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交代的事情,没有下文,怎么办?


闭环,就是有开始就必须有结束,凡事有交代,件件有着落,事事有回音。

作者:刘润,来源:刘润(ID:runliu-pub),经授权发布


2020年8月31日晚上,我一直很喜欢的协同软件Teambition宣布,针对个人用户永久免费,且不限制其发起项目的协作人数。


天啊,这对追求自我管理能力、团队协同效率的“工作黑客”来说,绝对是一个好消息。


我曾经分享过,我如何利用Teambition提高润米咨询的管理效率,尤其是在一年出差近200天的情况下,如何和团队远程协同,写出每天都有十几万用户等待更新的商业课程的。


工具,给了我极大的帮助,今天借Teambition宣布免费的机会,再次与你分享我关于使用工具的一些心得。


典型的“每日站会”



你在某个会上,给负责产品的副总裁交代了一个任务:去德国考察。


某天你问他进展如何,他说:“啊?我正忙着质量改进,还没空想这件事,真要去考察啊?” 


交代的事情,没有下文,怎么办?


我讲过一个“方法”:PDCA循环


PDCA循环,又称戴明循环,P-D-C-A这四个字母,分别代表:


Plan(计划)Do(行动)Check(检查)Act(处理)


它的本质,就是给任何事情扣上闭环,有开始就必须有结束,避免石沉大海,做到凡事有交代,件件有着落,事事有回音


你知道了PDCA循环,但是,你做到了吗?


你把目标分解成任务,把任务分配给员工。


任务结束后,你对结果不满意。


你说打个分吧,满分1分,你只打了0.3分,但员工给自己打了0.9分。


为什么会这样?为什么大家对同一件事情的认知,差别这么大呢?


这是因为大家对任务和完成任务的标准认识不统一,怎么办?


我讲过一个“方法”:SMART原则。


SMART原则,是一套制定目标的原则。


S-M-A-R-T这5个字母,代表:


Specific(具体的)

Measurable(可衡量的)

Attainable(可实现的)

Relevant(相关的)

Time-Based(有时间限制的)


它的本质,是砍掉模棱两可,砍掉标准争议,砍掉不切实际,砍掉无关目标,砍掉无限拖延,让目标从“一千个人心中的一千个哈姆雷特”,变成同一个。


你知道了SMART原则,但是,你做到了吗?


你特别想自律,也特别想借助“他律”的方法,把最后期限作为第一生产力,一段一段地冲刺马拉松,但你和你的团队,总是与自己的懒惰握手言和。怎么办?


我讲过一个“方法”:Scrum方法


Scrum方法,就是由三个角色(产品负责人,Scrum专家,团队成员)四个仪式(冲刺计划会,每日站会,冲刺评审会,冲刺回顾会)三个物件(产品积压,冲刺积压,燃尽图组成的一套项目管理方法。


它的本质,是把一次漫长的长跑,分割成一段段全力以赴的冲刺,通过流程提高效率。


你知道了Scrum方法,但是,你做到了吗?


这个世界上,有那么多管理方法取之不尽、用之不竭,PDCA循环,SMART原则, Scrum方法 …… 


但是你是不是深受触动之后,到今天都没有行动呢?为什么会这样?


为什么懂那么多道理,却依然过不好这一生,会那么多方法,却依然创不好这一个小业呢?




这是因为,你缺乏“被动工具”。 


什么意思?


这世上的工具,分为两种,一种是想用就用“主动工具”,比如螺丝刀,想用就拿出来,不想用,也可以不用。


主动工具,可以在你想工作的时候,帮你提高工作效率。但是,主动工具不能帮你“想”工作。


另一种,是不用不行的“被动工具”,比如流水线,配件在传送带上一直往前走,你无法叫停整体进度,唯有配合。


被动工具,可以把你的个人能力放到大局中,在他律中不断调校自己,携手前行。


很多人“深受触动,但没有行动”,是因为有一大箱的主动工具,但却没有一件被动工具。


最典型的“被动工具”,就是“最后期限”。


老板让你写一份报告。你构思了好几天,然后打算用悬挂式提问开头(这是主动工具),用三千尺瀑布的逻辑势能梳理逻辑线(这是主动工具),用峰终定律“上价值”来结尾(这还是主动工具) …… 


但是一顿构思猛如虎之后,啥也没写,光想了,脑中已千回,纸上无一字,为什么?


因为你缺一个最后期限(Deadline)



老板说:“明天下午交给我,Miss了Deadline,你就自己找一条可以让自己Dead的Line吧。”


然后,噼里啪啦,稀里哗啦,叽里呱啦,一个晚上就写好了,毕竟谁也不想死啊。


这就是“被动工具”的威力,回到最开始的案例。


为什么这个世界上,有那么多管理方法取之不尽、用之不竭,很多人深受触动之后,但到今天都没有行动?


因为PDCA循环SMART原则Scrum方法,这些都很好,但他们都是“主动工具”。


主动工具,解决不了他律的问题,你需要把这些主动工具,放到流水线一样的“被动工具”上,然后所有人的个体进度,被工具推动,成为高速向前的整体进度。


这时,你就真的需要协同软件了。




具体怎么做?


我给你举几个例子。


比如,我在用协同软件,管理我公司的PDCA循环。


你突然有个想法,想安排同事去做,这时你当然可以用微信,说一段语音,或写两句文字。


但是,这样会有两个风险。


第一:你会忘掉;


第二:他会忘掉。


你们很可能都不会“主动”想起来。


微信的“聊天群”,从来都不是一个好的工作环境,因为你无法在微信群里,给一些重要事情套上闭环。


所以,你和同事常常会出现“我说的事你做了吗”和“啊,你什么时候说的”,这样的争论,但协同软件可以。


当我有一项工作要安排给同事,我不会在微信群里说。


我会在Teambition中,创建一个“任务”,设好3W(Who do What by When),也就是:任务内容,执行者,和截止时间,并分配给同事。


然后,你的同事就收到了“一条新任务提醒”。


他打开手机一看,一条新的任务,躺在“待处理”这条泳道里,他看了一下工作内容,觉得现在就可以开始做,就把它拖到“进行中”这条泳道,开始处理。


“泳道”,是协同软件中的“黑话”,意思是完成任务的一个个阶段,就像泳池的一条条独立泳道。


每一个任务,就像游泳池的人,必须来回游完所有泳道,完成PDCA循环,才能离开。


一旦用了“任务”这个功能,你再也不用怕忘掉重要的事情了。


因为所有任务,最终只能被接受者完成,或者被发起者取消,而永远不可能被忘掉。


无法被忘掉的任务


因为工具,你会发现“凡事有交代,件件有着落,事事有回音”一点都不难。


那么,如何用协同软件来执行SMART原则呢?


当我安排“任务”时,会给每个任务设定一个“截止时间”,就算不准确,也要设,即便设得远一些。


这样,我就在每一个任务中,就强制设定了SMART原则中的T:Time-Based(有时间限制的)。


从此,我不用记事,T(截止时间)会帮我记事。


那么,我还想把这个任务目标设置得更清晰呢?


那你可以在任务的模板里,专门定义S-M-A-R四个字段,要求每一项任务,都必须符合SMART原则,否则无法创建。


通过这样的明确设定,关于所有人对同一个任务的理解,终于可以从“一千个人心中的一千个哈姆雷特”,变成同一个了。


再再比如,如何用协同软件来实施Scrum方法?


在2016年-2017年,我把办公室里的一整面白板,做成了Scrum冲刺看板


团队每天早上都要站在看板前,开15分钟的“每日站会”,安排当天的“冲刺”计划。


我的白板看板


但是这样的看板,要求我们必须一起办公,我出差很多,带来很多不便。


我在2017年-2018年就开始用Teambition 这样的协同软件,取代了白板,成为团队的冲刺看板。


我的Teambition看板


我和团队每天要同时整理、写作、校对十几节不同的课程,还要确保品质,上线及时,所以协作难度很大。


用协同软件替代白板后,我在出差途中,机场、高铁上、酒店里,甚至出租车上,都可以随时打开看板,和我的团队远程同频,确保进展顺利。


人与人之间的差别,除了武艺,还有武器。丈八蛇矛再强大,也强大不过一只AK47。


我挺建议你,要学会使用协同软件,我是受益者,它帮助我的团队,解决了至少5个问题:
1、人工管理成本高,工作反馈有延误;2、口头布置工作,理解不透彻,容易遗漏,无据可依,无法问责;3、工作分解,多人执行,无法追踪;4、无法了解间接下属的工作情况;5、计划赶不上变化,过程不可控。
最后,回到Teambition免费这件事。
我在这篇文章提到的,我常用的协同场景,其实都是在用Teambition中的“项目空间”这个功能。
但其实,Teambition还有网盘、待办、文档 …… 等功能,那些我不熟悉,大家可以自己探索。
君子性非异也,善假于物也。
点个在看,让协同工具牵引着往前走,才能让自己和团队避免与懒惰握手言和。

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作者简介:刘润,得到37W付费学员《5分钟商学院》主理人,海尔、百度等战略顾问,看清和看不清事物本质的人,命运注定截然不同,和你一起洞察身边事物的本质,公众号:刘润(ID:runliu-pub),富兰克林读书俱乐部经授权发布

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