程来规范。当然,这里也需要把握一个度,不要为了制定流程规范而制定。但流程本身所具备的约束力是有限的,所以,在这个阶段,还有一个核心价值体现就可以通过建立相应的规则,以便更好地对团队进行约束。流程和规则的建立,是项目经理这个阶段非常重要的核心价值体现。当流程和规则建立之后,项目经理要做的事情就是去守护这个流程和规则,并且不断地进行优化和调整。这些规则和制度的建立,最主要的目的就是帮助团队成员逐步形成自我管理和自运转。3、让整个项目管理过程可视化、透明化这是我认为做正确的事情这个阶段非常重要的一个核心价值体现。项目经理要想尽一切办法,包括借助项目管理工具、平台,以及建立沟通机制和体系,让整个项目管理过程可视化,透明化。包括但不限于:项目规划和目标的可视化;项目需求和任务的可视化;项目问题和风险的可视化;管理层和团队间的可视化。其中,项目需求和任务的可视化,也是明确团队各自角色和职责的可视化,这点非常重要。还有在可视化方面,项目的过程呈现和向上的汇报,也是可视化和透明化重点考虑的维度。对于向上汇报来说,比如项目的信息同步,并不是简单的发一些报告,更重要的是,要对信息进行整合、处理、精简并及时的同步给项目各个干系人,让项目干系人都能及时的掌握和了解项目的状况。通过可视化的方式,让项目管理过程更加客观、清晰、明了。假设过程中一旦项目出现问题,项目干系人能够为项目提供必要的支持和帮助。4、提前发现和规避风险,做好项目的风险管理项目渐进明晰的特点,决定了项目是有风险的,项目经理要去提前发现和规避风险,将风险落实到实际的计划中,让项目运行在可控范围内。提前发现和规避风险,我认为比较好的实践在于:第一、项目经理需要有极强的风险意识,在应对项目风险上,要做一个积极的悲观主义者。要时刻思考项目可能会存在的问题,会影响目标实现和达成的问题。切忌不要盲目的乐观,觉得项目运转很顺利,没有什么问题。第二、以目标为出发点,识别一切可能影响目标达成的点。这方面可以在目标确定之后,以项目经理的经验为出发点,同时借助项目管理团队一起识别;在识别风险点之后,给出相应的应对方案;然后再和项目管理团队一起开会对齐,落实每个风险的应对计划,并且将这些风险点落实到实际项目的过程中;最后建立相应的汇报机制,定期地对齐风险和影响面。第三、关注项目的重难点。项目的重难点,往往是项目容易出问题的地方,会影响目标的达成,也是项目潜在的风险点。项目的每个阶段,都会有当前这个阶段最主要的事项,这些事项往往也是项目的重难点。关注项目的重难点,重点跟进和解决这些重难点,使之不影响目标的达成。第四、在具体执行的时候,重点关注项目的关键路径。一个项目分解到不同的版本迭代交付后,每个迭代版本,都会有关键路径。这些关键路径就是项目经理重点关注的地方。同时在精力允许的情况下,下沉到业务中,切实地了解业务,及时掌握项目进度是否符合预期。当出现偏差时,及时了解情况并进行调整。第五、多维度地向上沟通汇报,了解管理层的期望和反馈。通过向上沟通汇报,更高维度的了解管理层的期望和反馈,也是有助于更好的理解目标,更好的对风险进行管控。在做正确的事情维度上,以上这些的最终目的都是为了多快好省的达成目标。二、关注人的维度随着经验的不断积累,项目经理在处理事情的时候能够游刃有余,并且通过不断地复盘、总结,最终提炼和形成了自己的项目管理方法论时,项目经理则会开始释放大量的精力,来做更高维度的事情。有更多的时间思考,会真正理解,事情的背后都是由人在完成,在做正确的事情阶段时,可能更多的是关注个人的效率;而进阶到人的维度时,才会真正有意识地去关注人,才会着重关注团队的整体情况关注团队的效率。所以进阶到关注人的维度时,项目经理的核心价值是要开始打造高效能的团队,更多的时间关注和熟悉业务,聚焦业务目标的达成,并且真正思考和参与到团队的管理中来。也正是基于在事情处理的时候游刃有余,对项目经理作为一名整合专家也会有更深入的理解。项目经理是一名整合专家,就在有责无权的背景下,通过良好的团队管理能力,把更多有能力的资源
2022年11月22日