2021年企业采购数字化优秀案例精选|新声调研
调研/孟小新
编辑/郝玲玲
策划/Eason
根据《中国企业数字化采购发展报告2019》，2019年，我国企业数字化采购市场规模为5900亿元，同比增速高达64%，成为企业级电子商务发展新动力。其中企业对消费通用型产品的数字化采购交易额达到2200亿元，增长率达到47％。2020年新冠肺炎疫情刺激数字经济发展，数字化采购增幅高于上年，规模有望超过万亿元。
不过，企业采购数字化并非只是采购系统的数字化，而是为达到企业数字化转型迈出的重要一步，其关键核心在于实现采购系统与相关系统（财务、人事、风险评估等）进行集成并实现数字一体化，连同数字化技术形成“数字化采购网络”。
大幅提升寻源效率及流程合规性；
引导式采购，降低普通用户使用成本，提高结构化支出管理能力；
需求智能分单，智能转单，订单自动生成，提高采购执行效率，降低采购成本；
预算实时自动管控，提高预算管控效率；
订单执行自动化，执行过程实时可视；
建立分品类的供应商准入，严格进入门槛；全面提升供应商全生命周期管理水平；
实时的供应商寻源协同、订单协同、对账协同；
支出数据实时可视，为采购持续优化奠定数据基础。
支出宝聚焦于采购支出管理，提供三大核心产品体系，分别是战略寻源系统Source to Contract（从寻源到合同）；支出管理系统Procure to Pay（从采购到付款）；供应商全生命周期管理系统Supplier Relationship/Risk Management。
前瞻成熟方案
数据安全
支出可视可控
敏捷协同
风控合规
比亚迪是一家致力于“用技术创新，满足人们对美好生活的向往”的高新技术企业。比亚迪成立于1995年2月，经过20多年的高速发展，已在全球设立30多个工业园，实现全球六大洲的战略布局。
比亚迪业务布局涵盖电子、汽车、新能源和轨道交通等领域，并在这些领域发挥着举足轻重的作用，从能源的获取、存储，再到应用，全方位构建零排放的新能源整体解决方案。深港两地上市公司，截止2020年底，总市值超5000亿元。
比亚迪财务信息化团队，一直在思考如何推进财务数字化并落实到具体工作中，为此走访了大量已经实施财务共享中心的集团型企业、财务共享中心咨询公司以及相关厂商。进行了无数样本的调研和评估后，比亚迪决定了财务数字化转型的第一步，就是要保证显性财务信息的全集团标准的统一，将数据的可比性、可用性大幅度提高，帮助财务管理部门在人效、财务服务方面实现了提升。
2019年10月，比亚迪启动了汇联易费用管理系统建设，汇联易凭借在企业差旅及费控管理领域的经验，为比亚迪梳理和建立了完善的费控体系，打造一站式的商旅及费用管理解决方案，将费用管理做到精细化。通过智能化、移动化的报销服务，改善比亚迪费用报销流程，通过报销全生命周期的有效管理，与当前公司财务系统、TMC商旅平台相结合，提高费用报销及资金支付效率，从而降低了运营和管理成本。
随着汇联易的接入，为28万名比亚迪在报销环节中提供最大程度的方便与快捷，员工的报销只需要在系统中提交费用报销单，关联商旅订单或将发票拍照上传（可自动验真查重，形成结构化信息），提交单据后自动生成报销单，员工打印报销单并将附件资料放入发票袋交至财务，领导线上审批，财务使用发票扫描仪进行抽检审核，通过后，报账系统自动对接核算系统生成会计凭证，并将支付指令同步至资金系统，通过银企互联无缝对接银行完成支付。
汇联易的灵活性与开放性让比亚迪接入了更多的系统，包括EHR、OA、SAP、商旅平台和资金管理平台等，全面实现财务数字化转型。
汇联易作为一站式商旅及费用管理平台，从效率与成本、合规性几大方面解决比亚迪报销和费控过程中的核心需求，直击比亚迪员工、财务、管理者对于费用管控及费用报销的痛点，整合商旅资源和金融服务以及企业消费场景，打通“申请＞消费（员工垫资或企业支付）＞发票＞报销＞支付＞入账”闭环流程。
目前，比亚迪集团近28万名员工在国内的商旅预订和报销，都通过汇联易完成。比亚迪财务团队表示，“汇联易的灵活性与开放性让我们接入了更多的系统，包括EHR、OA、SAP、商旅平台和资金管理平台等。
使用汇联易之后，比亚迪财务处理效率增益显著。从员工报销角度来看从原先1~2个月到现在3~7天就可以拿到报销款，报销周期大幅缩短，处理效率提升60%以上。从整个财务组织来看，使用汇联易以前，比亚迪财务人员既要从事统计管理、税收筹划、资金管理等管理类财务工作，也要从事发票认证、财务核算、报表出具等基础性财务工作。
专业化分工才能使得财务组织结构得以优化，比亚迪在使用汇联易之后，将整体财务效率和人的潜能挖掘出来，让优秀人才将工作重心从低价值区往高价值区转移。将原先60+名费用会计调整至20名，即可处理28万名员工的报销，每年降低人力成本可达600万。
比亚迪员工报销时，只需要在系统中提交费用报销单，关联商旅订单或将发票拍照上传（可自动验真查重，形成结构化信息），提交单据后自动生成报销单，员工打印报销单并将附件资料放入发票袋交至财务，领导线上审批，财务使用发票扫描仪进行抽检审核，通过后，报账系统自动对接核算系统生成会计凭证，并将支付指令同步至资金系统，通过银企互联无缝对接银行完成支付。
数据安全
比亚迪对信息安全管理高度敏感，前期对于员工的信息放在云端，与汇联易之间做了大量的沟通工作，在选择云化部署和本地化部署中做了艰难抉择。
后来比亚迪财务团队了解到汇联易是报销费控赛道唯一通过SOC1及SOC2双认证的系统，目前也已获得国家级高新企业证书、国家信息安全三级等保、ISO 27001 & 27017等专业资质，具有完善的信息管理制度，已部署了多款具有国际标准的安全产品来实现数据的传输和存储安全，对汇联易的信息管理有了一定的认可。
同时汇联易专业的交付实施人员在与比亚迪团队进行紧密沟通后，提供了很多专业有效的建议，比亚迪团队了解到本地化部署确实是比较保守的做法，但云的灵活性、便捷性确实更符合大智移云时代的发展，所以最终还是选择基于云服务，与汇联易共同制定了兼顾安全性与可用性的方案，为未来产品功能的迭代与优化体验提供更多可能性。
流程规范
比亚迪组织架构复杂，业务创新十分灵活，会出现一个法人对多个事业部或一个事业部横跨多个法人，审批流复杂等情况。
所以汇联易项目组与比亚迪分析问题后，通过梳理企业业务流程，在员工的入职、离职、调岗等不同状态发生改变时，第一时间拦截流程，有效降低了财务风险；对经常性费用、专项费用的报销流程优化改造，减少手工录入烦恼，简化用户端操作复杂度，提升填单及审批效率，实现移动客户端的报销流程创建及审批。汇联易在没有改变比亚迪前端业务流程的情况下，提出了更加灵活的解决方案，并通过产品迭代升级解决落地，提升了财务审核效率，并减轻了核对发票的工作量。
费用真实
比亚迪员工众多，员工批量出差垫资，员工消费数据无法进入系统，不能智能检查员工出差的合规性，依托人工检查，员工的体验不佳。
汇联易以优化员工差旅及报销体验为目的，为比亚迪对接了机票、火车票、酒店、花呗支付、饿了么餐饮支付等平台，实现了员工差旅场景全覆盖，减少员工垫资及报销场景的产生。通过统一的差旅报销平台，完成比亚迪和各商旅平台对接。集成各商旅订票功能，统一对账入口，能在同一单据集成所有差旅管控，提升比亚迪员工报销体验。
现在员工所有机票、酒店、打车、等费用，在汇联易里都能看到费用发生时间、金额等数据，有效保障了费用的真实性。
预算标准
员工无法每时每刻精准的记忆每一项差旅政策及报销规定，报销驳回率高。差标管理需人工处理，报销金额需人工核算，无法有效执行预算管理标准。
汇联易与比亚迪研讨制定了详细的费用标准，根据不同的费用场景、业务场景，对住宿、出行、话费、团建、招待等场景设定不同的费用标准，同时公司可根据时间、城市、职级、淡旺季等维度，设置整单或单笔费用控制范围，实现多维费控。汇联易协助比亚迪搭建企业预算管控模型，实时超标预警，在事前、事中及事后，精准控制每项费用支出的合理性及合规性。
结构数据
比亚迪员工原先采用报销纸单审批+OA审批，流程时间长且单据管理麻烦，发票真伪无法辨别，合规性校验等依赖财务人工审核，工作量大，财务审核效率低。
于是在报销阶段的发票管理流程上，汇联易在业务端就将发票的真伪、查重、进行了识别处理，通过扫码、拍照、卡包拉取发票等多种模式，获取票据结构化信息，避免员工手工填写，减少错误率。同时还为比亚迪提供了发票袋管理方案，员工报销时无需贴票，将票据放入发票袋中，到了费用中心后采用抽检模式结合发票扫描仪，像验钞机一样的将发票扫描上传，即可知晓总金额是否正确。
比亚迪团队反馈：“汇联易可以保证到财务端的发票都是真票，且金额能对得上，而且发票袋可以大幅解放员工贴票时间，现在审计也能够接受我们这种归档方式。”
可视报表
比亚迪费用类型复杂，成本中心居多，汇联易可以实现不同的费用类型对应到精确的成本中心。费用发生后自动完成账务处理，利用系统完成费用图形化报表，庞杂数据多元化呈现，帮助管理层直观高效掌握费用发生情况，进行多维度费用数据交叉分析，为企业提供可视化全局视角。
便捷管理
员工原先报销入口只有PC端，且事项申请与费用报销独立在不同系统，缺乏数据互通，员工操作不便利。
汇联易满足PC端和APP端的多种方式操作，可进行随时随地移动化报销审核，打通企业内部审批流，一站式完成申请-消费-报销-审核-放款-入账等流程。
信用报销
报销时采用信用积分制度，如果信用等级较高，员工提交报销单后无需等待领导及财务的审批及审核，报销款直接打入了员工的账户中，这个功能相当受员工欢迎。员工在这种制度下都会养成良好且诚信的报销习惯，企业的报销流程也变得更顺畅与顺利。
复星集团创建于1992年，于2007年在香港联交所主板上市，是一家科创驱动的家庭消费产业集团，2020年入选“中国品牌500强”企业。集团深耕健康、快乐、富足三大业务，致力于为全球家庭客户提供高品质的产品和服务，让全球每个家庭生活更幸福。
基于复星集团现有“报e报费控系统”，接入多供应商构建机票比价平台。打通内部报销系统，实现差旅申请、出行服务、资金结算、分析优化的全流程管控；
后台与组织架构、人员信息、成本中心、法人抬头等数据互通，通过单点登录方式接入已有门户网站；
采用整合服务商+航司直销模式进行资源整合，实现查询、预定、行程规划等在线操作；连接多供应商进行数据合并比价，实现合规、透明、价优等业务目标；
多供应商和多分、子公司通过在线集中对账中心完成事前分账、对账，解决N（成本中心）对N（供应商）的复杂问题。
差旅申请：集成汇联易，将差旅计划与预算申请合一
出行服务：整合多服务商分销资源、供应商直联资源，保障资源完整性与最优选
分析优化：数据落地，实时提供统计与监控结果；服务跟随，定期提供数据洞察思考与建议
资金结算：To 复星是集中对账，数据上链极简化对账过程；To 服务商是传递清晰的发票拆分与配送需求
建立最高效透明的国内机票预定系统及国际机票多供应商自助报价比价模式
新建商旅预定平台，符合复兴集团差旅管控规则
对接复星集团已有财务系统，打造高效便捷和更优化的差旅预订服务和费控管理系统
打造高效的对账/结算/发票管理平台
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