怎么解决开会迟到和玩手机的问题？ | 周三校长专栏

文 | 魏智渊

源 | 原创

荐 | 知父母（公众号：zhifumu）

 会议纪律从技术的角度看，事关规则和程序；但本质处，却事关学校文化。不同文化的学校，会有不同的会议风格，这是文化内在同一性的必然结果。

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做领导，当然喜欢有秩序的会场：

没有迟到早退；

没有进进出出；

没有人玩手机；

所有人保持专注；

……

可惜，理想很丰满，现实很骨感。于是，脸上有点挂不住了，就难免大会小会地强调纪律，批评「有些同志」。怎么解决这个问题？

今天我会介绍一种方法，不过，我觉得最好配合两个前提：

尽量不开会，开短会；

尽量保证会议内容的有效和精彩。

这篇文章，只是从会议的组织形式角度来探讨会议组织问题。

1

要解决这个问题，我们先要问自己一个问题：

为什么会有迟到和玩手机现象？

（为节约篇幅，主要讨论迟到）

我们尝试列举一些答案：

1、有些人作风散漫，习惯性迟到；

2、有些人碰巧有事拖延，结果迟到了；

3、有些人不知道会议时间，导致迟到；

4、有些人知道会议不会准时召开，所以迟到；

5、有些人目无领导，觉得「反正你也不能把我怎么样」，所以不在乎迟到；

6、对会议内容不感兴趣，没必要遵守时间；

……

通常情况下，会议组织者（例如校长）会如何理解和应对呢？

会议组织者首先会感觉到不舒服，潜意识里觉得受到了忽视或挑战，然后，很容易归咎为某些人素质差。因而，采取的措施也多为：

1、不厌其烦地在会议上强调纪律；

2、不点名地批评；

3、点名批评或进行考勤，并与绩效之类相联系。

前两种基本上是没有什么效果的，反而容易降低领导的权威。第三种是有效的，但是伤害到了文化。

那么，如何解决这个问题？

我们可以尝试将所有原因归为两类：程序原因和个人原因。程序原因，主要是程序设置不当导致的迟到；个人原因，主要包括两种情况，一种是非故意性的迟到，例如碰巧有事拖延了，一种是习惯性迟到，根本不在乎开会这件事。

根据我的经验，80%此类问题，都是程序与规则设置不当导致的。而人的问题，基本上也可以依赖程序与规则加以解决。

2

以下是我在部分会议中采用的规则：

1、准时参加会议；

2、会议中请勿使用手机等电子产品且调至静音状态（值班领导例外）；

3、若迟到、早退、中途出入、接听电话，请于会议结束后24小时内，在工作群中公开说明原因。

实际效果证明，这三条规则十分有效。为什么呢？

首先，它清晰地传递了要求，并且，这要求是关键性的，可评估和反馈的。如果确定几条诸如「请保持专注」，或「请勿交头接耳」之类的规则，就坏了。为什么？因为这很难评估和反馈，就难免形同虚设。而既成为规则，又无法评估和反馈，就会损害规则的力量，进而损害领导的权威。规则的确定，应该是「完全穷尽，互不重叠」原则与「奥卡姆剃刀」原则的结合，即既全面又极简。

其次，反馈十分清晰，而且充分体现了「对事不对人」的原则。考勤和罚款，都容易降低人的责任感。但是，24小时内在工作群中的公开说明，则会强化违规者的责任感。而且，容易使违规者面临比较健康的群体压力，更有利于文化的形成。最重要的是，这还会各种例外留够了空间。例如，有一些情况导致的迟到、中途出入或接听电话，当事人公开说明原因，很容易获得所有人的谅解，这也让与会者感觉到自由，规则不至于僵化。

更重要的是，在这些规则中，有明确的要求，但是没有针对人的严厉的惩罚或选择性执法。规则面前，人人平等。

那么，有人犯规，但不在工作群中说明原因怎么办？

会议组织者在24小时内私下提醒或沟通，既保全了当事人的面子，又维护了规则。

那么，有人编造理由，怎么办？

因为只是要求公开说明，并不伴随惩罚，所以公开编造理由的动机会减弱，变得没必要。其次，万一公开编造理由，也只是小概率事件，系统应予以容忍，而屡次编造，哪怕被识破一次，也会让编造者付出信任成本，所以，这也基本上很难发生。

会不会有人屡次迟到，屡次在群里说明？

这个……你觉得会吗？如果你懂点心理学的话？

这个规则可以不断地根据实际情况调整。例如，我在另外一些场合，根本不禁止手机的使用，因为手机也是工具：拍照、记录、搜索……（当然，要区分是用于工作还是游戏，还可以有另外的游戏规则）

再例如，在有些场合，我会加一条规则：请按照到场的先后顺序，先坐满前排。或者这样的规则：请新教师先坐满前排，嘉宾和旁听者坐在二排以后。

许多会议的混乱，是要求不明导致的。反过来怪罪与会者不是你肚子里的蛔虫，岂不怪哉？

3

以上讲规则，除规则外，还有程序。

规则是什么可以做，什么不可以做；程序则说明，先做什么，后做什么。无论是规则还是程序，在设计的时候都必须洞悉人性。

例如，你在工作群中发了一条通知：下周三下午两点开会。

那么，你可能会犯一连串的错误：

1、信息不完整。例如在哪里开会？哪些人参加？会议内容是什么？是否需要带笔记本？是否需要提前准备？总之，80%的会议通知本身就是不合格的。

2、你没有确认所有人都收到信息。有时候需要逐一确认，有时候需要分级确认，有时候不需要确认而是习惯，各种情况要分清楚。

3、不是所有人都能牢牢地记住会议通知，毕竟这要占据大脑带宽，有些人在开会的那天就忘记了。

……

诸如此类，任何一个漏洞，都可能导致会议迟到或准备不足。

因此，你需要根据实际情况，设计一个程序。

例如：

1、发一个完整的会议通知，涵盖核心要素。

2、到会议的前一天，或当天，再发一次「温馨提示」。

3、准时开会。

如果有人迟到，而会议内容又十分重要，我们很容易延迟会议召开的时间，这样，迟到者反而受益，早到者利益受损，这就是不合理的行政行为。正确的作法是，无论多少人到场，准时开会。会议结束后，请迟到的人留下来，不做任何批评，而是将会议开头的重点给他们再讲一讲，相当于补课。这样，下次恐怕他们也不好意思迟到了。

当然，根据会议目的和需要，还可以设置多种程序，例如发言顺序、会议记录人、会议记录的处理等。

4

即使明白了上述道理，并采取了这些措施，并不代表会议问题就解决了。实际上，开会本身，也需要进行训练，好在这种训练的收益是明显的。

如何训练？

把开始的几次会议当成练习期，每次会议，都对规则本身进行解释。会议结束后，再进行总结（当场或通过工作群）。如果不尽人意，不要轻易地批评指责，而当成我们还处在学习的途中；如果做得大体不差，就积极反馈，并指出可以进一步改进的地方。等到大家都习惯了，再进入到维持阶段。

当然，每一种会议设计背后，都有一种文化因素。会议文化不可能脱离团队文化。我的设计是基于一种自组织的、相互信任与激励的文化。如果有的领导是高控制型的，或者习惯了颐指气使，手里有的是鞭子，那么我的作法就不适合他了，而他或许有更有效率的和更适合他的方法。

 （全文完）

最后再说一句：

你真的觉得，

这对班级管理没有启发吗？

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