想提高远程办公效率？先学习这些“军规”

Original 乔迁 i黑马 2023-08-11

战“疫”是一项系统工程，需要产业上下游环环紧扣、抱团取暖。纾困中小企业，黑马推出“企业共生计划”，发起黑马社群互助行动。黑马商圈助力资源链接，带货直播推进业务交易，行业解决方案直播课共创特殊时期突围方法论。
2月22日，黑马企业共生计划·行业直播课第二课中，我们邀请到印象笔记COO乔迁，分享“远程办公，如何有效提高协作生产力？”方面的思考。以下为其分享节选。

口述|乔迁

整理|朱丹

远程办公是未来吗？

在远程办公的状态下，如何保证公司业务不受影响，是所有企业的创始人都特别关心的一点。

提起远程办公，不得不提起WordPress——WordPress母公司Automattic是远程办公理念极致的践行者，在扩张、发展过程中一直采用纯远程办公的方式。Automattic的唯一一次“全员到岗”，是他们每年组织的一次为期一周的「大聚会」（Grand Meetup），让世界各地的员工聚集到一座城市，增强凝聚力和协作。

分析Automatic的案例，我们可以获得一些关于远程办公的启发，譬如远程办公也可以让员工在线发挥创意；不同的公司可以采取不同的远程工作方式；在远程办公中协同工具至关重要。同时，企业要建设支持远程工作的文化：在远程办公中，企业不能把员工当做孩子一样，每天盯着他们。

现在也有人开始鼓吹，远程办公将是未来工作的潮流趋势。微软的前员工Scott Berkun甚至写了一本《The year without pants》书，即不用穿着裤子去上班，说未来大家可以在家穿上短裤舒舒服服地工作。

Scott Berkun在这本书里表达的核心观点之一是，目前大部分公司的管理模式，都是来自于上世纪由大型财阀主导创立的商学院，这套管理体系主要服务于制造业，银行业等传统行业，其主要特点是以职业经理人为中心，这些行业所涉及的工作也大多是重复性的劳动。由于惯性，这套管理体系从制造业时代被沿袭到了互联网时代，但逐渐体现出了它的缺陷和对知识经济时代的不适应性。

但在我看来，这一观点有点偏颇，并不是所有行业、所有企业以及所有职业都适合在家办公——对于大多数公司来说，远程办公并不意味着办公室会消失，而是让员工随时、随地可以展开工作。

如何有效提高远程办公的效率？

结合我20年在大型外企的工作经验及印象笔记的相关实践，我认为远程办公中，以下几点十分重要：

一、远程办公从自我管理开始

前微软战略咨询总监刘润表示，要想高效的远程办公，第一件事就是在家不穿睡衣，而是穿戴整齐。“不要觉得穿着睡衣很舒服，事实上会特别容易分神。你一定要当作正常上班一样，准时起床，换上正式的衣服，这是一种仪式感。这种仪式感会把你拉入到一个工作的状态，很大程度上提高工作效率。”

二、有效利用效率管理工具

远程办公相比在公司办公，环境比较放松。但对很多有孩子的家长来说，在家办公不如在办公室专注，因此需要有效利用效率管理工具。

每日工作计划：

借助趁手的工具可以帮助员工更便捷的安排工作节奏，做好规划。「每日工作计划」模板，可以从不同维度拆解员工每天的工作任务，划分好优先级和时间安排，明确每一个时段的工作目标。

PDCA计划进度表

「PDCA计划进度表」从时间维度来拆解每一天的工作内容，列出每个小时的计划和执行工作，并在结束时检视自己的进度成果。

项目管理甘特图

在团队协作上，可以通过“项目管理甘特图”，把项目拆解开来，分类别、分时段落实到具体的执行内容和负责人身上，并把甘特图共享给大家。这样不仅能规划清楚项目的执行阶段和具体行动，还能确保所有负责人都清楚目前的项目状况和项目阶段。

三、要想实现高效的远程办公，这两点是远远不够的，企业也需要构建团队在线办公的基础条件和协同规则：

1、企业要保证员工在任何时间、任何地点都能有效的找到工作所需要的信息。

如果一个企业所有的工作文件都在内网，外网无法访问或访问起来很困难，远程办公就无从谈起。同样，如果员工将电脑放在办公室，工作资料和信息不在手边，也无法实现远程办公。

因此，企业将信息和数据上云是远程办公的基础。当云端和本地数据同步之后，员工可以随时随地获取工作资料和信息。

2、在远程办公中，员工在工作中产生的信息需要被书面化、电子化，以及有效的共享

很多企业都会选择通过微信来发文件，而这很容易出现员工未能及时查阅文件及文件过期等问题。因此，如何随时随地保存工作中产生的信息变得特别的重要。现在，用户通过使用印象笔记的小程序，就可以保存微信对话、微信中各类文档，并可以通过PC端轻松访问。

3、建立良好的协同文化，遵守远程办公的“十条军规”

哈佛的一个办公团队总结了远程办公的十条军规，如增加团队成员间的了解，明确任务和流程、严格遵守沟通规则等。

四、沉淀团队的知识资产，建立企业的「经验库」

一个协作项目总是需要靠大家的合力来完成。我们会在印象笔记的项目空间中创建一个「项目进度」笔记本，将各自执行的进度或是阶段性成果随时同步更新，这样就能保证 Everyone on the same page。在项目完结的时候，将各自部分的输出结果也放入空间内，方便整个协作项目资料的统筹和完善。同时，这些内容可以很好的保存下来。

如何把每一个员工脑袋里的隐性知识变成团队的显性知识，以及如何把个人智慧总结形成一个团队的智慧，对于企业的生存和发展特别重要。这也是印象笔记最核心的价值，我们希望能够帮助每一位创业者、企业家留存对企业的核心信息和知识，避免出现员工离职后，知识就被人带走的问题。

如何开好一场电话会议？

受疫情影响，电话会议成为了企业沟通的常态。对于企业来说，如何才能开好一场电话会议？经过印象笔记的实践，我有以下几点建议：

一、设立会议的主持人。

原来在线下开会就很容易拖堂，电话会议聊起来更是没完没了。因此，在电话会议中，设立会议主持人特别重要。同时，在会议过程中，主持人需要很好的照顾到每个人，充分征求每个人的意见。

二、在会议过程中，印象笔记会进行充足的会前准备和良好的会议记录，这能有效帮助团队有效打破距离阻隔。

我们在会议开始之前，对于会议的背景、需要解决的问题，以及上次会议的决议、下一步的行动计划等写入会议准备模板，并分享给参会人员，实现充分的信息共享。

同时，我们会有一个会议纪要模板，记录会议所讨论的内容、决议，下一步的行动计划等，分享给所有参加会议的所有人，做到事事都有跟进。

三、构建良好的沟通原则

为了防控疫情，目前很多企业都采取了远程办公+集中办公的混合办公状态，此时在开电话会议时要注意以下三大方面：

· 建立良好的沟通文化。良好的沟通文化能够促进虚拟会议中的与会者积极协作、分享知识并提升效率。首先应欢迎异地与会者参加会议，先和大家聊一下他们各自的工作情况，在轻松的氛围下建立非正式的联系，再转入正式的讨论。

· 鼓励双向沟通。如果主持人向与会者征询意见时，大家都保持沉默，可以请大家投票表决、要求每个人轮流发言、或者进行匿名投票。

· 确保会议公平度。当会议主持人主持一场半虚拟会议，而只有会议室内的与会者能够看得到彼此的面部表情和肢体语言，并相互自由交谈，就会让异地与会者感觉遭到忽视。出现这类问题时，应考虑下列原则：如果有与会者身处异地，那就让所有人都通过虚拟方式参加会议，即便其中有些人身处同一办公地点。或规定同一办公地点的与会者之间不能私下交谈，而都应在远程中表达观点。

信息安全是远程办公最大的挑战

远程办公基础条件之一就是将公司的信息和核心运营数据都上传到云上，很多创始人和管理者会担忧数据安全问题，为此企业需要打造三重安全体系：

一、基础环境安全。

现在很多企业都将数据放在了公有云上，如腾讯云、阿里云、华为云等。在基础数据安全上，公有云可以提供防黑客、防数据泄漏等基础保障。

二、数据存储安全。

企业数据是否可以跟别人共享、能不能做到完全和其他用户隔离及在线加密，是企业选择工具产品一个非常重要的标准。印象笔记管理数据存储上，有严格的权限要求。譬如有些员工能够看这个文档，但不能拷贝、有些员工可以浏览并编辑文档……对于企业的核心信息，印象笔记要能够做到分层级、分权限的充分管理。

三、运营管理安全。

我要特别提醒各位企业负责人，在使用企业服务、企业软件时，要注意两步验证：即当用户使用账号和密码登录之后，同时通过发送验证码进行二次验证，避免出现因为用户名和密码泄露而丢失企业的核心数据。

谢谢大家，今天我的分享到此结束。

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