职场礼仪——如何写一封老板看了都要夸奖的邮件
国内著名商业咨询顾问刘润在“得到”里提到微软语言专家负责人Michelle说的话：“有很多人，这辈子你都不会当面见到，你给他印象的唯一方式，就是邮件。”
当今社会，我们的沟通渠道五花八门，其中电子邮件，已经成为我们日常信息往来的一种常见的方式。工作中我们也常常能听到：“完成后直接发我邮箱就好”“你邮件发我一下”等等常见情景。
相比于即时通讯的非正式、在工作生活中“无孔不入”。电子邮件在大多数情况下则是我们职业化的最佳体现方式。信笺时代，我们常说“见字如面”，而互联网时代，我们用“见邮件如面”来说明邮件的重要性，一点也不夸张。
01
大企业的要求——邮件礼仪
2017年，华为面向内部员工发布了《关于华为公司邮件礼仪的倡议》。用15条邮件礼仪对内部员工发送邮件的行为以约束。
华为的邮件礼仪要求里，有涉及具体做法的要求，如：
“人多可以密送”
“适当使用特殊字符（如“* 【】★”等）突出标题，不要随便使用‘紧急’之类的字眼”“不应漏掉必要的称呼和落款”
“邮件超过5M可以通过链接共享或用IM传输”
更多是通用规范的要求，如：
“发邮件前，确认邮件是最有效的方式”
“不要把信息群发或群回给不相关的人”
“尽量一个邮件说明事情，不要一直更新补充”
“邮件要做到简洁精练”
“早点回复别人的邮件”
“出差或休假期间应设定自动回复”
“正确使用标点符号”
……
邮件的重要性，在华为员工的工作中明确体现。
“得到”创始人罗振宇在一次演讲中提到，一个华为云的销售，如何用一封邮件打动他，让他下决心，要把多年合作的数据服务商阿里云，换成华为云，把每年几千万的订单给华为。
诚然，让罗振宇决心换合作商的原因不仅仅是邮件本身，但是邮件的力量，在此次合作中起到的作用，可见一斑。
02
写一封得体邮件的三个技巧
邮件的重要性不言而喻，那你是否经历过发送的邮件有人没回复；明明发送邮件，却还要过来问你到底要怎么配合……极有可能是你发邮件的方式有问题。三个小技巧让你打败99%的人：
一、越短的邮件越容易得到回复；
想想你平时收发邮件时候的状态。看到长篇大论，头疼；自己写，免不了长篇大论，总认为要详细说明，对方才看得清楚。
实际上，邮件字数越长，给对方造成的精神压力越大，很多人读完，可能也没看清楚重点到底是什么，反而把邮件的内容抛之脑后。所以，写邮件，能三句话，不要五句话。
二、别总说你自己的事情，说这事情跟Ta有什么关系；
很多人写邮件，一直在强调自己的事情，“我们在做什么，我们做了多少，我们做的有多重要，我们做的细节都有哪些……”
试问，有几个人会关注别人在做什么呢？Ta最关注的只有自己。因此，你的邮件第一句话应该直入主题地告诉对方，这封邮件的目的是什么。然后，如果你希望增加对方回复的欲望，那么你接下来说的每一句话都应该尽量和对方的利益和兴趣牵扯上关系。
三、让Ta可以很容易地回复和帮助到你。
一个具体的例子让你明白会发邮件的重要性，但是很少有人做到：
你和跨部门同事开完会，会上涉及到你的项目有个关键节点一时僵住无法解决，你后续了解到,需要A领导联系外部供应商B、某细分领域专家C帮你解决。你和A当面说明，他让你回去发详细资料到他的邮箱。然后你开开心心地回去发了你的项目简介到他的邮箱。
内容大意是说：“非常感谢领导balabalabala，我们的项目是balabala，怎么怎么balabalabala，已经获得了balabalabala。附件中是详细的项目资料。谢谢您的帮助！今后Blahblahblah。”
后来，A并没有动静，你可能心里会觉得他说好帮你，却做不到。但请你站在这位A领导的角度想一想——他在当天清理邮件的过程中，看到你的这封邮件以后，需要：
（1）先思考他当时究竟答应你要介绍给哪些个人，关联点究竟是什么；
（2）找到这三个人的联系方式；
（3）分别写三封独立的邮件给这三个人来介绍你的这个项目和他们的关系。
这至少是半个小时的时间投入。别人是否真的有必要为你花费额外的时间？
所以你应该怎么做才能让别人更好地帮助你呢？你回去以后，应该发三封邮件：
第一封：“很高兴今天和您balabala，我们的项目是X，我们有沟通到需要请您找外部供应商B、某细分领域专家C。接下来我会发两封独立的邮件给您，分别是写给B、C的。这两封邮件都是可以被直接转发的格式。谢谢您的帮助！”
第二、第三封在内容和措辞上分别是写给B、C，简洁阐述你的项目和他们的关系，并且保证格式完整，让你的联系人可以直接转发。
03
九类邮件礼仪
一定有你犯错的地方
邮件我们都在天天写，日日收，但是很多容易犯错的地方，却有很多人忽略。
01
关于收件人
收件人是你沟通的直接对象。与这个主题相关、你认为需要知悉这件事情的人是你的抄送对象，但是请谨慎使用，不要打扰与主题无关的人。
邮件发送和抄送时的收件人有前后顺序，原则上，地位越高的人在越前面。千万不要小职员后跟大老板。必要时使用密送。
隔级沟通，因特殊情况必须越级发送邮件，应抄送被越过的上级或者下级
02
关于标题
邮件的标题需要反映出这封邮件的目的、作用，在收件人看到标题后能够马上知道是关于什么信息，要言简意赅。长长的一段话除了影响收件人的查收，还会显得发件人本身不专业。
03
关于称呼
称呼第一行顶格，以冒号结尾；如果是平级或者下级可以直接写名字，如果是上级领导可以写是姓氏+职称。
邮件正文恰当礼貌的称呼收件人，注意邮件内容的语气，同级别、上下汇报，对外商务往来均可多选择适当礼貌的词语，例如“请”“知悉”“谢谢”等
04
关于问候
另起一行，低两格。一般可以为你好，您好。
05
主体内容
可以用【表明主题→细节阐述→小结】这样的结构，写清楚与别人的关系是什么。正文内容不宜过于随意、过于口语化，应该表达出干练的言语和礼貌的态度
06
结尾
最好要有祝福语，比如“祝一切顺利”“祝身体健康，工作顺利”“祝生活愉快”等等，会显得礼貌。
07
签名
对内沟通邮件可以简单一点，说明自己的姓名职位即可；对外邮件要注明姓名、职位、公司名称、联系方式、地址等内容，让对方快速对你建立印象。
08
附件
如果有附件的话，正文中一定要对附件做一个简要的说明。另外，附件的文件名和主题一样重要，务必保持信息完整。
09
其他
1）字体统一，格式清爽，内容较多时，用归纳的方式把事情用“1、2、3”分段阐明，重要字段可通过加粗字体或颜色提醒，忌通篇多处加粗字体标颜色，显得杂乱无重点。
2）同一事项的邮件往来，需在原邮件基础上回复，以便收件人随时翻阅了解事件的进度，注意使用区分使用“回复“和”回复全部“功能。
3）检查错别字。错别字看起来很容易规避，但是实际中却有很多人会犯。错别字会让人感觉你不严谨，也不职业化。
4）及时回复别人邮件。别人发来的邮件，需要你回复，必然是在等待中，及时回复是礼貌也是素养。
拉开人与人差距的，往往是不被察觉的小习惯，从发一封妥当的邮件做起，让老板对你刮目相看！
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