如何组织外宾参观考察活动——新编公务员外事礼仪

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FEB

05

❀参观考察活动的组织❀

无论是访问或是旅游，外宾都会要求参观、游览一些项目或景点。那么如何妥善地组织安排参观考察活动呢？今天我们通过张国斌老师的著作《新编公务员外事礼仪》一书，来了解一二。

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参观考察项目的选定

（1）参观游览项目的选择，主要考虑几方面因素：根据访问目的，性质，特别是对专业团组，安排参观时更要突出针对性，使每一次参观游览能够最大化地发挥效益。

（2）要结合客人的意愿，兴趣与特点安排，避免活动开始后，客人因不了解、兴趣不高影响参观效果，对接下来的进一步合作也会产生不利的影响。

（3）从参观考察目标来说，可以根据双方合作意向，对一些项目进行专业考察；也可以游览放松为目的，参观游览一些著名的景区景点。

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活动的安排布置

（1）项目确定之后，应做出详细计划。在一些细节和某些具体要求确定下来以后，应向接待单位交代清楚，并告知全体接待人员，以便做好前期接待准备。这样便于大家主动做工作，也便于处理参观过程中出现的临时情况。外宾参观单位不要自行悬挂标语、国旗等，而是应由接待单位安排。

（2）按照国际交往礼节，外宾进行参观游览，一般都由身份相同的中方人员陪同。陪同人员不需要太多，但是对参观考察的目标一定要了解和熟知，随时可以解答外宾提出的疑问，出项问题能够及时地与接待单位进行有效沟通。

（3）介绍情况要实事求是，数字、材料要确切，但对于需要保密的内容则不要介绍。参观项目的基本概况尽可能事先印成书面材料发给外宾。这既能节约介绍时间，让客人多实地观看，又可以让客人提前对项目有所了解，参观起来印象深刻，效果更好。

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参观考察活动的注意事项

（1）时间安排不要过于紧张，应相对宽松一些。避免外宾在短时间内跑了很多地方，但是每个地方印象都不深刻，反而导致身体疲惫，得不偿失。

（2）根据实际情况可以多准备一套参观考察方案备用，避免在遇见特殊情况无法按原计划进行参观游览时没有应对措施。充分考虑到可能出现的问题，防患于未然，是礼仪工作的基本要求。

（3）在接待外宾进行参观考察期间，可以根据来宾需要，在紧凑的参观考察之余，适当给外宾留出一部分购物时间，并安排或介绍一些恰当的场合，方便外宾处理一些个人事情。

（4）陪同人员在陪同外宾进行参观考察时一定要注意个人的礼仪形象，言谈举止要文明，口齿清晰，不要乱丢垃圾，更不能随地吐痰，陪同人员的一言一行代表的是整个接待方的形象。

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送别参观考察人员的注意事项

（1）安排交通工具。了解来访宾客的离程时间，要及早预定机票、车票或船票，安排送行人员和车辆。

（2）赠送交换纪念品。迎来送往过程中，往往需要在适当的时候向对方赠送礼品以沟通感情。作为接待方，一般选择客人动身离别前赠送纪念品。纪念品要价廉物美，一般选择当地特产作为礼品为佳。

（3)为宾客送行。根据车次、航班的时间，及时与负责行李的部门、人员约定提取行李的时间，并通报客人递交行李的时间，到达机场、车站后要安排好客人等候休息，办理好有关手续后将有关证件一起交给客人。

外交小故事

宣传条幅引起的误解

2003年，一个法国企业代表团到中国某地进行参观考察，洽谈合作事宜。该企业门口挂着一条巨大的横幅——“全员齐心协力，打击盗窃行为”，企业的本意是增强大家的防盗意识，同时对极少部分盗窃人员起到震慑的作用，降低企业不必要的损失。但是当外宾了解到条幅内容后，诧异地问道:“难道你们企业的盗窃行为这么严重吗？这可真是糟糕！”

虽然整个考察过程中方都以礼相待，但法国代表团对那个宣传条幅印象深刻，最终对与该企业进行合作的评估结果很不理想，合作也就无法进行下去。

综上小故事所述，总结出的要点：

参观考察地点的宣传口号、标语等要适当，避免因为文化差异引起外宾的误会，从而对接下来的洽谈与合作造成不利的影响。同时要对考察地点的工作人员提前进行培训，使其了解一些基本的外事礼仪常识，如注意着装，举止文明等。

延伸阅读

作者简介：张国斌，资深外交官，中国驻法国斯堡前总领事，驻法国留尼汪首任总领事，先后在外交部非洲司、办公厅、礼宾司、钓鱼台国宾馆、领事司任职，常驻非洲8年、法国11年，走访140余国家，随同国家领导人出访30余国，著有《外交官说礼仪》《礼赢天下》《足迹》等著作，现任察哈尔学会秘书长。

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