“云上”建组，影视制片管理辟新路
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文 | 「广电独家」兰之馨
行业历经几度变幻，去年又遇疫情突袭，除了困境反转，摆在影视人面前的问题也有了更新——如何布局行业未来？
“春节档”回暖，给影视人再注一剂强心针。雀跃欢呼过后，行业同仁更关注电影繁荣能否持续，项目成功能否复制，投入产出是否合理……这些问题彼此之间息息相关。
在万物亟待互联的数字化时代，于影视公司而言，更好的未来势必需要更精细化的经营管理、更高的成本效益和更强的抗风险能力；于从业者而言，少不了适应数字化时代的专业能力；而于行业而言，工业化是必经之路。
影视工业化是一个常谈常新的难题。近年来有一些头部项目初具工业化基础，但于整个行业而言仍然只是起步。
在制片人柳青伶看来，剧组最核心的三部分——人、时间和金钱。“它一定有管理方法，比如MBA就有很多高级的管理方法。但奇怪的是，别的行业已经管理很成熟了，但在剧组管理上还是非常不科学。”柳青伶说道。
所幸的是，总有人在开疆拓土。
▍互联网式“云上”剧组
2019年6月，阿里影业云尚制片管理系统（以下简称“云尚制片”）在上海电视节正式亮相。
“在决定做这个系统时，我们整个团队去影视公司和剧组做了大量实地调研，”谈及研发初衷，云尚制片总经理衡晓静分享道，“传统剧组是一个人情社会，剧组很多岗位依赖‘师傅带徒弟’的经验传承，内容制作也都是依赖于创作者的经验主义自信。”
在这个大背景下，剧组的管理痛点有很多，核心来讲，大概有几个：缺乏流程规范、周期难把控、信息不同步、财务不透明、经验难传承等。
她坦言：“我们希望用互联网的方式去提供管理工具，帮助投资人、影视公司老总和制片人管理剧组不超期、不超支，从而更好地控制项目风险和把控项目品质，让影视制片更简单、更可控、更透明。”
据了解，云尚制片从制作全流程、全场景出发，博采国外成熟经验和国内现实需求，设计推出剧组管理、流程管理、元素管理、拍摄管理、财务管理等几大模块，实时生成6大报表，并支持PC端和移动端。
推动影视制片管理体系的建设发展绝非一日之功。云尚制片推出至今，说“燎原”虽言之过早，但“星火”已经点燃。
迄今为止，云尚制片已与300多家影视公司达成合作，深度服务200多个剧组。目前正在热播的《山河令》以及《初恋了那么多年》《野马分鬃》《少林寺之得宝传奇》等多部优质影视剧项目中，剧组工作人员均相继使用了云尚制片进行线上协作，统一管理制片流程。
据悉，使用了云尚制片系统的剧组，都能做到至少提效30%以上，剧本对比提效百倍以上，相当大程度上节省了人力成本及时间成本。
经过多家采访，我们发现云尚制片的剧本对比、在线看片、财务管理等不少功能确实已经深得人心。
▍1秒剧本对比，解放统筹“双手”
在剧组，顺场表是大量工作的基础依据。拿到剧本后，统筹需要第一时间制作成顺场表，一旦剧本有所修改，统筹只能依靠肉眼一页页、一行行进行对比，找出不同之处，再修改顺场表。在实际操作过程中，剧本多次易稿是常态，若是遇到集数多剧本量大的项目，再有经验的统筹也会疲惫不堪。
在筹备网剧《那小子不可爱》期间，统筹果果第一次使用了云尚制片最新推出的剧本对比功能。“原本对完一集需要1-2小时的时间成本，现在云尚制片可以一键搞定，修改和删除都有不同颜色的标示，小到标点符号都有标注，非常一目了然。”
惊叹于它的强大，兴奋的果果第一时间将对比结果分享到了她所在的200多人的统筹群里。“结果发现群里已经有好几个统筹在用了，那一两天群里都在聊这个功能。”
果果表示，剧本对比功能既解决了效率问题，也解决了准确率问题——相比人力，技术显然更不容易出错，她也可以安心腾出更多时间来做其他的跨部门沟通。
事实上，不止统筹，但凡涉及阅读剧本的部门，都可以使用剧本对比功能，比如服装组、化妆组、演员副导演等都需要根据剧本安排各自的工作。有时候，剧本哪怕改一个字或是改一个颜色，都会涉及重新设计的问题。“没有云尚，他们就得肉眼去比对。”果果说。
▍随时随地审片，比“机房”更方便安全
影视看片历来有两大痛点：一个是效率，无论是把相关人员聚集到一起，还是把素材资源分发到天南地北，无不费时又费力；另一个是安全，多个环节、多个部门都要看片，难以确保不出纰漏，影视泄密事件并不鲜见。
而在疫情之下，组织看片更是难上加难，云尚制片的看片功能便在此时应运而生，阿里影业制片人张博、辰也、王婷婷等人是第一批使用者。
“那时正是疫情最严重的时候，大家根本见不上面，项目进度迟缓，云尚看片功能的出现，解决了当时我们最头疼的问题。剪辑师每天将剪辑小样上传到云尚平台，导演和主创在家就能立刻看到，然后利用钉钉的屏幕共享会议功能，在安全环境中进行剪辑会议。”王婷婷说。
云尚制片打破了传统看片模式，从线下搬到云上，实现远程多地实时办公，后期又陆续加入了视频标注、在线评论、在线送审等功能，可随时随地采集、保存意见，使用起来更加顺畅。“我们后续的项目在使用看片功能时，对在线评论和视频标注等功能的便利性深有体会。”辰也说。
安全性是云尚看片的一张王牌，其用于存储的阿里云经过国际权威机构认证，全方位、高标准保护数据隐私与安全。另外，“截屏会黑屏”以及“水印防翻拍”两大功能同样能够保障观看安全。
“事实上，在制作过程中，每个环节都有不同的看片看素材需求，不论是前期筹备中Casting素材复盘与比对，还是现场拍摄过程中的各项应急需求，或是后期制作中剪辑、作曲、调色甚至配音环节，以及宣传期的各项物料制作与对接等，都有大量的工作人员与团队加入参与。”张博透露。
以往的传统模式都是用硬盘或网盘传送方式，不仅消耗成本，更无法保证隐私与安全，在大基数的前提下存在非常多的隐患，同时也增加了很多沟通成本，影响工作效率。在张博看来，云尚看片不仅解决了这些问题，还大量缩减了沟通与人力成本，期待它继续更新换代，探索安全环境中更加有效的资源整合方式。
基于安全的云存储、云分享等功能，用户创造性地开发了云尚看片的更多应用场景，从前期筹备到后期招商都可以发光发热。比如，很多剧组都是边剪边看边拍，通过云尚看片，制片人、投资人即便不在现场，也可以实时监看每天的拍摄内容。
据悉，从去年2月份上线至今，使用云尚看片功能的剧组已经超过110个。
▍财务申请审批报表“一站式”管理
财务管理是剧组运转的核心。财务人员每天要处理大量单据，用Excel记录下来，并且定期制作报表向上汇报，一般为单周汇报或者双周汇报。
对于投资人、影视公司管理者或者制片人来说，他们若想知道财务支出进度，每次都需要找财务查询，非常被动。另外，由于数据并不能实时生成，还曾发生过剧组超支很久之后，制片人才知道的状况。
陈岳芳是网剧《复古神探》的剧组财务，在刚接到通知要使用线上产品管理财务工作时，她直言内心比较抵触，因为此前也曾遇到过剧组要求使用类似软件，她的第一直觉就是：会增加工作量。但在使用一段时间云尚制片之后，陈岳芳发现其实很容易上手，操作起来也比自己统计Excel更方便快捷。
云尚制片财务功能实行全闭环管理，一站式呈现关键数据。当财务申请和审批在系统完成后，报表会自动生成，且可以根据需要随时导出。
“每天发生多少费用，是否超预算，拍摄进度如何……都能实时看到，这样就不用每次领导要报表时，再加班加点准备，帮助我们节约了大量人力成本和沟通成本。”陈岳芳说。
人工录入数据很难保证一点不出错，但使用云尚之后，错误非常容易得到监测，“它有各种筛选功能，包括金额、预算科目、申请人等，都可以分类查看。如果超支的话，还有超支预警功能及时提醒制片人和财务。”陈岳芳说。
▍“已经离不开云尚了”
在柳青伶看来，影视制作三大痛点在于管理无序、沟通繁杂、保密困难，同时还存在信息不及时、不透明的问题，而云尚制片的意义就在于，让所有人用制片工具对接到同一个信息维度上。
柳青伶负责的院线电影《野马分鬃》《茉莉》两个项目都使用了云尚制片，“信息透明化，给制片人带来的好处就是能实时监控很多东西，这样就能够结合很多实际情况作好预案。”
制片人张洋也表示，在《复古神探》拍摄过程中，他每天都要看云尚，这对于管理层通盘把控项目很有帮助。
一方面，以前要等财务每周一次提交执行预算表，而如今他可以实时看到预算使用情况和超支情况；另一方面，通过云尚可以随时随地进行审批，不会因为流程滞后而造成麻烦。
他粗略估计，通过云尚进行一个线上审批至少能节省2至3个工作日，如果涉及到周末，节省的时间会更多。
项目杀青后要汇总清账，给不同的投资方审阅，张洋说，使用云尚使他这项工作同样节省了大量时间。
“有云尚制片，我可以很轻松地展示项目情况，而且他们都能通过云尚及时看到结果，我不用再做大量报告就可以把账目结清。”张洋笑道，“我已经离不开云尚，如果下一个项目不用云尚的话，我会不适应。”
柳青伶表示，云尚制片除了带来效率提升和审批透明化，还解决了大量资源信息的系统化整理问题。
在《茉莉》筹备过程中，由于选角和演员培训老师是香港人，导演在台湾，制片主任在杭州，美术老师在日本，分镜师在韩国，而制片人柳青伶则在北京，四地甚至五地沟通很常见。
“举个例子，在决定要做演员第一轮培训时，我们把所有的演员资料都上传到了元素功能下的演员管理功能。培训老师要看资料时，只需让他注册钉钉账号，邀请他进组，他就能在系统里完整地看到所有演员资料。元素功能解决了我们特别大的沟通问题。”柳青伶说道。
▍通过线上管理，节省了“50万”
管理效率提升带来的好处立竿见影。诚意文化创始人叶震声表示，没有管理工具以前，他不太敢同期开机不同项目，现在因为使用云尚制片，就算两个网剧同时拍摄，他也能兼顾过来。
“以前在筹备期时，导演组、美术组、造型组、特效组、商务宣传工作事无巨细都需要我亲自参会讨论，而云尚制片里的筹备流程很精细，还有提醒功能，各个小组的工作进度和结果也都能看到，我只需在必要的时候参会即可，节约了很多时间。”
在《经常请吃罚单的漂亮姐姐》拍摄期间，叶震声每天都要登陆云尚5至10次，主动了解剧组情况，他最关注财务进度和拍摄进度。而在此之前，他基本上只能被动地等制片人汇报。
叶震声的一个切身体会是，项目制作过程中，很多细碎问题是决策者看不到的，往往要到爆发之后才知道，这是大小公司都会面临的一个问题。而决策者如果能实时了解关键进展和风险，就可以及时做好风险管控，保证项目的进度和品质。
“举个例子，有几次我们的付款审批延迟影响了拍摄进度，要买东西的人报了一个比较模糊的数字，而审核的人希望他报一个明确的数字，最后这个问题就搁置了，等到问题爆发时就已经造成了损失。以前没有云尚，我不知道这笔款没批，而只知道这个景没做出来，但现在我就能及时发现问题卡在哪儿，然后快速推动解决。”
叶震声粗略估算，因为有云尚的系统支持，其中一个项目节省了约50万成本。对于一个小成本项目而言，这不是小数目。
云尚制片专业的制片管理体系，相当于提供了一个培训专业人才的情境。“我相信制片人如果能完全按照云尚制片的流程去梳理、执行的话，假以时日，专业能力一定会有很大提升。”叶震声表示，如果云尚开放培训的话，他会把员工送去培训。
▍影视工业化，大势所趋
云尚制片备受业界好评的背后，离不开阿里生态的强大技术支撑。比如，看片功能的视频加密处理用到了DRM加密技术，而优酷是国内仅有的几家拿到该技术授权的公司之一；看片功能需要阿里强大的云技术，需要足够的带宽；再如小而美的剧本对比功能，也用到了OCR文字识别技术。
“客户很难感知这些细节，但实际上，我们会应用很多前沿技术在里边。”云尚制片产品经理王岩说道，“还好阿里内部的技术储备非常多，我们相当于已经站在了一定高度上去做这件事。”
过去一年，云尚制片已经成为优酷项目的制片管理工具，也因此得到大量剧组的实战检验，这对于B端产品至关重要。“比如财务管理功能，你得先了解剧组里的财务管理工作流程，知道他们是怎么工作的，然后根据大量使用者的反馈不断优化功能和体验。这样研发出来的产品不但提升了剧组规范管理的水平，也能够兼顾使用者的便捷性，这是互联网B端产品研发最关键的点。”
王岩表示，除了优酷内部，外部也有大量项目使用云尚制片。业务团队每个人都对接支持很多公司和项目，前期进行使用培训，持续跟踪收集反馈。基本上，云尚制片每个月都有新版本迭代，而一些小的反馈需求，一两周之内就会更新。
“去年我们一边听客户‘吐槽’一边优化，现在听到说‘好用’的声音越来越多，”衡晓静笑道，“对我们而言，这就是最大的认可。我们一直很感谢这些剧组人员的直言不讳，让我们不断改进，越来越好。”
云尚制片创始人、阿里文娱顾问尹雷则透露，云尚制片未来将在三大方面发力——
首先，最重要的依然是不断完善、优化产品功能和服务。
其次，建立行业人才生态，未来云尚会组织一系列专业培训，提供信用履历、培训和就业推荐等服务。
据悉，云尚制片推广两年多来，已经累计沉淀行业人才1000人左右，并且与北电、中戏、中传等33所高校达成人才培训合作。由中国传媒大学经济与管理学院主办、云尚制片协助宣传推广的国内首个基于互联网管理工具的制片实操培训课程第一期也预计将于今年4月在中传举办。（报名请扫描文末二维码咨询）。
第三，云尚制片还将探索基于自身平台的供应链增值服务体系。
作为阿里影业在制片管理方面的基础设施，云尚与大阿里系统的联动有着充分想象空间——比如阿里商旅已经接入到云尚制片系统中，让剧组得以获得更流畅方便、更高性价比的订票支持；连接内容侧的阿里文娱用户研究团队也即将加入，针对影视剧项目筹备、拍摄、播出、收官等各个关键环节，通过科学有效的用户研究方法，将研究结论和用户洞察输入给创作方。
让整个中国影视制片行业在效率提升和成本节省上产生良性变化，是云尚制片的愿景之一。
通过大量业内人士使用，把中国制片人才的专业性、职业化程度提高一个台阶，是尹雷以及云尚团队的期待，而数字化趋势的大背景、强大的阿里系支持、行业发展和项目管理的现实需要，无疑给了云尚制片更大的底气。
附：培训班报名方式
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咨询时间：9：30-18：00（工作日）
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